Evaluacion del plan operativo institucional (poi) 2009



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ARCHIVO MUNICIPAL





  • Se emite la Certificación de Pagos y Descuentos de los Trabajadores Empleados y Obreros, así como de los Cesantes y Jubilados de la Municipalidad Provincial de Ica, se elaboran de acuerdo al requerimiento de los trabajadores, existen planillas de los años 1943 al 2005, a partir del 2006 a la fecha se archivan en la Sub Gerencia de Recursos Humanos. Se confeccionan las Tarjetas de record de haberes con el monto de la remuneración que percibe cada servidor, desde que inicia a laborar (según planillas) se digita el documento con la información obtenida y se deriva a la Sub Gerencia de Recursos Humanos. Se emitieron 56 Certificaciones de pagos y Descuentos en el Trimestre.

  • En cumplimiento de la actividad “gestionar Capacitación para el Personal del Archivo General se emitió un Programa Anual de capacitación y especialización Archivística 2013 de cursos y seminarios diseñados conforme a las Normas establecida por el ente rector del Sistema Nacional de Archivos, con Oficio N°034-2013-AG-SG-MPI de fecha 28/01/2013, en cumplimiento de la recomendación dispuesta por el Órgano de Control Institucional, sobre Elaboración del cronograma de Capacitación para el presente año.

  • Con Informe N°005-2013-AG-SG-ACC-MPI del 01/02/2013 el encargado del Área de Clasificación y Codificación reitera el reclamo de Regularización de Entrega de Expedientes Administrativos de los años 1995 al 2005 de la Gerencia de Desarrollo Urbano, transferida de manera informal el 21/12/2010 a pesar del tiempo transcurrido y peticiones hechas no se efectúa la verificación del caso por ambas partes, incumpliendo lo establecido en la Directiva General N°002-2010-AMPI siendo de obligatorio cumplimiento y responsabilidad.

  • El Área Funcional de Archivo General determinó reiterar mediante Oficio N°046-2013-AG-SG-MPI el 01/02/2013 y Oficio N°097-2013-AG-MPI del 26/03/2013 al Secretario General, que frente a esta problemática y considerando el estado irregular de los documentos, se solicitó disponer las acciones administrativas apropiadas para regularizar la entrega y recepción, a fin de proceder a su archivamiento y custodia.




ACTIVIDADES

UNIDAD DE MEDIDA

META

%

CUMPLIMIENTO



%

AVANCE


PROGRAMADA

EJECUTADA TRIMESTRAL

ANUAL

TRIM.

ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN, ALMACENAMIENTO, MANTENIMIENTO E INVENTARIO DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS

ACCIÓN

16

2

0

0.00

0.00

EMITIR CERTIFICACIONES DE PAGOS Y DESCUENTOS DEL PERSONAL ACTIVO Y CESANTE DE LA MPI.

CERTIFICADO

135

30

56

186.67

41.48

PROCESO DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

ACCIÓN

10

5

0

0.00

0.00

ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE LA DOCUMENTACIÓN EXISTENTE EN EL ARCHIVO GENERAL

ACCIÓN

190

40

10

25.00

5.26

GESTIONAR LA ADQUISICIÓN DE UN SEGURO CONTRA TODO RIESGO

ACCIÓN

1

0

0




0.00

GESTIONAR LA FUMIGACIÓN DE LOS AMBIENTES DEL ARCHIVO GENERAL

ACCIÓN

4

1

0

0.00

0.00

GESTIONAR CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL DEL ÁREA

CURSO

4

1

1

100.00

25.00

GESTIONAR LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL ESTUDIO DE PRE INVERSIÓN DEL PROYECTO DE INVERSIÓN PÚBLICA MUNICIPAL DENOMINADO "MEJORAMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FISICA Y EQUIPAMIENTO DEL ARCHIVO GENERAL"

PROYECTO

1

1

0

0.00

0.00

El archivo Municipal programó 07 actividades para ser desarrolladas en este trimestre, alcanzó el 100% de la meta 01 actividad, superó la meta programada en 01 actividad, no experimentó en su ejecución 04 actividades y 01 actividad se encuentra en proceso de ejecución.


PROBLEMAS

  • Falta de cobertura presupuestal para la fumigación del Archivo Municipal.

  • Falta de material logístico y equipos informáticos nuevos, con la finalidad de optimizar las labores.

  • Falta de espacio físico para la conservación del acervo documentario.

  • Falta de capacitación al personal del Archivo Municipal.

  • Remisión de documentación para archivar con foliación deficiente, incompleta según relación remitida.

  • Incumplimiento del Contrato de Consultoría N°0110-2011-GG-MPI, suscrito en Noviembre del año 2011 entre la Municipalidad Provincial de Ica y el Ing. Jesús Ernesto Guevara Guevara para la elaboración del Estudio de Pre Inversión del Proyecto de Inversión Pública “Mejoramiento de Infraestructura Física y Equipamiento del Archivo General” de la Municipalidad Provincial de Ica.



RECOMENDACIONES

  1. Se debe exhortar al Sub Gerente de Logística y Soporte Informático a fin de que realice las acciones pertinentes para la adquisición de insumos y se fumigue el Archivo Municipal, debe tenerse en cuenta que por la cantidad de documentación almacenada pulula en el ambiente plagas nocivas para la salud de las personas que ahí trabajan.

  2. La Secretaría General debe realizar las gestiones para la priorización de la ejecución del proyecto de inversión pública “Mejoramiento de Infraestructura Física y Equipamiento del Archivo General”, lo cual coadyuvaría a una mejor conservación y archivamiento de los documentos generados en las diferentes oficinas.

  3. Equipar con material logístico y equipos informáticos nuevos, con la finalidad de optimizar las labores.

  4. Las Gerencias, Sub Gerencias y Áreas funcionales que remitan documentación para archivar en el Archivo General deben cumplir con lo estipulado en la Directiva General Nº 002-2010/AMPI “Normas de Procedimiento para la Gestión del Archivo General de la Municipalidad Provincial de Ica”.

  5. Recursos Humanos debe implementar un Programa de Fortalecimiento de capacidades para el ejercicio de sus funciones.




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