Guión de aprendizaje “estrategias de negociacióN”



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La logística


En este momento es aconsejable que el apoyo logístico funcione al 100%.




La citación


Es ideal que la citación haya sido acordada de común acuerdo con la contraparte y reconfirmada para evitar que “olvidos” de última hora puedan desembocar en fricciones iniciales innecesarias que enfriarían el clima antes de la transacción.

La transacción

La transacción es el período de tiempo durante el cual las partes se reúnen para conversar, negociar y llegar a acuerdos mutuamente satisfactorios.


La transacción en sí transcurre en el ámbito de una reunión. Un buen negociador debe ser un buen “manejador” de reuniones. Hemos elaborado un modelo general sobre las etapas o fases de la transacción que ayude a su preparación para viabilizar y agilizar los procesos de acuerdo

Dichas etapas son:

Rompimiento del hielo
Es aconsejable que la reunión inicie en un ambiente positivo. Es de utilidad acudir a un saludo cordial y relajante que calme la posible ansiedad, propicie un ambiente cálido y genere actitudes positivas de seguridad, sinceridad, honestidad y confianza.

El tiempo que se le dedique a esta actividad redundará en beneficio de la efectividad de la negociación.

Un buen negociador debe “estudiar” permanentemente sus comunicaciones verbales y no verbales para obtener cada vez mayor eficacia en sus intervenciones.

En esta etapa es aconsejable evitar actitudes, gestos, frases y palabras negativas o amenazantes.

Presentación de objetivos

En esta etapa es importante que las dos (2) partes expresen y estén de acuerdo sobre los objetivos a lograr en la reunión y acuerden la duración de ésta para pasar posteriormente a expresar sus objetivos para la negociación, los puntos a tratar (agenda) y los procedimientos a seguir.

Un negociador hábil diseñará cuidadosamente el flujo de los temas antes de que empiece la reunión para determinar dónde hay ventajas y desventajas. Una agenda bien planeada es la clave para un buen comienzo de negociación.

Este es un buen momento para identificar los estilos, actitudes, argumentos, motivaciones y capacidades de la contraparte, para validar o ajustar sobre la marcha la secuencia y los argumentos planeados. Un buen negociador no puede estar nervioso en este momento para poder acudir a toda su capacidad de observación y de diagnóstico.

Evaluación de temas

Una vez que los negociadores han revisado los puntos a discutir, deben empezar a evaluarlos


Planteamiento de acuerdos y desacuerdos

Para agilizar el proceso es aconsejable que el negociador retroalimente periódicamente el logro de los objetivos de la reunión, y establezca los acuerdos y desacuerdos a los que se ha llegado.

Esta táctica de retroalimentación y parafraseo, genera varios beneficios, entre los cuales podemos citar:


  • identificar que tanta empatía hay entre las partes y si la reunión está siendo eficaz en relación con el logro de los objetivos.

  • permite “medir el clima” de la transacción, determinando la necesidad de eventuales cambios (metodológicos, temáticos...) necesarios para agilizar el proceso.

  • es una buena ocasión para aclarar equívocos y los malos entendidos.

  • saca a flote objeciones y conflictos ocultos, para negociarlos y solucionarlos.

  • refresca y agiliza la reunión.

En esta etapa es fundamental tomar como algo natural, en el que surjan conflictos o desacuerdos. Cuyo buen manejo mejorará los resultados de la negociación.

El conflicto es la expresión de los diferentes puntos de vista, los cuales se deben sacar a flote para solucionarlos.

Un buen negociador debe entrenarse al máximo en manejo de conflictos y solución de objeciones. Es importante recordar que la solución de los conflictos no es una prueba de poder sino una oportunidad de descubrir lo que la contraparte necesita. Bien manejados, los conflictos y las objeciones conducen a un buen acuerdo.

Acuerdo de principio o arreglo




Una vez solucionadas las objeciones, las partes han cedido y consideran que están cerca de un acuerdo. En este momento la contraparte expresa “señales de acuerdo”. Este es el momento ideal para que el negociador despliegue toda su asertividad y oriente la reunió hacia el logro de acuerdos.

Es aconsejable que al final de la negociación, los acuerdos se redacten por escrito para su aprobación; una buena idea es que sean leídos mientras las partes estén juntas, para corregir eventuales errores y malentendidos.

Con la firma se garantiza el acuerdo, ella es constancia de que la negociación concluyó eficazmente.

Puertas abiertas para futuras negociaciones

Algunos negociadores creen que la firma del acuerdo es la última etapa, olvidando que las partes seguirán negociando en el futuro.

Es aconsejable terminar el proceso en un clima cálido y amistoso, que brinde sensación de que el acuerdo fue satisfactorio para las dos partes y que las futuras negociaciones serán más gratificantes y exitosas que la que acaba de concluir.

A continuación los principales aspectos:


    1. EL PROBLEMA


Cada lado asume una posición, argumenta a su favor y hace concesiones para llegar a un compromiso.

Cualquier método de negociación debe juzgarse en tres criterios:


Acuerdo sensato


Puede definirse como aquel que satisfaga los intereses legítimos de ambas partes dentro de lo posible; que resuelve los conflictos de intereses con equidad, que es durable y que tienen en cuenta los intereses de la comunidad.

No negocie con base en las posiciones

La discusión sobre posiciones produce acuerdos insensatos


En ésta, los negociadores tienden a encerrase dentro de ellas. El negociador mientras más ataca su posición y más se compromete con ella.

La discusión sobre posiciones es ineficiente


En ésta clase de negociación usted trata de mejorar las posibilidades de llegar a un acuerdo que le sea favorable, empezando con una posición extrema.

Mientras más extremas sean las posiciones iniciales y más pequeñas las concesiones, más tiempo y esfuerzo se necesitaran para descubrir si un acuerdo es posible o no.



La discusión sobre posiciones pone en peligro una relación


Cada negociador expone lo que va a hacer o lo que no va a hacer. La tarea de diseñar juntos una solución aceptable tiende a convertirse en una batalla, pues cada parte trata de forzar a la otra a cambiar su posición por pura fuerza de voluntad.

Cuando hay muchas partes la negociación basada en posiciones es todavía peor


Mientras mayor sea el número de personas que participen en una negociación, más graves serán los inconvenientes de la negociación basada en posiciones.

Ser amable no es la solución

Para poder evitar los altos costos se utiliza una negociación más amable. Prefiere ver la otra parte como un amigo antes que como un enemigo. En lugar de ponerle énfasis al propósito de la victoria, prefieren realizar la necesidad de lograr un acuerdo.

Existe una alternativa


El juego de la negociación se da en dos niveles:

1. la negociación trata lo esencial: puede tratar de su salario de los términos de un arrendamiento o del precio de algo.

2. se concentra en el procedimiento para tratar lo esencial: cada movimiento es suyo, en una negociación no se refiere solamente al arriendo o al salario, sino a otras cosas de fondo.

Por lo general no se toma en cuenta esta segunda negociación porque parece ocurrir sin decisión consciente. Un método de negociación diseñado explícitamente para producir resultados prudentes en forma eficiente y amistosa.

Este método denominado negociación según principios o negociación con base en los méritos, puede resumirse en cuatro puntos básicos, cada punto trata un elemento básico en la negociación y sugiere lo que se debe hacer:

Las personas


Antes de empezar a trabajar sobre el problema de fondo, debe identificarse y solucionarse separadamente el problema de las personas. Los participantes no deben verse a sí mismo como empeñados en un trabajo hombro a hombro atacando el problema y no atacándose mutuamente. De ahí: separe a las personas del problema.

Los intereses


Se propone superar los inconvenientes de concentrarse en las posiciones declaradas de las personas cuando el objeto de la negociación es satisfacer los intereses.

Las opciones


Responde a la dificultad de diseñar soluciones óptimas bajo presión, tratar de decidir en presencia de un adversario estrecha su visión.

Estas limitaciones pueden contrarrestarse reservando un tiempo de soluciones posibles que favorezcan los intereses que concilien efectivamente los intereses diferentes. De ahí el tercer punto: antes de intentar ponerse de acuerdo, invente opciones de beneficio mutuo.



Los criterios


La discusión de los criterios, más que lo que las partes están dispuestas a hacer o no hacer, conducirá a que ninguna de ellas tenga que ceder ante la otra, ambas pueden acoger una solución justa.

Las cuatro proposiciones básicas de la negociación según principios son relevantes desde el momento en que usted empieza a pensar en la negociación hasta el momento en que se llega a un acuerdo o en que usted decide desistir. Se puede dividir en tres etapas:


Análisis


Se trata de hacer un diagnóstico de la situación - recoger, organizar y reflexionar - sobre la información.

Planeación


Se ocupa de los mismos cuatro elementos, generando ideas y decidiendo lo que se debe hacer. Será necesario que usted genere opciones y criterios adicionales para seleccionarlos.

Discusión


Cuando las partes se están comunicando, buscando un acuerdo, los mismos cuatro elementos serán el mejor tema de discusión.




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