Módulo: Tecnologías de gestión


T1 Administración de la empresa



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T1 Administración de la empresa 

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Una vez que hemos conseguido el capital necesario para iniciar nuestro emprendimiento, estamos en condiciones de iniciar el proceso a través del cual iremos implementando las distintas líneas de acción que hemos detallado en nuestro Plan de Negocio: plan financiero, plan de operaciones y plan comercial. Es decir, dentro de una empresa se llevan a cabo muchas operaciones relacionadas directa o indirectamente con la producción de un bien o servicio, pero todas con el fin de lograr los objetivos planteados al inicio del emprendimiento. Al domino directo o indirecto de este conjunto de acciones se denomina Administración.

Volvemos a citar en este apartado la definición de empresa propuesta en la unidad 1 del presente módulo: “Entendemos que una “empresa” es un agente que organiza con eficiencia los factores económicos para producir bienes y servicios para el mercado con el ánimo de alcanzar ciertos objetivos. Entendiendo por eficiencia la  capacidad  o  cualidad  de  un  agente  para  lograr  el  cumplimiento  de  un objetivo, minimizando el empleo de recursos. Es decir que podemos pensar a la “empresa” como un sistema en el cual se organizan y distribuyen tareas, al tiempo que se dirigen y gestionan procesos con el fin de cumplir con un objetivo propuesto al momento de constituirse”. consecuencia, tomando en cuenta esta definición podemos determinar que  administrar una empresa implica planear, organizar, dirigir y controlar las acciones que se den en las distintas áreas funcionales que la conforman.

 

Gráfico  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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Ahora bien, como ya mencionamos en la unidad 1 del presente módulo la gestión es un proceso dinámico, que si bien tiene un punto de inicio en el surgimiento de la idea que moviliza hacia el diseño y posterior concreción de la misma en un proyecto, está en constante movimiento y mutación. Es decir, una vez puesto en funcionamiento el proyecto, lo estratégico y lo operacional se retroalimentan mutuamente generando cambios en la organización. Como consecuencia de esto, las estrategias de gestión se van modificando para poder dar respuestas a la problemáticas que afectan a la organización o proponer nuevos caminos para el emprendimiento.

La administración al erigirse como el nexo entre lo operacional y lo estratégico en la organización también se mueve dentro de una mecánica similar. En consecuencia, al pensar también a la administración como un proceso circular podemos hablar de la misma como un ciclo administrativo que recorre sucesivamente cuatro etapas: 

  • La Planeación: Es el estadio de la administración más cercano a la gestión estratégica, puesto que supone un constante ejercicio de revisión de los objetivos y estrategias propuesto por la gestión en función de la información que devuelve cotidianamente la operatoria de la empresa. A través de está etapa, la administración dirige el funcionamiento de la empresa buscando que las distintas áreas sigan y respeten el camino trazado a partir de las estrategias objetivos del emprendimiento.

 

  • La Organización: En esta etapa la administración realiza las tareas tendientes a coordinar los recursos físicos, económicos y humanos con los que cuenta la empresa, de manera de lograr los objetivos planteados de la mejor manera posible. Para ello se establece un orden, que implica prioridades e involucra normas y procedimientos.

 

  • La Dirección: En esta etapa se concentran todos los esfuerzos de la administración en motivar y guiar a los trabajadores para que hagan su trabajo de manera que se cumplan los objetivos de la empresa.

 

  • El control: En esta etapa la administración analiza si las acciones desarrolladas por la empresa logran los fines propuestos en la etapa de planeación. La información surgida de ese análisis tiene como destinatario la planeación, lo que hace que el ciclo administrativo se reinicie y se retroalimente infinitamente.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

T1 Plan financiero de un emprendimiento

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En lo que resta del presente módulo desarrollaremos los aspectos relacionados con el armado e implementación de la administración financiera del emprendimiento 

T2 El presupuesto

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El paso fundamental del plan financiero de un emprendimiento es la confección e implementación de un Presupuesto. Esta es una herramienta de planificación y control fundamental para la gestión financiera de la empresa puesto que integra las diferentes áreas que conforman un negocio y las organiza en función de los recursos de que dispone una empresa.

El punto de partida para el presupuesto de una empresa nueva son las proyecciones de facturación elaboradas para el plan de negocio en términos generales. Es decir, que los flujos de fondo incluidos en dicho documento le darán a los encargados de la empresa una pauta general de los recursos  disponen para llevar a delante las operaciones del emprendimiento. En este momento, reforzaremos la idea acerca de la importancia que tiene la realización de un Plan de Negocios al momento de querer emprender un proyecto y la rigurosidad con que deberemos estudiar los distintos aspectos del negocio, ya que luego esos datos serán la materia prima que utilizaremos en el montaje de las distintas operatorias requeridas por el negocio.

Para ello presentamos una serie de datos que nos permitieron realizar el análisis del flujo de fondos del emprendimiento. Estas series de datos surgen de los estudios de mercado y productos que se llevan a cabo durante el proceso de elaboración del Plan de Negocios de un emprendimiento.

En este caso específico, cabe aclarar nuevamente que los datos presentados son ficticios y están pensados para facilitar la comprensión del ejemplo. A partir de esos datos estadísticos pudimos elaborar la contabilidad de las distintas partes de la operatoria de la producción.

T2 Ingresos

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En este punto retomaremos el ejemplo de la fábrica de pastas presentado en la Unidad dos del presente módulo como ejemplo para estimar la probable facturación de un proyecto modelo, en función de determinar si el negocio era económicamente viable o no. A partir de los datos presentados en ese apartado cuantificaremos los ingresos del emprendimiento –contabilidad de ingresos- y los costos operativos y productivos del mismo –contabilidad de costos-, y los presentaremos en flujo de fondos que nos permitirá ver como se moverán mensualmente las finanzas de nuestro emprendimiento.

Como ya comentáramos en el apartado de la unidad 2 para cuantificar los ingresos de nuestro emprendimiento debemos realizar una serie de tareas que nos permitan obtener la información necesaria:  

Punteo


  1. Determinar los volúmenes de ventas estimados para los distintos productos y/o servicios que vamos a ofrecer.

  2. Establecer el precio al que se comerciará cada uno de los productos y elaborar un promedio ponderado de precios. Para construir este indicador el procedimiento que se usa generalmente es ponderar el precio de cada producto tomando como criterio su participación sobre las ventas totales. Por ejemplo, en los datos que presentaremos a continuación se está proyectando un volumen de ventas de ravioles de 400kg. Teniendo en cuenta que el volumen total proyectado es de 1.200kg, las ventas de ese producto representará el 33% del total. Es decir, que es el porcentaje de participación que deberemos tomar en cuenta a la hora de elaborar el promedio de precios. Esta operación se repetirá con cada uno de los productos antes de realizar el cálculo de precio promedio del emprendimiento.

  3. Combinaremos el promedio de precios proyectados con los volúmenes de venta estimados para obtener la facturación bruta o ingreso bruto proyectado para la empresa.

Ejemplo “Fabrica de pastas”  

  1. Proyecciones de venta:

Ventas proyectadas de pastas

1.000

Ventas proyectadas de otros productos

144

VENTAS MENSUALES TOTALES

1.144  Kg.

 

  1. Proyecciones de precio:

Pastas precio (Promedio Ponderado)

$8,8

Otros precio(Promedio Ponderado)

$8,1  

PRECIO PROMEDIO MENSUAL

$8,7

 

  1. Proyección de facturación:

 

PROYECCIÓN MENSUAL DE FACTURACIÓN

$9.953

PROYECCIÓN ANUAL DE FACTURACIÓN

$119.463

 

T2 Contabilidad de costos

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Una vez calculado los ingresos, deberemos realizar la contabilidad de los costos de la empresa. En la misma analizaremos los costos de actividades, procesos y productos involucrados en el funcionamiento operativo y productivo del emprendimiento.  Antes de avanzar en la descripción de esta herramienta deberemos sentar claramente las diferencias entre dos conceptos:


  1. Costo: Está representado por todo desembolso, egreso o erogación que reportará un beneficio presente o futuro, por tanto es capitalizable. Por ejemplo, son  costos de una empresa todos los relacionados con la producción de la empresa: Compra de materiales; Seguros de los equipos productivos, Salarios de los empleados del área productiva, depreciaciones de los equipos, servicios públicos de la planta de producción, gastos de mantenimiento, etc.

  2. Gasto: Esta representado por todo desembolso, egreso o erogación que se consume corrientemente, es decir en el mismo período en el cual se causa. Los gastos están relacionados, entonces, con las funciones de Administración y Ventas de una organización, por ejemplo, salarios del personal administrativo y de ventas, depreciación de los edificios donde funcionan las oficinas administrativas, gastos de papelería y útiles de las oficinas de Gerencia General, etc.

Gráfico 
 
 

 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

T3 Costo del producto

 

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En consecuencia, podemos concluir que los costos son todos los elementos a partir de los cuales agregamos directamente valor, a través del proceso productivo, al producto que posteriormente ofreceremos a la venta. Es decir, que las erogaciones que realicemos en este sentido las recuperaremos una vez que vendamos el producto o servicio que estamos ofreciendo. Mientras que los gastos, en cambio, reportan a otro tipo de actividades de la empresa –administración y ventas-.

Siguiendo la definición presentada en el apartado anterior podemos concluir que el costo total de un producto está conformado por los siguientes elementos:



  • Materiales Directos (MD) o Materias Primas (MP): Son los insumos que se necesitan para la producción de un bien. Por ejemplo, si voy a fabricar una silla los insumos serán madera, cola, pintura de color o barniz, etc. Estos insumos se pueden cuantificar, es decir que yo puedo establecer cuanta cantidad necesitaré de cada producto –madera, cola, pintura, etc.- para fabricar una silla o 100 sillas.

 

  • Mano de Obra Directa (MOD): Este término hacer referencia a los costos derivados de la mano de obra involucrada en la producción del producto. Es decir que los costos en este ítem están representados por los salarios, prestaciones sociales y aportes patronales de los trabajadores que trabajaron en la producción de esas sillas.

 

  • Costos Indirectos de Fabricación (CIF): Representan todos los costos que no se derivan directamente de la producción –Materiales Indirectos y Mano de Obra Indirecta-. Ente rubro se ubican también los gastos generales del emprendimiento, como por ejemplo: alquiler del galpón, mantenimiento, seguros, etc.

Ejemplo “Fabrica de pastas”

  1. Datos de egresos:

 

Gastos totales de Producción

$5.200

 

  1. Flujo de fondos

 

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El flujo de fondo actúa como una especie de mapa financiero del emprendimiento que nos permite ir viendo como se irá moviendo el negocio mensualmente a lo largo del año. En el están incluidos todos los ítems que reportaran ingresos al negocio, así como también todos los elementos necesarios para llevar adelante la producción, las operaciones  y la comercialización de la producción.

Ahora bien, del tamaño que tenga el emprendimiento dependerá la forma de presupuestar. En el caso de proyectos chicos, todas las operaciones podrán manejarse a partir de un presupuesto general que abarque toda la operatoria.



En cambio, los proyectos más grandes en los cuales las operaciones están dividas en varias áreas requerirán de un presupuesto general que imponga pautas generales para la empresa y que a su vez defina recursos para los presupuestos que elaborará cada área en particular.  

Actividad

Actividad: 19

Txt. actividad



A partir de los siguientes datos provistos para un emprendimiento:  

 
ESTIMACIÓN DE INGRESOS DEL EMPRENDIMIENTO

Ropa para niños”



PRODUCTOS A VENDER

Unidades

Remeras

200

Buzos

100

Camisas

100

Pantalones

300

PRECIOS UNITARIOS

$/unidad

Remeras

$15

Buzos

$35

Camisas

$45

Pantalones

$50

COSTOS

$

Telas Varias

$1000

Mano de obra

$2000

Gastos de comercialización

$1000

Gastos Varios

$500

 

Punteo act



  1. Calcule  los siguientes datos:

      • Promedio ponderado de precios

      • Ingreso Bruto

      • Costos totales

      • Ingreso Neto

      • Proyección de facturación anual

  1. Elabore un flujo de fondos anual, tomando en cuenta los movimientos estacionales que puede presentar la demanda a lo largo del año –diferencia entre invierno y verano.  

T1 Gestión de la producción

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Como primera medida nos parece necesario señalar que la producción es un proceso que reúne una serie de acciones en un proceso determinado del cual se obtiene un producto, que posteriormente se ofrecerá al público. Como ya hemos señalado en el punto anterior, en ese contexto el costo es el valor que se incorpora en un artículo para producirlo.

En consecuencia, en cada producción podemos medir la eficiencia de las acciones desarrolladas en función del resultado. Este concepto se llama “productividad”, y específicamente mide el rendimiento de las distintas variables del proceso productivo: el rendimiento de las máquinas, de los trabajadores, de las materias primas y de los recursos financieros, en función del resultado obtenido. Siguiendo este concepto, podemos considerar dos tipos de productividad:

Punteo


  • Física: Se refiere a la optimización del empleo de los factores de producción: es decir, la materia prima, maquinaria y mano de obra.

 

  • Económica: Se refiere a la optimización del empleo de los recursos financieros; es decir, producir al costo mínimo un producto determinado.

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Una cuestión que es sumamente evidente es que la productividad de una empresa influye decisivamente en los resultados económicos que la misma puede obtener a través de sus actividades. Desde los inicios del capitalismo la formula básica de todo negocio ha sido “producir la mayor cantidad al menor costo posible”, es decir, lograr la mayor productividad posible a fin de poder producir al costo más bajo.

Si nos remitimos a la primeras dos unidades del módulo de economía podremos concluir que uno de las temáticas centrales de la economía como ciencia, es el estudio de las diferentes formas en que el hombre utiliza recursos escasos para producir, distribuir e intercambiar bienes y servicios destinados al consumo.

Dentro de lo que tiene que ver con el estudio de la producción de bienes aparece un concepto muy interesante, la economía de escala. Dicho concepto consiste en la disminución de los costos unitarios como resultado de un incremento de la escala de producción ligado a factores de cambio tecnológico –principalmente- y organizativos de la producción.

En el caso de un emprendimiento en su etapa inicial la administración de la producción estará orientada a conocer las potencialidades de la empresa, y el control de los costos de producción en función de poder organizar las operaciones de manera de lograr obtener la mayor productividad posible. Esto no solo garantizará una mayor rentabilidad para el emprendimiento sino que también mejora su situación competitiva frente al resto de las empresas del ramo.  

Siguiendo este razonamiento, la administración de la producción se encargara de, tomando en cuenta las condiciones y peculiaridades de la empresa, de organizar los procesos productivos buscando generar las mayores utilidades posibles. Para ello deberá optar entre dos formas de organización posible:  


  • Producción supeditada al proceso: Esta forma es adecuada para los casos en que se emplee la misma maquinaria para producir diversos productos. De esta manera, se aprovecha la capacidad del equipo existente, pues lo más importante es tener ocupadas las máquinas a plena capacidad. Un ejemplo de este caso, son las imprentas que en general utilizan las mismas máquinas para imprimir distintos productos. Esto hace que los trabajos de impresión vayan ordenándose en función de los papeles y el tipo de productos a procesar.

Nota para diseño: Incluir ilustración de alguna máquina de imprenta

  • Producción supeditada al producto o producción en línea: Esta forma se utiliza cuando la producción de distintos productos se repiten las mismas operaciones. Se aprovecha la especialización que adquiere cada empleado con la repetición constante de la misma actividad. Los materiales pasan directamente de una máquina a la siguiente.  Este mecanismo es el que vulgarmente se conoce como cadena de montaje. Un ejemplo de este caso es todas las producciones que se realizan con el mecanismo que se conoce como cadena de montaje. En general esta mecánica la utilizan las industrias de bienes de consumo como: heladeras, televisores, autos, etc.-

Nota para diseño: Incluir ilustración de cadena de montaje de producción en línea.

La tendencia general en la actualidad es la de organizar la producción supeditada al producto, esto es, la tendencia a establecer la producción en línea porque: reduce el tiempo del procesamiento de los productos, reduce drásticamente los costos, reduce los niveles de inventario de los materiales en proceso, facilita el control sobre las máquinas, los empleados y el flujo continuo de materiales y genera un costo unitario mucho menor.

Una vez definida la forma de organización a adoptar, comienza el proceso de diseño de la “cadena de fabricación” y de las operaciones necesarias para concretar la producción.

Las líneas de flujo del material suelen ser guías seguras para planear la distribución de la planta de la empresa. En consecuencia, a partir de las mismas se comienza por elaborar una lista de las operaciones requeridas para la producción de un bien específico.

Dicha información se vuelca en un diagrama de flujo, que en primera instancia sirve para organizar y determinar todas las acciones involucradas en el proceso de producción. En un paso posterior dicho diagrama será la base a partir de la cual comenzará a diagramarse la distribución de las maquinas, materiales y mano de obra en el espacio de la fábrica o taller, teniendo en mente cuestiones referidas a la productividad –tiempos de producción, costos de materiales, consumo de energía, cantidad de operarios necesarios, etc.-.   

Retomamos aquí nuevamente el ejemplo de la fábrica de pastas, que utilizamos para elaborar un diagrama de flujo de la producción de ravioles que presentamos a continuación. 
 
 
 

 

Gráfico



 

 

 


 

 

 



 

 

 


 

 

 



 
 

 

 


 

 

 


 

 
 


 
 
 
 
 
 

Actividad

Actividad. 20


  1. Ejemplifique los dos tipos de producción presentados busque información y describa la cadena de fabricación de cada uno. 

  2. Explique la relación entre:

    1. productividad y costo del producto

    2. tipo de producción y precio de venta del  producto.

  3. Que tipo de producción elegiría para producir los siguientes productos: Fundamente su respuesta

    1. Pan

    2. Veladores

    3. Botones

    4. Tortas

Actividad

Actividad. 21

Punteo act


  1. Elabore un diagrama de flujo para la producción de los siguientes productos:

      1. mesas de madera

      1. papas fritas

      2. remeras

      3. bicicletas

      4. lámpara de pie

  1. Elabore el diagrama de flujos de un plan de negocios para un emprendimiento 




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