Proceso gestión de bienes y servicios protocolo para la gestión estandarizada en la elaboración y producción de las comunicaciones oficiales



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PROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
PROTOCOLO PARA LA GESTIÓN ESTANDARIZADA EN LA ELABORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Código: PTC-GB-001

Versión: 0

Fecha: Memo Int. 35508 – 27/06/2017

Página: de



  1. Objetivo general

Definir los lineamientos para la elaboración de las comunicaciones oficiales, así como las responsabilidades de los funcionarios encargados de proyectar, elaborar y firmar las comunicaciones en la Secretaria Distrital de Integración Social.



  1. Marco conceptual

En el desarrollo de sus funciones las Entidades producen comunicaciones y documentos por medio de los cuales fluye la información internamente entre las distintas dependencias y equipos de trabajo y externamente con todos aquellos usuarios, entidades públicas o privadas o personas naturales y/o jurídicas que dinamizan el servicio que presta la entidad o con quienes se interactúa en el ejercicio propio de las funciones, las comunicaciones internas y externas son útiles en la planeación, programación, organización, dirección, avance y ejecución eficiente de los procesos de Direccionamiento, Misionales, Administrativos y de Control de la Entidad.



  1. Condiciones Generales

Todas las comunicaciones que se producen o elaboran en las dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social, dirigidas a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales y/o jurídicas, registradas y tramitadas por la unidad de correspondencia del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo – SIGA, de la Dirección de Gestión Corporativa – Subdirección Administrativa y Financiera deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos para su efectivo trámite:



  1. Debe imprimirse por las dos caras de la hoja.



  1. Las comunicaciones oficiales enviadas deben estar elaboradas de acuerdo con las plantillas oficiales y tipos de letra estandarizados por el Sistema Integrado de Gestión –SIG los cuales se encuentran en la sección de “formatos” del mapa de procesos de la entidad en coherencia con lo establecido en el Procedimiento Control de Documentos - PCD-DE-001, caso contrario la Unidad de Correspondencia no las recibirá.



  1. Cuando se generen comunicaciones institucionales con destino externo, debe emplearse el nombre completo, cargo que desempeña el destinatario, entidad, dirección, ciudad, y código postal.



  1. Para comunicaciones con destino a personas naturales (participantes de los servicios sociales de la Secretaría Distrital de Integración Social) además de cumplir el literal c) (dirección, ciudad, y código postal) es obligatorio, relacionar el número de documento de identidad del destinario.



  1. Las comunicaciones oficiales debe elaborarse en original y mínimo una copia la cual reposará en la serie respectiva de la oficina que genera el documento.



  1. Sin excepción, cuando se esté dando respuesta a una comunicación oficial, se debe citar el número de radicación del documento origen en el asunto del documento respuesta y se debe cruzar en el aplicativo de correspondencia.



  1. Con el fin de garantizar el consecutivo digital de comunicaciones, las personas encargadas de la administración del Sistema Integrado de Comunicaciones Oficiales en las dependencias del nivel central y subdirecciones locales, deberán garantizar la vinculación de la imagen en formato pdf del documento de salida al número de registro del sistema.



  1. Los anexos enunciados en el documento deben coincidir con el físico de los mismos, los cuales deben ser foliados en la parte superior derecha, con lápiz de mina negra consecutivamente iniciando en el número uno y cosidos al original de la comunicación, es responsabilidad de la dependencia remitente allegar a la unidad de correspondencia el número de anexos indicados.



  1. El original y los anexos no deben ir en sobre cerrado, esto con el fin de garantizar la incorporación de la imagen en el sistema de correspondencia y validar el contenido de los mismos.



  1. Por ningún motivo se debe enunciar en el documento anexos tales como (una carpeta), (una caja), esta debe ser foliada e indicar el número exacto de folios que contiene.



  1. Las copias extras en las comunicaciones se deben enunciar con los nombres, cargos entidades, direcciones y ciudades de destino y elaborar los sobres respectivos.



  1. Si entre los anexos se remiten CD’s estos deberán ser empacados en los contenedores adecuados (sobres, fundas) sin sellar para su revisión y confirmación del contenido por el Auxiliar de Correspondencia.



  1. Cuando hayan varios destinatarios de una comunicación, habrá igual cantidad de copias adicionales.



  1. Con el propósito de oficializar el envío y para efectos de dar cumplimiento a los términos de vencimiento que establece la Ley, se hace necesario tener en cuenta que dichos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.



  1. La citación de participantes o usuarios de la Secretaría Distrital de Integración, se deben enviar mínimo con cinco (5) días de antelación, con el fin de hacer el despacho y entrega efectivo de la comunicación.



  1. Las Comunicaciones Oficiales podrán ser escaneadas y enviadas vía correo electrónico institucional o por fax cuando el destinatario previamente y por escrito lo informe o lo exprese en la solicitud.

  2. Cuando se presente errores en la radicación y se anulen números, las dependencias deben enviar solicitud de anulación, con copia al jefe inmediato de la dependencia solicitante al correo electrónico: correspondencia@sdis.gov.co con la respectiva justificación. Este correo se asociará al número del radicado en el Sistema de Correspondencia de la entidad.



  1. Todas las dependencias deben garantizar que no se reserven números de radicación, con el fin de velar por la transparencia de la actuación administrativa de la entidad.



  1. Las comunicaciones oficiales para envío deberán estar organizadas y ser entregadas dentro de la tula de recorrido con su respectiva planilla.



  1. Las comunicaciones oficiales y demás documentos de archivo solo deben ser firmados con bolígrafo de tinta seca negra insoluble, salvaguardándolos libres de rayas, resaltados, signos, anotaciones, material metálico y/o adhesivo, o cualquier otro objeto, cuerpo o sustancia que los deteriore.



  1. Para la descripción de la dirección se deberá utilizar las siguientes nomenclaturas:



EQUIVALENCIA

ABREVIATURA

EQUIVALENCIA

ABREVIATURA

CARRETERA

CRT

CALLE

CL

CIRCUNVALAR

CIRCUNVALAR

CARRERA

KR

MANGA

MANGA

AVENIDA

AV

KILOMETRO

KM

AVENIDA CARRERA

AK

FINCA

FCA

AVENIDA CALLE

AC

MANZANA

MZ

AUTOPISTA

AU

VEREDA

VDA

DIAGONAL

DG

VIA

VIA

TRANSVERSAL

TV

HACIENDA

HDA

ANILLO VIAL

AVIAL

CORREGIMIENTO

CTGO

CIRCULAR

CIR

AEROPUERTO

AER

CALLEJON

CLJ




  1. Todas las Dependencias y unidades operativas de la entidad deben actualizar, constantemente las bases de datos de su población de interés o ciudadanas, ciudadanos, entidades privadas y públicas, y asegurarse de que estas contengan el registro del código postal, el cual complementa la dirección del destinatario.




  1. Cualquier comunicación oficial, producida por la entidad debe tener un número de radicación, expedido por el Sistema de Información o de correspondencia.




  1. Las dependencias que generan comunicaciones oficiales, serán las que están formalmente definidas en los Decretos 607 de 2007, Decreto 149 de 2012 y Decreto 445 de 2014:

  • El (la) Secretario (a) de Integración Social.

  • El (la) Subsecretario (a).

  • El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

  • El (la) Jefe Oficina (a) de Control Interno.

  • El (la) Jefe Oficina (a) Asesora Jurídica.

  • El (la) Jefe Oficina (a) de Asesora Disciplinarios.

  • El (la) Director (a) de Gestión Corporativa.

  • El (la) Director (a) de Análisis y Diseño Estratégico.

  • El (la) Director (a) de Dirección Territorial.

  • El (la) Director (a) de Dirección Poblacional.

  • El (la) Subdirector (a) Administrativa y Financiera.

  • El (la) Subdirector (a) de Contratación.

  • El (la) Subdirector (a) de Planta Físicas.

  • El (la) Subdirector (a) Gestión y Desarrollo del Talento Humano.

  • El (la) Subdirector (a) de Investigación e Información.

  • El (la) Subdirector (a) de Diseño, Evaluación y Sistematización.

  • El (la) Subdirector (a) para la Gestión Integral Local.

  • El (la) Subdirector (a) para la Identificación, Caracterización e Integración.

  • El (la) Subdirector (a) para Asuntos LGBT.

  • Los (las) Subdirectores (as) de Asuntos Locales para la Integración Social.

  • El (la) Subdirector (a) para la Infancia.

  • El (la) Subdirector (a) para la Juventud.

  • El (la) Subdirector (a) para la Adultez.

  • El (la) Subdirector (a) para la Vejez.

  • El (la) Subdirector (a) para la Familia.

Las comunicaciones oficiales generadas en función de las Comisarias de Familia serán firmadas única y exclusivamente por:




  • El (la) Comisario (a) de Familia podrá firmar comunicaciones de apoyo policivo, medicina legal, denuncia penal ante la Fiscalía y entre otras de carácter externa.




  • Las citaciones de seguimiento y acompañamiento de casos podrán ser firmadas por el profesional de seguimiento a casos llámese Trabajador (a) Social o Psicólogo (a).



  1. Desarrollo del protocolo




    1. Diplomática1 Correspondencia Externa enviada:





  • El (la) Secretario(a) Distrital de Integración Social, y demás Directivos de la entidad, podrán dirigirse en comunicaciones oficiales al representante legal y a los funcionarios de segundo nivel de otras entidades.



  • Los funcionarios se podrán dirigir a él (la) Secretario(a) de la Secretaría Distrital de Integración Social, Directores, Jefes de Oficina y Subdirectores por comunicación oficial (oficio/carta) siempre y cuando se traten temas de tipo personal.



  • Los contratistas podrán dirigir y firmar oficios (comunicaciones oficiales externas), siempre y cuando sean asignados como supervisores de contratos.



  • Todo requerimiento que se reciba en la Secretaría Distrital de Integración Social proveniente de organismos de Control Político Nacionales y Distritales debe tramitarse conforme a lo establecido en el procedimiento de Atención a peticiones del Concejo de Bogotá, el Congreso de la República, Ediles y juntas Administradoras locales - PCD-DP-001, cuya respuesta debe ir firmada por el Secretario (a) General.



  • Todos los requerimientos de entes de control deben tramitarse conforme con lo establecido en el instructivo Atención a requerimientos - INS-DP-001, respuesta firmada por el Secretario (a) General.



  • Todas las respuestas a los requerimientos de los ciudadanos y ciudadanas deberán ser firmadas por la persona responsable de cada dependencia una vez se adelante la validación y verificación de la misma, garantizando los criterios de oportunidad, coherencia, claridad y calidez.


    1. Diplomática Correspondencia Interna




  • El (La) Secretario (a) de la Entidad podrá dirigirse a través de memorando a todos sus funcionarios.



  • Cuando se traten temas de carácter institucional los Directores, Jefes de Oficina y Subdirectores podrán dirigirse a través de memorando o comunicaciones internas entre sí.



  • Los funcionarios de planta debidamente designados en las dependencias definidas en la estructura orgánica de la Secretaría Distrital de Integración Social, podrán dirigirse a través de memorando a los Directores, Jefes de Oficina o Subdirectores.



  • La imagen institucional de la Administración Distrital será aplicada para la elaboración de todos los Actos Administrativos y Comunicaciones Oficiales producidos por la Secretaría Distrital de Integración Social.



  • Las comunicaciones oficiales se tramitarán únicamente en original para el destinatario, más dos copias; la primera copia se conservará en el Consecutivo General de la Secretaría Distrital de Integración Social, y la segunda copia en el respectivo expediente de cada serie documental de la dependencia remitente. Para casos en los cuales vaya con copias extras que se dirijan a otros destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales y si requieren anexos se anotarán y se anexarán a la comunicación correspondiente



  • El código que identifica la dependencia productora, siempre deberá ir en las comunicaciones tanto externas como internas, (ver Listado de Codificación Dependencias de la Secretaría Distrital Integración Social)


CODIGO

DEPENDENCIA

10000

DESPACHO DEL SECRETARIO

10010

Oficina Asesora jurídica

10020

Oficina Asesora de Comunicaciones

10030

Oficina Asesora de Control Interno

10040

Oficina Asesora de asuntos disciplinarios

12000

SUBSECRETARIA

12100

DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

12110

Subdirección de Contratación

12120

Subdirección Administrativa y Financiera

12130

Subdirección De Plantas Físicas

12140

Subdirector Gestión y Desarrollo del Talento Humano

12200

DIRECCIÓN DE ANÁLISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO

12210

Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización

12220

Subdirección de Investigación e Información

12300

DIRECCIÓN TERRITORIAL

12310

Subdirección de Gestión Integral Local

12320

Subdirección para la Identificación, Caracterización e Integración

12330

Subdirecciones Locales para la Integración Social

12340

Subdirección para Asuntos LGBTI

12400

DIRECCIÓN POBLACIONAL

12410

Subdirección Para La Infancia

12420

Subdirección Para La Juventud

12430

Subdirección Para La Adultez

12440

Subdirección Para La Vejez

12450

Subdirección Para la Familia

La Unidad de Correspondencia realizará controles de verificación a las comunicaciones devueltas, posteriormente las entregará a las dependencias con el fin de que confirmen nombre, dirección o se realicen otros ajustes que sean necesarios y se adelante su reenvío.
Las comunicaciones que no cumplan con estos procedimientos serán devueltas sin excepción a la dependencia productora en los recorridos establecidos para la entrega y recolección de comunicaciones.
  1. Administración del protocolo:

Dirección de Gestión Corporativa – Subdirección Administrativa y Financiera (Gestión Documental)



  1. Aprobación del documento








Elaboró

Revisó

Aprobó

Nombre

Orlando Rueda Díaz

Vilma Deyanira Sánchez Ulloa

Jorge Eliecer Casallas


David Camacho González

Paola Fernanda Beltrán Rueda

Dalton Emilio Perea Luna

Jilmar Andrés Hernández Chaparro

Sandra Elvira Ponce Zapata


Gina Alexandra Vaca Linares

Cargo/Rol

Contratista Asesor – Referente SIGA.

Contratista – SIGA

Auxiliar- SIGA


Jefe Oficina Asesora Jurídica (e)

Asesora – Dirección Gestión Corporativa

Asesor – Coordinador Gestión Documental

Asesor – Coordinador Gestión Documental

Gestor SIG Proceso Bienes y Servicio

Gestor SIG Dependencia SAyF



Directora de Gestión Corporativa (e)



1 Reglas en términos de formalidad, firmas autorizadas, e imagen corporativa o logotipo. Glosario Archivo General de la Nación.

Catálogo: anexos -> documentos -> 3.4 proc adminis gestion bienes servicios
documentos -> La Secretaria Distrital de Integración Social cumpliendo con el Plan de Desarrollo Bogotá Positiva: Para Vivir Mejor 2008 – 2012 y en aras de contribuir a una ciudad de Derechos
documentos -> El cuidado, el afecto y la protección para la garantía de derechos de niñAS, niños y adolescentes
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