Programa institucional de tutorias


Identificación de problemas con la participación del tutor 4.4.1 Información proporcionada por las coordinaciones de carrera



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4.4 Identificación de problemas con la participación del tutor

4.4.1 Información proporcionada por las coordinaciones de carrera



Los responsables de las coordinaciones de carrera se constituyen en un puente importante en la relación entre los profesores y los alumnos, ya que reciben información proveniente de ambos sectores. Del lado de los primeros, el coordinador es enterado de los problemas que obstaculizan la adecuada operación de la docencia, lo mismo que sobre el cumplimiento adecuado y oportuno de la misma, reflejado, por ejemplo, en el apego a lo establecido por los programas a su cargo, en el ausentismo, la impuntualidad, etcétera.
Con respecto a los alumnos, el coordinador es advertido de las dificultades que enfrentan a lo largo del proceso de enseñanza aprendizaje, tales como problemas de comprensión de ciertos contenidos programáticos, actividades desarrolladas insuficientemente, bibliografías no relacionadas con aquellos, falta de actividades prácticas, inadecuadas relaciones maestro-alumno o entre alumnos y otras dificultades.
En determinados casos, el coordinador de la carrera podría recibir quejas o requerimientos de ayuda de los alumnos, relacionados con problemas personales de carácter académico y/o administrativo, como es el caso de la orientación para la toma de decisiones académicas, el uso adecuado de los servicios y apoyos institucionales, así como la realización de trámites y procedimientos acordes con su situación escolar.
Otra forma de contribuir a la obtención de información para una buena atención de los alumnos, puede estar ubicada en la aplicación de exámenes diagnósticos al ingreso, a cargo de la propia coordinación de carrera, para explorar las posibilidades y limitaciones de los alumnos para un buen desempeño en el programa de la carrera elegida. Los resultados de exámenes de este tipo son muy útiles para definir los apoyos apropiados (cursos remediales, talleres de hábitos de estudios y de desarrollo de habilidades), para ayudar al alumno a superar las deficiencias detectadas.
Es importante subrayar que la coordinación de carrera tiene la posibilidad de conocer y evaluar problemas relativos a los programas de estudios, a la organización y operación de la docencia y a los alumnos, cuyos resultados pueden arrojar información determinante para la identificación de necesidades en materia de tutorías.





4.4.2 Utilización de instrumentos para detectar problemas de hábitos de estudio y trabajo de los alumnos

En cuanto a los aspectos relacionados con los hábitos de estudio y actividades docentes, los instrumentos aplicados de manera automatizada que han sido diseñados por la Facultad de Psicología de la UNAM y por la Universidad de Colima se distinguen por su pertinencia y consistencia.



4.4.2.1 Cuestionario de Actividades de Estudio

En el primer caso, el Cuestionario de Actividades de Estudio (CAE) se emplea para investigar las estrategias de estudio involucradas en las actividades académicas del alumno, dentro y fuera de clases; caracteriza los hábitos de estudio con base en las respuestas que se dan a 70 preguntas. Cada reactivo incluye una escala con un intervalo de seis opciones y cada opción tiene un rango de frecuencia expresado en porcentajes, a fin de facilitar y homogeneizar las estimaciones de los alumnos acerca de la realización de cada actividad. Estos reactivos están agrupados en 10 áreas de estudio:

1.Motivación e interés hacia el estudio,


2.Organización de las actividades de estudio,
3.Concentración y ambiente durante el estudio,
4.Estrategias de aprendizaje y de estudio,
5.Comprensión y retención de las clases,
6.Búsqueda bibliográfica e integración de la información,
7.Elaboración de trabajos y estudio en equipo,
8.Solución de problemas y aprendizaje de las matemáticas,
9.Problemas personales que interfieren con el estudio, y
10.Preparación y presentación de exámenes.

Sus resultados se utilizan en el diseño de programas orientados a mejorar el nivel académico de los estudiantes, por lo que no se otorgan puntuaciones, o calificaciones. (Se anexa el listado de preguntas).



4.4.2.2 Sistema de Técnicas y Actividades de Estudio

La Universidad de Colima creó el Sistema de Técnicas y Actividades de Estudio (SITAE), basado en un inventario utilizado para obtener información en relación con la percepción de los estudiantes acerca de las estrategias utilizadas para favorecer y lograr el aprendizaje, además de para percatarse de las aptitudes que posee, así como de los aspectos más importantes del desarrollo de estrategias y hábitos de estudio. Se trata de una adaptación de la Guía de Estudio Efectivo de W. Brown. Para su operación, la Universidad de Colima generó un software que permite que el alumno lleve a cabo su propia evaluación y presente al tutor los problemas identificados. De esta manera, el tutor orienta al alumno en la selección de las opciones convenientes para superarlos.
Ambos instrumentos (CAE y SITAE), están a disposición de las instituciones interesadas, previa autorización de los responsables de cada programa, en la Facultad de Psicología de la Universidad Nacional Autónoma de México y en la Universidad de Colima, respectivamente.

4.4.3 El estudio de la personalidad de los alumnos de alto riesgo

Cuando se sospecha la existencia de problemas en algunos alumnos, cuya detección supera las posibilidades de los tutores, es conveniente la realización de estudios de personalidad. Estos estudios deben ser efectuados por parte de personal perteneciente a la propia institución o proveniente de otras, con la experiencia suficiente y cuyos resultados sean manejados con la más estricta confidencialidad. Los problemas detectados pueden tener origen en la incapacidad de la institución y del alumno para lograr su plena adaptación al esquema institucional; en la imposibilidad de tener un buen desempeño académico o en la convivencia en un medio de desarticulación familiar.

4.4.4 Problemas personales detectados a través de otros medios (adaptación, bajo desempeño, discapacidad)

Para dar atención a aquellos alumnos en los que el tutor detecte alguna discapacidad de orden visual, motriz o auditiva, lo indicado es promover un mejoramiento de las condiciones que les permitan lograr un mejor desempeño, sin que ello les signifique un esfuerzo adicional; por ejemplo, darles acceso a los espacios de trabajo en planta baja, una ubicación en donde puedan ver y escuchar mejor al profesor, etcétera. Si se trata de problemas de atención y concentración de parte del alumno, se les deberá someter a exámenes médicos.

En general, las actividades desarrolladas por el programa de tutoría en estos dos últimos rubros serán determinantes para la obtención de la información que conduzca a la instrumentación de estrategias de atención y disminución de este tipo de problemas.

Capítulo 5





Organización e implantación de programas de tutoría académica en instituciones de educación superior


5.1 Los compromisos de los distintos actores universitarios en el establecimiento de un programa de tutoría

Cualquier programa de tutoría que pretenda llevarse a cabo en las instituciones de educación superior requiere, para su cabal cumplimiento y éxito educativo, del compromiso y voluntad de los distintos actores que participan en el proceso. Se trata de un compromiso compartido y permanente, sin el cual no es posible lograr los objetivos de los programas que cada institución diseñe y pretenda implantar.


El sistema tutorial está basado, tácita o explícitamente, en un contrato que realizan dos partes: el tutor y el alumno, en un contexto institucional que debe generar las condiciones para que la relación entre ambas partes fructifique.
De parte del personal académico, además de las funciones y del perfil del tutor que cada institución establezca, es preciso que los académicos que participen en el programa de tutorías se comprometan a lo siguiente:

a) Invertir parte de su tiempo laboral en las actividades relacionadas con la tutoría académica.


b) Participar en los diversos programas de capacitación que la institución promueva, atendiendo a su formación, experiencia y trayectoria académica.
c) Elaborar su plan de trabajo tutorial, considerando los tiempos específicos que dedicará a esta función docente.
d) Sistematizar y llevar un registro de los alumnos a los que se da tutoría.
e) Participar en los mecanismos institucionales que se establezcan para evaluar la actividad tutorial.
f) Participar en eventos académicos diversos relacionados con el programa de tutorías institucionales.

De parte de los estudiantes, conforme a la naturaleza y características que tenga el programa de tutorías de cada institución, se espera que asuman los siguientes compromisos:

a) Inscribirse en el programa de tutorías.
b) Comprometerse con su tutor en el desarrollo de las actividades que acuerden conjuntamente y ser consciente de que el único responsable de su proceso de formación es el propio alumno.
c) Participar en los procesos de evaluación del trabajo tutorial, de acuerdo con los mecanismos institucionales establecidos.
d) Participar en las actividades complementarias que se promuevan dentro del programa tutorial.

Sin duda alguna, el proceso de enseñanza-aprendizaje se ve enriquecido y fortalecido si se concibe a la docencia como una actividad colegiada, esto es, que las instituciones generen y promuevan la necesidad de que el conjunto de los profesores formen parte de grupos de trabajo, reflexión y análisis sobre el desarrollo de su actividad docente.


En este sentido, el diseño del programa de tutorías, su implementación, seguimiento y evaluación de sus resultados, debe concebirse, y supone, la participación activa del profesorado a través de mecanismos e instancias colegiadas diversas, atendiendo al perfil y condiciones de cada institución educativa.
Finalmente, es importante señalar que un programa de tutorías debe contar con un contexto institucional adecuado, mismo que permita que la relación académica entre los tutores y los alumnos tenga posibilidades de éxito. Por ello, las autoridades y funcionarios de cada institución, atendiendo al nivel de sus competencias y responsabilidades, deberán comprometerse a lo siguiente:

a) Crear las condiciones normativas, laborales, financieras, administrativas y de gestión. Es posible que el establecimiento de un programa de tutorías requiera de un proceso de reforma y ajuste institucional importante. La implementación de las tutorías no podrá fructificar si las autoridades y funcionarios de las instituciones no se comprometen en el proceso de transformación institucional que significan las tutorías.


b) Contribuir a la generación de las condiciones y de un ambiente de ejercicio colegiado de la actividad docente entre el profesorado, en la que se incluye el trabajo de tutorías.
c) Alentar entre el profesorado y los alumnos las ventajas académicas que conlleva el programa tutorial dentro de la institución.
d) Articular los esfuerzos de las distintas instancias de apoyo académico y administrativo cuya colaboración es necesaria para la operación del programa institucional de tutoría.
e) Promover la realización de actividades y eventos académicos complementarios entre el profesorado y los alumnos.

5.2. Propuesta para la organización e implantación de programas de tutoría en IES. La articulación de los esfuerzos de las instancias universitarias para el establecimiento del
programa de tutorías

En este capítulo se presenta una propuesta para la organización e implantación de programas de tutoría en instituciones de educación superior. En la misma se indican las condiciones y requerimientos para la concreción de un sistema de tutoría para el nivel de licenciatura, a partir de la articulación de instancias y programas que ya existen en las IES y cuya integración hará viable la propuesta, sin que ello implique la creación de nuevas estructuras que representarían un costo muy alto en términos de esfuerzos y de recursos.


Para el establecimiento del sistema institucional de tutoría se requiere integrar los esfuerzos de las siguientes áreas institucionales:

Tabla 7
Establecimiento del sistema institucional de tutoría


Instancias y actores

Participación necesaria

Personal académico

• Colaborar en el diseño del programa
• Definir o seleccionar los modelos de acción tutorial
• Actuar como tutores
• Evaluar las dificultades de operación del sistema tutorial

Desarrollo o superación académica

• Construir y mantener una oferta permanente de cursos de capacitación para la tutoría

Extensión Universitaria y/o Educación Continua

De acuerdo con el esquema institucional:
• Mantener una oferta permanente de cursos y talleres de apoyo al programa de tutorías:
Cursos remediales
Cursos de desarrollo de hábitos de estudio

Sistemas Escolares

sobre los antecedentes académicos de los alumnos a su cargo
• Brindar información a los tutores sobre la trayectoria académica de sus tutorados
• Colaborar con el diagnóstico de necesidades de tutoría indagando los puntos críticos de rezago y deserción en cada programa
• Dar seguimiento a la trayectoria escolar de los tutorados para identificar el impacto de esta actividad en la misma

Orientación

• Proporcionar información sobre los problemas de los alumnos que han sido detectados como causas de deserción o rezago.
• Colaborar en el diagnóstico de necesidades de tutoría de tipo vocacional y psicológico
• Diseñar los modelos de intervención en orientación vocacional o psicológica.

Servicios estudiantiles

•Reorientar sus actividades y articularlas con el programa de tutorías

Instancia editorial

• Coordinar la elaboración de materiales de apoyo a la tutoría

Es obvio que cada una de las IES mantiene una estructura particular, por ello, la generación de las estrategias y procedimientos que les permitan la implantación y operación de este programa puede llevarse a cabo a través de tres distintas opciones:

a) Integrar una comisión promotora para el sistema de tutorías a partir de una propuesta de articulación de las diferentes instancias indicadas en el cuadro anterior.


b) Asignar el programa institucional de tutorías a una de las instancias existentes en la institución (que actuaría como instancia promotora del sistema de tutorías) reorientando su misión, sus objetivos y actividades.
c)Crear una instancia promotora, organizadora y coordinadora de las acciones tutoriales en la institución.

Se considera recomendable, sobre todo, la primera opción, ya que al incluir a las distintas instancias en la definición del modelo de sistema tutorial y en la identificación de las acciones necesarias para el diagnóstico de necesidades, diseño de formas de intervención, seguimiento y evaluación, necesidades de capacitación, etcétera, cada una de ellas propondrá su aportación específica. De esta manera, el esfuerzo institucional se orientará exclusivamente a la articulación y coordinación de tales esfuerzos. En la segunda opción, si bien puede ser la mejor alternativa para algunas IES, la participación de las instancias mencionadas en el cuadro, será vista, regularmente, como una tarea adicional a las actuales.


En las IES en las que la única opción fuese la creación de una instancia promotora, organizadora y coordinadora de las acciones tutoriales, habrá que cuidar que no se transforme en una estructura burocrática con vida propia e independiente del resto de las instancias involucradas en el proyecto.
Las tareas de la instancia promotora serán las siguientes:

1. Elaborar un proyecto de tutoría académica que contemple aspectos conceptuales, metodológicos y de implantación del sistema institucional de tutorías, además de integrar un sistema de información para la evaluación del funcionamiento del programa, de su impacto en los índices de deserción, reprobación y eficiencia terminal en la institución y en el logro de los objetivos de formación integral de los estudiantes.


2. Presentar el proyecto, para su aprobación, a los órganos de gobierno según proceda en la institución.3. Impulsar la orientación y articulación de los servicios institucionales a estudiantes para que se dirijan prioritariamente a atender las necesidades de los alumnos, identificadas a través de las actividades tutoriales y, en su caso, proponer la creación de otros servicios que se consideren necesarios para el fortalecimiento del programa.
4. Establecer los mecanismos y condiciones para el acceso de los tutores a la información sobre los antecedentes académicos, socioeconómicos y personales, así como de las trayectorias escolares de los alumnos que se le asignen como tutorados.
5. Promover y apoyar la conformación de bases de datos e información que puedan ser utilizadas por los tutores, acerca de los alumnos, de los servicios institucionales dirigidos a éstos (programas de educación continua, cursos y talleres de apoyo al programa de tutorías, servicios de orientación, planes de estudio, etc.), así como de otros servicios existentes en el contexto que rodea a la institución, susceptibles de ser utilizados por los estudiantes o tutores.
6. Promover la conformación de una red institucional de profesores-tutores y personal de apoyo a la tutoría, a fin de propiciar el intercambio de información, experiencias y apoyos que retroalimenten el trabajo individual y colectivo en este sentido.
7. Diseñar, coordinar la aplicación y sistematizar los resultados de los procesos de evaluación de las actividades del sistema tutorial que comprenden el seguimiento de la trayectoria de los alumnos participantes en el programa de tutoría, la evaluación de la función tutorial por parte de los alumnos, la evaluación de las dificultades de la acción tutorial por parte de los profesores, así como sus sugerencias para mejorar el sistema y, por último, la evaluación de la funcionalidad de la coordinación (organización académica y escolar).
8. Proponer, en caso necesario, adecuaciones del marco institucional a fin de que la acción tutorial se incorpore plenamente a las funciones docentes y a las prácticas educativas de la institución. Podría requerirse que la tutoría académica sea normada en estatutos y reglamentos del personal académico y acordar sus propósitos, alcances, funciones, responsables, mecanismos de implantación y evaluación.

Podría también ser necesario que en este marco sean considerados tiempos específicos de la función tutorial para garantizar la atención del docente a la misma. Sin embargo, es importante reiterar que la tutoría no requiere de amplios horarios. Una dedicación de una hora al mes con cada uno de los alumnos tutorados se considera suficiente para un seguimiento de los alumnos regulares. Ya se señaló en el tercer capítulo que los casos especiales de alumnos de alto riesgo, en cuanto a rezago o deserción, podrán ser canalizados a áreas especializadas por lo que no supone, tampoco, una dedicación mayor. Este último servicio deberá ser adicional a la atención que reciban por parte del tutor.



5.3 Plan de Acción Tutorial

Como se indicó en el apartado anterior, la primera etapa del establecimiento de un programa institucional de tutorías consiste en la integración de una Comisión Promotora del Programa, la cual coordinará las acciones necesarias para el diagnóstico de necesidades, elaborará el programa con el apoyo de las instancias señaladas y lo someterá a la aprobación de las instancias procedentes.


Con base en el diagnóstico institucional de necesidades de tutoría realizado por la Comisión Promotora, la institución en su conjunto, cada campus, facultad, departamento o dependencia de educación superior (DES), de acuerdo con las características institucionales, definirá sus prioridades y elaborará el plan de acción tutorial considerando los siguientes aspectos:

1. Necesidades específicas del Centro2 Educativo. A partir del diagnóstico institucional, se identificarán las necesidades tutoriales y las prioridades de atención en cada uno de los programas que ofrece el centro.


2. Objetivos y metas. Con base en las necesidades y prioridades definidas, se establecerán los objetivos y las metas específicas a lograr en cada uno de los siguientes ámbitos:
a) Las actividades de capacitación para los tutores.
b) La cobertura del programa en distintas fases (primer año, segundo, etc., hasta lograr el nivel de cobertura acordado).
c) El número de alumnos que se asignará a cada tutor.
d) Las actividades de mejora del proyecto educativo que se programarán en forma permanente (cursos, talleres y servicios a los alumnos) para apoyar el programa de tutorías.
e) Los mecanismos y el programa de evaluación.
3. Desarrollo del programa de actividades de tutoría del Centro. Se llevarán a la práctica las acciones de tutoría programadas. Se recomienda contar con formatos que permitan efectuar un control y seguimiento de las acciones, así como los ajustes que resulten necesarios.
4. Evaluación periódica del programa tutorial en curso, abarcando los siguientes aspectos:
• Seguimiento de la trayectoria de los alumnos participantes en el programa de tutoría (sistemas escolares).
• Evaluación de la función tutorial por parte de los alumnos que participan en el programa.
• Evaluación de las dificultades de la acción tutorial
• Evaluación de carácter cualitativo realizada a través de reuniones semestrales o anuales con los tutores, con el fin de detectar problemas y hacer sugerencias para mejorar el sistema.
• Evaluación de la funcionalidad de la coordinación (organización académica y escolar).
5. Ajuste del programa para la siguiente fase o periodo, con base en los problemas presentados y en las recomendaciones y sugerencias de los tutores, coordinadores de carrera, alumnos y demás instancias participantes, para superarlos.

En el Anexo 2, al final de este capítulo, se incluye una Ficha de Seguimiento Individual de las acciones tutorales.



5.4 Acciones complementarias

Además de abordar un proceso de capacitación del personal académico que por su relevancia se analiza en el apartado del Perfil y Funciones del Tutor, las IES deberán instrumentar acciones complementarias sin las cuales, el programa institucional de tutorías no lograría el efecto deseado, tales son:

5.4.1. Fortalecer y orientar los servicios institucionales a estudiantes a fin de que respondan eficientemente a las necesidades del programa tutorial

De gran relevancia será lograr que cada institución cuente con un conjunto de apoyos a los estudiantes, a fin de que las actividades tutoriales se vean fortalecidas. Se considera que es el tutor quien estará en contacto con las necesidades más sentidas y urgentes del estudiantado, por lo que dichos servicios requerirán del establecimiento de una coordinación efectiva con los grupos de tutores, y éstos deberán conocer las maneras de hacer uso de ellos, de forma que sean aprovechados al máximo, beneficiando la formación integral del estudiantado. Entre otros servicios se encuentran los siguientes:

• Orientación educativa.
• Servicios médicos.
• Trabajo social.
• Asistencia psicológica.
• Servicio social y práctica profesional.
• Becas, sistemas de crédito estudiantil.
• Bolsa de trabajo.
• Extensión universitaria y educación continua (cursos y talleres de apoyo al programa tutorial)

Es necesario que estos servicios sean proporcionados por personal profesionalizado en las áreas que atiende, que cuenten con procedimientos sencillos para su uso y que sean accesibles, a fin de resultar un apoyo real a las necesidades del estudiante.


En síntesis, sería recomendable, al respecto, promover la coordinación entre el sistema tutorial y los distintos servicios estudiantiles, que permita la accesibilidad a éstos y su uso oportuno y adecuado al logro de los objetivos educativos del estudiante.
Considerando que gran parte de las tareas del tutor son de orientación, que la labor de éste pudiera considerarse como una integración de las funciones instructivas y orientadoras de la educación (Lázaro y Asensi, 1989), es necesario hacer énfasis en la relación de los tutores con los servicios de orientación educativa, sobre todo en los campos de orientación humana, personal y psicopedagógica en los que los tutores requerirán del auxilio del orientador. También es importante que el personal de este servicio se involucre en el proceso de capacitación y actualización de tutores.


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