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UP - Universidad de Palermo

Facultad de Diseño y Comunicación

Carrera: Organización de Eventos

Cátedra: Organización de Eventos II

Titular de cátedra: Lic. Adriana Bruno

MARCO TEORICO
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
EMPRESARIOS


INDICE GENERAL
1.- Los Organizadores de Eventos 6

Funciones, características y principios 6

Los clientes y sus características 8

Relación con los clientes 9

Organización de reuniones eficaces 10
2.- Los Eventos ........... 13

Información básica y brief 13

Contenidos de un evento 15
3- Las Etapas de un Evento 16
4- Tipos de Eventos 20

Los horarios 20

Las características 22
5.- Los Servicios Gastronómicos 29

Los horarios 29

Las Características 31

Ejemplos de Implementación 36


6.- Dinámicas Comunicacionales 40
7.- Los Cronogramas 48
8.- La Locación o Sede 51

9.- Los Recursos 53

Los recursos humanos 53

Los recursos técnicos 57
10.- El Armado y Montaje de Salas 61

Las definiciones de escenografía 61

El rol del escenógrafo 61

La planimetría 61

Los tipos de espacio 62

Los circuitos y recorridos 65

Los elementos 65

La iluminación 67

Las medidas antropométricas 68

Otros conceptos 71

Los formatos de mesa 71

La distribución en sala 73

La simbología 82

Los sistemas simbólicos 83


11.- La Convocatoria de Invitados 86

La invitación como acción de comunicación 86

La invitación como elemento de comunicación 87

Las etapas y sus tiempos 89

El envío 90

El seguimiento de asistencia 90

La acreditación 91

12.- La Prensa y los Eventos 95

Cuándo algo es prensable? 95

Diseño de una estrategia de prensa 95

El equipo de prensa 96

Proveedores estratégicos 97

La gacetilla de prensa 97

Cuándo un hecho es noticia? 98

Cómo transmitir una noticia? 98

Análisis de un caso práctico 98

Claves para una buena redacción 99

Cómo titular una gacetilla 99

El comunicado de prensa 102

La información complementaria 103

El kit de prensa 103

El envío de información 103

Cómo profundizar el trato personal 104

El Día D 104

La conferencia de prensa 105

El lanzamiento 107

Estrenos, Avant Premières y Vernisages 108

La carpeta de prensa o pressbook 108

Los reportes digitales 110



Anexos 111

I – CASOS PRACTICOS: PROYECTOS Y PRESUPUESTOS

DE EVENTOS EMPRESARIALES 112

Caso 1: Inauguración y Lanzamiento

Desarrollo de propuesta y presupuesto 113



Caso 2: Fiesta

Desarrollo de propuesta con presupuesto

y segunda presentación 119

Caso 3: Relanzamiento

Desarrollo de propuesta y presupuesto 140



Caso 4: Exposición Ferial

Presupuesto por servicios especificados por el cliente 145



Caso 5: Simposio

Presupuesto para cliente extranjero, con invitados y

disertantes de procedencia internacional 148

Caso 6: Seminario

Presupuesto para evento con repetición en diferentes

localidades ... 155

Caso 7: Jornada Recreativa

Presentación de propuesta con presupuesto inicial 160



Caso 8: Cierre de programa o “Evento de Clausura”

Memoria descriptiva requerida por sede de realización 166



II – CASOS PRACTICOS: PLANILLAS UTILIZADAS

EN DIFERENTES EVENTOS 173

Gráficos de Gantt 174

Ej. Nº 1: Convención 175

Ej. Nº 2: Casamiento 176

Agendas....................... 178

Ej. Nº 1: Jornada Universitaria – Agenda invitados 179

Ej. Nº 2: Casamiento – Agenda Cliente 180

Ej. Nº 3 Convención – Agenda Invitados 181

Ej. Nº 4 Convención – Agenda Cliente 182

Ej. Nº 5: Inauguración de Planta – Agenda Invitados 184



Cronogramas............ 185

Ej. Nº 1: Evento Clausura de Programa – Crono Organizador. 186

Ej. Nº 2: Convención – Crono Organizador 188

Ej. Nº 3: Jornadas de Capacitación – Crono Organizador 190

Ej. Nº 4: Jornadas Recreativas – Crono Organizador y Técnicos 194

Ej. Nº 5: Convención – Crono Técnicos 196

Ej. Nº 6: Convención – Crono Mesa Técnica 198

Ej. Nº 7: Convención – Crono Operador Video (1) 200

Ej. Nº 8: Convención – Crono Operador Video (2) 201

Ej. Nº 9: Convención – Crono Recepcionistas 202

Ej. Nº 10: Convención – Crono Traslados (1) 205

Ej. Nº 11: Convención – Crono Traslados (2) 207

Ej. Nº 12: Convención – Crono Traslados (3) 208

Ej. Nº 13: Convención – Crono Hotel y Gastronomía 210

Ej. Nº 14: Convención – Crono de de media jornada

y jornada completa 211



Listados .................... 215

Ej. Nº 1: Acreditación Invitados. 216

Ej. Nº 2: Distribución Invitados por Mesa 217

Ej. Nº 3: Room List Alojamiento Invitados en Hotel 218

Ej. Nº 4: Requerimientos a Locación 219

Planos ....................... 221

Ej. Nº 1: Ruta Acceso a Locación 223

Ej. Nº 2: Distribución General en Sala 224

Ej. Nº 3: Distribución de Mesas en Sala 225



III – CONTENIDOS, TENDENCIAS E IDEAS PARA EVENTOS

EMPRESARIALES 226

Australia Festival 2005 227

Buscar Emociones 228

Capacitar, medir y premiar.... 229

Como en Second Life 231

Condenados al BTL 233

Dasani Art Beach 236

Diente 04: la continuidad como novedad 237

El ABC de las promociones 239

El dinero no es todo 241

Estrategia de marca 243

Festival de la luz 246

FIAP 2006: flamantes ideas 247

Gaseosa y poesía 249

La cocina de Jumbo 250

Llega el verano, llegan las promos 251

Marca – evento una relación fraternal 254

Motivado se trabaja mejor 256

Rocamora: expectativas hechas producto 257

Sabrosear bananas 259

Premios de Promax 260

Wine Tour, segunda ronda 261

Invitación y entrega de Premio Internacional 262

1.- LOS ORGANIZADORES DE EVENTOS
Los “Organizadores de Eventos” u “OPR” (Organizador Profesional de Reuniones) ofrecen un servicio que cubre distintos aspectos de la presentación y desarrollo de encuentros destinados a las celebraciones sociales, empresariales o gubernamentales, que requieren una correcta planificación y realización. Estas reuniones se llevan a cabo con un objetivo y respetan una serie de ritos transmitidos por tradición o por convenciones acordadas para el mejor intercambio en las relaciones.

Tanto los acontemicimientos familiares como los empresariales o gubernamentales dan lugar a reuniones más o menos complejas, generalmente compuestas de dos partes:



  • El acto que ocasiona la reunión

  • El festejo, agasajo o celebración que se brinda a los invitados.

Cualquiera sea el motivo, se deberá organizar el aspecto ceremonial del evento con aquellos rituales lógicos; una boda, un aniversario o el lanzamiento de producto, por ejemplo, tienen sus propias características y una rutina tradicional. Y luego, el agasajo que en el marco de una reunión gastronómica dará lugar a los festejos, a la diversión o el entretenimiento.
Es por ello que todo OPR debe:

· Actualizar permanentemente sus conocimientos teórico-prácticos, de acuerdo con las más altas exigencias del Marketing, Ceremonial y Protocolo y Relaciones Públicas.


· Capacitarse en Planificación y Presupuesto y sus herramientas prácticas, de modo que pueda desenvolverse eficientemente con cada una de las áreas que contemplan todo lo referido a comercialización y comunicación.

. Formarse técnicamente para poder llevar a cabo la realización de cada acción planificada.



Funciones, Características y Principios
El organizador de eventos es un profesional que crea, planifica, dirige, coordina, gestiona, produce, soluciona y asiste, en acontecimientos especiales y específicos.
Tiene a su cargo el manejo eficiente de las relaciones de todas las partes involucradas y de esas partes entre si: clientes, profesionales y prestadores de servicios, proveedores e invitados. Esto es lo que hace que sea imprescindible para los organizadores la capacitación y especialización permanente.
El manejo eficiente de sus funciones implica:

. En cuanto a si mismo:



  • Adaptabilidad a todo tipo de situación y contexto

  • Capacidad para la ejecución y manejo de cuantiosa cantidad de tareas disímiles, simultáneas y exactas en tiempo y forma.

  • Capacidad para asumir responsabilidades y compromisos

  • Creatividad basada en la capacitación e investigación permanente

  • Control sobre todos las actividades inherentes o relacionadas a la actividad en general y a la situación puntual

  • Conocimiento, manejo y control de tiempos, tanto en niveles decisorios como en áreas de producción

  • Manejo de todos los niveles de lenguaje y utilización del mismo

  • Implementación y mantenimiento de un excelente clima laboral

  • Visión para prever y solucionar contingencias

  • Autocrítica permanente en búsqueda de la superación y excelencia

  • Formación y mantenimiento de su imagen (ético y moral en su desarrollo personal y profesional)

  • Coherencia en el pensar, decir y hacer.

. En cuanto a su interacción con todas las partes involucradas:

  • Conocimiento exhaustivo de fortalezas, debilidades, objetivos y necesidades de las partes

  • Dirección y coordinación de grupos totalmente disímiles, tanto en sus funciones y responsabilidades como en sus habilidades y formación.

  • Posicionarse como “director facilitador”, en forma positiva y con actitud de servicio permanente

  • Interpretación de necesidades y expectativas del cliente, al momento de plasmar ideas y/o proyectos, para luego traducirlo a los proveedores

  • Asesoramiento al cliente a nivel estratégico y en la implementación de acciones o soluciones prácticas, concretas y observables

  • Flujo continuo y adecuado de información, evitando siempre la libre interpretación. Según el emisor y el receptor, definir y controlar: tipo, canales, cantidad, calidad, lenguaje, finalidad y resultados de la recepción

  • Capacidad para “pedir” sin exigir, “dar” sin servilismo y “lograr” sin imponer

  • Habilidad para lograr involucración responsable y sentimiento de pertenencia, en cada miembro de todos los grupos que participan en el proyecto.

La apliación eficiente de su accionar implica respetar una serie de “principios” o conjunto de fundamentos prácticos, que sirven de guía a quien debe asignar funciones y delegar responsabilidades, y son:


- Unidad de mando

Ninguna persona debe tener más de un jefe. Es decir, cada uno debe saber a quien responder como superior y este debe saber quienes dependen de él.


- Alcance de control

Ninguna persona debe tener mando directo sobre un número de subordinados mayor que el compatible con una supervisión efectiva. El número varía en función del tipo de actividad a controlar, ya que siempre podrá ser superior si la producción es seriada y no artesanal. Actualmente, se tiende a un alto nivel de subordinación para eliminar costos de supervisión, logrando además mejorar la calidad de decisiones ya que se producen menos errores en el sistema de comunicación.


- Homogeneidad operativa

Implica la distribución homogénea de funciones ejercidas por los jefes, para lograr los resultados planeados. Por ende, las operaciones en busca de un mismo objetivo deben ser homogéneas y no lo contrario.

Así surge la especialidad, donde el hombre pone todo su esfuerzo en un área del trabajo, que se debe dividir hasta el punto de no anular la iniciativa personal, la imaginación del individuo y evitando conflictos que lo lleven al desgano y mal desempeño de sus funciones.
- Delegación efectiva

El arte de la gerencia consiste en lograr que otros trabajen para uno realizando el trabajo que se les encomienda. Para que esa delegación sea efectiva debe comprender una autoridad compatible y acorde a las funciones asignadas.

No se delegan: el cargo, el control, la responsabilidad, las facultades disciplinarias ni la formulación de objetivos generales o particulares.

Causas para no delegar: desconfianza, falta de aceptación voluntaria, inseguridad o resistencia al cambio por parte de quien delega.


Los clientes y sus características


  1. Organizaciones públicas o entes gubernamentales

En el sector público, las ceremonias oficiales están relacionadas con las inauguraciones, nombramientos, conmemoraciones, homenajes y todo tipo de celebraciones en las que participan los funcionarios o respresentantes de los distintos organismos, y es de rigor la aplicación de las normas establecida por el Ceremonial y Protocolo que cada Estado ha instituido.


  1. Organizaciones privadas o empresas, asociaciones deportivas y culturales

En empresas comerciales o entidades sin fines de lucro su actividad está destinada a crear y afianzar vínculos favorables entre los públicos y la organización; sus acciones están orientadas a estabecer y mantener líneas de comunicación, comprensión y cooperación mutua que fortalezcan el buen nombre de la institución, y de esta forma proyectar la mejor Imagen.

En este sentido, un aspecto que contribuye a la formación de esa Imagen es la conducta empresaria en la dinámica protocolar. La correcta organización de eventos y el tratamiento de las personalidades que se convocan con motivo de aniversarios, inauguraciones, presentaciones o de cualquier otro suceso propio de la vida institucional, convierten estas reuniones en expresiones externas de alto impacto y de gran repercusión en los públicos.

Las empresas además vinculan los eventos no solo a sus estrategias de comunicación, sino también a las de comercialización y ventas.
Estos hechos trascienden en el medio y permiten un acercamiento de la institución con distintos grupos de la comunidad; son una oportunidad para que los directivos se relacionen con personalidades del quehacer político, económico y social, y puedan establecer nuevos vínculos o afianzar los lazos existentes. Representan un acto de comunicación mediante el que se comparten los logros obtenidos o los proyectos por realizar; permiten mostrar el potencial de la organización y se traducen en acciones que favorecen su integración en el medio donde está ubicada.

Tradicionalmente los públicos de una organización se suelen clasificar en dos grupos: Públicos Internos y Públicos Externos.



  • Internos: grupos sociales afines que integran el organigrama de la empresa

. Personal

. Accionistas

. Inversores


  • Externos: está constituido por aquellos grupos cuya vinculación con la empresa es indirecta y no se ven inmediatamente afectados por los acontecimientos que en ella se produzcan.

. Clientes potenciales o efectivos (distribuidores o consumidores)

. Proveedores

. Poderes públicos

. Comunidad

. Prensa


  1. Individuos

Si el resultado de los eventos contribuye a la conformación de la imagen institucional, del mismo modo ocurre con los acontecimientos sociales. Cada individuo ocupa una posición dentro de su grupo social; él y su familia representan aquellos valores que han proyectado a través de su comportamiento y con los que su entorno ha conformado una imagen, un concepto que no es otra cosa que su prestigio personal. Crear o mantener esa reputación es una tarea diaria: pero, el hecho de participar y compartir con el medio los sucesos personales son oportunidades que ponen a prueba la imagen personal. En esas circunstancias, el principal objetivo será el mayor éxito de la reunión para conformidad tanto de los invitados como de los anfitriones.

Las características que debemos identificar en cada uno, para analizar su homogeneidad, son:



  • Edad

  • Sexo

  • Nivel social, cultural y económico

  • Similitud organizacional (por profesión o actividad)

  • Necesidades específicas

  • Por clase, casta o creencia

  • Por intereses coincidentes


Relación con los clientes
Cuando los clientes no cuentan con un equipo interno para la organización de sus eventos, la convocatoria externa de este servicio responde a dos factores que implican “a quien” y “cuando”:


  1. La elección del Organizador, generalmente, tiene dos orígenes:

  • por recomendación de un par, colega, amigo o familiar.

  • por conocimiento previo, debido a la participación como invitado a un evento realizado por este.




  1. En relación al “cuando”, es sumamente habitual, que la solicitud del servicio se de ante dos situaciones típicas:

  • con el proyecto ideado y en vías de ejecución. Todo esto a cargo de personal del sector involucrado, cuya capacitación no lo faculta para resolver en tiempo y forma todo lo inherente al evento.

  • con idea del objetivo pero sin proyecto. Le urge la necesidad de llegar a un público determinado, con el fin de abordar una situación de manera directa y presencial.

En base a lo expuesto anteriormente, las características, necesidades y alcances que tendrán los encuentros con los clientes (potenciales o efectivos) son:





  • El Organizador es el que tiene el contacto con el cliente, durante todo el proceso y no solo hasta que obtuvo la cuenta o proyecto

  • Conocer de manera exhaustiva el cliente a nivel macro y micro: situación, imagen, características, públicos, objetivos, recursos disponibles, etc.

  • Interpretar el estilo comunicacional del cliente

  • Escuchar y mostrarse interesado en él de manera genuina. Lo que el cliente detesta es que se lo ignore, y una forma de hacerlo es no dándole importancia a lo que dice o pide.

  • Tener una comunicación fluida y continua, teniendo siempre presente el respeto.

  • Preguntar hasta entender realmente qué quiere y que necesita. Cual es el alcance, objetivo y público inherentes al proyecto en cuestión

  • No precipitarse en las respuestas o pedidos: nunca decir “SI” ni “NO” en la primer reunión.

  • Tanto los “SI” como los “NO” siempre se deben comunicar con una buena razón y su correcta argumentación.

  • Independientemente de que acudamos o no a las peticiones de los clientes, el simple hecho de preguntarle e intentar solucionarlo, introduce a la empresa un poco más en el sentido de propiedad del cliente.

  • Ante una actitud de disconformidad o malestar, no solo hay que preguntar cuál es el motivo, sino también actuar en consecuencia

  • Cumplir en tiempo forma con todos los plazos y fechas establecidas

  • Dar acompañamiento y guiarlo en caso de escasa disponibilidad por parte de sus asistentes.

  • En toda comunicación se deben contemplar los siguientes aspectos:

. evitar las cartas tipo

. personalizar las respuestas

. hacer saber al cliente lo que se ha hecho como resultado de haberlo escuchado

. permitir a los clientes saber que ocurre con su queja o sugerencia

. responder en tiempo y forma

. avisar al cliente los plazos y fechas de entregas, acciones, respuestas, etc.



  • Nunca se debe: ser inquisitivo con el cliente, hablar en un tono mecánico, discutir, enojarse, transmitir mal humor o tensión, culpabilizar al cliente, desestimar quejas, tener mala actitud de servicio, mala comunicación con el cliente y su staff, llevar una agenda desordenada respecto a fechas y horarios

  • En base al conocimiento e información que se tiene de ellos, es función del OPR “asesorar” y “anticiparse” a su cliente, presentándole propuestas que eviten urgencias y/o distribución errónea de tareas. Esto trae aparejado incrementar su confianza, su tranquilidad y, al mismo tiempo, fidelizarlo.



Organización de reuniones eficaces
Reunión: conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema coordinado por un conductor.

Ya sean las que mantegamos con nuestros clientes o los eventos en si mismo, todas las reuniones responden al siguiente lineamiento básico:




Tipos de reuniones


  • Informativas

  • Para recolección de información

  • Formativas o de capacitación

  • Incentivas

  • Para intercambio de puntos de vista

  • De negociación o acuerdo

  • Generadoras de ideas

  • Para toma de decisiones


Funciones del conductor


  • Clarificación
    Al comienzo de la reunión debe asegurar que el objetivo de la misma está claro para los participantes y que es conforme.
    Durante el transcurso ayuda a los participantes a comprenderse, formulando preguntas, para corroborar que se ha comprendido lo dicho, y si no es así intentar aclararlo.




  • Control

Ayuda al grupo a fijar los procedimientos o normas que permitan la comunicación.
Regula la reunión impidiendo que alguien monopolice
Evita las desviaciones de los temas específicos a tratar
Estimula a los que no participan
Administra bien el tiempo.



  • Relajamiento

Elimina toda tensión provocada por desconocimiento de los participantes, oposición de caracteres, oposición de opiniones, etc.
Crea un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicación en grupo, sin suprimir los posibles conflictos sino logrando su discusión en armonía. Debe ser conciliador y modular el desarrollo de la reunión.


  • Motivación

Incentiva y dinamiza al grupo para que sienta deseos de realizar "algo”.

Características de un buen conductor


  • Demuestra seguridad para lograr confianza y tranquilidad. El grupo necesita pensar que se encuentra en buenas manos.
    Algunas técnicas para lograrlo:
    · Preparación física: como colocar el cuerpo
    · Preparación psicológica: superar el miedo ante juicios de grupo
    . Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras
    · Mirar a los ojos de la audiencia
    · Evitar posturas defensivas
    · Moverse para ocupar espacio
    · Evitar pensamientos negativos: pensar que no funcionará la reunión
    · Encontrar un hilo conductor para cuando el tema se desvía.




  • Adopta la función de animador del grupo:
    Animador directo: fija los objetivos y los métodos que se utilizarán. Evita constantemente desvíos o desconocimientos de la naturaleza del problema.
    Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y métodos, sus intervenciones se remiten a regular la reunión y a reformular. Deja que el grupo encuentre solo el camino correcto. Solamente cumple una misión de ayuda.




  • Sabe reaccionar delante de situaciones imprevistas:
    Prevé la falta de materiales para el desarrollo de la reunión, tiene en cuenta posibles situaciones de conflicto entre los participantes.

Ante un ambiente agresivo, el animador debe:
- No involucrarse en la situación emocional
- Buscar causas de la situación. La mejor manera es interrumpir la reunión y preguntar a los miembros que es lo que pasa.

Preparación de una reunión
Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada y se deben tener en cuenta los aspectos materiales y los funcionales.

Podemos dividir la preparación en 5 pasos:



  1. Definición de los objetivos: los que se han de lograr y los que serían interesantes (objetivos secundarios). Si los prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.

  2. La elección de los participantes: la eficacia de una reunión depende mucho de los participantes ya que deben ser compatibles.

  3. Planificar el desarrollo de la reunión: el orden del día, es decir, el desarrollo de las cuestiones que se abordarán.

  4. Organización del material de la reunión: documentos, preparación de la sala y aspectos anexos (la botella de agua, papelería, lapiceras, etc.), recordatorio de la convocatoria, confirmación de asistencia.

  5. El desarrollo en si mismo




Desarrollo de una reunión
Al comenzar la reunión se debe:

  1. Presentar a los participantes

  2. Darles confianza

  3. Presentar el tema de la reunión

  4. Fijar los objetivos de la reunión

A través de la presentación se crea un clima de confianza, ya que en un primer momento los participantes se sentirán ansiosos porque se sienten observados por los otros.

La presentación del tema de reunión implica: establecer el tiempo de la reunión, de que se habla, porque interesa hablar de este tema y cuales son los problemas planteados.
Finalmente explicar y comentar el orden del día. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos dentro del periodo de tiempo de la reunión y en caso de quedar tiempo pasar a los objetivos secundarios y así sucesivamente.




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