Evaluacion del plan operativo institucional (poi) 2009



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COMENTARIO.-
En el presente documento se informa el grado de avance de las acciones consideradas en el Plan Operativo Institucional 2013 de la Municipalidad Provincial de Ica, en él se describen los logros alcanzados durante el trimestre evaluado y los problemas presentados en el desarrollo de las actividades.
En la elaboración del presente informe que corresponde a la Evaluación del avance de las metas físicas del I Trimestre de las actividades y proyectos programados en el Plan Operativo Institucional 2013, ha habido mucha demora de parte de los responsables de los diferentes centros de costos en remitir la información del avance de sus actividades y en el caso de la Sub Gerencia de Logística y soporte Informático no ha informado el avance de sus metas físicas y la Gerencia de Desarrollo Urbano en lo que corresponde a Proyectos de Inversión; cabe mencionar que al no remitir información del avance de metas físicas crea una distorsión en la evaluación presupuestal.
Existen Centros de Costo que en la ejecución de sus actividades, pese a los problemas presentados lograron ejecutar la meta programada para el trimestre, sin embargo, también se puede observar una marcada diferencia entre la meta programada y la ejecutada, debido a una programación irreal o porque las condiciones han variado desde el momento en que se programó la actividad hasta que ésta es ejecutada, en cualquiera de los casos se sugiere que estos Centros de Costo soliciten la modificación de sus metas en el Plan Operativo Institucional y no provocar desequilibrio en el presupuesto.
Se observa que los responsables de los diferentes centros costos no tienen en cuenta las actividades programadas durante el trimestre y recién cuando requieren la remisión de la evaluación del Plan Operativo Institucional toman conocimiento de sus actividades y luego de mucha exigencia es remitido extemporáneamente. Al respecto, señalo que cada Gerencia de la Municipalidad Provincial de Ica es responsable de la presentación de la evaluación del avance de la ejecución de las tareas previstas en sus correspondientes programas de trabajo y de las Sub gerencia y Áreas Funcionales a cargo, para lo cual debe formular el informe de conformidad a los anexos 01, 02 y 03 que establece la Directiva vigente en la materia; debiéndose tener en cuenta además, que esta herramienta permite aplicar correctivos para lograr los objetivos trazados, y que ésta pierde su eficacia al no ser presentada en forma oportuna.
RECOMENDACIONES:

Los problemas más comunes que presentan los diferentes centros de costos en el desarrollo de sus actividades son, la falta de recursos humanos capacitados, infraestructura, equipamiento y material logístico, entre otros:




  • Infraestructura, equipamiento y gestión logística insuficiente, es un tema crítico, constituyéndose en un punto negativo para el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas. Existe una insatisfacción por parte de los usuarios internos con respecto a la infraestructura, equipamiento gestión logística, por lo que se recomienda que el responsable realice el proceso para la adquisición de equipos y materiales con la debida anticipación, de la misma forma los funcionarios responsables deben acelerar los trámites administrativos de tal manera que los centros de costos no queden desabastecidos del material logístico necesario para la ejecución de sus actividades. En cuanto a los equipos informáticos es inevitable realizar la adquisición de computadoras e impresoras, lo que va a cubrir en cierta forma las necesidades de los diferentes centros de costos. Con relación a la infraestructura vemos el caso de la Sub Gerencia de Registro Civil que en forma reiterada solicita la ampliación y mejoramiento de los ambientes inadecuados donde se brinda atención al público usuario; los almacenes de vaso de Leche y Programas Alimentarios; el Archivo Municipal y muchos de los centros de costos no cuentan con la infraestructura apropiada y debidamente equipada.




  • Capacitación del Personal; es palpable la falta de una política institucional orientada a mejorar la calidad del capital humano, no existe un plan de capacitación municipal que permita actualizar a los trabajadores en adelantos técnicos y administrativos para un mejor desempeño de sus funciones; en este aspecto, es necesario se priorice la elaboración, aprobación y ejecución del mencionado Plan, en el cual se debe establecer claramente el tipo de capacitación que requiere el personal de cada Unidad Orgánica, para de esta manera concretizar un proyecto sostenido que rinda resultados para nuestra institución. De igual manera, se requiere capacitación para todos los centros de costos para la elaboración, monitoreo y evaluación del Plan Operativo Institucional y actualización de los documentos de gestión.




  • Unidades móviles para desplazamiento de personal insuficientes; de la misma manera, existe la necesidad de los diferentes centros de costos de contar con unidades móviles para el desarrollo de sus actividades que permita ser oportunos y que no perjudique la economía del trabajador ni cause la pérdida de horas hombre. Por ello es necesario considerar la posibilidad de adquirir algunas unidades móviles, ya que es evidente que aun recomendando la programación de uso de vehículos por Gerencias no son suficientes para cumplir como se debe las tareas programadas.




  • Cumplimiento oportuno de la remisión de información solicitada; se recomienda a las Gerencias, Sub Gerencias y Áreas Funcionales, ceñirse a las fechas programadas de entrega del documento de evaluación; encontrándose en la Directiva “Normas para el Seguimiento y Evaluación del Plan Operativo Institucional de la Municipalidad provincial de Ica”, dado que ello contribuirá a la entrega a tiempo de la evaluación del Plan Operativo Institucional de nuestra institución. De igual manera, se debe cumplir con la remisión de la información solicitada por los diferentes centros de costos, dentro el plazo establecidos para coadyuvar en forma coordinada con el desarrollo la gestión municipal.




  • Modificación del Plan Operativo Institucional, luego de realizada la evaluación del primer trimestre, los centros de costos deben observar su avance de meta física y meta programada anual, para que en forma sustentada soliciten la modificación del Programa de trabajo a su cargo y les permita sincerar su grado de ejecución y desarrollo y el avance de metas físicas que luego va ser contrastado con la ejecución presupuestal.




  • Cumplimiento de las Directivas vigentes, actualización, publicación y elaboración nuevas directivas generales y de órgano; debo indicar que la Municipalidad Provincial de Ica cuenta con Directivas como “Normas para la Foliación de Expedientes Administrativos que se Tramitan en la Municipalidad Provincial de Ica”, “Metodología para el Uso de Siglas y Códigos en la emisión de Documentos de Carácter Institucional”, “Normas para el correcto uso de equipos de Cómputo y de Servidores Informáticos”, etc.; se debe exhortar a los responsables de los diferentes centros de costos para que tanto ellos como el personal a su cargo den cumplimiento a lo normado y que permanentemente se actualice y publique en nuestro Portal de Transparencia. Asimismo, se sugiere la elaboración de directivas que contengan en forma analítica y específica las normas que se deben observar para el debido cumplimiento de disposiciones legales y/o administrativas, determinando además claramente las responsabilidades.





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