Evaluacion del plan operativo institucional (poi) 2009


SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SOPORTE INFORMATICO



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SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SOPORTE INFORMATICO

Es la Sub Gerencia encargada de conducir, orientar, supervisar y evaluar el proceso de abastecimiento, así como las actividades del almacén, adquisiciones y/o aquellas relacionadas con el patrimonio fiscal en las unidades orgánicas; promueve la racionalidad, eficiencia y eficacia en el suministro de bienes y prestación de servicios para el cumplimiento de los objetivos de la Municipalidad Provincial de Ica.



AL CIERRE NO PRESENTÓ EVALUACION CUANTITATIVA Y CUALITATIVA

ADQUISICIONES





  • Esta área coordinó y brindó apoyo en la elaboración de las solicitudes de requerimiento de diversas áreas de la Municipalidad Provincial de Ica, en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), se elaboraron 1 584 pedidos de compra y servicio.

  • Se requieren a los proveedores las cotizaciones de acuerdo al requerimiento de bienes y servicios que realiza cada oficina, se evalúan las propuestas y se adquieren los productos de acuerdo al precio y calidad, buscando el beneficio de la institución.

  • Se elaboraron 168 Órdenes de Compra y 611 Órdenes de Servicio, verificando previamente que se cuente con calendario y presupuesto para su cancelación respectiva.




ACTIVIDADES

UNIDAD DE MEDIDA

META

%

CUMPLIMIENTO



%

AVANCE


PROGRAMADA

EJECUTADA TRIMESTRAL

ANUAL

TRIM.

COORDINACIÓN CON LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA MUNICIPALIDAD

ACCIÓN

252

63

63

100.00

25.00

ELABORACIÓN DE PEDIDOS DE LAS DIFERENTES ÁREAS EN EL SIGA.

ACCIÓN

4500

1000

1584

158.40

35.20

SOLICITAR COTIZACIONES A PROVEEDORES DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS DE LAS ÁREAS USUARIAS

ACCIÓN

2500

500

500

100.00

20.00

ELABORACIÓN Y CONSOLIDADO DE ORDENES DE COMPRA

DOCUMENTO

1500

300

168

56.00

11.20

ELABORACIÓN DE ORDENES DE SERVICIO

DOCUMENTO

3000

600

611

101.83

20.37

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN SIGA

PROCESO

12

3

3

100.00

25.00

El Centro de Costos Abastecimiento programó 06 actividades para ser desarrolladas en este trimestre, ejecutó el 100% de la meta programada en 03 actividades, superando la meta trimestral 02 actividades y 01 actividad se encuentran en proceso de ejecución.


PROBLEMAS

  • Muchas oficinas hacen sus requerimientos en forma manuscrita teniendo que elaborar la solicitud de requerimiento en el aplicativo del SIGA originando demora y gasto de material a esta área.

  • Las solicitudes de requerimiento llegan sin el Vº Bº del jefe que requiere.

  • Las solicitudes de requerimiento llegan sin la documentación sustentatoria por lo que existe demora en la elaboración de las O/C y O/S ya que se tiene que devolver para su regularización

  • Incomodidad en requerir las firmas y/o Vº Bº de las solicitudes de requerimiento a los jefes de las diferentes áreas cuando se realizan compras urgentes, algunas veces no quieren reconocer la compra realizada.


RECOMENDACIONES

  1. El Sub Gerente de Logística y Soporte Informático debe ordenar al Área Funcional de Soporte Informático que instale en una computadora de cada oficina el aplicativo SIGA para facilitar la elaboración de las solicitudes de requerimiento.

  2. El Gerente de Administración debe coordinar con los Gerentes a fin de que los diferentes centros de costos presenten la solicitud de requerimiento con las autorizaciones y la documentación sustentatoria respectiva, a fin de que siga el trámite correspondiente en forma rápida, de lo contrario no debe ser atendido.



CONTROL PATRIMONIAL

Es la encargada del control de todo el patrimonio municipal, para lo cual realiza un registro de cada bien mueble que se adquiere e incorporación de todos los bienes adquiridos. Asimismo, está encargada del saneamiento de bienes inmuebles patrimoniales y de planear y coordinar las acciones referidas al Control de la ejecución y verificación de los bienes muebles asignados a funcionarios y servidores de cada dependencia o a la Autoridad Municipal. Al respecto, se ha coordinado con la Sub Gerencia de Logística y Soporte Informático con la finalidad de que adquiera sticker con código en barra que permitirá identificar cada bien adquirido y registrar su transferencia interna cuando se desee desplazar el bien a otra dependencia.




  • Se ha realizado el monitoreo y seguimiento al Comité de Inventario Físico 2012 y se ha coordinado con la Gerencia de Administración para que se conforme el Comité de Inventario Físico para el año 2013 y se ha sugerido exclusividad del servicio.

  • Los Bienes inmuebles que aún no se encuentran saneados presentan una mayor complejidad, operativa, legal y registral, principalmente cuando se trata de actos de disposición o cuando se realizan actividades de saneamiento inmobiliario, porque no contamos con los recursos para realizar la acción registral, el registro no se encuentra actualizado debido a que no remiten los aportes otorgados por Habilitaciones Urbanas aprobadas. Los bienes inmuebles saneados no cuentan con copia Literal actualizada se requiere que la Sub Gerencia de Logística elabore la orden de servicio a favor de la SUNARP por el pago derechos para obtener los documentos registrales.

  • Se elaboraron documentos técnicos de ingeniería de Diez (10) terrenos municipales (planos, memoria descriptiva, etc.), con la finalidad de efectuar el saneamiento físico de estos bienes inmuebles patrimoniales que a la fecha se encuentran registrados; dichos documentos han sido remitidos para que sigan su curso y ser llevados a Sesión de Concejo para su autorización de Inscripción o Inmatriculación en la Oficina de Registros Públicos.

  • La Municipalidad Provincial de Ica tiene terrenos ubicados en diferentes Distritos y Habilitaciones Urbanas de la Ciudad, donde los jóvenes y posiblemente adultos no alcanzan a cristalizar estudios superiores por las altas mensualidades, entre otros aspectos es por eso que el A.F. Control Patrimonial considero que es importante utilizar estos terrenos para implementar planes descentralizados de educación, con técnicas especializadas, lo que finalmente redundará en el desarrollo social y económico en el futuro para la Provincia de Ica.




ACTIVIDADES

UNIDAD DE MEDIDA

META

%

CUMPLIMIENTO



%

AVANCE


PROGRAMADA

EJECUTADA TRIMESTRAL

ANUAL

TRIM.

INCORPORACIÓN Y REGISTRO DE BIENES MUNICIPALES

ACCIÓN

12

3

3

100.00

25.00

MONITOREO Y SEGUIMIENTO AL COMITÉ DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES

ACCIÓN

4

1

1

100.00

25.00

IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO DE BIENES INMUEBLES DEBIDAMENTE ORGANIZADO Y SUSTENTADO

DOCUMENTO

20

5

5

100.00

25.00

INSCRIPCIÓN REGISTRAL DE BIENES INMUEBLES

DOCUMENTO

16

4

1

25.00

6.25

GESTIONAR ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y MOBILIARIO PARA EL ÁREA FUNCIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL

DOCUMENTO

4

1

1

100.00

25.00

CREACIÓN DE CENTROS TECNOLÓGICOS EN TERRENOS MUNICIPALES.

DOCUMENTO

4

1

1

100.00

25.00

Este Centro de Costos programó 06 actividades para ser ejecutadas en este trimestre, logrando ejecutar el 100% de la meta programada en 05 de ellas y experimentó un avance en la meta programada en 01 actividad.


PROBLEMAS

  • Falta de documentos fuentes como órdenes de compra, PECOSAS, Nota de Entrada de Almacén que permitan el sustento de propiedad patrimonial.

  • Falta de un ambiente adecuado que labore el Comité de Inventario Físico 2013, donde en el personal que labora realice labores exclusivas de inventario con la incorporación de bienes muebles; es decir, sin tener que realizar funciones en otras dependencias.

  • El registro no se encuentra actualizado debido a que no remiten los aportes otorgados por Habilitaciones Urbanas aprobadas.

  • Demora en elevar los documentos técnicos de los terrenos municipales al Concejo Municipal para que autorice su inscripción en los Registros Públicos. Así como la falta de pago de los derechos a la SUNARP.

  • La mayoría de los terrenos que son patrimonio municipal no cuentan con sustento de propiedad o escritura pública que permita registrarlos en SUNARP.

  • Falta de una decisión política para la utilización de terrenos de propiedad de Municipalidad Provincial de Ica.



RECOMENDACIONES

  1. La Sub Gerencia de Logística y Soporte Informático debe proporcionar de manera oportuna los documentos fuentes como órdenes de compra, PECOSAS, Nota de Entrada de Almacén que permitan el sustento de propiedad patrimonial.

  2. La Sub Gerencia de Logística y Soporte Informático debe habilitar un ambiente para que labore la Comisión de Inventario Físico debidamente implementada.

  3. La Gerencia de Desarrollo Urbano debe emitir a la Gerencia General los aportes obligatorios que de acuerdo a ley destina cada Habilitación Urbana a favor de la Municipalidad.

  4. La Sub Gerencia de Logística y Soporte Informático debe elaborar los documentos necesarios para cumplir con el pago de los derechos a la SUNARP y poder acceder en forma inmediata a las copias literales actualizadas de los bienes inmuebles de la Municipalidad Provincial de Ica.

  5. La Gerencia de Desarrollo Urbano debe proporcionar copia del plano catastral actualizado de la ciudad, a fin de que se puedan elaborar los planos de ubicación y localización de los terrenos municipales.

  6. Las oficinas competentes que deben emitir informe respecto a la inscripción de los bienes muebles de la institución en los Registros Públicos deben hacerlo con la celeridad que el caso amerita, a fin de que sea elevado al pleno y se autorice su inscripción en la SUNARP.




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