Manual de la Sociedad de San Vicente de Paúl


Las conferencias son fáciles de encontrar



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Las conferencias son fáciles de encontrar. Conferencias en las parroquias deben proveer una forma clara de ser contactadas. Algunas usan las oficinas y el número de teléfono de la parroquia y chequean regularmente para coger los mensajes y la correspondencia.




  • Las conferencias se reúnen regularmente. La Regla requiere reuniones semanales o cada dos semanas. En esas reuniones, todos los miembros ofrecen sus pensamientos y ayuda para dar un cuidado cristiano al necesitado.




  • Las conferencias están comprometidas a crecer en la espiritualidad. Miembros se convierten en amigos, cuidan del uno al otro y siguen con entusiasmo las prácticas religiosas de la Sociedad. Como Cristo, ellos identifican al pobre, al cual visitan tan pronto sea posible, regularmente y atentamente.




  • Las conferencias muestran iniciativa. Rutina, tradición y hábito dictaminan el presente pensamiento y acción. ¿Puede la conferencia hacer más? Oficiales y miembros que están alertas continuamente y con insistencia preguntan, contestan y actúan sobre esta pregunta.




  • Las conferencias tienen miembros comprometidos a la Formación. Ellos leen, estudian asisten a lecturas y cursos, y participan en las sesiones de entrenamiento organizadas por el Concilio de Distrito en orden de aprender más sobre ayuda a las personas y a resolver problemas.




  • Las conferencias reclutan continuamente. Una razón que las conferencias dan por no atacar un nuevo problema es la falta de personal. Pero posibilidades dramáticas se realizan cuando los miembros invitan a nuevos Vicentinos a unirse en el servicio al pobre.




  • Las conferencias tienen líderes competentes. Los oficiales de la conferencia llevan sus específicas obligaciones con toda la competencia que tengan o puedan cultivar. Ellos trabajan duramente, pero comparten con los miembros las responsabilidades de hacer decisiones y llamar a la acción.




  • Las conferencias mantienen lazos con la comunidad. El ayudar a las personas en estos tiempos requiere a menudo conocimiento de y referencias a otras agencias publicas y privadas. La conferencia se hace conocer deliberadamente a esos grupos y cultiva una relación mutua de respeto para facilitar referencias ha esas agencias.




  • Las conferencias participan en las actividades de sus concilios. El Presidente o su nombrado representan a la conferencia en las reuniones del Concilio de Distrito. Los miembros de la conferencia toman parte de las reuniones generales y de los ritos religiosos, y proveen ayuda y personas para los trabajos especiales del Concilio de Distrito.




  • Las conferencias comprenden las dimensiones nacionales e internacionales de la Sociedad. Los miembros muestran un interés práctico sobre el trabajo de la Sociedad en países menos desarrollados o en áreas que han sufrido desastres por medio de generosamente compartir sus recursos. Si es posible, ellos hacen “hermanamientos” con las conferencias necesitadas, tanto nacionalmente como internacionalmente.




  • Las conferencias son tanto ricas como pobres. Los miembros generosamente ayudan al trabajo de la conferencia y obtienen la misma generosidad de los amigos de la Sociedad. Pero las conferencias siempre parecen pobres, porque ellos comparten, cuidadosamente y con inteligencia, lo que tengan. Ellos no ahorran para “un futuro día de desastre”, entendiendo que hay muchos en necesidad ahora y aquí.

Realidades legales y financieras.
La Sociedad de San Vicente de Paúl tiene que llenar sus obligaciones de reportes legales y financieros, requeridos de todas las organizaciones exentas de impuestos. Ya que estas obligaciones cambian y varían del nivel federal al estatal, aun desde estado a localidad; las conferencias deben consultar con la Oficina Nacional por los últimos requerimientos federales y tener un abogado local para los requerimientos estatales y locales.

Leyes de Impuestos y archivos financieros.


Para proteger a la Sociedad en la arena civil, las conferencias deben saber las leyes de impuestos federales y estatales que les apliquen, tener consejeros locales capaces de determinar cuales son nuestras obligaciones y con asiduo completar esas obligaciones. Bajo ciertas condiciones, agencias y organizaciones caritativas tiene que llenar Forma IRS 990. Muchos concilios en los Estados Unidos lo hacen. Multas por no cumplir son acumulativas y pueden ser severas.
El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) ha preparado documentos de los principios de contabilidad y prácticas de reportaje para organizaciones exentas de impuestos. Falta de adoptar los métodos recomendados puede poner en peligro la ayuda de la comunidad, concesiones de fundaciones y elegibilidad para programas de fondos públicos.
Para que la Sociedad mantenga buena posición ante la Ley y de los ojos de la Iglesia, sus donantes y el público en general; las conferencias deben mantener documentos y reportes adecuados. El mantenimiento correcto de documentos comienza a nivel de conferencia con el tesorero de la conferencia, quien debe mantener documentos exactos de todas las transacciones financieras. Es esencial que haya una cuenta de cheques de la conferencia, separada de cualquier cuenta de cualquier individuo, y separada de la cuenta de la parroquia u otra cuenta de cualquier otra organización. No se puede mezclar fondos.
Oficiales o líderes de organizaciones de voluntarios deben de estar en conformidad con todos los procedimientos requeridos por las leyes estatales para corporaciones, también con las de su propia incorporación y estatutos internos. Estricta adherencia a todas las regulaciones que gobiernan el mantenimiento de documentos y procedimientos de las corporaciones (incluyendo tener exámenes de cuentas regularmente) ayuda a proteger al público, la Sociedad y los miembros Vicentinos contra engaños y abuso de fondos.

Procedimientos para reportar y formas.


Vivimos hoy en un tiempo de gran escrutinio. Para nuestras conferencias y concilios, sirviendo a millones a través de los Estados Unidos, es imperativo que demostremos un buen cuidado por medio de proveer información exacta y a tiempo a nuestra Iglesia, a nuestros donantes y a público en general.

Buena documentación es una parte esencial de la actividad Vicentina, comenzando al nivel de las conferencias. Aunque la acción de establecer la información es la responsabilidad del secretario(a) de la conferencia, todos los miembros deben mantener documentación escrita de sus actividades Vicentinas. Un catalogo de materiales para la documentación y otros recursos operacionales están disponibles en la Oficina Nacional.

Un recurso es el Libro de Minutas de Conferencia, el cual todas las conferencias deberían usar. Es un método modelo de registrar los procedimientos asegurando el uso de una forma uniforme a través de la nación y así facilitando el recaudo y analices de estadísticas anuales para Los Reportes Anuales de las Conferencias y Concilios. Solo información esencial que pueda identificar a personas ayudadas debe ser registrada en las Minutas; código de números y iniciales son preferidas a los nombres de las personas para así ayudar a guardar la confidencialidad.

Además de las Minutas, los visitadores de las conferencias deben guardar documentación de los casos de las personas visitadas, llevando al día la información antes de cada reunión de la conferencia. Esta documentación, así como cualquier otra documentación de la conferencia, se pone a cargo del secretario para que la salvaguarde. Normalmente, si un caso tiene un periodo de inactividad de tres años, la documentación del caso debe ser destruida.



El Libro del Tesorero de la Conferencia y Jornal es una ayuda al Tesorero de la Conferencia, quien guarda la documentación financiera y es responsable, junto al Presidente, de disponer los fondos de la conferencia. Las conferencias confían en el tesorero para verificar cualquier factura presentada a la conferencia para pago.

El año fiscal de la Sociedad de San Vicente de Paúl comienza en Octubre 1 y termina en Septiembre 30. Las conferencias reportan sus actividades por el año a sus concilios afiliados. Los concilios compilan todos los reportes de las conferencias y los mandan al siguiente nivel superior de concilio, junto con sus propios reportes. El Concilio Nacional, en turno, colecciona todas las compilaciones y publica un Reporte Anual Consolidado que se distribuye a todos los Obispos, a todos los Congresistas de los Estados Unidos, y a todos los miembros de la Sociedad de los Estados Unidos. Los donantes frecuentemente piden este documento, así como fundaciones y agencias federales que procesan aplicaciones de concesiones. El Reporte Anual Consolidado deriva su valor de los reportes exactos y a tiempo de las conferencias y concilios. (Regla: Parte III, Estatuto 22 y 23).


Retención de Archivos.

En la conducción de operaciones, las conferencias generan documentación de casos, reportes de bancos, facturas, etc. La confidencialidad demanda que todos los documentos de individuos y familias ayudas se mantengan seguras, en un lugar privado. Cuidado especial debe tomarse en asegurar la seguridad de las datas electrónicas y prevenir su acceso sin autorización. Material confidencial no debe ser transferido por medio de “e-mail” o red electrónica a no ser que su seguridad sea cierta.

Porque los estatutos de limitación locales. federales, y estatales varían, las conferencias operando en Trabajos Especiales deben chequear con su auditor o consejero legal y desarrollar su propia póliza de retención de archivos. Las conferencias que no operan Trabajos Especiales, no tienen nómina de sueldos, no pagan impuestos de empleo, etc. pueden adoptar la retención de archivos recomendada abajo, pero deben chequear primero con el concilio para estar seguros de que no existen ningunas circunstancias especiales. La política de la Conferencia de Retención de Archivos debe dictar la manera en la cual los archivos son guardados seguros y confidencialmente, el tiempo de retención, y la manera de disposición (por ejemplo: desmenuzando los papeles, destruyendo los discos de las computadoras). Los archivos con valor histórico pueden guardarse permanentemente.

Tiempo de Retención.

Reportes Anuales de la Conferencia * ….……. Permanente

Carta de Agregación ……………………………. Permanente

Depósitos del banco ……………………………. 3 Años

Reconciliaciones bancarias ……………………..3 Años

Cuentas bancarias………………………………. 7 Años

Cheques cancelados ……………………………. 7 Años

Facturas recibidas ………………………………. 7 Años

Documentación de Casos y Cartas……………. 3 Años

Correspondencia general……………………….. 3 Años

Minutas de reuniones …………………………… 7 Años

Libros de Minutas ……………………………….. 7 Años

Cuentas del Tesorero …………………………… 7 Años

* incluyendo estadísticas, listas de membresía, y cosas de significado histórico.

Política sobre los Conflictos de Interés.

Junto con sus familias, cualquiera que sirva en la Sociedad, en cualquier capacidad – miembro, empleado, miembro de la directiva, etc. – debe evitar cuidadosamente conflictos de interés reales, aparentes o potenciales.. Si un conflicto es sospechado o anticipado, el Presidente de la Conferencia debe ser consultado inmediatamente. La política oficial sobre el Conflicto de Interés de la Sociedad se intenta como suplemento aplicable a las leyes estatales y federales. Una copia de esta política se puede obtener en la sección de miembros en la dirección electrónica nacional o de la Oficina Nacional. Cualquier pregunta sobre esta póliza debe ser dirigida al oficial apropiado de la Conferencia.

Hablando por la Sociedad.

En años recientes, la Sociedad se ha hecho más activa en trabajos de justicia social, ayudando al pobre y desaventajado a hablar por si mismos y, cuando es necesario, proveyendo una “voz para los que no tiene voz”. Solamente el Presidente Nacional puede “hablar por la Sociedad” en asuntos nacionales. Presidentes de Concilios (Arqui) Diocesanos, Concilios de Distritos y Conferencias pueden “hablar por la Sociedad” a sus propios niveles. Miembros individuales son bienvenidos a comprometerse en sus propios patronatos, pero no deben representarse como interlocutores de la Sociedad.
Misas Especiales.

Las conferencias deben ofrecer una Misa en cinco ocasiones del año por las siguientes personas o grupos:



  • Las Cuatro Intenciones de la Sociedad: La Iglesia, el Soberano Pontífice,

los Estados Unidos de América y la Sociedad.

  • Los miembros difuntos de la conferencia

  • Los pobres difuntos

  • Los enfermos y perturbados quienes buscan Ayuda Divina y cura por medio de la intercesión de Ozanam.

  • La canonización de Federico Ozanam.



    1. CONCILIOS

La misión y el gobierno de la Sociedad de San Vicente de Paúl están fundados en la Regla, en los Estatutos de los Concilios y Conferencias, y en las políticas apropiadas

Introducción

La Sociedad tiene una simple y efectiva estructura para sostener su trabajo en todos los niveles. Los Concilios proveen oportunidades para el desarrollo de comunidades, compartir habilidades, y mantener a la conferencia y a los miembros en contacto con la Sociedad en general. Ellos también mantienen el espíritu original de espiritualidad y amistad. (Regla: Parte III, Estatuto 10)


  • El Concilio Nacional coordina y facilita las actividades generales de todas las conferencias en los Estados Unidos, las cuales están divididas en ocho regiones administrativas.

  • El Concilio (Arqui) Diocesano une a los Concilios de Distrito, proveyendo intercomunicación y una cadena de comunicación entre ellos y el Concilio Nacional.

  • El Concilio de Distrito puede abrazar todas las conferencias en un pueblo entero, ciudad o país; puede conformarse a los límites del deanato o vicariato de la Diócesis Católica; o puede representar vecindarios o secciones de un área grande metropolitana. Concilio de Distrito se desarrollaron como una forma de mantener las conferencias individuales en comunicación una con la otra y también unidas en espíritu.

  • Conferencias aisladas son representadas al nivel (Arqui) Diocesano por el Concilio de Distrito mas cercano. En cualquier diócesis, puede existir una o mas conferencias que no están dentro del área geográfica de un Distrito de Concilio en operación. Estas Conferencias Aisladas cuentan con los Concilios de Distrito para llevar sus opiniones a los líderes del Concilio (Arqui) Diocesano o para recibir información. Las Conferencias aisladas pueden obtener el nombre y la dirección del Presidente del Concilio (Arqui) Diocesano de la Oficina Nacional. En las diócesis donde no se ha organizado un concilio, todas las conferencias que están operando se relacionan directamente con el Concilio Nacional o su designado intermediario.

El alcance geográfico de un concilio depende de factores tales como la población de la comunidad, el número de parroquias Católicas, y en el número de conferencias en las áreas a servir. Estos elementos, además de los futuros planes y prospectos para la expansión de la Sociedad, usualmente influencian las decisiones sobre como se ejercita el control geográfico por cualquier grupo de concilio recientemente creado.

Los tamaños de los concilios de distrito varían por la práctica y la geografía. Los concilios de distrito idealmente representan un mínimum de tres y un máximun de doce conferencias. El unir a conferencias con una circunscripción mas extendida de la de concilio de distrito, requiere un concilio (arqui) diocesano. Normalmente, tres o mas concilios de distrito forman la estructura de cada concilio (arqui) diocesano. Para menos de tres de estos grupos en una diócesis, contacto informal es usualmente suficiente.


Funciones de los Concilios.

Los concilios están al servicio de todas las conferencias bajo de su jurisdicción. (Regla: Parte I, Artículo 3.6). En los Estados Unidos, concilios de distrito y (arqui) diocesanos tiene responsabilidades similares. Diferencias sustanciales entre estos dos concilios usualmente se limitan a límites geográficos y la composición de la membresía. Para ilustrar: concilios de distrito y (arqui) diocesanos están ambos involucrados en extender la Sociedad. El concilio de distrito debe tener como su primer trabajo el esfuerzo de extenderse dentro de su jurisdicción inmediata. El concilio (arqui) diocesano, de la otra manera., debería buscar extenderse fuera de la jurisdicción en las áreas no-organizadas de la diócesis, solamente estaría indirectamente envuelto, dando animo y evaluación, al trabajo de extensión que el concilio de distrito tiene como su inmediata responsabilidad.

La distinción entre las responsabilidades del concilio (arqui) diocesano y de distrito no van a ser siempre obvias o precisas. Manteniendo el principio de subsidio, el trabajo de la Sociedad debe ser organizado y administrado al nivel menos complejo y mas cercano de la organización. (Regla: Parte I, Artículo 3.9 – 3.10). La conferencia, por ejemplo, es la más cercana a las personas y a la parroquia que sirven. Es inapropiado, por lo tanto, el transferir el trabajo de la conferencia de visitas a casas a la administración central de la Sociedad.

El mismo principio aplica al papel de los concilios (arqui) diocesano y de distrito. Si el concilio de distrito puede llevar a cabo el trabajo necesario del vecindario o de la comunidad; el concilio de distrito, siendo más cercano a sus conferencias constituyentes que el concilio (arqui) diocesano, debe tener la primacía en ese trabajo en particular. (Regla: Parte III, Estatuto 6).


Responsabilidades de los Concilios.

Los concilios proveen la formación espiritual y Vicentina a sus miembros, la celebración de festividades, y la promoción de amistad entre los miembros. Con atención a las necesidades de aquellos que son pobres, ellos se esfuerzan para intensificar y diversificar los servicios que ofrecen.

Los concilios ayudan en las siguientes áreas, así sea necesario: comunicaciones internas y externas, formación y educación, espiritualidad, reportes, colaboración, programas de ayuda, intersecciones, administración de Trabajos Especiales, y cumplimiento de la Regla y buenas prácticas de administración.

Los concilios ayudan a las conferencias en su ministerio al necesitado. Por ejemplo, cuando una conferencia individual se encara a fuertes demandas para la ayuda de persona a persona, el concilio ofrece lo que pueda afrontar al fondo común. Ayudando es una palabra que define al Espíritu Vicentino, describiendo no solamente los servicios de día a día de la Sociedad, pero también la relación entre sus miembros, entre las conferencias y el concilio de distrito, entre los concilios de distrito y su concilios (arqui) diocesanos y entre el presidente de las juntas y el Concilio Nacional.

Asistiendo a las reuniones de la Sociedad, a todos los niveles, es la llave a los valores Vicentinos de mutualidad y amistad. Las conferencias dan sus ideas al concilio de distrito, el beneficio de sus experiencias y su deseo de compartir la responsabilidad por trabajos especiales y de asistir a otras conferencias en necesidad. Del concilio de distrito, las conferencias reciben el conocimiento y la inspiración de sus miembros compañeros, expandiendo sus horizontes Vicentinos y desarrollando un sentido de la responsabilidad a través del Mundo.

Liderazgo de los Concilios.

Los fundadores de la Sociedad, el Beato Federico Ozanam y sus compañeros, fueron primero y antes de nada amigos. Siguiendo el ejemplo de Cristo en el espíritu de Vicente y Federico, los líderes de concilio son llamados a ser líderes sirvientes. (Regla: Parte I, Artículo 3.11 y Parte III, Estatutos 11 y 12). Ellos basan sus decisiones importantes en el consenso de sus miembros, que respetan y les importan los otros miembros, así como los necesitados. El Presidente es primero un amigo, y solamente después es el ejecutor de las responsabilidades de su concilio. En la Sociedad, además, la posición busca a la persona, no al revés.

Los presidentes tienen que entender “la gran escena” y tomar la iniciativa, adiestrando y animando a los miembros a comprender, formar y aceptar sus objetivos de concilio. Ellos deben aceptar los valores y los objetivos de la Sociedad en general y ser entusiásticos sobre ellos. Ellos deben estudiar la Regla y los Estatutos para comprender la estructura esencial, las operaciones y las funciones de todos los niveles de la Sociedad. Pero lo mas importante, ellos deben cultivar una sólida familiaridad con las vidas y el legado espiritual del patrón de la Sociedad, San Vicente de Paúl, y su fundador el Beato Federico Ozanam. Los presidentes deben después ayudar a todos los miembros a desarrollar la misma comprensión de nuestro ministerio.

Los presidentes efectivos engendran amistades entre los miembros de sus concilios y conferencias, y forman un equipo de ataque para hacer decisiones. Mas que dar respuestas, ellos hacen las preguntas correctas. Ellos armonizan la discordia, curan heridas, protegen derechos, alientan talentos, delegan sabiamente. Ellos están abiertos a nuevas ideas y colaboran con otros para completar las metas de los concilios locales, nacionales internacionales manteniendo la comunicación en todos los niveles.

Un presidente de concilio de distrito visita a las conferencias para enseñar y también aprender, hiendo como un amigo más que como un superior, observando la agenda, esperando una invitación a hablar y ofreciendo sugestiones prudentemente.


Relaciones de los Concilios.

El presidente se asegura que el concilio tiene fuertes relaciones con la Iglesia local y sus agencias (por ejemplo, Caridades Católicas e Intereses Sociales), y con la amplia Familia Vicentina, y con las agencias locales que sirven al pobre. A pesar de ser una organización laica Católica con su propia identidad, misión y voz, la Sociedad es en verdad una parte de la Iglesia y su misión. Desde el

principio de la Sociedad, los Vicentinos fueron llamados a dar testimonio público de y por la Iglesia. El Beato Federico Ozanam amaba a la Iglesia y trabajaba muy junto al clérigo y los obispos en su esfuerzo Vicentino de servir y evangelizar al pobre. El Beato Federico y sus compañeros trabajaron con la Hermanas de la Caridad de San Vicente de Paúl y los sacerdotes Vicentinos y los hermanos (Congregación de la Misión). Hoy, la más amplia Familia Vicentina incluye otros seguidores del carisma de San Vicente de Paúl. Necesidades que aumentan y recursos limitados llaman a una mayor colaboración entre todos ellos.
Trabajos Especiales de los Concilios.

Los concilios hacen trabajos caritativos y proyectos especiales que sobrepasan la jurisdicción o la capacidad de las conferencias individuales. (Regla: Parte III, Estatuto 20) La naturaleza específica de un Trabajo Especial es influenciado por las necesidades socio-económicas de la comunidad, los recursos del concilio, y el fervor, determinación, talento, y la influencia de los Vicentinos locales. Trabajos Especiales incluye: tiendas, comedores, despensas de comidas, comidas movibles, farmacias gratis, refugios, casas transitorias, campamentos de verano para jóvenes, entierro de indigentes, consulta de presupuestos y de impuestos, servicios de empleo, entrenamiento de trabajos, asistencia al deshabilitado, ayuda a la prevención del crimen, ministerio de cárceles y prisiones, y los servicios después de dada la libertad, clínicas médicas y dentales, cuidado de ancianos y centros de recursos para familias.

Reuniones de los Concilios.

Para animar y enriquecer a aquellos que asisten, las reuniones deben tener un contenido valioso y espiritual. Deben ser interesantes, informativas y decisivas. De importancia especial es el cultivo de la amistad. El presidente establece el tono demostrando la misma solicitud por los miembros que por los pobres que ellos visitan.

En vez de conducir negocios por correo, teléfono o Internet, los Vicentinos sostienen reuniones que toman ventaja en la interacción creativa y la sinergia que ocurren en reuniones de grupo. Las reuniones controlan el conocimiento colectivo, la experiencia y la sabiduría de los miembros para crear soluciones que pudiesen eludir a un individuo. Cuando los miembros toman posesión de las decisiones del concilio, estas se pueden implementar más efectivamente.

Las reuniones son la forma más efectiva de comunicación en la Sociedad. Atención cuidadosa al detalle y la preparación aseguran su éxito. La Agenda típica de una reunión de concilio puede verse en la Regla: Parte III, Estatuto 7. Reuniones bien planeadas tiene estos cuatro componentes:



Formación. Tiempo de oración, compartimiento de la fe y formación espiritual en el ministerio y servicio Vicentino.

Planeamiento. Desarrollo y revisión de los planes locales basado en el Plan Estratégico Nacional.

Trabajo. La oportunidad de que cada uno sea escuchado en la discusión y decisión de las cosas en un marco guiado, de tiempo limitado y enfocado. Reportes ya estandarizados son usualmente mandados por correo anticipado a los miembros.

Seguimiento. Un sumario de la reunión y de lo que fue realizado, y de las preparaciones de la agenda para la próxima reunión. Las Minutas deben ser breves, delineando las discusiones/decisiones con sus puntos más importantes, los resultados y los siguientes pasos.

Reuniones Generales o Especiales.

Los concilios deben reunir la membresía de sus conferencias varias veces durante el año en ocasiones tradicionales Vicentinas. Asistencia a estas reuniones es una parte esencial de la vida Vicentina y un tiempo ideal para lo siguiente:


  • Dar programas de Formación Espiritual Vicentina.

  • Renovar la motivación de los miembros.

  • Anunciar noticias especiales de las conferencias y concilios.

  • Comunicar desarrollos dentro de la Sociedad, en los varios niveles.

  • Consultar con los miembros y compartir ideas.

  • Proveer información pertinente al trabajo de las conferencias (un orador que no sea miembro de la Sociedad puede ser presentado).

  • Enseñar a los miembros la experiencia y el alcance de la familia Vicentina.

Membresía de Concilio/Junta.

Los Estatutos de la Sociedad dicen que un concilio de distrito esta compuesto de un presidente debidamente electo y de los presidentes de conferencias afiliadas; la membresía de los concilios (arqui) diocesanos esta compuesta de los presidentes de los concilios de distrito afiliados. Las calificaciones para la membresía en cualquiera de las juntas de directores de concilio están detalladas en los Estatutos.

Concilios incorporados tienen una junta de directores cuyos miembros deben entender sus responsabilidades y obligaciones, manteniendo a la Sociedad en una buena base legal y financiera. Información sobre los Estatutos de Concilio y su gobierno se puede encontrara en la Oficina Nacional o en la Internet: www.svdpusa.org

Fondos de los Concilios y Obligación de dar Cuentas.

Para proteger a sus miembros, a la Sociedad, y al público, los concilios deben tener auditorias anuales conducidas de acuerdo con las practicas aceptadas de contaduría. (Regla: Parte III, Estatuto 27) Ellos deben preparar presupuestos anuales y presentarlos a sus juntas de directores para apruebo. (Regla: Parte III, Estatuto 22 y 23)

Las fuentes de los fondos de concilios pueden incluir contribuciones de conferencias, donaciones, legados, trabajos especiales y concesiones. Como las conferencias, los concilios actúan como encargados de los fondos dados a la Sociedad, entendiendo que ellos pertenecen en realidad a los pobres. Mientras que algunos concilios prefieren no acumular fondos, otros hacen un esfuerzo para separar cierta cantidad para emergencias. Operar un concilio activo con un balance razonable en el banco es una buena práctica de negocios. Un balance bancario igual al costo de seis meses de operaciones del concilio puede ser razonable. Un balance de menos de tres meses de costo de operaciones mensuales puede ser poco. Concilios con balances inadecuados deben revisar sus presupuestos para buscar formas de aumentar los ingresos o reducir los gastos. Concilios con balances bancarios demasiado grandes deben encontrar maneras de gastar sus fondos excesivos en ayuda a los pobres, como ayudando a conferencias activas en áreas pobres o planeando trabajos especiales que sean necesarios.

Levantar fondos se hace dentro de las conferencias o concilios, y al nivel de Concilio Nacional. Si un concilio u otra entidad desean participar en el desarrollo de un proyecto de levantar fondos de forma Inter-conciliar, deben presentar su propuesta en forma de un plan de negocios al Comité Nacional de Financiamiento y Gobierno. El Concilio de los Estados Unidos tiene un plan nacional de desarrollo para aumentar fondos para sus servicios y para asistir concilios en sus propios esfuerzos de levantar fondos. El Director Nacional de Desarrollo esta disponible para ayudar a concilios mejorar la efectividad de sus esfuerzos en levantar fondos.

Los concilios pueden recibir peticiones por fondos de organizaciones caritativas afuera de la Sociedad. Fondos donados a la Sociedad, sin embargo, tienen que ser usados solamente para trabajos que envuelvan los servicios personales de los miembros de la Sociedad. La Sociedad no recauda fondos o contribuye dinero para actividades, no importa que tan loables, en las cuales sus miembros no están personalmente y sustancialmente envueltos. Debemos honorar las intenciones de nuestros donantes, que han escogido dar a la Sociedad, en vez de a otras organizaciones, con la esperanza de que sus regalos vayan a ser utilizados para el trabajo Vicentino y no para otros propósitos.

Declarando las Contribuciones Caritativas.

De acuerdo con el Acta Compendio de Reconciliación de Presupuestos de 1993 (en efecto en el día de esta publicación) las deducciones de impuesto federal de ingresos requieren por cada contribución de $250.00 o más, un recibo escrito de la caridad designada. La responsabilidad por obtener estos recibos es de los contribuyentes, pero las caridades deben informarlos si sus contribuciones pueden que no sean deducibles porque las cosas o servicios recibidos son en conexión con un evento de levantar fondos.

Aunque listado sin ninguna forma de importancia en particular, un recibo requiere:



  • Enseñar el día de la contribución.

  • Describir exactamente el dinero o la propiedad donada.

  • Establecer si el donante recibió cualquier cosa o servicio de valor a cambio de la contribución y ofrecer un estimado de buena-fe del valor de la cosa o servicio recibido por el donante.

  • Confirmar, cuando apropiado, que el donante recibió solamente “beneficios intangibles religiosos” a cambio de la contribución.

Empleados de la Sociedad.

En su comienzo, la Sociedad dependía solamente de voluntarios para ayudar al pobre, pero su rápido crecimiento reveló la necesidad de tener asistencia en la administración y coordinación del ministerio voluntario en los trabajos de oficina, correos, mantenimiento de documentos, etc. (Regla: Parte III, Artículo 14) Después, para servir al pobre mejor, especialmente en concilios grandes, se establecieron Trabajos Especiales que requerían empleados pagos. Miembros voluntarios y empleados de la Sociedad trabajan juntos como socios en el ministerio al pobre. Empleados pagos no suplementan los miembros voluntarios, ellos ayudan a esos miembros proveer un servicio mas efectivo a las personas en necesidad. Empleados son bienvenidos a participar en trabajos Vicentinos y a hacerse miembros de una conferencia, pero no pueden ejercer una posición electa a ningún nivel de la Sociedad.

Una de las más importantes responsabilidades de los concilios grandes es la elección de un Director Ejecutivo cuyo conocimiento, habilidad y liderazgo determinaran, significativamente, la efectividad del concilio en llevar a cabo su misión. Directores Ejecutivos ayudan a los Presidentes de Concilio a cumplir sus responsabilidades. Ellos cultivan los talentos de los presidentes, miembros de las juntas, y los miembros de las conferencias. Y ellos tratan de mantener a los concilios fieles a la misión de la Sociedad y su predominante carácter voluntario. Con la Presidencia de Concilio siendo de término limitado, los Directores Ejecutivos también proveen continuidad y estabilidad.

Los concilios deben establecer las expectativas de la posición de Director Ejecutivo (calificaciones, salario, beneficios, etc.) y especificarlas en la descripción de la posición. Ejemplos de descripciones de esta posición se pueden obtener de la Oficina Nacional. Un comité especial debe formarse, compuesto de oficiales y presidentes de otros comités importantes, para escoger, entrevistar, y recomendar candidatos a la junta.

Los concilios deben cumplir con todas las regulaciones estatales y federales para empleados pagos y deben mantener prácticas de empleo consistentes con la guía de los Obispos Católicos y enseñanza social Católica.

Realidades legales y financieras.

La Sociedad de San Vicente de Paúl tiene que cumplir con todas sus obligaciones legales, informativas y financieras requeridas de todas las organizaciones sin fines de lucro, libres de impuestos. Desde que estas obligaciones están sujetas a cambios y pueden variar grandemente del nivel federal a nivel estatal, de estado a estado y aun de estado a localidad; los concilios deben consultar con la Oficina Nacional por los últimos requerimientos y con un abogado local para los requerimientos del estado y locales.

Institución de un Concilio de Distrito o (Arqui) Diocesano.

Reconocimiento oficial de un concilio como miembro de la Sociedad de San Vicente de Paúl requiere la acción afirmativa del Concilio General, el cuerpo gobernante internacional de la Sociedad. La forma de aplicación para la institución de concilios puede obtenerse de la Oficina Nacional del Concilio de los Estados Unidos. (Regla: Parte I, Artículo 3.8) Aplicaciones completadas son transmitidas ascendiendo a través de todos los niveles de la Sociedad. Los concilios deben estar en operación por lo menos un año antes de aplicar.

Un concilio de distrito que aplique por “institución” (status oficial) manda su aplicación al concilio (arqui) diocesano al cual esta asociado. El concilio (arqui) diocesano después de aprobar la aplicación, la transmite al Concilio Nacional, que en turno la manda al Concilio General para acción final. La resolución del Concilio Nacional se manda al aspirante usando la cadena de comunicación.

Si no existe un concilio (arqui) diocesano, un nuevo concilio de distrito debe buscar la aprobación del concilio de distrito que tenga primer-existencia. Hasta que un concilio (arqui) diocesano sea formado, el concilio de distrito mas antiguo (primer-existencia) representa a la diócesis en el Concilio Nacional y califica como un miembro del Concilio Nacional. Tres o más concilios de distrito deben formar un concilio (arqui) diocesano para servir mejor a los miembros de las conferencias en la diócesis.

Incorporación de Concilios.

Hablando en general, grupos caritativos pueden actuar como asociaciones no-incorporadas, o como corporaciones oficialmente organizadas, o fidei-comisario (trusts) caritativos. La forma de corporación es preferida por sus conveniencias, familiaridad con ese tipo de estructura y por tener penalidades o riesgos limitados.

Los concilios deben incorporarse y cumplir con las leyes de sus estados. La Oficina Nacional puede ofrecer consejo de como proceder. Un concilio incorporado debe chequear periódicamente para confirmar que sus Artículos de Incorporación y Estatutos están propiamente registrados y disponibles a los siguientes lideres de concilio (“Declaraciones de Existencia Continuidad” pueden ser también requeridos por algunos estados). Omisión de propiamente mantener los documentos requeridos puede arriesgar el derecho de deducir impuestos del donador de regalos y resultar en la revocación del 501c-3 status de exención de impuestos de la Sociedad.

Una guía de seguros para conferencias, tiendas y concilios esta puesta en la sección de miembros de la dirección cibernética nacional. Así como esta guía recomienda, los concilios deben contactar a profesionales calificados para obtener consejo de la protección necesaria para todos los aspectos de una organización sin fines de lucro y también para re-evaluar sus pólizas anualmente.

Leyes de Impuestos y Documentos Financieros.

Para proteger la Sociedad en la arena civil, los concilios tienen que conocer las leyes de impuestos federales y estatales que les aplican, tener consejeros calificados para determinar cuales son sus obligaciones, y diligentemente cumplir estas obligaciones. Bajo ciertas circunstancias, agencias y organizaciones caritativas son requeridas de presentar IRS Forma 990. Muchos concilios de los Estados Unidos lo hacen. Penalidades por no hacerlo son cumulativas y severas.

El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) ha preparado declaraciones de los principios de contabilidad y las practicas de reportar de las organizaciones sin fines de lucro. Omisión de adoptar los métodos recomendados puede arriesgar el apoyo de la comunidad, concesiones de fundaciones y elegibilidad a programas pagos públicamente.

Para que la Sociedad mantenga su buena posición ante la ley y en los ojos de la Iglesia, nuestros donantes y del pueblo en general; los concilios deben mantener documentación y reportes adecuados.

Oficiales o líderes de organizaciones de voluntarios deben ajustarse a todas los requerimientos de procedimiento de las leyes estatales para corporaciones, y también sus propias constituciones y estatutos. Adherencia estricta a todas las regulaciones gobernando el mantenimiento de documentos y los procedimientos de corporaciones (incluyendo auditorias frecuentes) ayuda a proteger al publico, la Sociedad y los miembros Vicentinos contra el fraude y abuso de fondos.

Retención de Documentos.

Confidencialidad demanda que todos los documentos de individuos y familias ayudadas se mantengan en un lugar seguro y privado. Un cuidado especial debe ser tomado para asegurar las informaciones acumuladas electrónicamente y prevenir acceso sin autorización. Material confidencial no debe ser transmitido por e-mail o por el Internet si su seguridad no es asegurada.

Porque los estatutos de limitaciones federales, estatales y locales varían, los concilios que operan trabajos especiales deben chequear con sus auditores o consejeros legales y desarrollar su propia política de retención de documentos. Documentos con valor histórico se deben guardar permanentemente.


Tiempo de Retención.
Depósitos del banco ……………………………. 3 Años

Reconciliaciones bancarias ……………………. 3 Años

Cuentas bancarias………………………………. 7 Años

Cheques cancelados……………………………. 7 Años

Facturas recibidas ………………………………. 7 Años

Documentación de Casos y Cartas……………. 3 Años

Correspondencia general……………………….. 3 Años

Minutas de reuniones …………………………… 7 Años

Libros de Minutas ……………………………….. 7 Años

Cuentas del Tesorero …………………………… 7 Años


Política sobre el Conflicto de Interés.

Junto con sus familias, cualquiera sirviendo en la Sociedad en cualquier capacidad – miembro, empleado, miembro de junta, etc. - debe tener cuidado en evitar el real, aparente o potencial conflicto de interés. Si un conflicto es sospechado o anticipado, el Presidente del Concilio debe ser consultado inmediatamente. La política oficial de la Sociedad de Conflictos de Interés suplementa a las leyes estatales y federales aplicables. Una copia de la política se puede conseguir en la sección de miembros de la dirección cibernética nacional o en la Oficina Nacional. Cualquier pregunta concerniente a esta política debe ser dirigida a un oficial de concilio apropiado.


Hablando por la Sociedad.

Solamente el Presidente Nacional puede “hablar por la Sociedad” en asuntos nacionales. Los presidentes de concilios (arqui) diocesanos, distritos y de las conferencias pueden “hablar por la Sociedad” a sus propios niveles. Miembros individuales son bienvenidos a involucrarse como intercesores por si mismos. Pero no deben presentarse como interlocutores de la Sociedad.


2.3 EL CONCILIO NACIONAL DE LOS ESTADOS UNIDOS



La Misión y el Gobierno de la Sociedad de San Vicente de Paúl están fundados en la Regla, Estatutos de Concilio y de la Conferencia, y las pólizas apropiadas.




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