Informe de gestión icbf


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Imagen. Campaña “desempapélate”

Fuente: Oficina Asesora de Comunicaciones


Como resultado de la campaña para reducir el consumo de papel al interior de las áreas de la Sede de la Dirección General, se tuvo a diciembre de 2016 el posicionamiento de este indicador en estado óptimo:
Imagen. Estado del indicador de la Estrategia Cero Papel a agosto de 2016

Fuente: SIMEI, corte a diciembre de 2016.


De igual forma, en concordancia con el Acuerdo 060 del 2011 expedido por el Archivo General de la Nación, el ICBF firmó un convenio con la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios propietaria del Software “Orfeo” que permitirá tener una herramienta tecnológica adecuada para la radicación institucional y trazabilidad de los documentos que ingresan y egresan del Instituto.

Gestión Documental

En el marco de esta labor, durante 2016 se asignaron 3.000 metros lineales de archivo en soporte físico a nivel nacional para organizar, de los cuales se reportaron 1.568 metros en estado en riesgo por parte de 29 regionales y la sede de la Dirección General del ICBF quedaron en (18 Regionales en Critico, 6 en Adecuado, 6 en Riesgo, 4 En Optimo, lo que representa un 52,3% de cumplimiento para el trimestre.


Los retos que se identifican en este ejercicio son la ampliación del personal destinado a la organización de archivos en las regionales; la adecuación de infraestructura, mobiliario e insumos de las regionales para papelería; la ampliación del acompañamiento realizado por el equipo de Gestión Documental para la mejora de los reportes realizados por las regionales en relación con los indicadores de gestión documental y el diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (FUID).

Transferencias documentales

La transferencia documental es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado sistemático, entre Archivo de Gestión, Central e Histórico una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado en las Tablas de Retención Documental-TRD.
Así las cosas, entre enero y diciembre de 2016 se transfirieron 972.1 Metros Lineales (ML) en soporte físico al Archivo Central Unificado del ICBF, lo que representó un porcentaje de cumplimiento del 32,4% de este indicador, posición que lo ubica en un estado óptimo.

    1. Logros 2016




  • Mejora en el análisis de la ejecución presupuestal de las regionales, en razón a la integración de la información de herramientas como SIIF, PAC y PACCO.




  • Adquisición de una herramienta de liberación de reservas presupuestales de contratos en ejecución.




  • Fortalecimiento de la mejora continua del Sistema de Gestión Ambiental, a través de la reformulación y ajuste de herramientas técnicas del sistema, tales como: Procedimiento evaluación de impactos ambientales, Proyectos de Infraestructura, Residuos Peligrosos, entre otros.




  • Actualización de la Guía de Gestión de Bienes, incluyendo los lineamientos sobre los activos intangibles.




  • Actualización de la Guía Gestión de Bienes V8 No G2.MPA1.P5 y formatos de almacén F1 G2 MPA1 P5 V1 , F2 G2 MPA1 P5 V1 y F3 G2 MPA1 P5 V1, mediante memorando S-2016-3631001-0101 del 26 de julio de 2016.




  • Fortalecimiento del proceso de conciliación de saldos entre almacén y contabilidad, con el fin que los estados financieros presenten la realidad económica de los inventarios.



  • Mejora del proceso de depuración de bodegas para definir la destinación de bienes muebles y realizar posteriormente la enajenación de los mismos.




  • Inicio del proceso de depuración de las bases de datos de la información relacionada con las infraestructuras de primera infancia.




  • Atención oportuna a los requerimientos de las diferentes áreas y establecer con el contratista menús con una alimentación variada y saludable, asegurando la incorporación y aprovechamiento de todos los nutrientes para los trabajadores para vivir saludablemente, lo cual se ha visto reflejado en la disminución de los reclamos por este servicio.




  • Revisión de las instalaciones del casino y calderas por parte de Gas Natural, realizando los mantenimientos necesarios para brindar así condiciones seguras para la prestación del servicio a todos los trabajadores.



    1. Retos 2017




  • Alcanzar las metas de ejecución establecidas por la Dirección General, producto de un buen control y seguimiento a nivel nacional.




  • Contar con aprobación de vigencias futuras para procesos contractuales que traspasen la anualidad, con el fin de disminuir el desgaste administrativo, garantizar la continuidad en la prestación del servicio y lograr economías de escala.




  • Simplificar el trámite de modificaciones presupuestales internas en coordinación con las Direcciones de Planeación y Financiera.




  • Formular el plan de transición de la NTC del Sistema de Gestión Ambiental a la versión 2015, con el fin de preparar la auditoría externa y mantener la certificación.




  • Formular los indicadores de desempeño ambiental para los programas del Plan de Gestión Ambiental de las Regionales y la Sede de la Dirección General.




  • Enajenar la mayor cantidad de bienes inmuebles incluidos en el Plan de Enajenación Onerosa.




  • Articular con las diferentes áreas el recibo, seguimiento y control de los elementos adquiridos para garantizar el ingreso oportuno a los inventarios del ICBF.

  • Mejorar y automatizar detalladamente el seguimiento y control de los bienes mediante una herramienta informática que permita la eficiencia, eficacia y efectividad en la administración de los bienes del ICBF articulada con las demás áreas.




  • Gestionar recursos y desarrollar acciones pertinentes para dar cumplimiento al Reglamento colombiano de construcción sismo-resistente NSR-10. Decreto 926 de marzo 19 de 2010.




  • Mantener la normalización del pago de los servicios prestados dando estricta aplicación a la política de mes de servicio prestado mes pagado dentro de los plazos establecidos


    1. Modelo Estándar de Control Interno – MECI


El Modelo Estándar de Control Interno brinda a las organizaciones una estructura de control cuyo fin último es garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales, que sirva a las organizaciones para facilitar la implementación y fortalecimiento continuo de su Sistema de Control Interno.
El indicador de madurez del MECI identifica el grado de desarrollo y fortalecimiento de los componentes del Modelo Estándar de Control Interno MECI, orientado a las entidades hacia aquellos aspectos que requieren mayor atención o acciones para su mejora.
En el 2015 el indicador se posicionó en 67,8%, lo que lo ubica en un rango satisfactorio de cumplimiento.



Fuente: Aplicativo DAFP 2016
A partir de estos resultados la entidad adelantó acciones dirigidas a mejorar el avance en la implementación del modelo, a continuación se presentan los avances:

Componente de talento humano

En el marco del plan de acción para la implementación de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, se adoptó por medio del Acuerdo 005 de 2016 el Código de Ética y Buen Gobierno del ICBF y se socializó la Resolución 8676 de 2015 “Por la cual se adopta el Código de Ética del Instituto Colombiano de Bienestar Familiarcon las y los colaboradores de la entidad.


Así mismo, mediante Resolución 2545 de 2016 se adoptó el plan de incentivos del ICBF para 2016 y a través de la Resolución 2752 de 2016 se adoptaron los factores para acceder al nivel sobresaliente del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral del Instituto para las y los servidores de carrera administrativa y quienes culminen periodo de prueba durante el período de evaluación 2016-2017.

Componente de direccionamiento estratégico

El Plan Indicativo Institucional ICBF 2015-2018 “Estamos Cambiando el Mundo”, aprobado por el Consejo Directivo del ICBF el 21 de julio de 2015 ha definido como uno de sus pilares, la gestión de la calidad, como base sobre la que se sostiene la apuesta programática del Instituto y en este sentido es transversal a todas las acciones. En este mismo sentido el mapa estratégico de la entidad asocia los ejes del sistema integrado de gestión que componen la perspectiva de procesos. El ICBF actualizo el Modelo de operación de procesos el cual facilita el trabajo articulado respondiendo de manera integral a la cadena de valor para prestar los servicios de manera eficiente, eficaz y efectiva a los beneficiarios para el logro de los objetivos y metas institucionales, este modelo de operación por proceso y el manual del Sistema Integrado de Gestión fue aprobado mediante la resolución 8080 del 11 agosto de 2016 , Para la socialización se llevó a cabo un plan para su despliegue en los niveles nacional, regional y zonal; una de las actividades fue el concurso del mapa de proceso interactivo para lograr que todos los colaboradores, conocieran y apropien la implementación de este modelo en el desarrollo diario de sus actividades igualmente se migra 1300 documentos del SIGE que permite la operación de cada uno de los procesos. Se fortalece los instrumentos para el seguimiento del Sistema de Gestión para mejorar la eficiencia de los procesos. Igualmente se revisó y aprobó las políticas del Sistema Integrado de Gestión y de Riesgos del Instituto incluyendo en la misma un enfoque integral de gestión de riesgos sobre los cuatro ejes del sistema integrado de gestión (calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo y seguridad de la información) y una declaración expresa frente a los riesgos de corrupción.


Otros aspectos a resaltar:


  • La renovación de las certificaciones del SIGE bajo las normas ISO 9001:2008,ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 y Mantenimiento de ISO 27001: 2013.




  • Elaboración de un estudio de cargas para la entidad que permitió evidenciar la necesidad de fortalecer áreas estratégicas como las defensorías de familia y tramitar la ampliación de la planta temporal pasando de 2000 a 3737 cargos.




  • Se formuló el proyecto de ajuste al Decreto 987 de 2012 “Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras” y se determinan las funciones de sus dependencias”, con el fin de ajustar las funciones de las dependencias del ICBF.

Indicadores de gestión

Para la vigencia 2016 el ICBF formuló el plan de acción institucional entorno a las metas para el cumplimiento del plan indicativo institucional. Este plan se estructuró con 102 indicadores, donde se establecieron actividades y recursos presupuestales para su cumplimiento.


El monitoreo al cumplimiento de estos componentes se realiza por cada área de la Sede de la Dirección General a través del Sistema Integral de Monitoreo y Evaluación Institucional (SIMEI), siendo este la fuente oficial de consulta de información cuantitativa y cualitativa que permite conocer en detalle la trazabilidad de los resultados y análisis en la vigencia 2016.

Políticas de operación

En la vigencia 2016 se acompañó a las regionales del ICBF y a las dependencias de la sede de la Dirección General, durante la auditoría externa realizada por ICONTEC para la certificación a los Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental, que dio como resultado la renovación de la certificación del 13 de abril de 2016 hasta el 7 de abril de 2019.


Si bien en el año 2015, el ICONTEC suspendió la certificación del Sistema de Seguridad de la Información al ICBF, con base en esta situación las directivas de la entidad toman la decisión de emprender un trabajo hacia la certificación en la nueva versión de la norma NTC ISO/IEC 27001:2013, modificando el alcance la cual se consigue el 15 de enero de 2016.
El ICONTEC practicó auditoría de seguimiento a la certificación del ICBF en la norma técnica colombiana NTC ISO/IEC 27001:2013 Sistemas de Seguridad de la Información, durante los días 10 y 11 de octubre de 2016, emitiendo concepto favorable para continuar con la certificación.

Componente de administración del riesgo

El ICBF realizó en 2016 un ajuste a la metodología de administración del riesgo para identificar, analizar, valorar, administrar y gestionar los riesgos de los procesos y los de corrupción que puedan afectar el proceso o procesos bajo responsabilidad de cada dependencia de la Sede de la Dirección General y en las Regionales, para lo cual expidió la Guía de Gestión de Riesgos Código G1 MPE2 versión 11 del 27/05/2016, que se complementa con los siguientes formatos: i) F1 G1 MPE2 Formato Matriz Integral de riesgos SST V6; ii) F2 G1 MPE2 Formato Matriz Riesgos SGSI V3; iii) F3 G1 MPEV3 Matriz Valoración Riesgos de Emergencia V3; iv) F4 G1 MPE V2 Formato Ficha levantamiento información V2; v) F5 G1 MPE2 Formato Matriz de Riesgos de Procesos V1.


De igual forma, el indicador para medir el porcentaje de riesgos mitigados (A13-PT-02) arrojó que el ICBF ha mitigado en 2016 el 96% de los riesgos identificados, situación que ubica a la entidad en un rango óptimo.
Adicionalmente, con base en el Decreto 124 de 2016, el ICBF actualizó la metodología para diseñar y hacer seguimiento al Mapa de Riesgo de Corrupción, para lo cual se incorporaron las acciones de transparencia y acceso a la información pública y se actualizaron las directrices para diseñar y hacer seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción.

Módulo de evaluación y seguimiento

Componente de autoevaluación institucional
La Oficina de Control Interno elaboró los siguientes informes de seguimiento durante la vigencia 2016.

Tabla. Relación de Informes de Seguimiento OCI- 2016

No.

CLASE DE INFORME O DOCUMENTO (FISICO - PUBLICACIÓN)

1

Informe Semestral del Plan de Mejoramiento CGR (Reporte SIRECI)

2

Informe Cuatrimestral pormenorizado del estado del Control Interno- Ley 1474-2011

3

Informe Semestral de LITIGOB (Ekogui) (1er y 2do semestre ) (Decreto 2052 de 2014)

4

Informe Semestral de Acción de Repetición ( 1º y 2º semestre )

5

Informe Cuatrimestral de seguimiento a la elaboración y evaluación de la estrategia anticorrupción

6

Informe Ejecutivo Anual sobre la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional (Base encuesta MECI)

7

Informe Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno Contable

8

Informe Anual del Uso de Software

9

Rendición de cuentas (Informe de la Cuenta Anual Consolidada por entidad a la CGR 2014. (SIRECI).

10

Informe bimestral de hallazgos relevantes, de carácter administrativo, penal, fiscal o disciplinario, con implicaciones SGC y MECI (Circular 02/2006, cinco primeros días siguientes al bimestre)

11

Informe Semestral del Sistema de Peticiones Quejas y Sugerencias

12

Informe Anual del Consolidado Ciclo auditoria SIGE

13

Informe Trimestral SUIP-SIGEP (Sistema de Información y Gestión del Empleo Público)

14

Informe trimestral y seguimiento mensual de Arqueos de Caja Menor

15

Informe Trimestral de Seguimiento a las Políticas de Desarrollo Administrativo Institucional desde el plan de acción

16

Informe bimestral de hallazgos relevantes, de carácter administrativo, penal, fiscal o disciplinario, con implicaciones SGC y MECI (Circular 02/2006, cinco primeros días siguientes al bimestre)

17

Seguimiento mensual del Plan de Mejoramiento CGR

18

Informe Anual de Evaluación Institucional por Dependencia 2014

19

Requerimientos de información Entes externos de la vigencia -CGR

20

Seguimiento a funciones de advertencia de la Contraloría General de la República

21

Análisis de fichas para los distintos Comités donde participa la Oficina de Control Interno con voz y sin voto (Defensa Juridicial y Conciliación; Cartera; Gestión de Bienes; Contratación)
Abogados y Contadores Públicos de la OCI a quienes se asignan las fichas establecen la posición de la Oficina de manera sustentada.

Fuente: Registro Oficina de Control Interno.
La Dirección de Planeación y Control de Gestión del ICBF desarrolló las siguientes actividades para la implementación del MECI, con el fin de atender las debilidades presentadas en la evaluación realizada por la Oficina de Control Interno en el Informe Ejecutivo Anual de la Vigencia 2015.



Productos Mínimos

Actividad

Avances

Actividades de sensibilización a las y los servidores sobre la cultura de la autoevaluación

Resultados de la autoevaluaciones realizadas

Informes de gestión por proceso

Informes de gestión institucional



Realización de videoconferencias por macrorregiones para socializar el tablero de control y directrices para monitoreo y evaluación de la gestión.

Cumplido

Realización trimestral de mesas técnicas para la revisión de resultados con cada dueño de macro proceso / procesos en la Sede de la Dirección General.

Cumplido

Realización de videoconferencias trimestrales por macrorregiones para socializar resultados de la gestión.

Cumplido

Elaboración y publicación en la WEB de los informes trimestrales de gestión por procesos.

Cumplido

Elaboración y publicación en la WEB de los informes anuales de gestión institucional.

Cumplido

Fuente: Plan de implementación MECI -Dirección de Planeación y Control de Gestión

En cuanto a la rendición pública de cuentas, es la Dirección de Planeación y Control de la Gestión, la Dirección de Abastecimiento y la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar quienes trabajan de manera conjunta y se apoyan en la Oficina Asesora de Comunicaciones para transmitir los resultados de las gestiones a la comunidad. Para la vigencia 2016 se compartió el informe final 2015, en donde se invitó a retomar los logros pero también las dificultades y los compromisos asumidos con las comunidades, así como todo lo pendiente para hacer de los programas y servicios escenarios de cumplimiento de derechos; además, se hizo entrega del memorando de los formatos de programación y seguimiento a compromisos. Estos formatos e informes se encuentran en la Página Web del ICBF, y se puede acceder en la siguiente dirección

http://www.icbf.gov.co/portal/page/portal/PortalICBF/LeyTransparencia/RendicionCuentasICBF.

Componente de auditoría interna

La entidad cuenta con un procedimiento de auditorías internas basado en evidencia documental para ejercer control permanente a la gestión administrativa, el cual fue actualizado en 2015 y está pendiente su implementación de acuerdo con el nuevo modelo de operación por procesos, donde se busca dar respuesta a los nuevos requerimientos de las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015.


El programa de Auditorías del ICBF para la vigencia 2016 incluyó auditorías internas a los distintos Sistemas de Gestión, evaluaciones independientes, evaluaciones a casos específicos; actividades de asesoría y acompañamiento en temas puntuales, de acuerdo con las necesidades de la entidad; informes de norma interna y externa, participación en comités, atención a entes de control, entre otros, con enfoque en riesgos; elaboración de informes determinados por la Ley y capacitación a las y los colaboradores de la Oficina de Control Interno; y atención a entes de control y seguimiento a planes de mejoramiento.
A 31 de diciembre de 2016 se generó informes de auditoría interna a los Sistemas de Gestión (Calidad, Ambiental y Salud y Seguridad Laboral) de la regional San Andrés; siete auditorías al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (Sede Dirección General y regionales Antioquia, Caldas, Risaralda, Valle del Cauca, Caquetá y Cundinamarca); una auditoria de diagnóstico al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo a la sede de la Dirección General; tres auditorías al Sistema de Gestión de Calidad- Proceso de Primera Infancia a las regionales Córdoba, Atlántico y Choco; y ocho auditorías al Sistema de Gestión Ambiental y S&SO.
La tabla que se presenta a continuación muestra la relación de auditorías internas realizadas a 31 de diciembre de 2016:
Relación de auditoria internas a 31 de diciembre de 2016

Ítem

Sistema Evaluado y/o Proceso

Regional

Fecha de Realización

Fecha de Entrega Informe

1

Sistema De Gestión De La Calidad

San Andres

15 al 19 de febrero de 2016

30/03/2016

2

Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

Sede Nacional

1 al 10 de Agosto de 2016

26/08/2016

3

Antioquia

29 y 31 de Agosto de 2016

29/09/2016

4

Caldas

22 y 24 de Agosto de 2016

20/09/2016

5

Risaralda

22 y 24 de Agosto de 2016

20/09/2016

6

Valle

29 y 31 de Agosto de 2016

28/09/2016

7

Caquetá

5 y 7 de Septiembre de 2016

29/09/2016

8

Cundinamarca

05 y 09 de septiembre de 2016

01/10/2016

9

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST -Diagnostico-

Sede Nacional

12 al 30 de septiembre de 2016

31/10/2016

10

Proceso de Primera Infancia

Córdoba

12 al 16 de septiembre de 2016

30/10/2016

11

Atlántico

12 al 16 de septiembre de 2016

27/11/2016

13

Choco

19 al 23 de septiembre de 2016

24/11/2016

14

Sistema de Gestión Ambiental y S&SO

Bolivar

10 al 14 de octubre de 2016

07/12/2016

15

Caldas

10 al 14 de octubre de 2016

13/12/2016

16

Antioquia

18 al 21 de octubre de 2016

14/12/2016

17

Casanare

10 al 14 de octubre de 2016

19/12/2016

18

Risaralda

18 al 21 de octubre de 2016

20/12/2016

19

Caquetá

18 al 21 de octubre de 2016

20/12/2016

20

Nariño

21 al 25 de noviembre de 2015

26/12/2016

21

Valle

18 al 21 de octubre de 2016

29/12/2016

Fuente: Reporte Oficina de Control Interno
Se adelantó auditoría interna a las regionales Sucre, Guajira, Valle y Nariño a los procesos de contratación y gestión para la atención a la primera infancia; al igual que auditoría interna a las regionales Antioquia, Huila, Tolima, Meta, Norte de Santander, Risaralda y Arauca al proceso de Gestión para la Protección, cuyos informes se remitirán en enero de 2017.
Finalmente se ejecutó auditoría interna al sistema de gestión ambiental bajo la norma NTC ISO 14001:2014, al igual de auditoría de diagnóstico a la implementación de la misma norma bajo la versión 2015 para adelantar el plan de transición, informes que serán remitidos en enero de 2017.
La siguiente tabla presenta los informes de Evaluaciones Independientes realizadas a casos específicos:
Tabla. Relación de evaluaciones independientes realizadas a 31 de diciembre de 2016

Ítem

Descripción de la evaluación

Proceso

1

Informe de evaluación independiente al contrato de prestación de servicios 950 de 2015

Contratación - Tecnología

2

Informe de evaluación independiente al contrato de interventoría 2597 de 2012 suscrito entre el ICBF y el Consorcio AIA

Nutrición- Contratación

3

Informe de evaluación independiente de la denuncia presentada por la defensora de familia del centro zonal histórico regional Bolívar, relacionada con procesos administrativos de restablecimiento de derechos

Protección -Adopciones

4

Informe de evaluación independiente sobre seguimiento a la situación de las instalaciones nuevas del centro zonal Usme-ICBF

Administrativa

5

Informe de evaluación independiente al proceso de selección abreviada por subasta inversa presencial No. ICBF-SASI-002-2015 adelantada en la regional Arauca del ICBF para la prestación del servicio de transporte público terrestre automotor especial

Contratación

6

Informe de evaluación independiente proceso sancionatorio ICBF contra el operador CONADE en el marco del contrato de aporte 159 de 2014 centro zonal Yopal - regional Casanare

Contratación

7

Informe de evaluación independiente a la denuncia presentada por madre comunitaria FAMI del municipio de Tenjo - centro zonal Zipaquirá

Primera infancia

8

Informe de evaluación independiente frente al cumplimiento de la normatividad vigente en materia de contratación pública del proceso de selección No. ICBF-CMA-014-2015

Contratación

9

Informe de evaluación independiente al contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión 009 de 2016 - regional Meta

Contratación

10

Informe de evaluación independiente a las intervenciones en obra para la infraestructura del SRPA contratadas por el ICBF entre 2010 y 2014

Administrativa

11

Informe de evaluación independiente al último pago del contrato de prestación de servicios 897 de 2015

Contratación

12

Informe de evaluación independiente al último pago del contrato de prestación de servicios 460 de 2015

Contratación

13

Informe de evaluación independiente a los procesos de designación de los directores regionales del ICBF, así como a las vinculaciones a través de la figura de encargo en caso de vacancia temporal o definitiva

Gestión humana

14

Informe de evaluación independiente al contrato de aporte No 127 de 2015 suscrito entre el ICBF y la Fundación Prosperar y Vida

Contratación

15

Informe de evaluación independiente frente al cumplimiento de la normatividad contractual en el proceso de selección de mínima cuantía MC 007-2016 de la regional Sucre

Contratación

16

Informe de evaluación independiente por liquidación y pago pendiente a favor de operador por concepto de pago del contrato de aporte No 862 de 2014, celebrado entre el ICBF y la Fundación Profesionales al Servicio de la Comunidad (PROSERVCO)

Contratación

17

Informe de evaluación independiente al proceso administrativo de restablecimiento de derechos en el centro zonal Acacias de la regional Meta del ICBF

Protección - PARD

18

Informe de evaluación independiente PARD centro zonal Yopal - regional Casanare

Protección - PARD

19

Informe de verificación de la solicitud presentada por el director de la regional Valle del Cauca

Protección - PARD

20

Informe de evaluación independiente al proceso administrativo de restablecimiento de derechos en el centro zonal Sur Oriente Manzanares de la regional Caldas

Protección - PARD

21

Informe de evaluación independiente a los Centros de Recuperación Nutricional

Nutrición

22

Informe de evaluación independiente PARD a niños de la regional Valle del Cauca

Protección – PARD

23

Informe de evaluación independiente frente al cumplimiento de la normatividad contractual en el convenio de cooperación internacional 1231 de 2016 suscrito entre el ICBF y la organización de estados iberoamericanos (OEI)

Contratación

Fuente: Reporte Oficina de Control Interno

Componente de planes de mejoramiento

Para atender los hallazgos de auditoría interna, el ICBF cuenta con el PR2 MPE2 Procedimiento de Acciones Correctivas V10 y con el PR3 MPE2 Procedimiento de Acciones Preventivas V9, los cuales son aplicados por la entidad para atender los planes de mejora que son administrados a través del aplicativo ISOLUCION para el cierre de los hallazgos o no conformidades por parte de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional y Verificación de la Oficina de Control Interno.


Para atender los hallazgos de las auditorías regulares de la Contraloría General de la República, el ICBF cuenta con la Circular 7 de 2013, la cual determinó el Procedimiento Interno para el Seguimiento a la Ejecución del Plan de Mejoramiento del ICBF suscrito con este ente de control por parte de la Oficina de Control Interno.
La Contraloría General de la República, practicó Auditoría al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, vigencia 2014 haciendo presencia en la entidad durante el año 2015.
Con base en la auditoría regular realizada vigencia fiscal 2014 por la Contraloría General de la República al ICBF y el informe resultante de este ejercicio, para el año 2015 se formuló e implementó el plan de mejoramiento, el cual tuvo fecha de corte a 30 de septiembre de 2016 cerrando con un avance del 79,5% en las actividades programadas y un cumplimiento del 95.0%.

Tabla. Resultados Indicador avance del PM a 30 de septiembre de 2016

Vigencia: 2016 –

REGIONALES
30 de septiembre de 2016


Área

Avance

Regional Antioquia

100%

Regional Bogotá

86.2%

Regional bolívar

69.2%

Regional Boyacá

72%

Regional caldas

100%

Regional Caquetá

100%

Regional Casanare

89.2%

Regional cauca

94.4%

Regional choco

81.7%

Regional Córdoba

100%

Regional Cundinamarca

96.2%

Regional guajira

15%

Regional Guaviare

90.3%

Regional Huila

100%

Regional Magdalena

100%

Regional Nariño

78.7%

Regional putumayo

100%

Regional Quindío

100%

Regional Risaralda

96.1%

Regional San Andres

100%

Regional Santander

87.3%

Regional sucre

98.1%

Regional Tolima

100%

Regional valle

80.8%

Regional Vaupés

94.2%




Vigencia: 2016-Dependencias

Sede Dirección General
30 de septiembre de 2016


Área

Avance

Dirección Administrativa

70.9%

Dirección de Contratación

100%

Dirección de Familias y Comunidades

100%

Dirección de Gestión Humana

89.2%

Dirección de Información y Tecnología

100%

Dirección de Niñez y Adolescencia

100%

Dirección de Nutrición

100%

Dirección de Planeación y Control de Gestión

98.2%

Dirección de Primera Infancia

100%

Dirección de Protección

100%

Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar

100%

Dirección Financiera

97.6%

Oficina Asesora Jurídica

100%

Oficina de Aseguramiento a la Calidad

100%

Oficina de Control Interno

100%

Oficina de Control Interno Disciplinario

99%













Para la vigencia 2016, la Contraloría General de la República dio apertura a la auditoría regular a la vigencia fiscal 2015 y entregó al ICBF el informe final donde hace un pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta y otorga un plazo para la presentación de un plan de mejoramiento.
En el desarrollo de la auditoría se establecieron 69 hallazgos, de los cuales dos tienen connotación fiscal por $27.7 millones, uno para indagación preliminar, 15 tienen presunto alcance disciplinario y dos con otras incidencias que serán trasladados por el ente de control al Archivo General de la Nación y a la Contaduría General de la Nación.


Matriz de Evaluación de Gestión y Resultados vigencia 2015 –ICBF

EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS

Componente

Factores Mínimos

Ponderación

Subcomponente %

Calificación

Equipo Auditor

2015

Control de Gestión 20%

Procesos Administrativos

15%

78.9

Indicadores

25%

80.3

Gestión Presupuestal y Contractual

35%

79.6

Prestación del Bien o Servicio

25%

77.2

CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN




100%

78.95

Control de Resultados 30%

Objetivos Misionales

50%

78.1

Cumplimiento e impacto de Políticas Públicas, Planes, Programas y Proyectos

50%

79.3

CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE RESULTADOS

100%

78.71

Control de Legalidad 10%

Cumplimiento de normatividad aplicable al ente o asunto auditado

100%

80.2

CALIFICACIÓN COMPONENTE LEGALIDAD

100%

78.71

Control Financiero 30%

Razonabilidad o Evaluación Financiera

100%

90

Evaluación del Control Interno 10%

Calidad y Confianza

100%

70.3

CALIFICACIÓN COMPONENTE FINANCIERO

100%

90

Evaluación del Control Interno 10%

Calidad y Confianza

100%

70.3

CALIFICACIÓN COMPONENTE SISTEMA DE CONTROL INTERNO

100%

70.3

CALIFICACIÓN FINAL DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS PONDERADA

81.46
Fuente: Informe de Auditoria Regular vigencia fiscal 2015- CGR
Con base en la calificación de los componentes obtenida en la evaluación de la Gestión y Resultados, el ente de control FENECE la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal 2015 y la calificación final consolidada de gestión y resultados del ICBF queda en 81,46, puntaje que la ubica en el rango FAVORABLE.
En desarrollo de la auditoría se establecieron 69 hallazgos, de los cuales dos tienen connotación fiscal por $27.7 millones, uno para indagación preliminar, 15 tienen presunto alcance disciplinario y dos con otras incidencias que serán trasladados por el ente de control al Archivo General de la Nación y a la Contaduría General de la Nación, para lo de su competencia. Frente al informe la entidad formuló plan de mejoramiento. A continuación se relacionan los hallazgos con su connotación respectiva:
Tabla. Matriz de Hallazgos con Incidencia

Hallazgo

Título

Incidencia

A*

F*

Cuantía en millones de $

IP*

D*

P*

OI*

PAS*

BA*







X

























2

Constitución de cuentas por pagar

X










X













3

Inejecución, descuentos y reducciones presupuestal en contratos de aporte

X










X













4

Liberación de saldos presupuestales

X










X













5

Cuentas bancarias contratos de aporte

X

























6

Control de inventarios

X

























7

Oportunidad en la prestación del servicio público de bienestar en el Convenio 686 de 2015

X

























8

Contratos de aportes y valoración de aporte en especie (Bienestarina)

X

























9

Registro de inventarios del ICBF y aseguramiento de bienes adquiridos con cargo a recursos del Instituto en el marco del Contrato de Aportes

X










X













10

Contratos de comodato y pago de servicios públicos

X

X

16,7




X













11

Requisitos de inicio de la ejecución contractual

X










X













12

Supervisión de contratos de aporte 305, 397, 278, 339, 437, 456, 499, 606, 350, 627, 347, 616, 1237 y 689 de 2015

X










X













13

Publicación SECOP Bogotá

X










X













14

Cuota de participación Bogotá

X

























15

Atención a niños y niñas por contrato 117 de 2015 - Nariño

X

























16

Fase de alistamiento modalidad CDI Institucional y familiar (A-D)

X










X













17

Seguimiento y control de la prestación del servicio modalidad Familiar

X










X













18

Cumplimiento de las cláusulas contractuales de contratos de aporte de los CDI y Desarrollo Infantil en medio familiar

X










X













19

Sistema de información, seguimiento y evaluación - agentes educativos

X










X













20

Tránsito a modalidad Integral regional Bogotá

X

























21

Articulación SNBF para garantizar derechos de los niños y niñas del pueblo Wayuu de La Guajira

X

























22

Oferta de respuesta articulada bajo el principio de la corresponsabilidad

X

























23

ICBF como gestor del SNBF

X

























24

Plan de acción 2015

X

























25

Ejecución del plan de acción - Programas de Nutrición, Protección y promoción y prevención para la niñez y la adolescencia regional Bogotá 2015

X

























26

Metas Vs indicador 2015

X

























27

Planificación de metas sociales y financieras Bogotá

X

























28

Ejecución de metas sociales y financieras

X

























29

Registros SIM - Programas de Primera infancia

X

























30

Cumplimiento de metas y calidad de la información SIM - Programas de Primera infancia y Protección

X

























31

Metas regional Atlántico

X

























32

Ejecución del plan de acción de Protección - regional Bogotá 2015

X

























33

Formación cuidadores Ley 1618 de 2013 - población con discapacidad

X

























34

Programa Unidades de Apoyo y Fortalecimiento Familiar (UNAFA) - población con discapacidad

X

























35

Ejecución de las fases del programa UNAFA

X

























36

Ejecución y medición de recursos UNAFA

X

























37

Lineamientos, procedimientos y soportes del programa UNAFA

X










X













38

Planificación de la estrategia UNAFA

X

























39

Origen de las y los beneficiarios de la estrategia UNAFA

X

























40

Actividades por fase del programa UNAFA

X

























41

Transporte de facilitadoras UNAFA

X

X

11,07



















42

Gestión ambiental - regionales La Guajira y Guainía

X

























43

Consumo de servicios públicos: agua y luz

X

























44

Consumo de servicios públicos: energía – Bogotá

X

























45

Consumo de papel - Bogotá

X

























46

Pago de intereses moratorios - sentencias judiciales

X







X
















47

Asignación de procesos apoderados - regional Bogotá

X

























48

Sobregiros bancarios

X
















CGN*







49

Embargos

X

























50

Construcciones en curso

X

























51

Bienes pendientes de legalizar

X

























52

Contrato 130 de 2010

X

























53

Avalúos

X

























54

Propiedad intelectual

X

























55

Constitución de cuentas por pagar

X

























56

Recaudos por clasificar – 290580

X

























57

Litigios 531401

X

























58

Saldos terceros - cuentas por cobrar

X

























59

Compensación de auxiliares

X

























60

Saldos contrarios

X

























61

Armamento y equipo aéreo

X

























62

Consistencia de la información

X

























63

Manejo de terceros

X

























64

Servicios públicos

X

























65

Contribuciones de cuentas 512026

X

























66

Asignación de bienes y servicios cuenta 550706

X

























67

Gestión documental

X
















AGN*







68

Plan de bienestar - Bogotá

X










X













69

Obligaciones laborales contratos de aporte 689 y 212 de 2015

X










X













TOTAL HALLAZGOS

69

2

27,7

1

15

0

2

0

0

Fuente: Informe de Auditoria Regular vigencia fiscal 2015- CGR
* A: Administrativo, D: Disciplinario, F: Fiscal, P: Penal, IP: Indagación preliminar, PAS: Proceso Administrativo Sancionatorio, BA: Beneficio de auditoria, OI: Otra Incidencia y AGN: Archivo General de la Nación.

Información y comunicación

Información y comunicación interna y externa

La Dirección de Servicios y Atención actualizó la normatividad interna y expidió y socializó con directores regionales y coordinadores de centros zonales la Resolución 3962 de 2016, mediante la cual se adopta la Guía de Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Sugerencias del ICBF que incluye oficialmente el establecimiento único de horario de atención de 8 am a 5 pm en todo el país (Ver 5.1.1.1 Canal Presencial. • Parámetros para la Atención del Canal Presencial.


Igualmente, se publicó el PR5.MPA5.P2 Procedimiento para la Atención de Presuntos Actos de Corrupción V1, cuyo objetivo es recibir, atender, clasificar, registrar, direccionar y asegurar el trámite oportuno de las denuncias de hechos que podrían ser considerados un presunto acto de corrupción, recibidos por cualquier canal de interacción de la entidad.
En cuanto a la Identificación de las fuentes de información externa, existen mecanismos como el aplicativo SIM para la recepción, registro y seguimiento de las Peticiones, Quejas, Reclamos y/o Denuncias; existen buzones de sugerencias en todas las regionales y los centros zonales de la entidad; y se aplican encuestas de satisfacción, entre otras.
Así mismo, con el fin de garantizar el respeto a los derechos de los niños, niñas y adolescentes y sus familias, el ICBF ha establecido diferentes canales de atención en todo el país, dentro de los cuales se encuentran la Línea Nacional 018000918080, la línea de atención de Violencia Sexual (línea 106) y la Línea RUB, las cuales soportan funcionalmente los aplicativos informáticos que maneja la entidad para la atención de beneficiarios y beneficiarias. Además, se presta atención a través de los servicios de chat, video llamada, correo electrónico y Portal Web.
En esta misma vigencia, la Comisión de Regulación de Comunicaciones asignó al ICBF la línea 141 para la atención integral de los niños, niñas y adolescentes, lo que permitirá que la población objetivo se comunique de manera más expedita con la entidad. Para ello, se trabaja con la Oficina Asesora de Comunicaciones y la Dirección de Protección, con el fin de desarrollar una campaña de publicidad en todo el país y a través de los principales medios de comunicación para promocionarla como una línea que escucha a los niños, niñas y adolescentes y a través de ella actuar de manera preventiva a partir de un ejercicio de divulgación de los derechos.
En la actualidad los niños, niñas y adolescentes se comunican a través de la línea 106, la cual se ha hecho acreedora a dos premios nacionales a la Excelencia como “Mejor estrategia de escucha a la ciudadanía (niños, niñas y adolescentes)” y “Mejor operación de centro de contacto”, y está en concurso para el premio latinoamericano en estas dos categorías.

Sistemas de información y comunicación

La Dirección de Información y Tecnología (DIT) atiende las necesidades en TIC (tecnologías de información y las comunicaciones) de los procesos y colaboradores del ICBF, a través del suministro, desarrollo o adquisición de soluciones informáticas, las cuales requieren desarrollos adaptativos y/o evolutivos, a medida que crecen o surgen nuevas necesidades en las y los usuarios, y la incorporación de nuevas soluciones en tecnología para reemplazar las que han cumplido su ciclo.


La Dirección se ha focalizado en el fortalecimiento de los sistemas de información, a partir de una fuente única de datos para soportar decisiones y operaciones institucionales, por ello sus esfuerzos los ha centrado en acciones para transformar los sistemas existentes o migrar a nuevos, según resulte del análisis oportunidad/costo/beneficio, propendiendo por sistemas de información flexibles, escalables, interoperables y sostenibles financiera y técnicamente. En cuanto a la infraestructura de comunicaciones, el ICBF mantiene el esquema tercerizado de los servicios complementarios que se derivan de la prestación de servicios de conectividad, junto con los de administración de los recursos (correo, Internet, seguridad, administración de servidores, mesa de ayuda, provisión de repuestos, entre otros).
Los Sistemas de Información Misional – SIM (versión 4.7.42) y CUÉNTAME (versión 2.3.13) son los componentes estructurales que soportan la misión del ICBF y que apoyan la gestión de los datos e información de los procesos misionales, al igual que las modalidades de atención de la entidad, particularmente, aquellas dirigidas a los entornos Familiar, Comunitario e Institucional, donde se tiene como objetivo principal atender integralmente a los niños y niñas menores de 5 años, prioritariamente aquellos que se encuentren en los niveles I y II del SISBEN o en situación de desplazamiento.
Los sistemas de información en el marco de su mantenimiento, evolución y adaptación, tuvieron dentro de su alcance ajustes y modificaciones que respondieron a requerimientos de tipo normativo y legal, así como solicitudes y necesidades identificadas por los procesos, con las cuales se buscó la mejora en la operación de estos, así como contribuir a la satisfacción de las y los usuarios de los servicios del ICBF. Durante la vigencia 2016, se desplegaron en producción los siguientes sistemas de información, módulos y mejoras:


  • Mejoras en las funcionalidades del sistema SIM que permiten la liquidación de servicios de protección, control de programación de entregas de Bienestarina, rediseñó e implementación de las pantallas para el registro del resultado de audiencias de control de garantías y conocimiento, y mejora del desempeño del sistema con su implementación en la plataforma de hiperconvergencia.




  • Mejoras y nuevas funcionalidades en el sistema CUÉNTAME relacionadas con el módulo de talento humano, la funcionalidad de contratos y la actualización de datos duplicados y generación del reporte de duplicidad.




  • Módulos de cajas menores (justificación y constitución de la caja menor), tributario, acciones y sabanas contables del Nuevo Modelo Financiero.




  • Módulo de Comparador Financiero Jurídico en SIA (Sistema de Información de Apoyo), que permite realizar una clasificación y conciliación, con el fin de apoyar la toma de decisiones en los procesos a favor y en contra del ICBF.




  • Sistema de Contratos para las fases contractual, ejecución y postcontractual.



  • Sistema SIRILI (Sistema integrado de reportes inmediatos, libros e información) del SNBF.




  • Implementación de la solución de BI (Business Intelligence) para cuatro indicadores de la Dirección de Servicios y Atención.




  • Implementación del servicio WEB Services (interoperabilidad) con Migración Colombia que permite reportar las resoluciones de permiso de salida del país de menores de edad expedidas por los defensores de familia al sistema de Migración Colombia; en paralelo se adelantaron las acciones para implantar el servicio Web Services con la Gobernación de Antioquía, que permite reportar la información de los beneficiarios atendidos de primera infancia registrados en el sistema CUÉNTAME.




  • Culminación de los ajustes de la consulta Web del estado de cuenta de aportes parafiscales, que permiten descargar el certificado de pagos PILA a todos los aportantes registrados en el aplicativo PILA WEB, y se implementó el módulo de SIGEPCYP fase de Pago a Contratistas en Sede Nacional y regionales Bogotá y Cundinamarca.




  • Desarrollo del 60% de newsletter que permite la suscripción de la ciudadanía para recibir información de interés del Instituto.




  • Reestructuración de la información de transparencia contenida en el portal web en cumplimiento de la Resolución 3564 de 2015, con lo que se respondió a los compromisos FURAG e índice de transparencia.




  • Implementación del micrositio web del ICBF con un árbol de contenido organizado y actualizado de la Dirección de Protección, que le permite a la ciudadanía consultar información de manera ágil y oportuna.




  • Adquisición del servicio en la nube de la nueva plataforma Oracle Site Cloud para soportar el portal web, intranet y micrositios del Instituto, lo cual permite cumplir la normatividad de Gobierno en Línea y otros aspectos relacionados con seguridad, accesibilidad y disponibilidad de la información.



  • Se desplegó en producción el ajuste de 20 funcionalidades correspondientes al nivel de conformidad AA de la Norma Técnica de accesibilidad - NTC 5854. Lo cual se aplicó en la plantilla del portal y en la página de inicio.




  • Se despliega en producción el módulo transversal de seguridad.




  • Se realizó el proceso de diseño, construcción y llenado del ambiente transaccional, con estructuras estandarizadas del beneficiario único, mediante la construcción de una ETL («extraer, transformar y cargar), que permite llevar las variables transversales del beneficiario de SIM y Cuéntame al ambiente transaccional. El módulo se desplegó en ambiente de soporte.

En cuanto a la Infraestructura tecnológica utilizada para soportar la operación misional y administrativa del ICBF, se hizo necesario en 2016 crecer, fortalecer y evolucionar la infraestructura tecnológica hacia estrategias de virtualización, plataformas integrales de seguridad, crecimiento y actualización de equipos de cómputo, y crecimiento y actualización de licenciamiento. Para esto se realizaron las siguientes actividades:




  • Adquisición de 696 computadores personales, 200 portátiles, 180 impresoras multifuncionales, 60 impresoras sencillas, ocho impresoras de etiquetas, tres impresoras de código de barras, 120 escáneres de escritorio y un escáner portátil a nivel nacional.




  • Renovación de 34.438 licencias de desarrollo, productividad y estandarización, y adquisición de 104 licencias (Servicios Cloud para El Portal Web, Crystal Report, Linux Red Hat, Argis Geocodificador), para un total de 34.542.



  • Adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de canales de comunicación para tres centros zonales nuevos (Nazareth - Guajira; Piendamó - Cauca y Cartagena - Bolivar).




  • Ampliación del ancho de banda para 204 canales de comunicación en todo el país.




  • Adquisición, configuración y puesta en funcionamiento de 100 switches de última generación para 33 regionales, los cuales permiten optimizar el rendimiento de los servicios de conectividad y facilitar su administración.




  • Adquisición, configuración y puesta en funcionamiento de 40 acces points para brindar conectividad inalámbrica a las 33 regionales del ICBF.




  • Adquisición del soporte de la aplicación Networker hasta 31 de marzo de 2017 y el cambio de versión 8.2 a la versión 9.0.




  • Realización de la migración de la data de la plataforma AVAMAR hacia Networker.




  • Migración de los repositorios (archivos) de las regionales ubicadas en la NAS para descentralizar a los servidores de convergencia, obteniendo mejor performance y administración.

  • Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de HELPEOPLE para poder escanear diariamente la red de ICBF y lograr la actualización constante de equipos activos en ICBF.




  • Con la certificación de la norma ISO 27001:2013, mejora de la implementación de controles de seguridad de la información tanto físicos como lógicos sobre los activos de información de los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas beneficiarias de los programas del ICBF; temas que se han escalado y llevado hasta las regionales del ICBF, realizando mantenimiento al SGSI del ICBF y depurando la información al proceso de Gestión Tecnológica para el mantenimiento de la Certificación.





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