Evaluacion del plan operativo institucional (poi) 2009



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ALMACÉN

Esta área es la encargada de abastecer con el material logístico necesario para el cumplimiento de sus actividades a todos los Centros de Costos de la Municipalidad Provincial de Ica, de acuerdo a las solicitudes de requerimiento presentadas y al stock existente en él, previa elaboración de las PECOSAS correspondientes.



  • Se recepcionó y contabilizó los bienes adquiridos de acuerdo a las O/C elaboradas por el A.F. de Abastecimiento.

  • Se actualizaron las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén o Kárdex y las Tarjetas de Control Visible de Almacén (TEVA) o Bind Card, se realizó el Inventario de existencias de bienes en el almacén, este inventario se realiza en forma quincenal, haciendo cruce con la tarjeta de kárdex.

  • Se han elaborado 06 informes durante el primer trimestre, a la Sub Gerencia de Logística y Soporte Informático y a la de Contabilidad, sobre el movimiento de almacén (entradas y salidas de bienes),

  • Se elaboraron y atendieron 356 PECOSAS según pedido de compra de cada centro de costos.

  • Se elaboraron 181 Órdenes de Compra y se efectuaron 157 ingresos de bienes diversos al Almacén.

  • Se realizó inventario de Existencia de Bienes en Almacén hasta el 31 de marzo del 2013.

  • Durante el Primer Trimestre se ha realizado una Nota de Entrada de Almacén –NEA, por las donaciones recibidas.



ACTIVIDADES

UNIDAD DE MEDIDA

META

%

CUMPLIMIENTO



%

AVANCE


PROGRAMADA

EJECUTADA TRIMESTRAL

ANUAL

TRIM.

ACTUALIZACIÓN DE EXISTENCIAS DE BIENES EN EL ALMACÉN

ACCIÓN

24

6

6

100.00

25.00

INFORME DEL MOVIMIENTO DE ALMACÉN

DOCUMENTO

24

6

6

100.00

25.00

ELABORACIÓN DE PECOSAS - ABASTECIMIENTO CON MATERIAL LOGÍSTICO A LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA MPI.

DOCUMENTO

2720

415

356

85.78

13.09

ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA DE LOS BIENES INGRESADOS AL ALMACÉN

DOCUMENTO

1575

300

181

60.33

11.49

ELABORACIÓN DE NOTAS DE ENTRADA AL ALMACÉN (NEA)

DOCUMENTO

12

3

1

33.33

8.33

El Centro de Costos Almacén programó 05 actividades para ser desarrolladas en este trimestre, desarrolló el 100% de la meta programada en 02 actividades y ha logrado un importante avance de la meta en 03 actividades.


PROBLEMAS.

  • Las solicitudes de requerimiento enviados por las diferentes áreas, muchas veces son remitidas en forma manuscrita, por lo que el personal de ésta área debe digitarlo en el programa SIGA, lo que origina demora en la atención y gasto de material (papel, tóner), recargando las labores del personal que labora en esta área.

  • Demora en los procesos de licitación para compra de útiles de oficina, materiales de limpieza, etc.

  • Demora de aprobación de NEAS de donaciones en el pleno del concejo.


RECOMENDACIONES

  1. El Sub Gerente de Logística y Soporte Informático debe ordenar al Área Funcional de Soporte Informático que instale en una computadora de cada Gerencia el aplicativo SIGA para facilitar la elaboración de las solicitudes de requerimiento, asimismo se sugiere capacitar al personal en el manejo del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA).

  2. Los procesos de Licitación deben efectuarse oportunamente para poder realizar una buena atención y distribución de los mismos.

  3. Las Notas de Entrada a Almacén de bienes donados deben ser aprobados lo más pronto posible por el Pleno del Concejo, para poder distribuir los bienes a las personas de bajos recursos, previa autorización del Señor Alcalde.



SERVICIOS GENERALES





  • Realizó el fotocopiado de documentos de acuerdo a los requerimientos de cada área, asimismo se imprimieron los diferentes formatos, recibos de depósitos de alimentos, diferentes formularios para el Camal Municipal, papeletas de Notificación Administrativa de la Policía Municipal, acta de devolución, acta de retención, acta de compromiso, acta de inspección y Verificación y otros para diferentes oficinas; tarjetas de existencias valoradas de almacén, recibo de ingreso, cédula de notificación de SGPESC, Declaración Jurada de la Sub Gerencia de Tesorería, manifiesto de pasajeros del servicio turístico de tubulares – Huacachina., formatos en hojas de envío y de circulación para el Área de Trámite Documentario, Fichas de Empadronamiento de beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, diferentes formatos para el Servicio de Administración Tributaria SAT-Ica, avisos para el Matrimonio Masivo, campaña Médica, papeletas de salida de Recursos Humanos, Autorización para otorgamiento de partidas vía pacto colectivo, Bienestar Social.

  • Se realizaron trabajos de refacción y pintado de oficinas pintadas en el Mercado la Palma, cambio y mantenimiento de instalaciones eléctricas en la Sala de Divorcios, Procuraduría Municipal, oficina de Licencias de Funcionamiento. Se realizó el mantenimiento y reparación de servicios higiénicos ubicados en la Sub Gerencia de Transportes. Se realizó mantenimiento de instalaciones eléctricas del Camal Municipal y local central.

  • Se realiza mantenimiento y limpieza de la Plaza de armas, Plazuela Sebastián Barranca, Plazuela Fray Ramón Rojas y Pileta Elías.

  • Se refaccionan los bienes muebles de las diferentes oficinas, en todo lo que se refiere a trabajos de carpintería.

  • Se instruyó al personal que hace limpieza en el local central, se le dotó del material logístico necesario y se supervisó el trabajo realizado para que éste sea eficiente.




ACTIVIDADES

UNIDAD DE MEDIDA

META

%

CUMPLIMIENTO



%

AVANCE


PROGRAMADA

EJECUTADA TRIMESTRAL

ANUAL

TRIM.

REALIZAR EL FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS SEGÚN REQUERIMIENTO DE LAS DIFERENTES AREAS DE LA MPI

MILLAR

300

75

75

100

25.00

BRINDAR SERVICIO DE IMPRESIONES A LAS DIFERENTES AREAS DE LA MPI

MILLAR

300

75

75

100

25.00

MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA MUNICIPAL, PINTADO Y MANTENIMIENTO DE LOS DIVERSOS AMBIENTES DE LA MPI (OFICINAS, SERVICIOS HIGIENICOS, PASADIZOS).

ACCIÓN

16

4

4

100

25.00

MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES DE LAS DIFERENTES OFICINAS DE LA INSTITUCION, (REFACCION DE SILLAS, , ESCRITORIOS, MESAS, ESTANTES, ETC.)

UNIDAD

40

10

10

100

25.00

LIMPIEZA DIARIA DEL LOCAL CENTRAL (PATIO, PASADIZOS Y OFICINAS, BAÑOS)

ACCIÓN

365

90

90

100

24.66

El Centro de Servicios Generales programó 05 actividades para ser desarrolladas en este trimestre, logrando ejecutar el 100% de la meta programada en todas ellas.


PROBLEMAS

  • Demora en el abastecimiento de material logístico (tinta, master para máquina)


RECOMENDACIONES

  1. El responsable de esta área debe hacer el requerimiento del material logístico necesario para el desarrollo de sus actividades y hacer el seguimiento respectivo para su abastecimiento.





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