Evaluacion del plan operativo institucional (poi) 2009



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TRAMITE DOCUMENTARIO





  • En esta área se inicia el trámite administrativo de los expedientes que ingresan a la Municipalidad Provincial de Ica, los mismos que una vez recepcionados y registrados, son derivados a las diferentes áreas de la institución, según corresponda, elaborándose previamente la hoja de circulación.

  • Se orientó al público usuario respecto a la documentación que deben presentar según el trámite a realizar, asimismo se informa a que órgano ha sido derivado el expediente presentado.

  • Se gestionó ante la Secretaría General y Gerencia de Administración la adquisición de muebles acorde con la oficina asignada para brindar un mejor ambiente al público usuario.

  • Durante el I Trimestre del 2013 se recepcionaron 2 890 expedientes administrativos.

  • Se ha logrado por iniciativa de esta Área la implementación de un pequeño programa de registro computarizado para informar a los administrados el curso o trámite de su expediente y a la vez es utilizado para mantener informado al órgano de Control Institucional.




ACTIVIDADES

UNIDAD DE MEDIDA

META

%

CUMPLIMIENTO



%

AVANCE


PROGRAMADA

EJECUTADA TRIMESTRAL

ANUAL

TRIM.

RECEPCION, REGISTRO Y DISTRIBUCION DE EXPEDIENTES QUE PRESENTAN EN LA MPI.

EXPEDIENTE

10000

2500

2890

115.60

28.90

ORIENTACION AL PUBLICO USUARIO

ACCIÓN

3600

900

540

60.00

15.00

GESTIONAR LA INSTALACIÓN DE SOFWARE PARA MANEJO DE BASE DE DATOS DE USUARIOS

DOCUMENTO

2

1

1

100.00

50.00

El Centro de Costos Trámite Documentario programó 03 actividades para ser desarrolladas en este trimestre, habiendo superado la meta establecida en 01 actividad, en 01 actividad ejecutó el 100% de la meta y 01 actividad experimentó avances en su ejecución.


PROBLEMAS

  • Falta de material logístico y mobiliario adecuado.

  • Falta de un software para el manejo de datos de usuarios.

  • Falta de capacitación del personal.

  • Falta actualización del TUPA ya que en varias oportunidades en las oficinas orientan al administrado y no corresponde a los procedimientos establecidos en el TUPA, causando malestar a los usuarios, los cuales al llegar al Área de Tramite Documentario a presentar sus solicitudes son observadas de acuerdo a la Directiva N°001-2009-GG-MPI “NORMA DE PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION, DISTRIBUCION DOCUMENTARIA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ICA”.



RECOMENDACIONES

  1. La Secretaria General debe viabilizar la dotación de mobiliario adecuado para la atención óptima del público usuario.

  2. La Secretaria General debe viabilizar la instalación de un software para el manejo de datos de usuarios.

  3. El Área de Trámite documentario debe solicitar la capacitación para el personal.

  4. La Secretaría General debe reiterar a las Gerencias el cumplimiento de la Directiva N°001-2009-GG-MPI “NORMA DE PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION, DISTRIBUCION DOCUMENTARIA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ICA”; con la finalidad de dar fiel cumplimiento a lo establecido en el Texto Único de Procedimiento TUPA vigente y Ley 27444 en su Artículo 36 en los numerales 36.1 y 36.2 sobre la Legalidad del Procedimiento.



RELACIONES PÚBLICAS

Esta Área es la encargada de coordinar las actividades protocolares y las de relaciones públicas de la institución, asimismo de difundir la imagen de la institución.




  • Las ceremonias de paseo e izamiento del Pabellón Nacional en nuestra Plaza de Armas se desarrollaron con absoluta normalidad, contándose con la presencia de las autoridades de la localidad. Asimismo, se realizó el gran pasacalle por Día Nacional de Pisco Sour, ceremonia del brindis de la peruanidad en el Campo Ferial y de la misma forma se procedió con los actos protocolares y oficiales como sesión solemne por el día central del cuadragésimo octavo Internacional de la Vendimia Iqueña realizado el Viernes 08 de Marzo del 2013, asimismo se realizó el tradicional pasacalle costumbrista de la Vendimia en la que participaron 40 Bodegas artesanales de Piscos y Vinos, 30 talleres de Danzas, 20 Empresas Privadas, 25 Entidades Gubernamentales. También se realizó el Tercer Concurso Nacional de Afro danzas “Reina de la Vendimia de Ica” los día 08 y 09 de Marzo en el Campo Ferial de Ica.

  • Brindó asistencia y participó directamente en las diferentes actividades organizadas por la Municipalidad Provincial de Ica.

  • Se emitieron los oficios e informes correspondientes a las actividades que desarrolla esta oficina, asimismo se elaboró documentación del Despacho de Alcaldía como oficios de invitación a ceremonias, inauguraciones, etc. distribuyendo las mismas a las diferentes oficinas de la Municipalidad y a las instituciones correspondientes.

  • Las ceremonias de paseo e izamiento del Pabellón Nacional en nuestra Plaza de Armas se desarrollaron con absoluta normalidad, contándose con la presencia de las autoridades de la localidad. De igual forma actos protocolares y oficiales como Sesiones Solemnes.

  • Se elaboraron spot radiales y televisivos sobre las principales acciones de la Municipalidad Provincial de Ica a favor del desarrollo local, asimismo se elaboraron notas de prensa y comunicados, los mismos que fueron distribuidos a las diferentes oficinas de la Municipalidad y medios de comunicación radial, televisivo y prensa escrita, monitoreando su difusión.

  • Se realiza coordinaciones con las diferentes instituciones Educativas con la finalidad de incluir en el Tour Peatonal partiendo desde el Palacio Municipal, Museo de Piedras, Iglesia de Luren, Museo, campo Ferial y Zoológico Municipal de nuestra Comuna.




ACTIVIDADES

UNIDAD DE MEDIDA

META

%

CUMPLIMIENTO



%

AVANCE


PROGRAMADA

EJECUTADA TRIMESTRAL

ANUAL

TRIM.

DIFUSIÓN DE LAS ACTIVIDADES QUE EJECUTA LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ICA, A TRAVÉS DE NOTAS DE PRENSA, PARTICIPACIÓN EN ESPACIOS NOTICIOSOS E INFORMES ELABORADOS PARA LA TV

ACCIÓN

520

130

125

96.15

24.04

ORGANIZACIÓN DE CEREMONIAS OFICIALES

CEREMONIA

80

20

45

225.00

56.25

ORGANIZACIÓN Y DIFUSIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN

EVENTO

40

10

4

40.00

10.00

PROMOVER VISITAS AL PALACIO MUNICIPAL DE ESTUDIANTES: ESCOLARES Y UNIVERSITARIOS

ACCIÓN

40

10

4

40.00

10.00

PRODUCCIÓN DE VIDEOS INSTITUCIONALES DE ACTIVIDADES EJECUTADAS POR LOS PROGRAMAS SOCIALES (OMAPED, DEMUNA, COMEDORES, PROVAL) SOBRE DESARROLLO: PRODUCTIVO, COMERCIAL, Y DE LA COMPETITIVIDAD Y EL EMPRENDIMIENTO

VIDEOS

12

3

6

200.00

50.00

PRODUCCIÓN DE REVISTA INSTITUCIONAL

NÚMERO

12

3

0

0.00

0.00

PRODUCCIÓN DE BOLETÍN INSTITUCIONAL

NÚMERO

12

3

0

0.00

0.00

GESTIONAR CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL ADSCRITO A ESTA OFICINA

DOCUMENTO

12

3

2

66.67

16.67

ORGANIZACIÓN DE CONFERENCIAS DE PRENSA

CONFERENCIA

12

3

11

366.67

91.67

ORGANIZAR CAMPAÑAS DE SENSIBILIZACIÓN SOBRE TEMAS AMBIENTALES, EDUCACIÓN VIAL, CUIDADO DE LAS AREAS VERDES, ETC.

CAMPAÑA

20

5

6

120.00

30.00

PRODUCCIÓN DE SPOT PARA RADIO Y TV SOBRE DESARROLLO: PRODUCTIVO, COMERCIAL, DE LA COMPETITIVIDAD Y EL EMPRENDIMIENTO, ASÍ COMO SOBRE FERIAS TURÍSTICAS, FERIAS EMPRESARIALES Y GASTRONOMÍA, Y SU DIFUSIÓN

SPOTS

24

6

6

100.00

25.00

El Área de Relaciones Públicas programó 11 actividades para ser desarrolladas en este trimestre, superando la meta programada en 04 actividades, 01 actividad ejecutaron el 100% de la meta, 04 actividades se encuentran en proceso de ejecución y 02 actividades no experimentaron avance en su ejecución.


PROBLEMAS

  • Demora en el pago a los medios de comunicación por la difusión de las Notas de Prensa, Comunicados y spot publicitarios de las actividades que realiza la gestión municipal.

  • Falta de movilidad para la distribución de documentos a lugares distantes del cercado.

  • En algunas oportunidades se ha cortado el fluido eléctrico al momento de realizarse las ceremonias y eventos protocolares, debiendo solicitar a EMAPICA el préstamo de su grupo electrógeno.

  • Falta de apoyo logístico con filmadora, cámaras fotográfica, cintas de video, discos en formato DVD.

  • No se capacitó al personal por no haber presupuesto.


RECOMENDACIONES

  1. El responsable del A. F. de Relaciones Públicas debe solicitar a la oficina competente el cumplimiento de compromisos con los Contratos publicitarios.

  2. Se sugiere que cuando la entrega de documentos corresponda en zonas alejadas, la institución debe proporcionar una unidad móvil o cubrir el costo de los pasajes, para lo cual el responsable del área de Relaciones Públicas debe hacer el requerimiento respectivo.

  3. El responsable del A. F. de Relaciones Públicas debe solicitar en forma sustentada la adquisición de equipos modernos como filmadora, cámara fotográfica, TV, DVD y otros materiales necesarios para mejorar el servicio.

  4. Al final de la Evaluación, se sugiere las acciones que se deben realizar para la capacitación al personal.






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