Evaluacion del plan operativo institucional (poi) 2009



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SECRETARIA GENERAL

Es el órgano de segundo nivel, responsable de brindar apoyo administrativo a los órganos de gobierno, de administrar las actividades del protocolo e imagen institucional y las comunicaciones, así como también de efectuar las acciones y procesos de la administración documentaria. Está a cargo del Secretario General con rango de Gerente, quien depende funcionalmente de Alcaldía y administrativamente de la Gerencia General.




  • Por disposición del Despacho de Alcaldía convocó a los Señores Regidores, a las Sesiones de Concejo realizadas en el trimestre (09 en total: 06 sesiones ordinarias y 03 sesión extraordinaria); apoyó en la realización de las Sesiones de Concejo; previa coordinación con la Alta Dirección puso en conocimiento del Concejo Municipal los expedientes recepcionados para su debate, asimismo realizó las transcripciones de las sesiones en el libro de Actas.

  • Elaboró los dispositivos y normas del Concejo Municipal como Acuerdos de Concejo y Ordenanzas Municipales de acuerdo a lo tratado y discutido en las Sesiones de Concejo, documentación que contaba con los Informes Técnicos, Informes Legales y Dictamen de Comisión correspondientes; asimismo se redactaron Resoluciones de Alcaldía, las mismas que una vez visadas por la Gerencias respectivas y firmadas por el titular del pliego fueron numeradas y notificadas a los interesados; se gestionó la publicación de las normas en el diario oficial de la ciudad y en el Portal Institucional. (Página WEB).

  • Se verifica la documentación que va dar origen a la Resolución y de acuerdo a ello se redacta el Proyecto de Resolución de Alcaldía, se remite al Despacho de Alcaldía para la firma del Alcalde, luego se notifica a la parte interesada así como a las Gerencias y Sub Gerencias.

  • Se notificaron y publicaron 211 normas municipales (07 Ordenanzas, 02 Decretos de Alcaldía, 29 Acuerdos de Concejo, y 173 Resoluciones de Alcaldía)

  • Se atiende la documentación presentada solicitando información sobre la actividad municipal, se brinda la información de acuerdo a lo estipulado en la Ley 27806, así mismo se publica en el Portal de Transparencia la información a la que se refiere la mencionada Ley. Se atendieron 10 solicitudes de ciudadanos que solicitaron información en cumplimiento de la ley de acceso a la información.



ACTIVIDADES

UNIDAD DE MEDIDA

META

%

CUMPLIMIENTO



%

AVANCE


PROGRAMADA

EJECUTADA TRIMESTRAL

ANUAL

TRIM.

APOYO EN LA CELEBRACIÓN DE SESIONES DE CONCEJO (ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS)

ACCIÓN

28

7

9

128.57

32.14

TRANSCRIPCIÓN AL LIBRO DE ACTAS DE SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS

ACCIÓN

28

7

9

128.57

32.14

REDACCION DE NORMAS MUNICIPALES

DOCUMENTO

606

150

211

140.67

34.82

SOLICITAR LA PUBLICACION DE LAS DISPOSICIONES MUNICIPALES (ACUERDOS DE CONCEJO. ORDENANZAS MUNICIPALES, DECRETOS DE ALCALDÍA)

DOCUMENTO

40

10

36

360.00

90.00

NOTIFICACIÓN DE ACUERDOS DE CONCEJO, ORDENANZAS MUNICIPALES, RESOLUCIONES DE ALCALDÍA Y OTROS

ACCIÓN

9090

2250

1639

72.84

18.03

ESCANEO DE ACUERDOS DE CONCEJO, ORDENANZAS MUNICIPALES, RESOLUCIONES DE ALCALDÍA Y DECRETOS DE ALCALDÍA

ACCIÓN

606

150

211

140.67

34.82

ATENCION DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTO

1200

300

60

20.00

5.00

BRINDAR INFORMACIÓN EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

DOCUMENTO

30

7

10

142.86

33.33

GESTIONAR CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL DE LA OFICINA

CURSO

4

1

0

0.00

0.00

La Secretaria General programó 09 actividades para ser desarrolladas en este trimestre, logrando superar la meta programada en 06 actividades, 02 actividades se encuentran en proceso de ejecución, 01 actividad no experimentó avances en su ejecución.


PROBLEMAS

  • Falta de material logístico (papel, thoner, casset, pilas)

  • Falta de mantenimiento de la fotocopiadora e impresora, requerimientos realizados a la Sub Gerencia de Logística y Soporte Informático sin que haya sido atendido, a pesar de las reiteraciones realizadas.

  • Falta de capacitación al personal.


RECOMENDACIONES:

  1. En la medida que la Gerencia General realiza requerimientos en forma reiterada, la Sub Gerencia de Logística y Soporte Informático debe disponer el mantenimiento periódico de los equipos de sonido; así como de las instalaciones eléctricas del salón Consistorial de la Municipalidad Provincial de Ica, donde se desarrolla las Sesiones de Concejo, Matrimonios Civiles y otros actos de gran transcendencia en beneficio de la Población Iqueña.

  2. La Sub Gerencia de Logística y Soporte Informático debe realizar las acciones necesarias para atender los requerimientos de material logístico y mantenimiento de la fotocopiadora; así como la adquisición de los equipos de cómputo que son requeridos constantemente por la Secretaría General.

  3. La Subgerencia de Recursos Humanos, de acuerdo a su competencia, debe programar cursos para el manejo de expedientes administrativos y otros.





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