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H. PAUTAS A SEGUIR EN EL DESARROLLO DEL SERVICIO



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H. PAUTAS A SEGUIR EN EL DESARROLLO DEL SERVICIO

A continuación se describen algunas pautas a seguir en cada una de las etapas del proceso de inventario físico de los bienes muebles del Hospital VLH. La propuesta del postor deberá abundar en los aspectos que crea necesarios para brindar servicio:
1 Primera etapa

a. Antes de iniciar el inventario, el Hospital VLH realizara lo siguiente:

- Emitirá un comunicado dirigido a todo el personal y a los proveedores que prestan servicios en sus locales, informándoles acerca del servicio a desarrollarse.

- Comunicara al contratista la formación del Comité Especial asignado por el Hospital VLH, para la toma de Inventario Físico al 31 de diciembre del 2006, en adelante Comisión de Inventario.

b- Previa a la toma del Inventario físico, el Hospital VLH coordinara con el contratista todas las acciones dirigidas a:

- Identificar los bienes muebles propios del Hospital VLH.

- Identificar los bienes muebles en proceso de transferencia.

- Identificar los bienes muebles propiedad de terceros ubicados en las instalaciones del Hospital VLH.

- Realizar una visita de campo a las instalaciones del Hospital VLH y depósitos donde se encuentran en el mayor numero de bienes muebles.

- Definir el procedimiento para la suscripción de las Actas de asignación de bienes muebles entregados a los usuarios.

- Definir los formatos a utilizarse durante el servicio del inventario, los cuales contendrán la información pertinente a ser recogida y procesada.

- Definirá los reportes que el contratista deberá entregar. Se definirá asimismo la periodicidad de los mismos.

c- El contratista deberá tener en cuenta las siguientes definiciones para la presentación de la propuesta Técnica elaboración del Plan de Trabajo, Cronograma de Actividades y otros:

- “Activos Fijos”.- Son los bienes identificados en el Catálogo Nacional de Bines Muebles del estado emitidos por la SBN; es decir, que tenga su vida útil mayor a un año, su valor al momento de la compra es mayor a 1/8 de la UIT y esté sujeto a depreciación.

- “Cuentas de Orden”.- Es la cuenta contable donde se registran los bienes muebles no depreciables.

- “Etiquetado”.- Es la correcta colocación de la etiqueta final en el bien mueble previamente identificado y conciliado física y contablemente.

- “Conciliación”.- Procedimiento que consiste en identificar y explicar las diferencias que existen entre distintas posiciones.

- “Validación de datos”.- Es la correcta ubicación e identificación de los bienes teniendo en cuenta sus características como son marca, modelo, serie, color, medida, factura, fecha de compra, asignación del bien al usuario.

- “Estado de Conservación”.- Se refiere a la condición física de los bienes: nuevo (de reciente adquisición), bueno (condición operativa y física en buen estado), regular (en condición operativa a pesar de su antigüedad) y malo (inoperativo, malogrado, fuera de uso por obsolescencia).

- “Condiciones de utilidad”.- Esta siendo utilizado o guardado en deposito.

- “Condiciones de Seguridad”.- Si las condiciones del lugar o del local cumplan con las condiciones de estar seguros (bajo vigilancia, con llave, puertas seguras acceso restringido).

- Otras definiciones contenidas en el glosario de términos utilizados en la Administración de los Bienes Muebles del Estado.

d- Respecto a la identificación de activos fijos de propiedad de terceros, debe entenderse básicamente se presentarían tres situaciones.

- Existen bienes de los proveedores que prestan servicios en las instalaciones del Hospital VLH, los que estarán debidamente rotulados como “PROPIEDAD DE TERCEROS”, e identificados en una relación la cual será entregada al contratista.

- Existen bienes alquilados (de propiedad de terceros) para uso del Hospital VLH, los cuales para propósito del inventario serán previamente etiquetados e identificados en una relación la cual será entregada al contratista.

- Existen bienes de propiedad de personal del Hospital VLH los cuales serán identificados como propiedad de los usuarios.

e- La división de Logística llevara el control e informara a la Comisión de inventario y al Contratista acerca de las adquisiciones, movimientos y retiros de los bienes muebles durante el periodo en que se llevara a cabo el inventario físico.

En lo posible se deberá paralizar los movimientos y retiro durante dicho periodo.

f- La ejecución del inventario se efectuara AL BARRER; es decir:

- Mediante las fichas de toma de inventario físico se verificarán los datos de los bienes muebles a inventariar registrados o se incluirán aquellos que no se encuentren en fichas en blanco, a usarse para bienes sobrantes.

- Los bienes muebles deben ser contados y medidos de ser el caso, por los inventariadores designados.

- La verificación física de los bienes muebles deberá incidir principalmente en los siguientes aspectos:

i. Comprobación de la presencia física del bien y su ubicación.

ii. Consistencia de la codificación existen del bien mueble, de acuerdo con el Catalogo nacional de bienes Muebles del Estado emitido por la SBN, contrastando la información con los datos de la etiqueta SBN.

ii Estado de conservación.

iv Condiciones de Utilización.

V Condiciones de seguridad.

vi Usuario responsable del bien mueble.

vii Bienes muebles faltantes y sobrantes.

- En caso de constatar de bienes muebles el proceso de reparación o mantenimiento, se deberá solicitar la documentación que sustenta su salida, los mismos que serán considerados dentro del ambiente del usuario

g- Se efectuara el etiquetado del total del patrimonio mobiliario a inventariar; de existir alguna incongruencia entre el código asignado y la descripción del bien se deberá informar de inmediato a la Comisión de Inventario.

El contratista deberá proponer al Hospital VLH la etiqueta a utilizar cuya calidad se evaluara en función de las siguientes condiciones:

- Resistente al paso del tiempo.

- Buena adherencia sobre la superficie sobre los diferentes tipos de bienes muebles.

- Conservación de los datos a pesar de constante uso.

- Permita la lectura de código de barras.

La calidad diseño y tamaño de las etiquetas deberán previamente aprobadas por el Comité de inventario.

Las etiquetas deberán ser confeccionadas teniendo en consideración el código numérico, el código de barra y el año al que corresponde el inventario físico.

Deberá así mismo emitir por duplicado. Una etiqueta quedara adherida al inventariado y una a la ficha de inventario.

h- Los miembros de la Comisión de inventario y los coordinadores generales del Hospital VLH y del contratista, deberá atender y solucionar las consultas del equipo inventariador, sobre cualquier dificultad que se presente en el transcurso del servicio.

i- Otros aspectos comentados en el literal g. Desarrollo del servicio.
2. Segunda etapa
a- La conciliación se realizara sobre la base de la información contable y la documentación que sustenta su registro.

b- El contratista antes de la presentación de los entregables (ver literal C) deberá efectuar una revisión integral de los mismos, teniendo en consideración aspectos de calidad y cantidad. Luego entregará a la comisión de toma de inventario un juego completo de dichos entregables en calidad de “borrador para fines de discusión”. No se dará la conformidad final si el resultado de los controles de calidad correspondientes no se encuentra dentro de los limites permisibles libres de penalidad.

c- El proceso de validación de datos se realizara por la totalidad de los bienes muebles inventariados.

d- otros aspectos comentados en el literal desarrollado del servicio del presente nexo.

Cabe resaltar que en lo señalado deberá ser tomado en cuenta como parte de la metodología que debe entregar el postor en el plan de trabajo.





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