Módulo: Tecnologías de gestión



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T1 Control de gestión

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Para cerrar el presente módulo retomamos en este último punto un concepto que ya hemos desarrollado en las unidad 1 y 2. Está claro que la gestión de un proyecto se compone de dos etapas bien diferencias en sus contenidos, sus dinámicas y sus funciones.

En primer lugar, al inicio del proyecto  la primera etapa tiene la función de pensar y trabajar los aspectos generales del proyecto, así como también trazar los objetivos generales para la organización. En esa etapa el trabajo principal de la gestión es elaborar el Plan de Negocios del emprendimiento, considerándolo como la matriz a partir de la cual se eregirá posteriormente el negocio.



Ahora bien, una vez puesto en marcha el negocio, se inicia la segunda fase de la gestión. Y en esta la función de la misma varía sensiblemente, ya que pasa a controlar el funcionamiento periódico de la organización y sus procedimientos a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos planteados inicialmente.   

Como podemos observar en el esquema que presentamos en la Unidad 2 del presente módulo, existe entre la gestión y la administración de las operaciones de una empresa un claro proceso dinámico de interrelación y  retroalimentación. En ambos sentidos circulan información, objetivos, resultados, directivas.



Es decir que el plan inicial, una vez llevado a la práctica y puesto en marcha ira, por un lado, ajustándose en función a la realidad del mercado en el que se inserte la empresa, y por otro lado, ampliándose o retrayéndose en función de las amenazas y oportunidades que reporten las operaciones de la empresa en dicho mercado. 

T2 El tablero de comando

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En este sentido en los últimos años se ha popularizado la utilización del “Tablero de comando” como herramienta para el control de gestión de una empresa. Esta herramienta generalmente se realiza a través de programas informáticos como el Excel y/o más complejos.

David Norton y Robert Kaplan en 1990 desarrollaron y comenzaron a utilizar esta herramienta como un sistema de medición aplicado a la gestión de empresas. Según los autores, el tablero comando funciona combinando los indicadores de desempeño tradicionales –facturación, productividad, consumo de energía, etc.- que están relacionados con las actuaciones pasadas de la empresa, con indicadores de desempeño que están relacionados con las metas a futuro propuestas por la gestión de la misma.



El mismo organiza sistemáticamente las distintas informaciones vitales de la organización sintetizando todas las actividades imprescindibles para el funcionamiento de la empresa. Es decir que el tablero de comando permite realizar un análisis estructural, situacional y evolutivo de la organización en base a sus indicadores principales.

Una analogía útil para entender el funcionamiento y la utilidad de esta herramienta es pensar en el mismo como si fuera el panel de instrumento de un avión o un automóvil. Este tipo de instrumentos proveen al piloto de un montón de informaciones a través  de una serie de indicadores. A partir de ellas, el conductor va teniendo un reporte dinámico del comportamiento del vehículo que esta manejando, al tiempo que utiliza esa información para ir tomando decisiones en función de llegar al destino propuesto al momento de subirse al avión o el automóvil.

Nota para diseño: Imagen del tablero de un auto y un conductor

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Como ocurre con el panel de instrumento del avión o del auto, en el panel de control encontraremos dos tipos de indicadores:

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  • Indicadores de actuación: Generalmente miden regularmente distintos aspectos de un emprendimiento, como por ejemplo: nivel de facturación, consumo energético, utilización de  materia prima, etc.

  • Indicadores “alarma”: Este tipo de indicadores entran en escena cuando aparecen problemas dentro de la organización. Generalmente la medición de este tipo de indicadores depende de la combinación de dos o más indicadores de situación y  está sujeta a la implementación de parámetros que imponen niveles mínimos y/o máximos para una actividad. Un ejemplo de este tipo de instrumentos puede ser un indicador que se active cuando la facturación se ubique por debajo del “punto de equilibrio” estimado para el emprendimiento.  

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Una práctica común con el tablero comando es la semaforización, como una forma de poder informar a la gestión de las diversas actividades o áreas de la empresa que pudieran enfrentar problemas o registrar conflictos.

Nota para diseño Incluir una ilustración de semáforo con luces semejante a la siguiente

 
 


 
 
 

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De esta manera, el tablero de comando radica en que le permite a la Gerencia de la empresa un monitoreo periódico –diario, mensual, trimestral, etc.- de las acciones de la empresa utilizando como medida para el análisis diversos parámetros propuestos a partir de los objetivos planteados en el plan de negocios de la misma. De esta manera, el tablero de comando observa, mide y evalúa, a través de distintos indicadores, el avance de la estrategia propuesto por la gestión del emprendimiento. 

Con respecto al tipo de indicadores que puede contener este tipo de instrumento, cabe señalar que los mismos pueden ser de dos tipos:

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  • Indicador cuantitativo: están compuestos por un número absoluto, porcentaje, fracción o una escala de medición. Generalmente miden diversos en función de diversas cantidades que surgen a partir de mediciones objetivas de distintos fenómenos de la actividad de la empresa. Como ejemplos podemos citar: volumen de ventas de un negocio, relación costos directos en relación al alquiler, nivel de utilización de la capacidad productiva de una fábrica, etc.

 

  • Indicador cualitativo: evaluar y describir percepciones y opiniones de los distintos actores involucrados en los procesos comerciales y productivos de un emprendimiento. Como ejemplos que podemos citar: el grado de satisfacción del personal con las remuneraciones, el nivel de conformidad de los clientes con los servicios de ventas que brinda  la empresa, etc.

 

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En consecuencia, el número de indicadores que pueden considerarse para la elaboración de un tablero de comando es vasto y  variado. Por otra parte, la pertinencia de los indicadores elegidos para la construcción de este tipo de instrumento estará condicionada fuertemente por el grado de conocimiento que tengamos de la actividad en que nos desempañaremos y la organización que gestionaremos. Entre los indicadores posibles a considerar se destacan: 

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  1. Nivel de facturación

  2. Volúmenes de venta

  3. Costos generales de producción

  4. Productividad de la mano de obra de las diversas áreas

  5. Aprovechamiento de la materia prima

  6. Consumo energético

  7. Nivel de stock

  8. Situación de morosidad en clientes

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En resumen, la utilidad de esta herramienta es, en primer lugar, la de hacer un seguimiento periódico –semanal, mensual o anual- de las actividades del emprendimiento.



En segundo lugar, en función de las metas planteadas permite estimar en que porcentaje las mismas se encuentran cumplidas o no. Y en este último caso nos permite proyectar un plazo determinado para su cumplimiento.

Por último, permite que desde la gestión se identifiquen distintos factores de conflictos o problemáticas que afectan a la producción y conspiran contra el logro de los objetivos propuestos.  
 



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