Informe de gestión icbf



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Logros 2016




  • Mejora funcional del SIM mediante la puesta en producción de la funcionalidad de liquidación de servicios de protección, el rediseño e implementación de las pantallas para el registro del resultado de audiencias control de Garantías y Conocimiento, el mejoramiento al control de programación de entregas de Bienestarina, el fortalecimiento de su desempeño con su implementación en la plataforma de hiperconvergencia y el ajuste al módulo de adopciones de acuerdo con el nuevo lineamiento técnico.




  • Mejora funcional del CUÉNTAME a partir del rediseño e implementación del módulo de talento humano; el fortalecimiento de la funcionalidad de contratos; la actualización de datos duplicados y la generación de reporte duplicidad; la unificación de la pantalla de beneficiario y edición de datos básicos, proceso de focalización y la parametrización de los servicios de concurrencia.




  • Construcción de módulos y sistemas de SIGEPCYP Fase 2 y 3, contratos y SIRILI (Sistema integrado de reportes inmediatos, libros e información) e integración del Sistema de Análisis y Seguimiento Presupuestal al NMF.




  • Mejoramiento de la seguridad informática y de la información con la recertificación en la norma ISO 27001:2013, sin tener no conformidades, y el fortalecimiento de las características técnicas de seguridad a los Servicios TIC en el área de Seguridad Informática.




  • Fortalecimiento de la infraestructura tecnológica por medio de la ampliación de los anchos de banda de los enlaces de comunicaciones en 204 canales de comunicación en todo el país, el fortalecimiento de la configuración de la infraestructura de comunicaciones LAN y WLAN, así como Telefonía IP, y la ampliación de la plataforma de hyperconvergencia y migraron los fileserver a los servidores de convergencia de las regionales.


      1. Retos 2017




  • Fortalecer el nivel de cumplimiento de las fechas de entrega de los desarrollos y despliegue en producción de los ajustes a los sistemas de información de la Subdirección de Sistemas Integrados de Información, de acuerdo con la programación establecida.




  • Fortalecer la provisión de recursos tecnológicos por parte de la Subdirección de Recursos Tecnológicos, en lo correspondiente a parque computacional (equipos), conectividad (capacidad de los canales de datos, internet, telefonía), servidores, almacenamiento, licenciamiento y demás componentes de la infraestructura tecnológica, para soportar demandas no programadas.




  • Promover entre las y los colaboradores la incorporación de la cultura de solicitar mediante ticket.


    1. Gestión regional

La Oficina de Gestión Regional (OGR), durante la vigencia 2016, desarrollo actividades orientadas a brindar asesoría, asistencia y acompañamiento a la gestión regional y contribuir adecuadamente a la coordinación y articulación con las oficinas de la sede nacional. De esta forma, se lideraron acciones desde la sede nacional en el territorio y viceversas, optimizando la gestión regional y permitiendo la mejora continua.


Las principales actividades realizadas por el equipo de la OGR se presentan a continuación:


  • Diseño del Modelo de Acompañamiento a la Gestión Regional: el Modelo desarrolla el procedimiento y los instrumentos que utiliza la OGR para brindar asesoría, asistencia y acompañamiento a la gestión regional y contribuir adecuadamente a la coordinación y articulación con las oficinas de la sede nacional. El modelo describe, contextualiza, analiza y explica los procesos tendientes a asesorar, asistir y acompañar la gestión regional a través de coordinación y articulación con la sede nacional.

La aplicación del modelo permite determinar que se quiere alcanzar y en qué forma se quiere brindar asesoría, asistencia y acompañamiento en cada una de las direcciones regionales que integran el ICBF, a partir de la aplicación de diagnósticos y la elaboración de planes de trabajo que establecen las regionales y a los cuales la OGR les hace seguimiento. Asimismo, el modelo brinda elementos para actuar en situación de alerta o crisis de carácter coyuntural, lo que fortalece los mecanismos de coordinación y articulación.




  • Ejecución y cierre de las rutas de intervención en cada una de las regionales: se implementaron planes de trabajo a través de rutas de intervención en cada una de las regionales que permitieron la coordinación y articulación de actividades entre las direcciones regionales y áreas involucradas con el seguimiento permanente de la OGR. Al finalizar el año, se realizó el cierre de estas rutas y con los insumos de este proceso se construirán los planes del próximo año para la adecuada implementación del modelo de acompañamiento.




  • Seguimiento a los procesos de contratación de cada dirección regional: se construyó una matriz de alerta de estado de contratos de seguimiento mensual. A partir, de este insumo se elabora un informe que remite a la Dirección General con observaciones, alertas y en algunos casos solicitud de ajustes.




  • Seguimiento a la ejecución presupuestal de las regionales: mediante el análisis de recursos de inversión y saldos de CDP en las regionales con más de 30 días de constitución, se generaron alertas en los Comités de Ejecución Presupuestal de la sede nacional del ICBF. Este seguimiento, contempló el monitoreo del rezago presupuestal constituido en las regionales, con el fin de liberar o pagar estos recursos en el menor tiempo posible. Durante los últimos meses del año se reforzó este seguimiento para garantizar un adecuado cierre de la ejecución presupuestal 2016.




  • Participación en la elaboración de propuesta del acuerdo de gestión de 2016: La OGR participó en la coordinación de los acuerdos de gestión bajo el liderazgo de la Dirección de Gestión Humana. Por ello, una vez suscrito el Acuerdo de Gestión, la OGR realizará seguimiento permanente para verificar el cumplimiento de los compromisos pactados y en su evaluación. Además, la OGR acompañó el diseño metodológico de evaluación.




  • Realización del encuentro de directores regionales: En mayo de 2016 se realizó el Encuentro con el propósito de realizar un proceso de alineamiento a los fines estratégicos de cada misional y áreas transversales con la participación de las y los directores y las y los coordinadores técnicos, de planeación y de centros zonales.




  • Atención especial al proceso de alistamiento de contratación de las EAS de Primera Infancia – (Actualización de Banco de Oferentes): Durante todo el año los profesionales de la OGR apoyaron a los directores regionales en esta temática. Con este seguimiento se pudo mejorar la respuesta e identificar desactualización en el ranking realizado por la Dirección, buscando con ello agilizar el proceso y evitar alteraciones en la dinámica normal de los servicios.




  • Seguimiento y consolidación del informe de delegaciones: Con el fin de alertar a la Dirección General sobre situaciones que afecten la debida ejecución de las direcciones regionales respecto de las funciones delegadas por la directora general, la OGR solicitó a cada director regional la información para analizar y consolidar las alertas, a fin de enviarlas a la Dirección General durante los 15 primeros días de cada mes. Estas solicitudes fueron gestionadas con cada área responsable de la sede nacional y se monitoreó su cumplimiento.




  • Legalización de comisiones de las regionales: Teniendo en cuenta el llamado que efectúa constantemente la Dirección Financiera en los Comités Directivos, y por solicitud expresa de la Dirección General respecto de la legalización extemporánea de resoluciones de viáticos en las regionales, la OGR sensibilizó a los directores regionales y gestionó actividades en territorio para efectuar la legalización puntual de las comisiones y viáticos.




  • Seguimiento a licencias de funcionamiento: Se acompañó a las y los directores regionales en el proceso de tramitación y/o expedición de estas licencias por parte de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y la Dirección Protección.




  • Fortalecimiento de la prestación del servicio de protección en territorio: Desarrollo de un plan de trabajo para mejorar el servicio de las defensorías de familia en nueve regionales.




  • Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas (CIAT): se consolidó el procedimiento para la participación en la sesiones de seguimiento y reporte de información ante la CIAT, lo cual mejoró la respuesta de las regionales involucradas.




  • Coordinación y articulación con las direcciones regionales en situaciones coyunturales: Para acompañar adecuadamente algunas situaciones de emergencia que se representaron durante el período, la OGR dio prioridad en el tratamiento a esas regionales; en particular se destaca la situación de La Guajira, Magdalena y Tolima.




  • Modificación de los indicadores y procedimiento de la OGR: se ajustaron los indicadores a la realidad de la OGR y se modificaron sus procedimientos, debido a que esta Oficina dejó de pertenecer a los procesos de apoyo y pasó a Direccionamiento Estratégico.


      1. Logros y Retos


La OGR logró la adecuada asesoría, asistencia y acompañamiento a las Direcciones Regionales, mediante un proceso continuo de coordinación y articulación entre las áreas del nivel nacional y las regionales, facilitando la gestión institucional, en concordancia a los lineamientos trazados por la Dirección General.
El principal reto para la vigencia 2016 de la OGR fue elaborar el Modelo de Acompañamiento para brindar asesoría, asistencia y acompañamiento a la gestión regional, y contribuir adecuadamente a la coordinación y articulación con las oficinas de la sede nacional, ya que será implementado durante el 2017.
    1. Contratación


En el marco del objetivo institucional que reúne la gestión de las áreas de apoyo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, desde la Dirección de Contratación se adelantan actividades que permiten la adquisición de bienes y servicios en virtud de la optimización de procesos y el uso racional de los recursos para la garantía en la prestación de los servicios propios de la entidad.
En virtud de lo anterior, para la presente vigencia se actualizó la documentación que genera lineamientos a nivel nacional para la adquisición de bienes y servicios: El Manual de Contratación, la Guía para el Ejercicio de Supervisión e Interventoría en el ICBF, la Guía para la Adquisición de Bienes y Servicios de Calidad, así como todos los procedimientos que se generan para orientar la gestión contractual. En total, fueron actualizados cuarenta y cinco (45) documentos orientadores que permiten adelantar el proceso contractual a nivel nacional de manera estándar.
Ahora bien, en el marco de la estrategia de gestión administrativa del plan indicativo que refiere a la contratación de bienes y servicios de apoyo y el uso efectivo de las herramientas y metodologías establecidas por Colombia Compra Eficiente, por una parte se identifica que, en la Sede de la Dirección General para la vigencia 2016 se dio apertura a 93 procesos de selección y 11.021 en las Direcciones Regionales, de acuerdo con el resumen por modalidad relacionado a continuación:
Procesos de Selección Sede de la Dirección General

Modalidad

Total

Concurso de méritos abierto

5

Licitación Pública

35

Selección Abreviada

25

Mínima Cuantía

28

Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016

Procesos de Selección Direcciones Regionales

Modalidad

Total

CCE-Convenio Marco Colombia Compra Eficiente

57

Contratación Directa de Aporte

9795

Convocatoria Pública de Aporte

24

Convocatoria Pública de Aporte con Lista de Oferentes

591

Licitación Pública

4

Mínima Cuantía

502

Selección Abreviada de Menor Cuantía

45

Selección Abreviada Subasta Inversa Presencial

3

Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016

Así mismo, se tramitaron 136 actos administrativos para la actualización el Banco Nacional de Oferentes, distribuidos de la siguiente manera:


Actualización Banco Nacional de Oferentes


Regional

Total

Regional

Total

Norte de Santander

6

Caquetá

3

Cesar

20

Boyacá

3

Cundinamarca

21

Magdalena

5

Bolivar

10

Valle del Cauca

14

Risaralda

5

Quindío

4

Córdoba

5

Santander

4

Antioquia

11

Tolima

1

Huila

3

Chocó

1

Meta

2

Código 11

1

Arauca

2

Vichada

1

Nariño

1

Bogotá

1

Atlántico

4

Cauca

2

Sucre

6






Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016


En lo que respecta a la contratación directa, con corte a 31 de diciembre de 2016 se reportan como celebrados 9466 contratos y/o convenios a nivel nacional, de los cuales 1739 se ubican en la Sede de la Dirección General. A continuación se reportan las cifras por regionales:
Contratos celebrados por Contratación Directa

REGIONAL

No. de Contratos celebrados por Contratación Directa

Amazonas

174

Antioquia

557

Arauca

110

Atlántico

316

Bogotá

800

Bolívar

228

Boyacá

215

Caldas

295

Caquetá

167

Casanare

117

Cauca

229

Cesar

422

Chocó

251

Córdoba

207

Cundinamarca

338

Guainía

41

Guaviare

24

Huila

241

La Guajira

195

Magdalena

163

Meta

175

Nariño

264

Norte De Santander

142

Putumayo

146

Quindío

133

Risaralda

119

San Andrés

58

Santander

284

Sucre

207

Tolima

595

Valle Del Cauca

419

Vaupés

46

Vichada

49

Sede de la Dirección General

1739

Total

9466

Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016
Adicionalmente, la Dirección de Contratación, y en particular, lo correspondiente a la gestión pos contractual del Instituto, se obtuvieron los logros que se describen a continuación, a partir de las diferentes actividades de acompañamiento y asesoría que brindó la Dirección:
1.- Se obtuvo una mayor disposición y compromiso por parte de algunas de las Direcciones Regionales del Instituto, frente al inicio y desarrollo los procesos sancionatorios a su cargo, conforme los principios constitucionales y legales que los fundamentan.

2.- Se obtuvo una mayor disposición y compromiso por parte de las áreas de la sede de la Dirección General, que tienen a su cargo la supervisión de contratos, frente a su obligación de presentar informes de presunto incumplimiento que permitan adelantar en debida forma los procesos sancionatorios contractuales, de conformidad con los requisitos previstos en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.


3.- Se realizaron capacitaciones y visitas a algunas direcciones regionales para el acompañamiento en el inicio y desarrollo de los procesos sancionatorios contractuales, conforme lo previsto en los artículos 17 de la Ley 1150 de 2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011.
4.- Se realizó un mayor seguimiento a los procesos sancionatorios en curso, a través de los informes mensuales que remiten las regionales, y los controles de legalidad que se realizan sobre cada actuación administrativa.
Lo anterior, permitió que en relación a los procesos sancionatorios se obtuvieran los siguientes resultados: un total de 139 actuaciones administrativas sancionatorias contractuales, de las cuales 84 se reportan como terminadas y 55 en curso.

Procedimientos sancionatorios Direcciones Regionales

Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016


Respecto a los procedimientos administrativos sancionatorios sobre los presuntos incumplimientos que surgen de los contratos suscritos en Sede, durante la vigencia 2016 se radicaron18 informes de presunto incumplimiento contractual, de los cuales se dio inicio a ocho (8) procedimientos sancionatorios, de los cuales siete (7) se finalizaron y sólo uno (1) se encuentra en espera de decisión definitiva para concluir la actuación administrativa sancionatoria.
En lo que respecta a la gestión de las liquidaciones de los contratos que legalmente corresponde adelantar dicho trámite, se identifica que a nivel nacional el indicador se reporta en Óptimo, y la gestión de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General se refleja mes a mes así:

Liquidación de contratos Sede de la Dirección General


Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016
Adicionalmente durante la vigencia 2016, del universo anteriormente señalado, se liquidaron 501 contratos que finalizaron en el año 2012. El reporte es el siguiente:

Liquidación de contratos de cada vigencia

Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016



Por otra parte, frente al uso efectivo de las herramientas y metodologías dispuesta por Colombia Compra Eficiente, el ICBF, en cumplimiento de la normatividad vigente, se desplegaron acciones a nivel nacional para que desde las Direcciones Regionales se expidieran las órdenes de compra con cargo a los diferentes Instrumentos de Agregación de Demanda, especialmente en lo que corresponde a los Acuerdos Marco de Precios. En este sentido se gestionaron compras para: la adquisición de los SOAT de los vehículos propiedad del Instituto, el suministro de combustible, la dotación de vestuario para los funcionarios, el servicio de aseo y cafetería, el suministro de tiquetes aéreos, el suministro de papelería, contratación del centro de contacto y los servicios de conectividad y nube privada.
Finalmente, frente a la gestión institucional en el marco de la integración administrativa entre dependencias y el nivel territorial de la entidad, se hace necesario resaltar la gestión de canales de comunicación efectivos para el acompañamiento y asesoramiento de los diferentes tramites en materia contractual. El canal de Consultas Regionales ha permitido generar estandarización de criterios institucionales y claridad frente a situaciones particulares durante la gestión contractual. En la vigencia de 2016 se tramitaron 298 consultas regionales.



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