Normas básicas complementarias



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Acuerda:
EXPEDIR EL SIGUIENTE REGLAMENTO SOBRE LA ORGANIZACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y DEPENDENCIA TÉCNICA DE LAS UNIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE LAS ENTIDADES QUE CONTROLA LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
CAPÍTULO I
FUNCIONAMIENTO TÉCNICO DE LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA
Art. 1.- Misión.- La auditoria interna, para cumplir con sus objetivos, realizará el examen y evaluación posterior de las operaciones y actividades de la entidad u organismo del que forme parte, a través de auditorias y exámenes especiales, con sujeción a las disposiciones legales, normas nacionales e internacionales. Generará informes de calidad con recomendaciones tendientes a mejorar la gestión institucional. Proporcionará
asesoría técnica –administrativa a las autoridades, niveles directivos y servidores de la entidad, exclusivamente en las áreas de control.
Art. 2.- Visión.- Las unidades de auditoria interna, se constituirán con una estructura flexible con sujeción a normas y políticas claras, aplicarán procedimientos modernos de auditoria, con personal de actitud positiva, altamente capacitado, acorde con el avance de la ciencia y la tecnología, comprometido con el desarrollo y mejoramiento continuo de su trabajo, contribuirán en la prevención y corrección oportuna de las desviaciones y en la optimización de la gestión técnica-administrativa de las entidades; y, contribuirán al logro de la eficiencia del servicio público.
Art. 3.- Creación y supresión de las unidades de auditoria interna y ámbito.- La Contraloría General del Estado emitirá informes técnicos previos, debidamente sustentados, teniendo en cuenta la complejidad, volumen de recursos, áreas de dispersión geográfica, para la creación reestructuración o supresión de las unidades de auditoria interna de las entidades sometidas a su control, que incluye a las unidades de auditoria interna de los bancos y entidades financieras públicas.
El informe técnico previo para la creación de una unidad se basará,

además, en el proyecto de estructura orgánico funcional y en la asignación presupuestaria correspondiente que, entre otros datos, deberá presentar la entidad interesada solicitante.


Art. 4.- Control Posterior.- La auditoria interna ejercerá el control posterior de las actividades y operaciones, y de los procesos institucionales de la entidad a la cual sirve y, además, ejercerá el control en las entidades adscritas o dependientes de ellas, que no cuenten con una unidad propia de auditoria interna.
En el caso en que la entidad u organismo, conforme lo previsto en las correspondientes normas legales, deba actuar como coordinador de las entidades pertenecientes a un mismo sector presupuestario, la Unidad de Auditoria Interna ejercerá la coordinación de las unidades de Auditoria Interna pertenecientes a dicho sector presupuestario, sin perjuicio de las facultades que le corresponden a la Contraloría General.
Art. 5.- Dependencia Técnica de las Unidades de Auditoria Interna de las Entidades Públicas.- Las unidades de auditoria interna, pertenecientes a las instituciones del Estado, como integrantes del control interno, serán objeto de evaluación por parte de la Contraloría General. Su dependencia Técnica consistirá principalmente en la aprobación de los planes anuales de

trabajo y sus modificaciones, el control de calidad de los informes, cuando se lo considere necesario, la determinación de responsabilidades, la evaluación de desempeño de sus miembros con la utilización de indicadores objetivos y cuantificables, la aprobación de los manuales específicos de auditoria interna, el cumplimiento de las normas que se expidan sobre la materia, y la aprobación o negativa de la creación, reestructuración o supresión de esas unidades y, además, las señaladas en el numeral 23 del artículo 31 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en lo que fuere aplicable.


Las auditorias internas de las entidades de derecho privado que, por mandato constitucional y legal, controla la Contraloría General, tendrán la relación y coordinación técnica que se desprende de los comprobantes del control y que son el control externo y el control interno, previstos en los artículos 6 y 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y en las normas nacionales e internacionales de auditoria interna.
CAPÍTULO II
ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL
Art. 6.- Estructura Orgánica.- La estructura orgánica funcional de las unidades de auditoria interna, será aprobada por la Contraloría General,

tendrá en cuenta las necesidades, requerimientos, recursos, productos, procesos y complejidad de las actividades de la institución. Tal aprobación quedará explícita en el informe técnico previo que consta en el artículo 3 del presente reglamento.


Art. 7.- Ubicación de la Unidad de Auditoria Interna.- La Unidad de Auditoria Interna estará ubicada orgánicamente en el nivel asesor de la máxima autoridad de cada entidad u organismo del Estado, y para este fin se tendrá en cuenta la organización corporativa o de cuerpos colegiados que se encuentren en el nivel o jerarquía más altos de la entidad.
Art. 8.- Funciones de las Unidades de Auditoria Interna de las Instituciones del Estado.- Las siguientes son las funciones y atribuciones de las unidades de auditoria interna:
1. Asesorar a las autoridades y a los funcionarios que requieran los servicios profesionales de la auditoria interna, con sujeción a las leyes y normas de auditoria de general aceptación, en el análisis, desarrollo, implantación y mantenimiento de los sistemas y procesos institucionales, a través de una participación activa y oportuna en el campo de su competencia, y en función del mejoramiento continuo del sistema
de control interno de la entidad a la que sirven.
2. Preparar los planes anuales de auditoria y presentarlos a la Contraloría General hasta el 30 de septiembre de cada año. Dichos planes serán elaborados de acuerdo con las políticas y normas de la Contraloría General.
3. Realizar principalmente auditorias de gestión y exámenes especiales planificados e imprevistos, para evaluar la gestión operativa, administrativa, financiera, ambiental y técnica de la entidad, en términos de costo, tiempo, legalidad, economía, efectividad, eficiencia y transparencia.
4. Evaluar los estudios, prestación de servicios, adquisición de bienes y construcción de obras que la entidad realice.
5. Examinar los ingresos de la entidad, provenientes de diferentes fuentes de financiamiento. El control de los ingresos no interferirá en las facultades reglamentaria, determinadora, resolutiva, sancionadora, recaudadora y otras propias de la Administración Tributaria.
6. Examinar los gastos, inversiones, utilización, administración y

custodia de recursos institucionales.



7. Identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control y de prevención internas para evitar actos ilícitos y de corrupción que afecten a la entidad.
8. Mantener un programa de seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones establecidas

en los informes de auditoria, practicados por las auditorias internas y por las auditorias externas.


9. Facilitar mediante sus informes que la Contraloría General determine, las responsabilidades administrativas y las responsabilidades civiles culposas, así como también los indicios de responsabilidad penal, conforme lo previsto en los artículos 39 inciso segundo, 45, 52, 53, 65, 66 y 67 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la cual en estos casos, necesariamente realizará el control de calidad que corresponda.
10. Requerir y obtener información conforme lo previsto en los artículos 76, 81 y 88 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
11. Emitir y actualizar el Manual Específico de Auditoria Interna y someterlo a la aprobación de la Contraloría General.
12. Procurar la capacitación del personal de la Unidad de Auditoria.
13. Mantener independencia mental y actuar con objetividad en el cumplimiento de sus funciones, observando el Código de Ética y las normas profesionales de la auditoria de carácter nacional e internacional.
14.- Estar libre de cualquier injerencia política, o de autoridad, para actuar con profesionalismo, objetividad, independencia y ética, en el ejercicio del control.
15.- Preparar trimestral y anualmente información de las actividades cumplidas por la Unidad de Auditoria Interna en relación con los planes operativos de trabajo, la cual será enviada a la Contraloría General para su revisión.
16.- Enviar a la Contraloría General y a la respectiva entidad a la que sirven y controlan, los informes de auditoria y de exámenes especiales, en el plazo máximo de 30 días laborables después de la conferencia final de resultados.
17.- Cumplir con las normas e instrucciones que expida la Contraloría General para el eficaz funcionamiento técnico de las unidades de auditoria interna.
18.- Ejercer las demás funciones conferidas por la ley.
Art. 9.- Funciones de los Directores o Jefes de las Unidades de Auditoria Interna de las Instituciones del Estado.- Cada entidad determinará por escrito las funciones y obligaciones específicas que le corresponde cumplir al Director o Jefe de la Unidad de Auditoria Interna, a base de lo señalado en los artículos 7 y 8 de este reglamento y en concordancia con lo establecido en el numeral 4 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Art. 10.- Independencia.- El personal de las unidades de auditoria interna tendrá el máximo grado de independencia y, por lo tanto, no participará en los procesos de administración, aprobación, contabilización o adopción de decisiones dentro del organismo o entidad que controlan y no realizará actividades de control previo ni concurrente; se abstendrá de participar, en el ejercicio de sus funciones, en actividades políticas, no deberá estar vinculado con las operaciones o actividades que están bajo su examen,

por tanto, estará impedido de gestionar, directa o indirectamente, ventajas, empleos u otros beneficios, para si, su cónyuge y sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad.


En las actividades de toma de inventarios físicos, entrega-recepciones, avalúos, remates, bajas y otros actos similares, su participación, si fuere necesaria, se limitará a observar dichas prácticas, sin aprobar ni firmar los documentos respectivos, pero con la obligación de informar, sobre el particular, a la máxima autoridad de la entidad.
CAPITULO III
PLANIFICACION ANUAL Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Art. 11.- Plan Anual de Trabajo.- La Contraloría General coordinará y orientará la preparación del Plan Anual de Auditoria, de conformidad con las políticas expedidas por el Contralor General y para ese fin, las unidades de auditoria interna, una vez conocidos por la máxima autoridad de la entidad, presentarán sus planes de trabajo a la Contraloría General, hasta el 30 de septiembre de cada año, para su revisión y aprobación correspondientes, en concordancia con el numeral 2 del artículo 8 de este reglamento.
El plan anual de las unidades de auditoria interna se fundamentará en el marco de la planificación estratégica y servirá para establecer cronológicamente sus actividades; será un elemento esencial para evaluar posteriormente el desempeño de la unidad; e incluirá las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de gestión de la unidad. La ejecución del plan deberá satisfacer el cumplimiento de dichos objetivos.
Los cambios, modificaciones y ampliaciones que se realicen con posterioridad a la aprobación del Plan Anual de Auditoria Interna, deberán ser comunicados oportunamente a la Contraloría General del Estado, para su

aprobación, seguimiento y evaluación correspondientes.


Art. 12.- Comunicación Permanente.- Los resultados establecidos por las unidades de auditoria interna serán comunicados verbalmente y mediante documento escrito a las personas relacionadas con el examen, para que aporten información y ejerzan el derecho de defensa si fuere del caso. Esta comunicación será permanente conforme lo previsto en el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Cuando por resultados de la auditoria se enjuicie civil o penalmente a los auditores internos, el particular se

comunicará a la Contraloría General, para que el Contralor decida sobre la procedencia de patrocinar la defensa en el juicio.


Art. 13.- Equipo de Auditoria.- Los auditores internos podrán formar parte de equipos de auditoria interna de otras instituciones públicas, o de equipos de auditoria externa, cuando la Contraloría General lo considere pertinente y autorice, previo el acuerdo entre las máximas autoridades de las entidades interesadas en el examen.
CAPÍTULO IV
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIAMIENTO DE LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA
Art. 14.- Capacitación.- La capacitación del personal de las unidades de auditoria interna lo hará la propia entidad, sin perjuicio de la capacitación que brinde la Contraloría General y otras instituciones.
Art. 15.- Aspectos Administrativos y Subsistemas de Administración de Personal.- El control de asistencia, permanencia, puntualidad y el otorgamiento de permisos, licencias, vacaciones, comisiones de servicio, estímulos y sanciones disciplinarias que no impliquen remoción o destitución, estarán a cargo de la propia entidad, en

coordinación con el Jefe de la unidad y con sometimiento a la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, su reglamento general, las normas que sobre gestión de personal de las unidades de auditoria interna dicte la Contraloría General y demás disposiciones legales vigentes.


La normatividad de los subsistemas de personal: clasificación, valoración de puestos, reclutamiento, selección, capacitación, evaluación de desempeño, motivación y psicología industrial corresponderá a la Contraloría General, a fin de que se cumpla el principio de centralización normativa y desconcentración y descentralización operativa.
Art. 16.- Selección y Nombramiento.- Para ser nombrado y ejercer funciones de dirección o jefatura de la Unidad de Auditoria Interna, se requerirá ser profesional con título universitario y formación compatible con el ejercicio de la auditoria financiera o de gestión. El personal de la auditoria interna deberá ser de carácter multidisciplinario, conforme lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Nota: Incluye Fe de Erratas, publicada en el Registro Oficial No. 79 de 12 de mayo de 2003.
Art. 17.- Nombramiento, Remoción, Traslado y Conformación.- Los auditores de las unidades de auditoria interna de las instituciones del sector público sometidas al control de la Contraloría General, serán nombrados, removidos y trasladados por el Contralor General, según lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y la Norma de Control Interno 110-12 “Auditoria Interna”.
El incumplimiento de lo que ordena el inciso primero del artículo 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, mediante acciones de personal o por supresión o utilización de partida presupuestaria del puesto, podrá dar lugar a la determinación de responsabilidades, conforme lo previsto en dicha ley.
El personal de las unidades de auditoria interna de los gobiernos seccionales autónomos y de sus empresas, será nombrado, removido o trasladado por las autoridades de la propia entidad a la que sirven, conforme las normas propias de la misma.
El personal de las unidades de auditoria interna de las entidades públicas sometidas al control de la Contraloría General estará regulado por la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su reglamento; y las normas de gestión de personal de auditores internos que dicte la Contraloría

General y demás normas legales pertinentes.


El personal administrativo y de servicios de las unidades de auditoria interna será nombrado, removido o trasladado por la autoridad nominadora de la entidad, en coordinación con el funcionario que ejerza la jefatura de la unidad, y de acuerdo a las normas legales pertinentes.
Los traslados administrativos que decida el Contralor General, responderán a necesidades de servicio y podrá realizarse entre unidades de auditoria interna de las entidades sobre las que rige a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Las unidades de auditoria interna estarán conformadas por profesionales de distintas disciplinas del conocimiento, de acuerdo a las necesidades de la institución y a la disponibilidad presupuestaria, con el propósito de prestar asesoría y formar parte de los equipos de auditoria.
Art. 18.- Sumario Administrativo.- El personal auditor de las unidades de auditoria interna será removido por causas legalmente establecidas, previo el sumario administrativo que instaure la autoridad institucional competente, a base de la delegación que para el efecto emitirá la Contraloría General del Estado.
El personal auditor de las entidades del régimen seccional autónomo también podrá ser removido previo el sumario administrativo que levante la respectiva entidad. En el caso de las instituciones del Estado que tengan contrato colectivo, el personal auditor estará regulado por las normas pertinentes del Código del Trabajo.
No habrá lugar al sumario administrativo cuando la remoción obedezca a responsabilidades establecidas, mediante un examen especial o auditoria, por parte de la Contraloría General.
Art. 19.- Sistema de Remuneraciones y Apoyo.- Las remuneraciones básicas, bonificaciones, compensaciones y demás beneficios de ley que perciba el personal de las unidades de auditoria interna serán establecidos por la Contraloría general y cubiertos por las propias entidades del Estado a las que ellas sirven y controlan, dentro de las disponibilidades presupuestarias existentes, para cuyo efecto se coordinará en forma previa con la máxima autoridad unipersonal de la respectiva institución u organismo.
El personal auditor de las auditorias internas de las instituciones del Estado, según lo previsto en la cuarta disposición transitoria de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, tendrá las garantías que refiere el artículo 124 de la Constitución

Política de la República y las que constan en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, en cuanto sean aplicables.


Art. 20.- Recursos Físicos y Logísticos.- La institución a la cual sirven y controlan las unidades de auditoria interna, cubrirá todos los gastos que demande su funcionamiento, y prestará el apoyo y dotará de la logística requerida en lo referente a espacio físico, servicios administrativos, técnicos y provisión de los recursos necesarios.
CAPÍTULO V
TRÁMITE DE INFORMES DE AUDITORIA Y DE EXÁMENES ESPECIALES
Art. 21.- Generalidades.- La estructura y contenido de los informes, así como el proceso de la auditoria, se ajustará a las normas y manuales de auditoria vigentes y se cumplirá lo siguiente:
1. Los informes a los que se refiere el artículo 17 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, suscritos por el Jefe de la Unidad de Auditoria Interna, en la forma y tiempo que se indica en el numeral 16 del artículo 8 de este Reglamento, serán dirigidos a la máxima autoridad de la entidad para la aplicación de las

recomendaciones y, para los fines consiguientes, al organismo técnico superior de control, en un ejemplar original, con el memorando de antecedentes, síntesis, anexos necesarios y la documentación sustentatoria de los hallazgos.


2. El memorando de antecedentes que se acompañe al informe, estará dirigido al Director de Responsabilidades de la Contraloría General y cuando amerite la inclusión de responsabilidades, será formulado con los elementos señalados en el Reglamento de Responsabilidades, con la indicación de que se tramita de conformidad con el artículo 39 inciso segundo de la Ley Orgánica de la Contraloría; y, en la sección donde se describa la clase de responsabilidad a la que habría lugar, se citarán los artículos 45, 53, 66 y demás pertinentes, de la Ley según corresponda. Cuando no haya lugar a la determinación de responsabilidades, se hará constar este particular en el referido memorando de antecedentes.
3. Las responsabilidades administrativas culposas, se presentarán en el memorando de antecedentes, con la identificación de los sujetos de responsabilidad, gravedad de la falta administrativa

cometida, las causales del artículo 45 de la Ley Orgánica de la Contraloría General en las que se haya incurrido y el tipo de sanción a aplicar (multa y/o destitución).


4. Cuando las acciones u omisiones que originen las responsabilidades administrativas, correspondan a períodos de vigencia de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, como también de la ley vigente, se citarán las causales establecidas en estos dos cuerpos legales, asegurándose de que exista la concordancia debida entre ellas.
5. Las responsabilidades civiles culposas, se formularán en el memorando de antecedentes de conformidad con el Reglamento de Responsabilidades, al que se adjuntará la documentación sustentatoria pertinente que evidencie las imputaciones formuladas al respecto.
6. Los jefes de las unidades de auditoria interna, antes de emitir un informe, del que se deriven responsabilidades civiles culposas, procurarán por todos los medios legales, el resarcimiento del perjuicio económico causado, o la justificación correspondiente si fuere del caso, evitando en lo posible tramitar responsabilidades por valores no significativos.

7. Cuando los hechos evidenciados por la auditoria interna establezcan indicios de responsabilidad penal, conforme el artículo 66 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, éstos se comunicarán de inmediato a la Contraloría General, para los fines legales consiguientes, en concordancia con las normas pertinentes que constan en las disposiciones generales de este reglamento, mediante un informe específico al que se adjuntará los anexos necesarios con la documentación de soporte respectiva.
DISPOSICIONES GENERALES
Art. 22.- Fundamento Básico y Reglas de Aplicación.- Para los problemas que puedan presentarse respecto de los exámenes y auditorias, de períodos anteriores al 12 de junio de 2002, fecha en que la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado se publica en el R.O. No. 595, pero que son aprobados con posterioridad a dicha fecha y para los demás casos que puedan surgir de la aplicación de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, y de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se cumplirán y tendrán en cuenta las siguientes reglas:
Regla 1.- Se respetará la supremacía de la norma contenida en el numeral 1 del artículo 24 de la Constitución Política

de la República, por la cual la tipificación y la sanción de las faltas administrativas, evidenciadas en las auditorias y exámenes especiales, deben constar en la ley, con anterioridad a las acciones u omisiones culposas, y se asegurará el debido proceso en la tramitación de las acciones de control.


Respecto de los indicios de responsabilidad penal que consten en informes de auditoria, o en el informe de indicios, también se respetará el mandato constitucional de que la norma penal debe preceder a los actos presuntamente considerados como infracciones penales.
Regla 2.- En materia, exclusivamente, de la determinación de las responsabilidades civiles culposas que son tramitadas en la fase administrativa por la Dirección de Responsabilidades de la Contraloría General, se estará a lo previsto en la primera disposición transitoria de la Ley de la Contraloría, la cual concuerda con la regla 20 del artículo 7 del Código Civil.


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