Programa institucional de tutorias


Los cuatro grupos de acciones del tutor



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6.2.2 Los cuatro grupos de acciones del tutor

6.2.2.1 Establecer un contacto positivo con el alumno

El establecimiento del primer contacto con el tutorado o grupo de tutorados, es determinante en la creación del clima de confianza adecuado para el mejor funcionamiento de un programa de tutoría. Una vez en operación, hay que construir y mantener una situación de interacción apropiada y satisfactoria para las partes. En ello cuenta la correcta utilización de las herramientas técnicas como la entrevista y su aplicación oportuna. Mediante ésta y otros procedimientos, al tutor le será posible identificar los estilos y métodos de aprendizaje de cada alumno, así como las características de su personalidad. También podrá conocer las situaciones y problemas no presentes en sus expedientes escolares. Toda esta información manifiesta las diferencias entre los estudiantes, realidad que el tutor deberá tener presente al momento de operar su programa.

6.2.2.2 Identificación de problemas

Evidentemente, las condiciones académicas previas y actuales no son las únicas que influyen en el desempeño escolar de los estudiantes, por lo que el tutor debe indagar, en cada alumno, sobre sus condiciones de salud, socioeconómicas (del núcleo familiar), psicológicas, socio-familiares y, fundamentalmente, sobre sus problemas personales. Una mala interpretación de cualquiera de éstas, por no contar con información precisa, puede entorpecer en algún caso, la relación con el tutor y afectar el programa.


En la vida cotidiana de los estudiantes ocurren problemas de diverso orden, dentro de su desempeño tanto escolar como privado. Entre ellos destacan algunos que tienen una influencia directa y en diversos grados, sobre su actividad académica. El tutor deberá estar preparado para detectarlos, pero, sobre todo, para orientar al estudiante hacia el o las áreas en donde pueda recibir una atención oportuna, sea de carácter preventivo o para solucionar sus problemas.
Entre los problemas que pueden ser rápidamente identificados por su clara manifestación o que incluso pueden permanecer largo tiempo sin ser tan evidentes, están los de adaptación que el alumno enfrenta en su nuevo medio escolar. Para muchos estudiantes, la presión y el miedo a incorporarse a un ambiente desconocido suele tener una influencia insospechada en su desempeño académico. Es posible que encuentre serios problemas académicos y quizá no sepa cómo plantearlos para encontrar la mejor solución. Un cambio de sistema educativo puede provocar un eventual bajo rendimiento del alumno o, al contrario, algo extraordinario, llega a desencadenar un mejoramiento que aumente su rendimiento. Las deficiencias formativas que el estudiante arrastra desde los niveles educativos precedentes pueden ejercer un impacto no deseado que el tutor debe prever o debe ayudar a minimizar.
Ante tales problemas, el tutor debe tener la suficiente información de las posibles vías hacia las que puede canalizar a los estudiantes que los padecen y contribuir a un mejoramiento de su situación personal y un cambio de actitud frente a su nueva realidad académica.

6.2.2.3 Toma de decisiones

Una característica de un Programa Institucional de Tutoría es la necesidad constante de hacer cambios y fortalecer acciones, ambas como resultado de procesos de toma de decisiones. El tutor tendrá una clara responsabilidad en ello. Ciertos mecanismos, como el establecimiento de un programa de atención, constituyen en sí mismos una toma de posición frente a determinados problemas y necesidades que él mismo ha detectado. Adicionalmente, las decisiones que tome al canalizar a los alumnos con problemas específicos hacia las instancias adecuadas, es una acción válida dentro de sus competencias. Asimismo, el seguimiento a las acciones emprendidas dará lugar a un nuevo proceso de toma de decisiones y a la promoción de nuevas opciones para la atención de los alumnos.

Esta función asignada al tutor, la que no se identifica cuándo llega a su fin, refleja una dinámica permanente, pero determinante en un Programa Institucional de Tutorías.

6.2.2.4 Comunicación

La operación de un Programa Institucional de Tutoría implica un esfuerzo de la institución a través de actores tales como autoridades, coordinadores, profesores y otros especialistas participantes, así como de los estudiantes beneficiarios del mismo, que debe apoyarse en una permanente comunicación entre las partes y con los afectados. En principio, se considera que los destinatarios de la difusión del programa y sus efectos serán, por supuesto, los propios alumnos, pero también es importante que se conozcan entre los profesores, las autoridades, los especialistas y los padres de familia de los alumnos objeto del programa.


Por la naturaleza de las acciones comprendidas dentro de este programa, la comunicación tendrá algunas reservas, es decir, no se trata de difundir información generada en el proceso tutorial a toda la comunidad, sino de brindar un servicio útil a los diferentes actores, para apoyar su trabajo. Es importante contar con mecanismos de información objetiva y directa que garanticen una adecuada operación del proceso, en cada una de sus partes.
En ese sentido, para los alumnos será importante conocer los resultados parciales del seguimiento personal de su actividad dentro del programa, así como las observaciones que le haga su tutor o el especialista que lo atiende. Desde luego que será importante informarle sobre las opiniones de sus profesores y de sus compañeros, respecto de los avances en el programa y en su desempeño escolar.
Los profesores en función de tutores, tendrán una rica veta en el conocimiento de los antecedentes académicos de los tutorados y de los posibles problemas de actitud hacia el programa. Entre los profesores, la información sobre las alternativas de solución a problemas específicos de un alumno o grupo de alumnos en los ciclos previos y sus resultados, constituye un recurso de enorme importancia, lo mismo que las diversas sugerencias que entre los profesores se puedan intercambiar respecto de diferentes temas, procedimientos o hechos relevantes.
Quienes tienen la mayor responsabilidad en la toma de decisiones institucionales, las autoridades, están obligadas a conocer los pormenores del programa de tutorías que les permitan reforzar dicho proceso en relación tanto con los programas académicos, como con la atención a los estudiantes. De otro lado, el programa siempre tendrá que reflejar diversos grados de avance. Habrá áreas o disciplinas en las que se avanzará menos que en otras, con mayores grados de dificultad, pero siempre será necesaria la intervención de las autoridades, por lo que una información real y concreta agilizará las decisiones y los apoyos requeridos.
Un grupo de actores, determinantes en el éxito de un Programa Institucional de Tutoría, está en los especialistas en diferentes disciplinas y problemas de diverso orden (psicológico, de la salud, socioeconómico, técnico, etc.). Su participación en el programa será más eficaz en la medida que dispongan de la mejor información acerca de las causas por las que los alumnos son canalizados a las áreas de su especialización.
Finalmente, los padres de familia, en algunos casos juegan un papel fundamental en el desempeño escolar de sus hijos. Dada su posición, para el programa es de enorme importancia que ellos estén enterados del funcionamiento de la institución en la que sus hijos cursan sus estudios. Como una posibilidad adicional de apoyo, conviene a todas las partes que los padres de familia posean alguna información general sobre el programa de tutorías. En sentido inverso, es decir de ellos hacia la coordinación del programa, resulta relevante la información que puedan proporcionar acerca de problemas concretos del alumno (personales) y en su interacción con el resto de compañeros.

Tabla 8
Compromisos y funciones del tutor


Compromisos

Funciones

Compromiso de adquirir la capacitación necesaria para la actividad tutorial

Concepto de la formación integral
• La tutoría académica como instrumento para mejorar la calidad del proceso educativo y como motor de la calidad educativa
• Modelos de intervención tutorial
• Manejo de Herramientas (Entrevista)
•Técnicas de trabajo grupal (en su caso)
• Características de la adolescencia y de la juventud temprana
• Aprendizaje autodirigido (Aprender a aprender)
• Estilos de aprendizaje
Metacognición
• Identificación de problemas de conducta
• Características Institucionales
• Modelo académico
• Oferta institucional de servicios a los alumnos

Compromiso de mantenerse
informado sobre los
aspectos institucionales
y específicos del estudiante, esenciales para
la actividad tutorial

• Antecedentes académicos del estudiante en el nivel educativo previo
• Antecedentes académicos en la propia institución (trayectoria académica)
• Otros antecedentes
• Condiciones de salud
• Condiciones socioeconómicas
• Características psicológicas
• Condiciones socio-familiares
• Problemas personales
• Características del plan de estudios de los alumnos tutorados

Establecer contacto con el tutorado

• Construir una situación de interacción apropiada
• Clima de confianza
• Utilización correcta de la técnica de entrevista
• Identificación del estilo de aprendizaje del alumno
• Identificación de las características de la personalidad del alumno
• Conocimiento de situaciones y problemas no presentes en el expediente del alumno

Identificar problemas

Realizar diagnósticos de las necesidades de tutoría
• Problemas de adaptación
• Problemas académicos
• Bajo rendimiento
Alto rendimiento
• Deficiencias formativas previas
• Problemas de salud
• Problemas emocionales
• Problemas económicos
Problemas familiares
• Situaciones del ambiente y la organización escolar susceptibles de ser mejorados

Tomar decisiones

• Establecer un programa de atención
• Canalizar al alumno a las instancias adecuadas

Dar seguimiento a las acciones emprendidas

• Llevar a cabo las actividades del programa
• Promover nuevas opciones y atención al alumno
• Dar seguimiento a las acciones emprendidas

Informar a los distintos actores universitarios
según las necesidades detectadas

A los alumnos
• Resultados del seguimiento
• Observaciones sobre su desempeño
• Opiniones de profesores y compañeros
A los profesores
• Antecedentes académicos de los tutorados
• Problemas de actitud
• Soluciones exitosas a problemas previos
• Sugerencias
• Técnicas didácticas. Actitud del profesor hacia los alumnos
A las autoridades
• Información para retroalimentar la toma de decisiones en relación con los programas académicos y la atención a los estudiantes
• Avances del programa de tutoría
• Estrategias para el desarrollo de valores, actitudes y habilidades o destrezas en los estudiantes
A los especialistas
• Causas de la canalización de los estudiantes
A los Padres de familia
• Información general sobre el funcionamiento institucional
• Información general sobre los programas de tutoría
•Problemas específicos del alumno
• Problemas del alumno respecto al grupo

6.3 La capacitación y actualización dirigidas a los profesores-tutores

Como se mencionó antes, es indispensable establecer un proceso de capacitación y actualización de los tutores, a fin de que puedan cumplir con las funciones del programa. Un procedimiento para ello pudiera ser el siguiente:

6.3.1 Elaborar un programa de capacitación de los docentes de la institución para realizar tareas tutoriales

Este programa, con el fin de no duplicar esfuerzos ni multiplicar estructuras que pudiesen hacer más compleja a la institución, podría quedar a cargo de las instancias o departamentos de desarrollo o superación académica con el apoyo de investigadores educativos, especialistas y las áreas o dependencias de orientación educativa, entre otros.



6.3.2 Programa de capacitación de tutores

El programa de capacitación para la tutoría abarcará los siguientes objetos de estudio, estructurados en los cursos o programas que la institución considere convenientes:

• Concepto de la formación integral


• La tutoría académica como instrumento para mejorar la calidad del proceso educativo y como motor de la calidad educativa
• Modelos de intervención tutorial
• Manejo de Herramientas (Entrevista)
• Técnicas de trabajo grupal (en su caso)
• Características de la adolescencia y de la juventud temprana
• Estilos de aprendizaje
• Procesos de aprendizaje autodirigidos (aprender a aprender)
• Habilidades cognitivas y metacognitivas
• Identificación de problemas de conducta
• Características y normatividad institucionales
• Modelo académico
• Oferta institucional de servicios a los alumnos
• Metodologías y técnicas de apoyo a la tutoría.
• Diseño, desarrollo y evaluación de programas tutoriales

6.3.3 Desarrollo del programa de capacitación

Se sugiere emprender el proceso conformando pequeños grupos de capacitación que permitan analizar y vivenciar las actitudes y el trato personal y humano, característicos de la tutoría. Los procedimientos para la capacitación podrán adoptar diferentes modalidades de acuerdo con las características institucionales. Por ejemplo, en IES con pocos profesores podrían emplearse procedimientos y metodologías de tipo grupal (pequeños grupos); en tanto, en aquellas donde el volumen de profesores sea muy grande, podría ser útil el modelo que ha seguido la Universidad de Guadalajara (1997-1998), mediante la formación de grupos de autoestudio en los diferentes centros universitarios. Para ello se apoya en dos figuras académicas: la primera es la de un coordinador de tutoría de un centro educativo, el cual es un académico de tiempo completo que tiene como funciones promover la formación del grupo de autoestudio, ser el vínculo entre el centro y la coordinación general del programa y apoyar el proceso de capacitación y de desarrollo de los programas tutoriales, supervisándolo y apoyándolo. La segunda figura es la del facilitador del grupo de autoestudio, quien también es un académico de tiempo completo que apoya el trabajo de análisis y discusión del grupo y da seguimiento al trabajo de éste, hasta su conclusión.
En el proceso de capacitación conviene apoyarse en los propios docentes de la institución. Todas las IES cuentan con psicólogos y pedagogos que pueden asumir el desarrollo de los módulos relacionados con el conocimiento de los estudiantes y con el proceso de aprendizaje. Adicionalmente, existen académicos que dominan el modelo educativo asumido por la propia institución. Por último, los miembros de la Comisión Promotora del Programa Institucional de Tutoría, recibirán por parte de la ANUIES un programa de capacitación que les permitirá abordar los aspectos relacionados con esta función y sus principales características y estrategias.Complementa-riamente, las IES podrán apoyarse en la experiencia de otras instituciones así como recibir asesoría, orientación y ayuda directa de especialistas, a fin de que dicho proceso logre los objetivos que busca y sea estimulante para los docentes participantes. Se presenta un esquema de la propuesta del programa de capacitación, para su mejor comprensión.

Tabla 9
Programa de capacitación para los integrantes de la Comisión
Promotora del Programa Institucional de Tutoría I


MÓDULO, CURSO O TALLER

Duración propuesta

MÓDULO I (PRIMERA PARTE). La tutoría académica y la calidad de la educación
1. La tutoría académica como elemento estratégico para potenciar los esfuerzos institucionales orientados a mejorar la calidad educativa
2. Objetivos del sistema tutorial
3. El programa institucional de tutorías en el marco del Programa Institucional de Desarrollo
4. Modelos de intervención tutorial
5. Las diferencias entre tutoría, asesoría y los programas para la mejora de la calidad del proceso educativo

4 horas

MÓDULO I (SEGUNDA PARTE). Las necesidades de los alumnos y la tutoría
1. El perfil de la información necesaria para el conocimiento de las necesidades de la población estudiantil:
2. Antecedentes académicos
3. Resultados de los exámenes de selección,
4. La trayectoria académica de los alumnos como principal fuente de información para el programa de tutorías
5. Perfil socioeconómico de los estudiantes

4 horas

MÓDULO I (TERCERA PARTE). El tutor, actor central de la transformación institucional
1. El perfil del tutor
2. La capacitación de los tutores

2 horas

Tabla 10
Programa de capacitación para tutores II


MÓDULO, CURSO O TALLER

Perfil de los instructores

Duración propuesta

MÓDULO I. La tutoría académica y la calidad de la educación
1. La tutoría académica como elemento estratégico para potenciar los esfuerzos institucionales orientados a mejorar la calidad educativa
2. Objetivos del sistema tutorial
3. El programa institucional de tutorías en el marco del Programa Institucional de Desarrollo
4. Modelos de intervención tutorial
5. Las diferencias entre tutoría, asesoría y los programas para la mejora de la calidad del proceso educativo

Especialista
Personal de la institución
que haya acreditado
el curso II

10 horas

MÓDULO II. La tutoría en la formación integral del estudiante universitario
1. Concepto de la formación integral
2. Técnicas de trabajo grupal (en su caso)
3. Estilos de aprendizaje
4. Procesos de aprendizaje autodirigidos (aprender a aprender)
5. Habilidades cognitivas y metacognitivas
6. Hábitos de estudio y trabajo
7. Procesos de aprendizaje autodirigidos (aprender a aprender)

Pedagogo

20 horas

MÓDULO III. Las herramientas de la actividad tutorial
1. Características de la adolescencia y juventud temprana
2. Manejo de Herramientas (Entrevista)
3. Identificación de problemas de aprendizaje
4. Identificación de problemas de hábitos de estudio y trabajo
5. Identificación de problemas de conducta

Psicólogo

16 horas

MÓDULO IV. La tutoría en el marco del modelo institucional
1. Modelo académico institucional
2. Interlocución y complementariedad: la tutoría y la docencia.

Académicos1

6 horas

MÓDULO V. La información institucional y el apoyo al programa de tutoría
1. Características y normatividad Institucionales
2. Oferta institucional de servicios a los alumnos
3. La consulta de información sobre la trayectoria de los alumnos a cargo del tutor

Funcionarios de la

institución2


Personal de la
institución3

8 horas

1 Profesores que conozcan a fondo el modelo educativo de la institución y que conozcan las trayectorias posibles que puede estructurar un estudiante.
2 Personas con un buen manejo de los aspectos normativos y los reglamentos que establecen los derechos y obligaciones de los alumnos.
3 Planeación, Sistemas escolares, Servicios institucionales y Orientadores.

Capítulo 7



Evaluación de la actividad tutorial


7.1 Algunos criterios e indicadores generales para la evaluación de la tutoría, de acuerdo con los niveles de intervención, ejecución y desarrollo

La evaluación de un programa de tutoría, diseñado para el nivel de licenciatura, requiere de metodologías e instrumentos que permitan determinar la eficacia del mismo, por lo que se proponen algunos criterios o indicadores generales que de acuerdo con los niveles de intervención, ejecución y desarrollo del programa, contribuyan a diminuir la deserción, mejorar la eficiencia terminal de los alumnos e incrementar la calidad de su vida universitaria.


El programa institucional de tutoría, como se indicó en el capítulo de organización e implantación de los programas de tutoría, deberá estar a cargo de una Comisión Promotora que coordine y lleve a cabo el seguimiento del desarrollo del programa. El desarrollo del programa institucional de tutoría requiere de las siguientes condiciones:

• Una adecuada planificación.


• Congruencia entre los fines, objetivos y recursos del programa.
• Una programación equilibrada de la actividad tutorial, que considere la carga académica de los profesores tutores, los horarios y las actividades de investigación.
• Una adecuada distribución de personas y tareas en la actividad tutorial.
• Espacios adecuados para la tutoría en la institución.
• Tiempo suficiente del tutor y de los alumnos para la tutoría.
• Capacitación previa de los docentes como tutores.

Para una adecuada ejecución del programa, es importante considerar sus elementos y componentes, así como la forma en que éstos se articulan para lograr los objetivos del programa con criterios de calidad. “La calidad de la acción tutorial viene definida por un conjunto de relaciones de coherencia entre los componentes de un modelo sistémico de intervención tutorial” (Carballo Santaolalla, 1996:102). Estos mismos elementos y componentes deberán ser considerados en el esquema de evaluación que se adopte para esta actividad. De manera que, para evaluar la calidad del programa, se recomienda partir de un modelo integral que identifique:

• Las características del entorno donde se realiza el programa de tutoría (tipo de institución, recursos materiales y humanos, alumnos).
• Los elementos del diseño del programa (metas y objetivos de la tutoría, contenidos asignados, actividades y recursos, planificación, costos y previsión de problemas).
• La operación del programa (proceso).
• Los efectos o logros a corto, mediano y largo plazo (producto).

En la Tabla 11 se presenta un esquema integral de Evaluación de Programas de Intervención Tutorial, propuesto por Carballo Santaolalla (1996).

La evaluación de las actividades del programa institucional de tutoría incluye los aspectos que se desarrollan en los siguientes apartados.

7.2 Seguimiento de la trayectoria de los alumnos participantes en el programa de tutoría (sistemas escolares)

Como se señaló en el apartado correspondiente al diagnóstico de necesidades institucionales de tutoría, las instancias encargadas de sistemas escolares de la institución juegan un papel fundamental en la identificación de las necesidades a atender en un programa de tutoría. Estas instancias tienen una función también importante durante la operación del proceso, pues constituyen el espacio en el cual se generan y operan los mecanismos que permiten el acceso de los tutores a la información de los expedientes de los alumnos y que los mantienen informados sobre la trayectoria de sus tutorados.


Por tanto, de la misma manera que los sistemas escolares intervienen en el diagnóstico y operación del programa, participan en el seguimiento de los efectos y en su evaluación. Los principales aspectos sobre los cuales son importantes el seguimiento y la evaluación, desde las instancias de Sistemas Escolares, son los siguientes:

• Comportamiento de las tasas de deserción


• Comportamiento de los índices de rezago
• Comportamiento de los índices de graduación y titulación
• Comportamiento de las tasas de eficiencia terminal
• Comportamiento de la reprobación



7.3 Evaluación de la función tutorial por parte de los alumnos que participan en el programa

Dado que la tutoría supone una interacción muy estrecha entre los actores (Tutor y Alumno), la opinión de los alumnos sobre la misma alcanza un gran valor. Para evaluar esta actividad se requieren indicadores propios, diferentes a los utilizados para evaluar la docencia frente a grupo. La empatía y el respeto por el individuo, la capacidad para la acción tutorial, el conocimiento de la normatividad institucional, la disposición a atender a los tutorados y la orientación acertada de los alumnos, son las principales dimensiones a través de las cuales se puede evaluar el desempeño de los tutores. En la tabla siguiente se presentan algunos aspectos cuya evaluación supone la medición de las percepciones de los alumnos sobre esta actividad y que, por tanto, pudieran ser evaluados a través de una encuesta de opinión aplicada a los estudiantes que son atendidos por la institución mediante tutorías, para la solución de problemas que afectan su proceso de enseñanza-aprendizaje.

Tabla 12
Variables relacionadas con la calidad de las actividades
de tutoría, individual o grupal, susceptibles de ser evaluadas
a través de encuestas a los alumnos


ACTITUD EMPÁTICA
• Cordialidad y capacidad para crear un clima de confianza con el alumno
• Respeto y atención en el trato con el alumno
COMPROMISO CON LA ACTIVIDAD TUTORIAL
• Interés en los problemas académicos y personales que afectan el rendimiento del alumno
• Capacidad para escuchar los problemas de los alumnos

CAPACIDAD PARA LA ACCIÓN TUTORIAL
• Capacidad para resolver dudas académicas del alumno
• Capacidad para orientar al alumno en metodología y técnicas de estudio
• Capacidad para diagnosticar las dificultades y para realizar las acciones pertinentes para resolverlas
• Capacidad para estimular el estudio independiente
• Formación profesional en su especialidad
• Dominio de métodos pedagógicos para la atención individualizada o grupal

DISPOSICIÓN PARA ATENDER A LOS ALUMNOS
• Disposición a atender a los alumnos
• Disposición a mantener una comunicación permanente con el alumno
• Facilidad de localización del tutor

CAPACIDAD PARA ORIENTAR A LOS ALUMNOS EN DECISIONES ACADÉMICAS
• Conocimiento de la normatividad de la institución en cuanto a los planes de estudio del nivel de licenciatura
• Orientación atinada en cuanto a la selección de trayectorias académicas
• Canalización adecuada y oportuna del estudiante a instancias que le proporcionan una atención especializada

SATISFACCIÓN
• Percepción de una influencia positiva de la tutoría en el desempeño académico
• Percepción de una influencia positiva de la tutoría en la integración del alumno a la institución
• Satisfacción del alumno con el programa de tutorías
• Satisfacción del alumno con la actuación del tutor asignado

En el Anexo 3 se presenta un ejemplo de instrumento para esta evaluación. Se recomienda llevarla a cabo periódicamente, por ejemplo, una vez al año, manteniendo la confidencialidad respecto del nombre de los alumnos que evalúan al tutor. Los resultados deben ser comunicados a los tutores para fomentar la reflexión y la mejora de esta actividad.


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