Normas básicas complementarias



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Comuníquese.-

Dado en el Despacho del Contralor General, Subrogante, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a 2 de abril de 2003.


f) Dr. Genaro Peña Ugalde, Contralor General del Estado, Subrogante.
Dictó y firmó el Acuerdo que antecede, el señor doctor don Genaro Peña Ugalde, Contralor General del Estado, Subrogante, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a los dos días del mes de abril del año dos mil tres.
f). Dr. César Mejía Freire, Secretario General de la Contraloría, (E).

Promulgado en el Registro Oficial No.

60 de 11 de abril de 2003.
CONCORDANCIAS
- Constitución Política de la República del Ecuador.--TITULO X.- DE LOS ORGANOS DE CONTROL.- Capítulo
1.- De la Contraloría General del Estado.- “…Art. 211.- La Contraloría General del Estado es el organismo técnico superior de control, con autonomía administrativa ,presupuestaria y financiera, dirigido y representado por el Contralor General del Estado, quien desempeñará sus funciones durante cuatro años.- Tendrá atribuciones para controlar ingresos, gastos, inversión, utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos. Realizará auditorias de gestión a las entidades y organismos del sector público y sus servidores, y se pronunciará sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados institucionales. Su acción se extenderá a las entidades de derecho privado, exclusivamente respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones de carácter público de que dispongan.- La Contraloría dictará regulaciones de carácter general para el cumplimiento de sus funciones. Dará obligatoriamente asesoría, cuando se le solicite, en las materias de su competencia”.
“…Art. 212.- La Contraloría General del Estado tendrá potestad exclusiva para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, y hará el seguimiento permanente y oportuno para asegurar el cumplimiento de sus disposiciones y controles.- Los funcionarios que, en ejercicio indebido de las facultades de control, causen daños y perjuicios al interés público o a terceros, serán civil y penalmente responsables”.
Promulgados en el Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto de 1998.
- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.- “…Art. 31, Numeral 22.- Dictar regulaciones de carácter general para la práctica de la auditoria gubernamental; la determinación de las responsabilidades de que trata esta Ley; el control de la administración de bienes del sector público; y, las demás que sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones.-
Numeral 34.- Establecer responsabilidades individuales administrativas, por quebrantamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y de las normas de que trata esta Ley; responsabilidades civiles culposas, por el perjuicio económico sufrido por la entidad u organismo respectivo, a causa de la acción u omisión de sus servidores, e indicios de responsabilidad penal, mediante la determinación de hechos incriminados por la ley.”
Promulgados en el Suplemento del Registro Oficial No. 595 de 12 de junio de 2002.
- Ley de Regulación Económica y Control del Gasto Público.- “ CAPÍTULO II.- Gastos Público.- Art. 13.- Cada Ministerio tendrá un vehículo para el Ministro y para cada uno de los Subsecretarios para el uso en el ejercicio de sus funciones.- En los demás Organismos e instituciones que se financian total o parcialmente con asignaciones del Presupuesto General del Estado y en las entidades adscritas y empresas del Estado, sólo se podrá disponer de un vehículo para cada una de las dos máximas autoridades de cada institución, que serán usados en el ejercicio de sus funciones.- Las Funciones Legislativa y Jurisdiccional sólo podrán disponer de un vehículo para cada una de sus dos máximas autoridades. Igual disposición regirá para el Tribunal Supremo Electoral, el Tribunal Constitucional y los demás Organismos del Estado señalados en la Constitución.- Las máximas autoridades de los Organismos Seccionales y entidades autónomas, reglamentarán la asignación y uso de vehículos de acuerdo con las normas establecidas en los incisos anteriores.- La utilización y distribución de los vehículos de la Fuerza Pública, dadas sus funciones específicas, será determinada por la máxima autoridad de cada una de las respectivas instituciones.- Las entidades señaladas en este artículo podrán disponer de vehículos de trabajo, tales como camionetas, jeeps u otros. La cantidad de los mismos y sus especificaciones serán determinadas por la máxima autoridad de cada institución de acuerdo a las necesidades de la misma.- El respectivo organismo de control vigilará el cumplimiento de esta disposición.- Estos vehículos de trabajo, no podrán ser asignados al uso personal de determinado empleado o funcionario y serán utilizados en forma común para la prestación de servicios o realización de las obras que tuviere a su cargo la institución. Todos los vehículos de trabajo serán normalizados en el mismo color y distintivos en un lapso de dos años.- Todos los vehículos excedentes deberán rematarse en el año 1983 y su producto ingresará a la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional en el caso de las entidades dependientes del Presupuesto del Estado y a las respectivas cuentas patrimoniales cuando se trate de los organismos seccionales y demás instituciones.- Las entidades mencionadas en este artículo no podrán adquirir vehículos, con excepción de los considerados como de trabajo, hasta el 31 de diciembre de 1984, excepto los necesarios para la Fuerza Pública.- Para el Estado y las demás instituciones del sector público, la adquisición de nuevos vehículos que no sean considerados de trabajo, en sustitución de los ya existentes, sólo podrá hacerse después de tres años de uso, salvo caso de fuerza mayor”.
Promulgados en el Suplemento del Registro Oficial No. 453 de 17 de marzo de 1983.
- Disposiciones del Presupuesto General del Estado 2003.-“… Numeral 26.- La adquisición de bienes muebles e inmuebles se someterá a las Normas de Restricción del Gasto Público dispuestas en el Decreto Ejecutivo No. 44 de 22 de enero del 2003.
Promulgado en el Registro Oficial No. 5, Edición Especial de 10 de abril de 2003.
- Decreto Ejecutivo No. 94 de 30 de junio de 1993, promulgado en el Registro Oficial No. 227 de 7 de julio del mismo año.
- Decreto Ejecutivo No. 44, Normas para el Incentivo Patriótico al Ahorro.- “…Art. 10.- Utilización de Vehículos.- Únicamente para actividades estrictamente oficiales se utilizarán vehículos del Estado de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Uso de Vehículos del Estado, así como el Acuerdo No. 038-CG de la Contraloría General del Estado, publicado en el Registro Oficial No. 307 del 29 de octubre de 1993. La Contraloría General del Estado en colaboración con la Policía Nacional, vigilarán el cumplimiento de esta disposición.- No obstante lo previsto en el inciso anterior, los funcionarios y servidores públicos que residan en el lugar donde habitualmente prestan sus funciones, no podrán utilizar vehículos del Estado

el último día laborable de cada semana. Por aspectos de seguridad, se exceptúan de esta disposición el Presidente y Vicepresidente de la República, así como los funcionarios con rango de Ministros.- Además estarán exentos de esta disposición los vehículos que son utilizados en actividades oficiales en los programas de asistencia social que están a cargo del Ministerio de Bienestar Social”.
Nota: El Acuerdo No. 038-CG, expedido por el Contralor General del Estado, fue sustituido por el Acuerdo No. 007-CG, Promulgado en el Registro Oficial No. 60 de 11 de abril de 2003.
- Acuerdo No. 006-CG, “Reglamento Especial para el manejo de recursos materiales y financieros y la prestación de servicios destinados a solucionar los problemas causados por desastres naturales o antrópicos, que impusieren el estado de emergencia legalmente declarado”.- …”Art. 26.- Del Uso de Vehículos Oficiales.- Los vehículos oficiales podrán utilizarse en días feriados para atender las necesidades que demande la emergencia; para lo cual se tramitarán las autorizaciones de acuerdo a las normas y disposiciones legales vigentes y específicas para el uso de vehículos en el sector público”.

“…Art. 27.- Del buen uso de los bienes.- La Dirección Nacional de Defensa Civil o las juntas provinciales de seguridad ciudadana y defensa civil, según los casos, establecerán los medios que permitan vigilar el buen uso de los bienes, de acuerdo con el destino asignado, así como procurarán su correcto mantenimiento y controlarán la prohibición de su enajenación o comercialización”.


“…Art. 28.- De las reales necesidades.- Para la entrega de los bienes y alimentos, así como para la asignación de servicios se tendrá en cuenta las reales necesidades de la emergencia, y se procederá con sujeción a los programas o planes de asistencia para solventar la o las emergencias”.
Promulgados en el Registro Oficial No. 43 de 19 de marzo de 2003.
- Reglamento General de Bienes del Sector Público.- Capítulo VIII.- Mantenimiento y control de vehículos.-“ …Art.86.- Ambito de aplicación.- Las disposiciones del presente capítulo se rigen para los vehículos contemplados en el Art. 1 del Reglamento Especial para el Uso de Vehículos Oficiales o del Estado. Fuera de Días y Horas Laborables, publicado en el Registro Oficial No. 312 de 9 de febrero de 1968”.
Nota: El Decreto Ejecutivo No. 69, publicado en el Registro Oficial No. 312 de 9 de febrero de 1968,

derogado por el artículo 11 del Decreto Ejecutivo No. 904, promulgado en el Registro Oficial No. 227 de 7 de julio de 1993, por el cual se dictaron nuevas normas para el uso de vehículos oficiales.
“…Art. 87.- Unificación de marcas.- Las entidades y organismos del sector público deberán unificar, en lo posible, marcas y tipos de vehículos para obtener facilidad y economía en el mantenimiento de los mismo”
“…Art. 88.- Período mínimo de servicio.- El período mínimo de servicio, para la reposición de vehículos será de tres años, salvo para aquellos considerados de trabajo o que hubieren sufrido destrucción por causas de fuerza mayor”.
“… Art. 89.- Limitaciones para importar.- La importación de vehículos para uso oficial se someterá en cada caso a las limitaciones que de acuerdo con la ley establezca la Junta Monetaria (Actualmente Directorio del Banco Central) u otros organismos competentes”.
“… Art. 90.- Exoneración de Impuestos.- El Ministerio de Finanzas emitirá las respectivas autorizaciones y acuerdos de liberación de impuestos para la importación de vehículos oficiales.
“… Art. 91.- Programación.- Las entidades y organismos del sector público, a través de la unidad respectiva, programarán la adquisición de vehículos; harán constar las correspondientes asignaciones presupuestarias, que no podrán ser incrementadas sino en casos excepcionales y mediante la utilización de saldos no comprometidos de partidas de gastos corriente.- Todo cambio en la programación original tendrá en cuenta el inventario actual de los vehículos disponibles, identificados en sus marcas, características, estado de conservación, mantenimiento y valor”.
“… Art. 92.- Aprobación del plan de adquisiciones.- En el Gobierno central, la programación a la que se refiere el artículo anterior, deberá ser analizada y aprobada por la Subsecretaría de Presupuesto del Ministerio de Finanzas (Actualmente Ministerio de Economía y Finanzas), y los vehículos podrán ser adquiridos de acuerdo con la prioridad del gasto y siempre que exista financiamiento presupuestario y de caja”.
“… Art. 93.- Pólizas de Seguros.- Cada entidad u organismo contratará pólizas de seguros para sus vehículos, siempre que cuenten con los fondos presupuestarios específicos suficientes y se someta a los requisitos que exija la ley”.
“…Art. 94.- Asignación de funciones.- La máxima autoridad de cada entidad y organismo asignará funciones relativas a la adquisición, autorización, conducción, uso, custodia, mantenimiento y control de los vehículos oficiales. Cuando el caso lo amerite dispondrá lo concerniente al trámite de las correspondientes responsabilidades”.
“… Art. 95.- Formularios de registro y control.- La unidad encargada de la administración de vehículos, utilizará formularios de registro y control, que serán diseñados por cada entidad, teniendo como referencia los que a continuación se indican:
a) Inventario de vehículos, accesorios y herramientas;
b) Tarjetas para el control de mantenimiento;
c) Orden de movilización;
d) Informe diario de movilización del vehículo
e) Tarjeta de movilización sin restricciones;
f) Parte de accidentes y otras novedades;
g) Hoja de control de accesorios, combustibles y lubricantes; y,
h) Orden de provisión de combustibles y lubricantes”.
“… Art. 96.- Asignación de vehículos.- Los vehículos de las entidades y organismos del sector público se destinarán exclusivamente para el cumplimiento de labores oficiales, y no habrá asignación personal que no sea para sus dos máximas autoridades.- Cuando la ley determine quienes son las dos máximas autoridades, se estará a lo que ella señala; caso contrario, cada entidad u organismo fijará quienes tienen el rango de tales”
...Art. 97.- Inventario Individual.- Mediante acta de entrega-recepción, se encargará de la custodia de los vehículos al jefe de la unidad administrativa designado para ese objeto y al conductor. El jefe de la unidad encargada del control de los vehículos deberá mantener actualizados los formularios individuales, “Inventario de Vehículos, accesorios y herramientas”.
“…Art. 98.- Conductores.- Los vehículos de propiedad del Estado serán conducidos únicamente por los profesionales del ramo, servidores de la institución específicamente asignados para el efecto. Los vehículos no podrán conducir otros funcionarios o empleados públicos, peor aún sus familiares o terceros”.
“… Art. 99.- Retención de vehículos.- Ningún vehículo de propiedad del Estado se podrá constituir como fianza o caución para que recupere la libertad un conductor que se halle sindicado en un juicio de tránsito”.
“…Art. 100.- Orden de movilización.- El desplazamiento de los vehículos oficiales se hará tan solo con la “Orden de movilización” debidamente legalizada. En ella constará la fecha, el motivo, el tiempo requerido, el lugar de destino y las firmas de los funcionarios autorizados.- Para los vehículos asignados a las dos máximas autoridades deberá conferirse la “Tarjeta de movilización sin restricciones”, en la cual se hará constar características del vehículo, color, placa, nombre del conductor, nombre del funcionario al cual está asignado el vehículo y firma de la máxima autoridad de la Institución”.
“… Art. 101.- Caducidad de la orden de movilización.- Los vehículos que se encontraren en comisión y que por causas fortuitas, o de otra clase, que puedan ser plenamente justificada, deben retornar al lugar de origen en fecha distinta a la señalada, en la “Orden de Movilización”, podrán realizar el viaje de retorno; pero el funcionario o empleado de mayor jerarquía o el conductor, en el día laborable siguiente, informará sobre las razones que motivaron ese arbitrio”.

“… Art. 102.- Responsabilidad compartida.- Cuando el vehículo se destine a comisión, la responsabilidad por el cuidado, protección y mantenimiento del mismo, corresponderá al jefe de la comisión y al conductor.- Si las labores deben cumplirse en un tiempo mayor a treinta días, el vehículo se asignará al jefe de la comisión y al conductor, mediante una acta de entrega-recepción”.


“… Art. 103.- Registro de movilización de vehículos.- El jefe de la unidad administrativa, a cuyo cargo está el control de los vehículos, receptará el “Informe diario de movilización del vehículo”, suscrito por el conductor”.
“… Art. 104.- Custodia de vehículos.- Los vehículos de las entidades del sector público, excepto los señalados para las máximas autoridades, como se determina en el Art. 96, concluida la jornada de labor, se guardarán en los lugares destinados para el efecto. El guardián designado, llevará un libro de control, en el que se registrará la hora de entrada y salida de los vehículos, las condiciones en las que se ha hecho y el nombre y firma del conductor. Diariamente informará de las novedades producidas, al jefe de la unidad administrativa encargado del control de vehículos”.
“… .Art. 105.- Tránsito fronterizo.- Los vehículos de propiedad del Estado, no podrán salir del territorio nacional. Cuando por causas justificadas o de emergencia nacional deban hacerlo, se obtendrá previamente la autorización de los funcionarios competentes”.
“… Art. 106.- Mantenimiento preventivo y correctivo.- El cuidado y mantenimiento mecánico de los vehículos será preventivo y correctivo; el uno se lo efectuará en forma periódica y programada, antes de que ocurra el daño y la consecuente inmovilización del vehículo y el otro se lo realizará al ocurrir el daño o la inmovilización del mismo.- En tales supuestos se elaborarán las”Tarjetas de Control de mantenimiento”.
“… Art. 107.- Chequeo de vehículos.- Todo vehículo debe ser revisado y controlado diariamente por el conductor, especialmente los sistemas de lubricación, enfriamiento, luces y de frenos, a fin de comprobar su buen funcionamiento o detectar posibles deficiencias y desperfectos. Si un vehículo con desperfectos mecánicos es movilizado, la responsabilidad será compartida por la persona que lo autorizó y por el conductor del vehículo”.
“… Art. 108.- Chequeos mecánicos en talleres propios.- Las unidades de mecánica de las entidades u organismos públicos estarán a cargo de un jefe de talleres encargado del mantenimiento y reparación de vehículos, para lo cual, con la debida anticipación solicitará al custodio de bodega los repuestos y accesorios indispensables”.
“… Art. 109.- Chequeos mecánicos en talleres particulares.- Los vehículos se repararán en talleres particulares, sólo en casos de emergencia, inexistencia de talleres oficiales u otra causa justificable. El jefe de la unidad responsable del control de vehículos, conocerá el caso, designará el taller y proveerá de los repuestos necesarios para la reparación; sobre el particular se elevará un informe, que debidamente legalizado servirá para que la unidad financiera tramite el pago.- Ningún vehículo oficial ingresará a un taller sin la constancia escrita de la recepción, las condiciones del vehículo, número del motor y accesorios que lleva. El documento de entrega-recepción será firmado por el responsable del taller y por la persona que ha dejado el vehículo”.
“… Art. 110.- Control de mantenimiento.- Cada vehículo llevará la “Tarjeta para el control de mantenimiento”, en la que constarán los datos recordatorios de la última reparación o revisión y el aviso de la fecha en que debe realizarse el siguiente”.
“… Art. 111.- Control de rendimiento.- La unidad encargada de la administración de vehículos establecerá un control de los accesorios, para determinar su rendimiento y evitar cambios o bajas innecesarias o dolosas. También se controlará el consumo de combustibles, con referencia al rendimiento medio de kilómetros por galón, para cada tipo de vehículo. Al efecto se utilizará la “Hoja de control de accesorios, combustibles y lubricantes”.
“… Art. 112.- Provisión de combustibles y lubricantes.- Los cupos de combustibles y lubricantes, que se requieran para la movilización de los vehículos, serán solicitados a la unidad encargada de la administración, por medio del formulario “Orden de provisión de combustibles y lubricantes”.
“… Art. 113.- Control de compras.- Los documentos relacionados con la compra de repuestos y accesorios de vehículos serán confirmados con las órdenes de ingreso y egreso de inventarios, y el control y cuidado estará a cargo del bodeguero o servidor designado, de acuerdo con las normas técnicas de control interno y reglamentos dictados para el efecto”.
“… Art. 114.- Identificación del vehículo oficial.- Los vehículos de las entidades y organismos del sector público se identificarán por el color y el logotipo o sello correspondiente que se pinte a los costados.- De lo dispuesto se exceptúan los vehículos que por razones de seguridad, se considere que no deben llevar distintivo o identificación oficial y aquellos de las dos máximas autoridades considerados en el Art. 96”.
“… Art. 115.- Placas de tránsito.- Los vehículos a más de lo dispuesto en el artículo anterior, deben ser matriculados y portar su placa de identificación, conforme disponen las leyes de tránsito vigentes”.
“… Art. 116.- Control de tránsito.- Las autoridades de tránsito exigirán se presente la “Orden de Movilización de vehículos” para permitir la libre circulación. Se exceptúan de esta exigencia a los vehículos de las dos máximas autoridades consideradas en el Art. 96 de este Reglamento”.
“… Art. 117.- Accidentes.- El funcionario responsable de la comisión o el conductor del vehículo, de producirse algún daño o accidente, informará inmediatamente a la oficina encargada del control de los vehículos, utilizando el formulario “Parte de accidentes y otras novedades.- El jefe de la oficina de control coordinará con la unidad jurídica y ésta con la máxima autoridad de la Institución, para la actuación ante los jueces competentes, a fin de establecer las consiguientes responsabilidades”.
“… Art. 118.- Reglamentación específica.- Las entidades y organismos del sector público se sujetarán a las normas del presente capítulo, sin perjuicio de que, para facilitar su aplicación, dicten las regulaciones e instructivos que se requieran en cada caso particular”.
“… Art. 119.- Concordancia.- La programación, adquisición y destinación de vehículos se realizará en concordancia con lo dispuesto en el artículo precedente, la Ley de Licitaciones y Concurso de Ofertas (Actualmente Ley de Contratación Pública), el artículo 37 de la Ley de Fomento Industrial Automotriz, la Ley de Reserva de Carga, el Art. 13 de la Ley de Regulación Económica y Control del Gasto Público, publicados en los Registros Oficiales Nos. 159de 27 de julio de 1976, 765 de 2 de febrero de 1979, 889 de 6 de agosto de 1979 y 453 de 17 de marzo de 1983; y, las demás disposiciones legales que se encuentren vigentes sobre la materia.
Promulgado en el Registro Oficial No. 258 de 27 de agosto de 1985.

ACUERDO No. 008-CG
EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO
Considerando:
Que, los artículos 211 de la Constitución Política de la República y 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 595 de 12 de junio de 2000, establecen el ámbito en el que debe actuar el organismo técnico superior de control;
Que, los artículos 14 y 16 de la citada ley, disponen que las unidades de auditoria interna de las instituciones del Estado, dependerán técnicamente de la Contraloría General del Estado, y que este organismo les brindará asesoría, asistencia técnica y coordinación;
Que, la eficiencia del control externo depende, entre otros factores, de la eficiencia del control interno, del cual es parte la auditoria interna, y que, por tanto, la Contraloría General y las auditorias internas deben actuar en forma debidamente planificada y coordinada;
Que, es necesario facilitar la aplicación de los artículos indicados y de aquellos relacionados con las auditorias internas

de las entidades sometidas a su control; y,


En ejercicio de las atribuciones que le conceden el artículo 211 de la Constitución Política de la República y el artículo 31 numerales 22 y 95 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,


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