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Nombre tentativo de la tesis
Gestión de beneficios en proyectos con componentes tecnológicos


Índice

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………. 5
ANTECEDENTES DEL TEMA………………………………………………………….. 8
SUPUESTOS
Y EXPECATI VAS DEL TEMA………………………………………………... 9
JUSTIFICACIÓN DEL TEMA…………………………………………………………. 10
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………………………. 11
ALCANCES
Y LÍMITES……………………………………………………………… 11
DEFINICIÓN DE
MUESTRA…………………………………………………. 12
HIPÓTESIS………………………………………………………………………………….12
DISEÑO O
TIPO DE INVESTIGACIÓN……………………………………………….. 12
VARIABLES E INDICADORES………………………………………………………… 13
VARIABLE INDEPENDIENTE………………………………………………………………….. 13
VARIABLES
DEPENDIENTES……………………………………………………………….. 13
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN……………………………………………….. 13
ÍNDICE PROVISIONAL………………………………………………………………… 14
ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN A REALIZAR…………………………… 15
CRONOGRAMA Y RECURSOS TENTATIVOS DE
ACTIVIDADES…………... 16
B1BLIOGRAFfA………………………………………………………………………….. 17

La estrategia del negocio debería dirigir la estrategia de IT’.


IT es un componente del negocio, como ventas. Si IT no esta alineado a la estrategia del negocio, solo estamos jugando con
tecnología”
Peter Hanselman

‘IT (Infonnation Technology) son las iniciales en Ingles del departamento de Tecnología de Información conocido también como Sistemas de Información (SI)


2Peter Hanselman es dO de Getronics, tornado del articulo “Donde esta el retomo de la Inversión en IT?”
Introducción

Una empresa comercial que se dedicaba a la venta de productos por correo recibía muchas quejas de sus clientes con respecto a los productos entregados, muchos de éstos no concordaban con el pedido hecho por el cliente, otros no llegaban a tiempo o simplemente no llegaban. Esto ocasionaba una gran cantidad de llamadas y correos electrónicos provenientes de clientes molestos, no tardaron mucho tiempo en darse cuenta que era humanamente imposible para las dos personas de servicio al cliente poder dar un adecuado seguimiento a las quejas usando apuntes improvisados en sus agendas. La Junta administradora realizó una sesión extraordinaria para tocar el problema y decidieron llamar al personal de Sistemas de Información (IT por sus siglas en ingles) y le solicitaron desarrollar un software de Servicio al Cliente (conocido como HelpDesk) que le ayudara a manejar las quejas.

Un ávido lector ya habrá notado que la solución propuesta por la junta directiva fue errónea y que si bien resolvía el problema de manejo de quejas, no resolvía las quejas en sí. La solución correcta pudo haber sido enfocada a los procesos de inventario y toma de pedidos y es posible que no se necesitara escribir ninguna línea de software para solucionar el problema. Haciendo esto último, habría disminuido las quejas de los clientes y hecho innecesario desarrollar un software. El anterior es un caso típico de un proyecto donde el componente tecnológico, en este caso el software, no brinda los beneficios esperados. Cuando se habla de estos últimos se está hablando de proyectos que sean entregados a tiempo, dentro del presupuesto acordado y que contribuyan a los objetivos de la empresa u organización.

Los proyectos con componentes tecnológicos también llamados comúnmente:


Proyectos de IT o Proyectos tecnológicos en realidad siempre han sido proyectos que involucran mucho más que tecnología. Por ejemplo la automatización de una fuerza de ventas incluye mas cambios de procesos y manera de de hacer las cosas de parte de los representantes de ventas de software y hardware para que este sea exitoso.

3 Ejemplo basado en un caso real usado en seminarios de manejo de proyectos en Philadelphia, Estados Unidos. APEX program 2002


Por tal razón de aquí en adelante hablaremos de proyectos con componentes tecnológicos ya que el aporte de IT es sólo una parte (componente) de todo el proyecto.

Si bien el problema anterior de brindar los beneficios esperados parece fácil de resolver en un marco teórico, sin embargo en la realidad el problema no sólo es muy frecuente sino que su resolución es compleja y ha empezado a ser una preocupación para empresarios como para los profesionales de Sistemas de Información. Este problema que data desde los inicios de la era de sistemas de información- se caracterizó en sus inicios en que los programadores eran programadores y los administradores no interferían con los sistemas de información, eso creó un abismo entre la parte IT y Administración que perdura hasta el día de hoy en ciertas empresas. Esa época, también llamada por algunos “Los días dorados”, donde los profesionales de tecnología eran totalmente responsables de su área y tomaban cualquier decisión sobre esta, se ha ido.

Ahora en buena teoría todos los proyectos de Sistemas de Información, aun aquellos que implican cambios en los sistemas existentes, son revisados o deberían serlo por comités integrados principalmente por administradores. Esta tendencia talvez no era tan común en nuestro medio Guatemalteco hace algunos años, pero ha ido cambiando poco a poco con la apertura de los mercados y la globalización. Uno de esos cambios es la forma como se trata el tema de retorno a la inversión (ROI por sus siglas en Ingles), este ha sido frecuentemente usado por proyectos de cualquier área en la empresa, menos por sistemas de información. Todo lo anterior ha causado un cambio de estructuras en la empresa para dar campo a este joven miembro llamado Tecnología de Información (IT por sus siglas en Ingles).

IT ha evolucionado dentro de la organización de las empresas, empezando por ser primero un laboratorio con “gurús”4 a cargo, pasando luego a formar parte de una sección reportándole a la cabeza del departamento financiero, para luego convertirse en un departamento por sí mismo reportando directamente a la gerencia general.
4 Experto

Es preciso mencionar que algunas empresas en Guatemala todavía están con el modelo organizacional antiguo donde IT pertenece al departamento Financiero.

De la misma forma como IT ha evolucionado dentro de una organización, paralelamente ha evolucionado o debería haberlo hecho su apoyo a los objetivos del negocio. Desde el punto de vista administrativo-financiero IT debe pasar de ser de un centro de costo a ser un centro de beneficios o ganancias (Ver Fig. 1). Se debe hacer mención que si bien una evolución se da con el transcurso de los años, ésta no se produce uniformemente en todas las empresas ya que no es un fenómeno automático, es después de mucho esfuerzo y trabajo que las organizaciones van madurando y aprendiendo.

Fig. 1 - Cuadro de Evolución de Tecnología de Información


La madurez de un departamento no siempre se mide por los años que éste posee, mas bien son las buenas prácticas o manera de hacer las cosas las que caracterizan a un departamento de IT como aliado del negocio. Esta alianza significa que juntos el negocio e IT emprenderán iniciativas, también llamadas proyectos, en busca del beneficio de la empresa. Al participar de estas iniciativas debe existir una buena comunicación, una visión compartida y factores de medición que permitirá saber si se están alcanzando los


objetivos o beneficios propuestos.

Todo esto requiere una gestión adecuada cuya responsabilidad debiera ser compartida en términos iguales entre la administración del negocio e IT, es por tanto en esta gestión compartida donde la presente investigación se centrará.

Antecedentes del Tema

Un estudio de Gartner analizado por Apfel (2003) acerca del manejo de proyectos de tecnología en Estados Unidos, mostró que casi todas las compañías encuestadas antes de iniciar un proyecto de IT realizan un estudio preliminar de sus costos y beneficios. No obstante lo anterior, el mismo estudio reveló que solamente el 13% realiza una evaluación posterior para confirmar que dichos costos y beneficios prometidos realmente se llevaron a cabo, no es sorpresa entonces que el 75% de los proyectos de IT no entregan el beneficio prometido en el plazo o presupuesto acordados. Este es un problema realmente muy serio, considerando la inversión que realizan las compañías que tienen departamentos de IT que puede oscilar5 entre un 4% y un 1% de las ventas tal como se puede observar en la figura 2.


fig. 2— Presupuesto de.IT contra Ingresos brutos: Promedio de todos los encuestados (últimos 12 meses)

[Resumen de resultados mundiales 2003 Reporte de Indicadores de IT por Mcta Group] Sumrnary of results 2003 Worldwide IT benchmark report by Mcta Group

Si se utiliza un factor de 3.5% del estudio anterior de Gartner (2003) para una empresa que vende US$ 50,000 al mes se puede deducir que el costo aproximado de servicios de IT es de US$ 1,750 mensual.

Un problema que surge de no entregar los beneficios a tiempo según Apfel (2003) es que IT esta perdiendo credibilidad y esto no sólo es dañino para este medio profesional sino para la industria en general.

Las estadísticas anteriores son alarmantes y hay que hacer notar que estas
provienen de un país desarrollado. La intención de este estudio es demostrar cual es la realidad guatemalteca y cuales son los factores que influyen en este fenómeno y como puede éste ser corregido.

En una charla dada a 20 estudiantes de maestría en Administración de Empresas se tocó el tema de la implementación de tecnología en las empresas u organizaciones y el manejo de dichos proyectos. A preguntas tales corno: ¿Quién es el responsable en una empresa de la entrega de beneficios de un proyecto con componentes tecnológicos? El 90% contestó que estaba de acuerdo a que era la persona de IT; ¿Quién decide en una empresa que proyectos de Sistemas de Información son llevados a cabo cada año? El 80% opinó que era del departamento de IT. Las respuestas anteriores dadas por profesionales evidenciaron no sólo la falta de base teórica, sino la realidad actual de las empresas para las cuales ellos laboraban.



Supuestos y expectativas del tema

Se espera que con el presente estudio se desencadene una serie de cambios organizacionales y estratégicos en las empresas y por consecuencia el aumento de su productividad.

Se espera también que los profesionales de sistemas y administradores reconozcan los factores que les impiden tener éxito en los proyectos con componentes tecnológicos y adopten principios que les llevaran a una verdadera gestión de beneficios.
Además, que las entidades universitarias reflexionen sobre el contenido actual del pensum de estudio y como pueden ellos contribuir a resolver el problema de la falta de eficiencia en los tipos de proyectos mencionados anteriormente.

Justificación del Tema


La falta de la entrega total de beneficios en proyectos con componentes tecnológicos es un problema mundial, por ejemplo, en Estados Unidos que es un país desarrollado, el problema de gestión se presenta en 3 de cada 4 proyectos6 en los cuales se han estudiado sus causas y soluciones de acuerdo a la educación, estructura y visión de las empresas u organizaciones que poseen ese tipo de proyectos. Es la intención de este estudio poder recolectar información de la realidad Guatemalteca.

Actualmente en Guatemala existen escasos datos o estudios que muestre la realidad en cuanto a este tema se refiere,7 por lo que la presente investigación pretende llenar ese vacío ante la proximidad de la apertura de los mercados, de tal manera que es de suma importancia que el país posea una fuerza en tecnología capaz de emprender los retos de la globalización, esto solo es posible si se establece la realidad guatemalteca en cuanto a productividad de proyectos con componentes tecnológicos y así tener las bases científicas para poder recomendar las soluciones pertinentes.

Las implicaciones que pueden tener los resultados de la presente investigación se encuentran desde el aumento en la productividad de la empresa, el cambio en el contenido del pensum de estudios de Administración e Ingeniería en Sistemas, hasta la forma de gestionar proyectos en cualquier otra área del negocio.

6 [El desafió de entrega de resultados del proyecto en curso avanzado de proyectos por el equipo de APEX]
.The Project Delivery Challenge in Advancing Project Expertise Course by APEX team
7E1 Autor reviso los títulos de tesis de los últimos 5 años de las principales Universidades privadas de
Guatemala (Universidad Mariano Gálvez, Universidad Francisco Marroquín, Universidad del Valle) y no encontró ninguna tesis relacionada con el tema II)

Los beneficiarios de los resultados de este estudio serán los administradores de empresas, los profesionales en Sistemas de Información y las empresas u organizaciones con proyectos con componentes tecnológicos

Planteamiento del problema

La carencia o entrega parcial de beneficios en proyectos con componentes tecnológicos es un problema global, este tipo de proyectos sufren frecuentes demoras, lagunas en su liderazgo, y fallas en conseguir sus objetivos. Actualmente un alto número de proyectos no terminan a tiempo, se exceden en el presupuesto o no entregan los beneficios esperados. En Guatemala no existe ningún estudio de la eficiencia de este tipo de proyectos, en otros países este mal se ha combatido por medio de la educación en beneficios, estructura y estrategia organizacional.





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