Motivacion y comunicacion


SE TRANSFIERE UNA IDEA DE UNA FUENTE A UN RECEPTOR CON LA INTENCIÓN DE CAMBIAR SU COMPORTAMIENTO



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SE TRANSFIERE UNA IDEA DE UNA FUENTE A UN RECEPTOR CON LA INTENCIÓN DE CAMBIAR SU COMPORTAMIENTO.
La comunicación es un proceso que representa un intercambio continuo entre los participantes. Uno no “se comunica”, uno “participa” en la comunicación.

Redes de comunicación
Hay que diferenciar el canal de comunicación, es decir, el medio, transporte, y/o vínculo entre unidades, de la red de comunicación, es decir, el sistema para difundir información entre los miembros de un grupo.
Las redes de comunicación pueden adoptar distintas formas:
a.- Rueda o estrella: cada uno de los miembros se comunica con una persona central.

b.- Cadena: los miembros se “eslabonan” de forma tal que los extremos de la red sólo pueden comunicarse con la persona que se encuentra entre ellos y la persona siguiente a éste.

c.- Círculo: cada persona puede comunicarse con otras dos. Esta red podría indicar algún grado de descentralización.

d.- Total: cada persona puede comunicarse con cualquiera otra del grupo.




PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN

En su sentido más amplio, el propósito de la comunicación, dentro de una organización es realizar cambios para influir en las acciones tendientes al bienestar dela misma.

Es esencial para el funcionamiento interno debido a que integra las funciones de administración. También relaciona a la organización con su medio ambiente externo.
El propósito y el resultado de la comunicación, en definitiva, es la resolución de la incertidumbre. La información de cualquier cambio -en la probabilidad que aparezca alguna alternativa en una situación dada -, reduce la incertidumbre en las organizaciones en la medida que ellas se interrelacionan con sus ambientes (interno - externo). La incertidumbre es el número de alternativas con respecto a la posible ocurrencia de un suceso junto con las probabilidades relativas a estas alternativas.


COMUNICACIONES ASCENDENTES Y DESCENDENTES
La estructura de la organización es, en sí misma , una red de decisiones y comunicaciones. Tanto la estructura formal de organización como las relaciones informales contribuyen a la comunicación entre los miembros de grupos que trabajan juntos.
La estructura formal de la organización, pasible de ser vista gráficamente a través del organigrama, le permite a las personas saber con quién deben comunicarse, quiénes son sus superiores y subordinados.
Además, toda organización tiene una estructura informal compuesta por los flujos de comunicación informal que no sigue los canales formales preestablecidos.
Por lo común, la estructura de la comunicación informal es el origen de los rumores. El “rumor” es un mensaje no confirmado, transmitido por canales interpersonales.
Las personas tienden a comunicarse en forma más abierta y efectiva con sus iguales, ante que con sus superiores. En consecuencia, los flujos de comunicación horizontal o lateral son más frecuentes que los flujos verticales.
La comunicación horizontal mejora la coordinación y la solución de problemas, al mismo tiempo que fomenta la satisfacción delos empleados.
En la comunicación vertical existe contacto entre individuos de distinta condición o jerarquía, tal el caso de un superior y sus subordinados (descendente). Esta comunicación se logra con más facilidad que en dirección inversa, subordinados hacia superior (ascendente).
Hay varios obstáculos en la comunicación vertical (ascendente y/o descendente) que le quitan precisión e integridad a la comunicación, estos son: las diferencias de posición y poder entre los gerentes y los subalternos, el deseo de un subalterno de ascender y la falta de confianza entre el superior y los subordinados.
Frecuentemente el contenido del mensaje que se dirige hacia arriba (ascendente), de los subordinados a los superiores, tiende a ser positivo, resalta los triunfos, los logros, etc .(en vez de ser “portador de malas noticias, o simplemente realista. En consecuencia, se suele enviar hacia arriba, una retroalimentación falsa.

Como resultado, los funcionarios cercanos a la cumbre de una estructura organizacional pueden poseer menos información operativa que los que se encuentran más cerca del nivel operacional.



PROBLEMAS PRINCIPALES DE LA COMUNICACIÓN: RUIDOS Y BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

Es importante que las necesidades prácticas de la comunicación se comprendan plenamente, e igualmente lo es, que se aclaren los problemas que implica la realización de una buena comunicación. Estos problemas incluyen: estar preparados para comunicarse; el conocimiento de las barreras de la comunicación, sus principios, la elección de técnicas, el flujo de la comunicación y la comunicación oral versus la comunicación escrita.


Prepararse para la comunicación es un asunto muy serio, exige el tiempo y la lógica de un proceso de planeación. Asimismo, se puede lograr una mejora notable en la eficiencia en un proceso de comunicación si se trabaja para “bajar” las barreras.
Existen varias barreras en la comunicación, tales como las siguientes:


  • Falta de planeación en las comunicaciones: Es muy común que las personas comiencen a hablar (o a escribir) sin haber primero PENSADO, PLANEADO y PLANTEADO el propósito del mensaje. La buena comunicación rara vez sucede al azar, requiere un proceso de planeamiento previo.




  • Supuestos no aclarados: Los supuestos tácitos o los no aclarados, en los que se basan determinados mensajes, con frecuencia se pasan por alto, pero, no obstante, pueden ser muy importantes.

  • Por ejemplo, un cliente muy considerado por el proveedor, envía un mensaje avisando que visitará a la planta de su proveedor, suponiendo que el mismo lo recibirá en el aeropuerto, le hará reservaciones en el hotel y lo llevará a visitar la planta. Pero el proveedor al recibir el mensaje supone que este cliente va a la ciudad por otros motivos y “de paso” visitará la fábrica. Estos supuestos no aclarados darán lugar a confusiones y pérdida de importantes clientes.




  • Distorsión semántica: La vaguedad y la ambiguedad deliberadas o accidentales, son fallas usuales atribuibles a la distorsión semántica.

  • Por ejemplo, un anuncio que dice “vendemos más barato” es deliberadamente ambiguo, dado que cabría preguntarse ¿más barato que quién?




  • Mensajes expresados en forma deficiente: Aunque la idea sea muy clara en la mente del emisor del mensaje, existe la posibilidad que la comunicación adolezca de palabras mal seleccionadas, omisiones, estructura deficiente de las oraciones, trivialidades, jerga innecesaria y falta de aclaración de las implicaciones del mensaje.

  • Esta falta de claridad y precisión -que puede ser incluso muy costosa- puede evitarse a través de un mayor cuidado en la codificación del mensaje.




  • Pérdidas por transmisión y mala retención: Las transmisiones sucesivas de un mismo mensaje disminuyen en precisión. Igualmente grave es la retención defectuosa de la información. De allí surge la necesidad de repetir los mensajes y de utilizar más de un canal para comunicar el mismo mensaje.




  • Malos oyentes y evaluación prematura: Escuchar exige atención completa y autodisciplina. También implica evitar una evaluación prematura de lo que la otra persona tiene que decir. Existe una tendencia común a juzgar, a aprobar o desaprobar lo que dicen las otras personas, en vez de comprender la estructura de referencia de quien habla. Escuchar sin juzgar apresuradamente o colocándose en la posición de quién habla, puede hacer que la organización total sea más efectiva y eficiente.




  • Comunicación impersonal: La comunicación efectiva es algo más que simplemente transmitir información a los empleados. Se requiere una comunicación cara a cara en un medio ambiente de apertura y confianza.




  • Falta de confianza, amenazas y temores: En un clima en el que existen estas condiciones los mensajes se consideran con escepticismo. Las personas tienden a cerrarse, defenderse y distorsionar la comunicación. Lo que se requiere es un clima de confianza que facilite una comunicación abierta y honesta.




  • Período insuficiente de ajuste a los cambios: El propósito de la comunicación es efectuar cambios y éstos pueden preocupar en forma seria a los empleados. Cambios en el tiempo, lugar, tipo y orden del trabajo, o cambios en los grupos o técnicas que deben utilizarse. Algunas comunicaciones señalan la necesidad de una mayor capacitación, de ajustes de carreras o de cambios en posiciones. Los cambios afectan a las personas en diversas formas y ellas pueden necesitar tiempo para captar ampliamente el significado total del mensaje. En consecuencia es importante para la eficiencia, no imponer los cambios antes que las personas pueden ajustarse a sus implicancias.




  • Filtraciones: Es el manejo consciente de los hechos y la información con el objeto de exponerlos bajo una luz favorable para el emisor. Se da tanto en la comunicación ascendente como en la descendente, fundamentalmente porque se desea presentar una situación que beneficie al emisor, aunque ésta no sea verdadera.




  • Sobrecarga de comunicación: Cuando una persona se ve abrumada por la comunicación, ésta lo llega a saturar, no puede absorber bien todos los mensajes que recibe, ni puede responder eficazmente. Por ello la comunicación debe regularse con referencia a la calidad y cantidad.




  • Cortocircuito: El cortocircuito es el proceso de comunicación por el cual se excluye del mismo a alguna persona que normalmente debería ser incluida.




  • Deformación: Existe a causa de la ineficacia del lenguaje para transmitir con exactitud las ideas del emisor, y por la ineficiencia del emisor para expresar sus ideas en un lenguaje claro y correcto.



IDEA CLAVE

PARA COMUNICAR BIEN, PARA CONSEGUIR UNA COMUNICACIÓN EFICIENTE LA COMUNICACIÓN DEBE TENER LUGAR EN EL MARCO DE PRINCIPIOS FUNDAMENTALES

COMUNICACIÓN EFECTIVA

Muchas de las barreras mencionadas se pueden superar mediante el uso de retroalimentación, comunicación cara a cara, lenguaje sencillo. Además, la comunicación sincera y significativa puede estimularse mediante el uso de comportamientos de apoyo que evitan que las personas se pongan a la defensiva.


Los siguientes principios son guías útiles para establecer buenas comunicaciones.
Principio de claridad: Una comunicación posee claridad cuando el lenguaje en que está expresada y la manera como está transmitida son comprendidas por la persona a quien se dirige. Es responsabilidad del remitente formular la comunicación y expresarla de manera comprensible, ya sea por escrito u oralmente lo cual exige un conocimiento literario de la lengua, y familiaridad con los patrones de lenguaje de los subordinados, iguales y superiores. Y , además, recordar que no hay comunicación completa si no se comprende el mensaje, lo cual exige atención por parte del receptor.
Principio de integridad: El propósito de las comunicaciones, en la administración, es servir de base a los individuos para el logro y el mantenimiento de la cooperación necesarios para cumplir los objetivos de la organización. Es decir, las comunicaciones son medios antes que fines.
Principio del uso estratégico de la organización informal: La comunicación más efectiva se obtiene cuando los administradores utilizan la organización informal para complementar los canales de comunicación de la organización formal.

ACTIVIDADES
1.- En un parcial de Principios de Administración se pedía:
“Encuadre los siguientes factores en el Medio Ambiente General que corresponda:
- leyes impositivas

- nivel de exportaciones

- tasas de interés

- actitudes del público consumidor

- crecimiento de la población en un sector determinado

- presupuesto de la Nación

- status de los títulos profesionales.”

Algunos alumnos presentaron la siguiente respuesta:


- leyes impositivas
- nivel de exportaciones

- tasas de interés


- actitudes del público consumidor
- crecimiento de la población en un sector determinado
- presupuesto de la Nación
- status de los títulos profesionales.
Se pide: Analice a qué se debió tal error. Fundamente y debata con sus compañeros.

2.- El director de la empresa Productos Envasados S.A. votó cerrar la planta de La Rioja porque decidió no producir más la línea de porotos de soja enlatados, que se envasaba en dicha planta.

A todos los empleados de la misma se les iba a ofrecer otros puestos. el problema era como comunicarlo a los empleados sin provocar reacciones adversas tales como paros, intervención sindical, etc.

En la mañana siguiente, la Srta. Chisme (secretaria del Directorio) se encontró con la Sra. Susana (secretaria del Gerente de Producción) en el toilette y le dice: -”No se lo digas a nadie pero van a cerrar la planta de La Rioja, siento pena por toda esa gente”.


Cuando la Sra. Susana regresó a su escritorio, llamá a su amiga, la Srita. Silvana, secretaria del Gerente de Personal: -”No puedo decir por quién me enteré, pero sé de buena fuente que van a cerrar la planta de La Rioja. Todo el mundo va a tener que buscar trabajo”.
La Srita. Silvana fue a ver a su jefe y le dijo: -”Sr. López, supe de muy buena fuente que finalmente va a ser cerrada la planta de La Rioja y que todo el personal va a ser despedido. ¿Comienzo a preparar los telegramas de despido?

El Sr. López, replicó: - “Ciertamente”


Se pide: 1.- Analice las comunicaciones formales/informales.

2.- Establezca qué principios de comunicación hubieran impedido una falsa comunicación como la presente.


BIBLIOGRAFIA
1.- KOONTZ Y O'DONNELL: Curso de Administración/ADMINISTRACIÓN.- McGraw Hill, varias ediciones.

2.- SCHEIN, E. H.: Psicología de la Organización.- Prentice Hall, 1978.-

3.- SIMON, H.: El Comportamiento Administrativo.-

4.- SCHEIN, E. H.: Psicología de la Organización.- Prentice Hall, 1978



5.- McGREGOR, D.: El Aspecto Humano en la Empresa.- Ed. Diana, 1984.-

6.- CHIAVENATO, I.: Introducción a la Teoría General de la Administración.- Mc Graw Hill.-

9.- SCOTT, William y MITCHELL, Terence: Sociología de la Organización. El Ateneo, 1978.


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