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Instructivo para prestadores

Acta Acuerdo con el

Instituto de Obra Médico Asistencial – IOMA



1. Consideraciones generales 2

2. Extracto del funcionamiento general 3

3. Cronología estandarizada de atención de un paciente 4

4. Manejo de la página web de IOMA 7

5. Detalle de la presentación mensual 9

6. Manejo de Planilla excel - Liquidación Mensual 11

7. Material a utilizar y dónde conseguirlo 12

8. Posibles trabas y soluciones 13




1. Consideraciones generales
únicas prácticas comprendidas:

Psicoterapia Individual y/o de Orientación a Padres
Los beneficiarios se dividen en 4 grupos

grupos afiliatorios:



obligatorios (incluidos los afiliados provisorios)

voluntarios individuales

voluntarios colectivos

convenios de reciprocidad
cualquier otra práctica y/o beneficiario

están excluidas de la presente acta acurdo.

En esos casos, será el afiliado el encargado de tramitar ante IOMA la forma de cobertura

(por ej. del Programa IOMA-PROFE, o también la psicoterapia familiar y de pareja, etc.)
Valor de sesiones y co-seguros a la fecha de confección de este instructivo


Tipo de sesión

cantidad autorizada

a cargo del paciente

a cargo de IOMA

Total

Entrevista inicial


4

$55.00

---

$55.00

Psicoterapia Individual


40

$14.00

$41.00

$55.00

Psicoterapia Individual 1º continuidad

22

$22.00

$33.00

$55.00

Psicoterapia Individual 2º continuidad

22

$29.00

$26.00

$55.00

Orientación a Padres


18

$14.00

$41.00

$55.00

















Tiempo mínimo de sesión

La sesión de psicoterapia individual y/o la entrevista de orientación a padres, tendrá una duración mínima de 45 minutos, pudiéndose considerar una variación del tiempo en función de la particularidad de cada caso.


Prohibición

El psicólogo no podrá atender a dos integrantes del mismo grupo familiar, bajo la modalidad de psicoterapia.



En virtud de una buena praxis y atendiendo a la Salud Mental del prestador y la calidad de prestación a los beneficiarios, se ha fijado un tope diario de 12 prestaciones (9 hs. reloj.)
Auditoria

El IOMA se reserva el derecho de realizar auditorias a pacientes o entrevistar a los psicólogos, en cualquier etapa del tratamiento. Para estos fines se cuenta con un equipo de psicólogos auditores. Sin perjuicio de ello, el Colegio también podrá ejercer las mismas funciones, debiendo dar cuenta a IOMA de lo actuado.


Aspectos formales

Es necesario advertir sobre la importancia de los aspectos formales que se indican para la presentación de la facturación. Del correcto entendimiento, depende que el psicólogo cobre regularmente, que se brinde al IOMA una gestión confiable y acorde a la importancia del padrón de beneficiarios.


Facturación

El prestador deberá entregar un recibo al paciente por el importe que éste le abone tanto por las entrevistas iniciales como por los coseguros que surjan de las sesiones brindadas. Pueden realizarse uno por sesión, o uno por mes.

Al momento de hacer la presentación, deberá entregar factura/Recibo original, duplicado y triplicado de factura a IOMA, cuidando de hacer una por cada mes y por cada grupo afiliatorio.
NOTA

De no poseer talonario por cuadriplicado, provisoriamente puede sacar dos copias. Y sobre estas deben ir las leyendas “Duplicado Copia Fiel” y “Triplicado copia fiel” respectivamente acompañados por su firma y sello.


Cobro

IOMA deposita en la cuenta BaPro informada por el prestador a los 30 días de recibida la liquidación en su sede central de La Plata.

Si el depósito supera los $2.000, IOMA se convierte en agente de retención de Rentas en el Impuesto a los Ingresos Brutos, por lo que paga descontando el 1,5% o el 3,5% según corresponda.
Direcciones de mail

Todas las informaciones y novedades respecto de IOMA se dan a conocer por mail.

Cualquier cambio de dirección de mail, deberá anunciarla al mail colpsicd12@speedy.com.ar cuanto antes, aclarando que se actualice.

Se sugiere que los prestadores que se manejan con servidores como yahoo o hotmail, tengan la precaución de verificar periódicamente si las casillas no se encuentran vencidas o completas, a fin de que los envíos desde el Colegio lleguen en tiempo y forma.


Fondo de Resguardo Profesional – Seguro de Mala Praxis

El Colegio da por entendido que el profesional debe estar al día con el pago del Fondo de Resguardo Profesional de la FePRA o con la cuota del seguro por mala praxis que haya contratado.


Mail de consulta y envío de documentación

El Distrito XV dispone de la casilla de correo electrónico colpsicd12@speedy.com.ar, a la que los prestadores podrán realizar las consultas que surjan en su labor diaria, las que serán respondidas a la brevedad, o se elevarán al Consejo Superior del Colegio si aún no se conoce la respuesta. Esta dirección de mail también podrá usarse para el envío del/los archivos excel con la/s planilla/s de cada mes.

Debido a que al momento de recepción de presentaciones todo el sector administrativo se vuelca a esa tarea, las consultas se evacuarán fuera de estos días preferentemente.

2. Extracto del funcionamiento general





  1. El prestador recibe a cada uno de los afiliados de IOMA, haciendo firmar en la primera entrevista la planilla de conformidad y enviando por web la planilla de denuncia a IOMA. Todas las sesiones deben estar registradas en la planilla de asistencia de asistencia del paciente Por mes por tipo de prestación. Preferentemente, entre la 2º y 3º entrevista inicial, envía por web la planilla de inicio de tratamiento, a través de la cual la Auditoría de IOMA autoriza o no el tratamiento. Posteriormente, ingresará en el ítem autorizaciones del menú de la página del prestador, y verificará si fue autorizado o no el tratamiento, con qué plazos y bajo qué número de autorización. De no ser autorizado, responderá al requerimiento del auditor enviando por web una planilla de evolución, así como también enviará por web ese mismo tipo de planilla cuando se necesite extender los plazos autorizados. Toda esta documentación, más las facturas correspondientes (original, duplicado y triplicado) dirigidas a IOMA, más el archivo excel entregado en el Distrito con la información ya volcada, debe ser presentada en tiempo y forma según detalle en el Apartado Nº 5.

  2. En el Distrito se recepciona la documentación aportada por el psicólogo y si la entrega es conforme a lo indicado en este manual. En caso afirmativo, devuelve una copia firmada de la planilla Resumen Mensual para que el psicólogo conserve como constancia y entrega al profesional el recibo por el pago del 3,5% del valor total de las sesiones realizadas, en concepto de gasto administrativo.

  3. El Distrito remite al Consejo Superior los antecedentes antes detallados, confeccionado un resumen general en el que consta una descripción por psicólogo de la cantidad de sesiones facturadas con cargo al IOMA, por grupo de afiliados, y el monto a pagar por IOMA. A su vez, cuando el Distrito eleva las facturaciones al Consejo Superior, remite el importe que corresponde sobre lo ingresado por los gastos Administrativos de los prestadores, confeccionando un resumen de donde surge: Distrito, cantidad de prestaciones comprendidas, la discriminación de: sesiones iniciales y las facturadas en el mes con cargo al IOMA, importe percibido por el Distrito y suma que se remite al Superior.

  4. Una vez recibida la documentación en el Consejo Superior, se carga la base de datos con los soportes informáticos remitidos y se procede a hacer un resumen general del total de prestaciones facturadas por grupo de afiliados, por DISTRITO. De existir errores subsanables, se reintegra la documentación al Distrito de origen para que proceda a su corrección y de no ser posible, se presentará al IOMA con el riesgo de que allí se efectúen los débitos.

  5. Por ello tiene suma importancia que los plazos de presentación se cumplan: desde el día 25 del mes en el cual se realizan las prestaciones y hasta el 3º día hábil del mes siguiente. Si las liquidaciones de los Distritos que no se eleven a tiempo, automáticamente quedarán para el mes inmediato siguiente.

  6. Verificado todo, el Consejo Superior hace la presentación mensual en IOMA, quedándose con copia de la presentación como constancia. En la Dirección de Auditoria y Fiscalización Médica Ambulatoria, se audita y luego se remite para su liquidación y pago a la Dirección General de Administración.

  7. IOMA deposita en la cuenta BaPro informada por el prestador.

  8. Los débitos aplicados son devueltos al Consejo Superior del Colegio de Psicólogos de la Provincia de Buenos Aires, quien los remite a los Distritos, que a su vez los entregan a cada psicólogo involucrado para su refacturación.

3. Cronología estandarizada de atención de un paciente




Acreditación de afiliados

Se acreditará la condición de afiliado/beneficiario al IOMA, presentando la siguiente documentación:



    1. Afiliados obligatorios. Son aquellos que trabajan en la administración pública centralizada o descentralizada, en los tres poderes del Estado. También forman parte de este agrupamiento los pasivos que perciben su jubilación o pensión del Instituto de Previsión Social de la Provincia. Para acceder a la prestación entregan al psicólogo fotocopia de: a.- último recibo de haberes para comprobar el aporte; b.- carnet de afiliado al IOMA; c.- Documento de identidad. El número del carnet tiene doce (12) dígitos numéricos únicamente. Provisorios (letra P en medio del número de afiliado): Tomar los datos afiliatorios. Pedir copia de DNI, de carnet y de recibo de sueldo, y presentar mes a mes, hasta el momento en que pasen a ser obligatorios.

(Ver nota *)


    1. Afiliados voluntarios individuales: Como lo indica la designación, son tales quienes eligen tener a IOMA como obra social. Para ser atendidos deben entregar al psicólogo fotocopia de: documento de identidad; recibo de pago de la cuota correspondiente al mes de la prestación y del carnet como afiliado al IOMA. El recaudo de la constancia de pago del mes en que se solicita la prestación es esencial para el cobro de las prestaciones, aún cuando el tratamiento haya sido autorizado por IOMA y haya sido por un periodo mayor al mes. El número de carnet tiene doce (12) dígitos alfanuméricos, siendo el primero una letra entre la A y la I, o la letra S;

(Ver nota *)



    1. Afiliados voluntarios colectivos: fotocopia del documento de identidad, del carnet de afiliado al IOMA y del último recibo de haberes en que conste la retención del aporte con destino al IOMA. el número de carnet tiene doce (12) dígitos alfanuméricos, siendo el primero una letra entre la J y la Z, excluida la letra S;

(Ver nota *)


    1. Pacientes en tránsito por convenio de reciprocidad.- Estos afiliados se identifican con el carnet del IOMA, su documento de identidad y una carta de presentación emitida por IOMA. Se los identifica a través de la carta presentación que les confecciona el IOMA, tomando el número de afiliado a su obra social y si este número posee menos de doce dígitos, se antepondrá el número 0 en todos los espacios libres hasta completar el campo.

(Ver nota *)

Nota *.


Los cónyuges de afiliados obligatorios que teniendo cobertura de otra obra social (en general del sistema nacional), eligen estar en IOMA. En este caso, el cónyuge que eligió debe pagar la afiliación al IOMA e ingresa como voluntario. Es una decisión tendiente evitar la doble cobertura y en particular, que la obra social de origen (la nacional) perciba la cotización sin contraprestaciones, mientras que la que brinda las prestaciones es IOMA.


  • Entonces la identificación del grupo de afiliados obligatorios pasa por comprobar que en el carnet los primeros dígitos sean números; siempre que los dos últimos dígitos sean distintos de 92 y 95;




  • En cuanto a los afiliados voluntarios colectivos, el primer dígito siempre es una letra del abecedario que va desde la J hasta la R ( ambas inclusive) siempre que los dos últimos dígitos sean distintos de 92 y 95;



  • En los afiliados voluntarios individuales, es en donde IOMA ha efectuado la modificación: el carnet que los identifica debe llevar en el primer dígito una letra que puede ser desde la A hasta la I (ambas inclusive) y además la S; o aquel carnet, (que sin importar como comiencen) los dos últimos dígitos sean los números 92 o 95;




  • Las personas que reciben prestaciones comprendidas en los convenios de reciprocidad con otras obras sociales provinciales, se los toma los marcados con reciprocidad.

Para acceder a las psicoterapia individual y/o entrevista de orientación a padres, no existe periodo de carencia, cualquiera sea la categoría de afiliado. En esta obra social provincial, al terminar la relación de empleo o el pago de la cuota mensual voluntaria, cesa de inmediato la cobertura por parte del IOMA.



1º Entrevista

Una vez acreditado el tipo de afiliación del paciente, se procede a completar la planilla de conformidad – inicio de tratamiento. El paciente firma en ella y en la planilla de asistencia de sesiones. Esta entrevista se cuenta dentro de las 4 entrevistas iniciales que el paciente abona en su totalidad al prestador.


Planilla de Denuncia debe enviar después de esta 1º entrevista

Se envía por web a IOMA la planilla de denuncia en la que el prestador informa que atendió al paciente.

Ver más en Apartado Nº 4.
2º a 4º Entrevista Inicial

Se hace firmar al paciente en la misma planilla de asistencia, cuidando que no haya sesiones de dos meses diferentes. En la columna ¨Monto¨ debe completarse el importe cobrado al paciente ($55.00). En la columna ¨Código de Prestación¨ debe completarse con el código 33.01.01 – A.


Planilla de Asistencia

Datos a consignar:

- Datos del Prestador // Domicilio y localidad (del consultorio). Puede completarse primero y luego fotocopiar las que se vayan a usar posteriormente.

- Datos del paciente

- En el cuadro: Fecha de la sesión // Firma del paciente // Monto (importe cobrado al paciente: $55.00, $14, etc.) // Código de Prestación (entrevista inicial: 33.01.01-A, psicoterapia individual: 33.01.01-B, orientación a padres: 33.01.01-C)
Planilla de Inicio de Tratamiento

En cuanto el prestador pueda contar con la evaluación psicodiagnóstica del paciente, envía por web a IOMA la planilla de Inicio de Tratamiento en la que consigna el código DSM-IV, realiza una descripción del mismo, e informa la frecuencia de sesiones. También allí aclarará aquellos casos en los cuales solicite una Psicoterapia con Niños y/o Adolescentes y requiera de Entrevistas de Orientación a Padres. En estos casos, las mismas se considerarán por fuera de las 40 sesiones y no excederán las 18 sesiones. El objetivo es contar con el tratamiento ya autorizado al momento de iniciar la etapa de las sesiones con co-seguro de $14 de psicoterapia individual

Ver más en Apartado Nº 4.
Ver autorización

A partir de las 72 horas de enviada la Planilla de Inicio o la Planilla de Evolución, se ingresa en el ítem ¨ver autorizaciones¨, donde colocando el número de afiliado se obtiene la respuesta de la auditoría sobre la solicitud de tratamiento. Si se autorizó, figura el número de autorización, el periodo de fechas en que está vigente ese número, el monto que va a pagar IOMA por cada sesión, y cuándo se solicita enviar una planilla de evolución para autorizar el próximo periodo. Si no se autorizó, el número que figura no tiene ninguna vigencia, y explica las razones de la negativa. En esta situación, el prestador debe emitir una planilla de evolución subsanando el error o ampliando la información.

Ver más en Apartado Nº 4.


Psicoterapia individual


Se hace firmar al paciente en planilla de asistencia aparte, cuidando que no haya sesiones de dos meses diferentes. En la columna ¨Monto¨ debe completarse el importe cobrado al paciente. En la columna ¨Código de Prestación¨ debe completarse con el código 33.01.01 – B.
Orientación a Padres

Se hace firmar al/los asistentes en planilla de asistencia aparte, cuidando que no haya sesiones de dos meses diferentes. En la columna ¨Monto¨ debe completarse el importe cobrado al paciente ($14). Sólo se permiten hasta dos sesiones de orientación a padres por mes. En este tipo de prestación, sólo se cobra este importe de co-seguro. No aumenta con las sucesivas continuidades. En la columna ¨Código de Prestación¨ debe completarse con el código 33.01.01 – C.


Planilla de Evolución de Tratamiento

La misma planilla de evolución tiene 3 usos posibles.

1. Cuando se está llegando al final del periodo autorizado, o apenas terminado éste, el prestador envía por web a IOMA la planilla de Evolución de Tratamiento en la que consigna la evolución del paciente y solicita nuevas entrevistas. El objetivo es contar con la autorización del nuevo periodo antes de presentarlo en el Distrito. Se envían tantas planillas de evolución como sean necesarias para cubrir todos los periodos que cubran las 40 sesiones con co-seguro $14.

2. Cuando se cumplen las 40 sesiones con co-seguro de $14, el Auditor da por terminado el tratamiento (igualmente debe esperar a que el auditor le informe si el afiliado debe abonar $ 14, $22 o $ 29) . Allí el prestador puede solicitar la extensión para que el paciente abone co-seguro de $22. La forma de realizar esa solicitud es a través de una planilla de Evolución de Tratamiento. Lo mismo sucede cuando se pide pasar de co-seguro de $22 a co-seguro de $29. Estos cambios siempre se acompañan con la planilla de conformidad - 1º continuidad, y la planilla de conformidad - 2º continuidad del afiliado en el que éste acepta el cambio de co-seguro.

3. Cuando la Auditoría de IOMA deniega la autorización o la extensión de un tratamiento, el prestador debe responder corrigiendo o ampliando la información enviada en su oportunidad a través de una nueva planilla de evolución.

Cada vez que se envíe una planilla de evolución se debe recordar cotejar en ¨ver autorizaciones¨ si el tratamiento o la extensión fue aprobada.

La planilla de evolución es la única vía de comunicación establecida entre el prestador y el Auditor.

Ver más en Apartado Nº 4.


Facturación

El prestador entregará recibos-factura al paciente de la misma manera que lo hace con sus pacientes particulares, consignando los montos cobrados por las entrevistas iniciales primero y por los co-seguros correspondientes después. Luego, para poder cobrar las diferencias de los co-seguros entregará un recibo-factura a IOMA por mes y por grupo afiliatorio como se indica en el Apartado Nº 5.


ACLARACION
Puede que luego de las 40 primeras sesiones, el valor que paga el afiliado se mantenga, esto se lo informara el auditor.


4. Manejo de la página web de IOMA

La página de IOMA es www.ioma.gba.gov.ar.

En la opción prestadores del menú, se accede a la página www.ioma.gba.gov.ar/prestadores.php.

A través del ítem Salud Mental, el prestador psicólogo pasa a otra pantalla con dos puntos:



Psicólogos – Autorizaciones (al principio)

Psicólogos – Impresión de planillas (al final)
Por Psicólogos – Impresión de planillas se accede a la posibilidad de impresión de:

- Planilla de Conformidad - Inicio de Tratamiento

- Planilla de Conformidad - 1º Continuidad

- Planilla de Conformidad - 2º Continuidad,

las que serán impresas y fotocopiadas por el prestador para hacerlas firmar por el paciente cuando corresponda. Están en formato PDF (Programa Acrobat Reader) y también se puede conseguir un original en la pagina WEB del Distrito (www.psicologosquilmes.org.ar)

Por Psicólogos – Autorizaciones se accede a la pantalla en la que se coloca el nro. de usuario/a (nro. de matrícula provincial) y la clave (que se entrega al prestador en sobre cerrado junto con el convenio firmado por IOMA), y esto permite acceder al siguiente menú:
- Enviar denuncia

El prestador anuncia con esta Planilla de Denuncia que atendió a un paciente. Siempre que se ingrese el número de afiliado, se debe hacer sin la barra, y colocando los dos últimos dígitos que indican qué lugar ocupan en el grupo familiar (00: titular – 01, 02, 03, etc.: a cargo). Es recomendable chequear con el botón a la derecha que el número ingresado corresponda al paciente en cuestión. No es el pedido de autorización. Se completan los datos del paciente en cuanto se tiene la primera entrevista. Al pie, se debe clickear en el botón enviar.


- Enviar planilla de inicio / evolución

El prestador debe enviar una Planilla de Inicio preferentemente entre la 3º y la 4º entrevista inicial, para dar tiempo a IOMA a autorizar el tratamiento y así, al momento de iniciar las sesiones con co-seguro de $14, el prestador tenga asegurado el código de autorización (aprobada). Lo mismo sucede con la Planilla de Evolución, que se envía en los últimos días del periodo vigente autorizado o en los primeros días posteriores. Se debe tener particular cuidado en no demorarse para hacer estos envíos de planillas de Inicio / Evolución, ya que el retraso de la autorización puede perjudicar la posterior presentación de liquidaciones.

Siempre al pie de las planillas, se debe clickear en el botón enviar para que el trámite se considere concluido.
- Ver autorizaciones

Cada vez que se haya enviado una Planilla de Inicio y/o Planilla de Evolución, el prestador deberá ingresar en este ítem a las 48 hs. para ir controlando la respuesta de Auditoría. Se encontrará un cuadro con la siguiente información que se recomienda ir imprimiendo para que el prestador tenga rápido acceso a esta información.




solicitado

Nº afiliado

Autori zado

Autorizado desde

Autorizado hasta

Frecuencia (auditada)

Observa ciones del auditor

F. de entrev

Monto por sesión

Código de autori zación

a




b

c

d

e

f

g

h

i

a.- Fecha de ingreso de la Planilla de Inicio y/o Evolución en el sistema de IOMA.

b.- SI / NO. Si la respuesta es NO, el prestador debe ver qué observaciones tiene el auditor.

c.- Fecha en que comienza a estar vigente el código de autorización de la última columna. Se va a utilizar en la planilla excel al momento de presentar la facturación. Ver Apartado Nº 5.

d.- Fecha en que finaliza la vigencia del código de autorización de la última columna. Se va a utilizar en la planilla excel al momento de presentar la facturación. Se debe cuidar que al momento de hacer la presentación el número utilizado en la panilla excel sea el vigente de acuerdo a las fechas aquí indicadas. Ver Apartado Nº 5.

e.- Más allá de la frecuencia solicitada por el prestador, la frecuencia que figura en esta casilla es la autorizada.

f.- Esta casilla es la que utiliza el auditor para comunicarse con el prestador. Indicará cuándo corresponde enviar la Planilla de Evolución siguiente, o si se termina la cobertura de 40 sesiones, o las extensiones de 22, o explicará la razón de haber denegado la autorización de tratamiento. En este último caso, el prestador deberá responder a esos requerimientos con una nueva Planilla de Evolución.

g.- No utilizado en la actualidad

h.- Se consigna el monto que está a cargo de IOMA

i.- Si el tratamiento o la extensión está autorizado, es el número de autorización y se utiliza para la planilla excel al momento de hacer la presentación. Si no está autorizado, no tiene ninguna validez.


A medida que se van pidiendo Planillas de Inicio y de Evolución, el cuadro se completa con las solicitudes aprobadas y desaprobadas.

- Menú de impresión

Da la opción para imprimir cualquiera de las Planillas enviadas a IOMA en el historial de un paciente. En la pantalla superior, se coloca el número de afiliado. Antes de clickear llenar grilla, se marca debajo qué tipo de planilla es la que se desea imprimir (Planilla de Denuncia, de Inicio o de Evolución). Luego, se clickea llenar grilla y en la parte inferior aparece la fecha de solicitud de la planilla solicitada con la palabra imprimir al lado. Clickeando imprimir se visualiza la planilla solicitada. Yendo al final de esa pantalla inferior se clickea imprimir. Con esta última orden se procede a la impresión. Las planillas de Denuncia, de Inicio y de Evolución deben ser impresas para ser presentadas en el momento oportuno. Ver Apartado Nº 5.


- Cambio de clave

Se recomienda no cambiar la clave por los primeros 3 meses de recibida.



5. Detalle de la presentación mensual
Es necesario insistir en la importancia de los aspectos formales que se indican para la presentación de la facturación. Del correcto entendimiento, depende que el psicólogo cobre regularmente, que se brinde al IOMA una gestión confiable y acorde a la importancia del padrón de beneficiarios.

Dentro de lo dicho, y con carácter destacado cabe precisar que el tiempo de las presentaciones, tiene que si o si cumplirse, porque de lo contrario tres consecuencias negativas se producirán inexorablemente: 1.- Que la facturación no se eleve al IOMA; 2.- Que se la eleve e IOMA automáticamente la retenga hasta el próximo mes; 3.- La disconformidad y reproche del psicólogo derivará en cuestionamientos al Distrito.

Concluyendo, las presentaciones de liquidaciones fuera de tiempo, NO serán admitidas en el Consejo Superior y deberán presentarse en el siguiente mes.
Plazos

Todas las sesiones deberán rendirse a mes vencido o en la presentación posterior. Por ejemplo, las sesiones de enero/08 deben presentarse hasta el 3º día hábil de febrero/08 o hasta el 3º día hábil de marzo/08. De no cumplir estos plazos, el prestador perderá el derecho a cobrar la diferencia a cargo de IOMA.


Qué se presenta

El prestador presentará la factura por triplicado correspondiente dirigida a IOMA, la Planilla Resumen por grupo afiliatorio (archivo excel entregado en el Distrito), las Planillas de asistencia del paciente, las Planillas de Denuncia, de Inicio de Tratamiento y de Evolución, las Planillas de conformidad en las 3 etapas de co-seguro. Todo esto se realizará en el momento oportuno, de acuerdo a la explicación desarrollada en el punto ¨Cómo se presenta¨.


Cuándo se presenta

En general, la presentación se realiza el último día hábil de cada mes y los primeros dos días hábiles del mes siguiente, de 10 a 16 hs. El Distrito informa mes a mes los días exactos, pudiendo variar estas fechas por decisión del Consejo Directivo.


Cómo se presenta

Cabe aclarar que el hilo conductor de cada presentación es la planilla excel de Liquidación Mensual, desarrollada en detalle en el Apartado Nº6.

Se realiza una presentación por cada grupo afiliatorio (obilgatorios, voluntarios, colectivos, reciprocidad)
A. (en el caso que corresponda liquidar al IOMA)

Facturas B o C, según la situación impositiva del prestador, emitidas al IOMA, en original, duplicado y triplicado (cuadruplicado para el prestador). Datos de IOMA para realizar factura: IVA exento // CUIT 30-62824952-7 // Domicilio Calle 46 Nº 886 – La Plata. Las facturas deben estar:

- firmadas y selladas en original cada copia por el psicólogo,

- aclarar el grupo afiliatorio,

- aclarar el mes al que corresponden las sesiones

- copiar el detalle de sesiones que está al pie de la planilla excel

- aclarar el total de folios que se presentan (la numeración final, que también se indica en la planilla Excel).
B.

Planilla excel de liquidación mensual por grupo afiliatorio, por triplicado. Dentro de cada grupo afiliatorio, ordenado por afiliado, tipo de sesiones y cantidad. Ver Apartado Nº 6.


Luego, en el mismo orden de pacientes que se estableció en la planilla excel:
C.

Por cada paciente:

C.a) Planilla Conformidad del afiliado, con la firma de éste y del psicólogo y su sello aclaratorio;

C.b) Planilla de Denuncia, con firma y sello aclaratorio del psicólogo;

C.c) Planilla de Asistencia por sesiones iniciales con firmas en original del paciente y del psicólogo, que agrega su sello aclaratorio. Cuidar que no haya sesiones de diferentes meses en la misma planilla;

C.d) Planilla Inicio de Tratamiento, con la firma y sello aclaratorio del psicólogo.

C.e) Planilla de Asistencia por sesiones de psicoterapia individual que se cuenten dentro del período autorizado en la Planilla de Inicio, con firmas en original del afiliado y del psicólogo, que agrega su sello aclaratorio. Cuidar que no haya sesiones de diferentes meses en la misma planilla;

C.f) Planilla de Asistencia por sesiones de orientación a padres (en el caso de que hubiere) que se cuenten dentro del período autorizado en la Planilla de Inicio, con firmas en original del afiliado y del psicólogo, que agrega su sello aclaratorio. Cuidar que no haya sesiones de diferentes meses en la misma planilla;

C.g) Planilla Evolución de Tratamiento, con la firma y sello aclaratorio del psicólogo.

C.h) Planilla de Asistencia por sesiones de psicoterapia individual que se cuenten dentro del período autorizado en la Planilla de Evolución, con firma en original del afiliado y del psicólogo, que agrega su sello aclaratorio;

C.i) Planilla de Asistencia por sesiones de orientación a padres (en el caso de que hubiere) que se cuenten dentro del período autorizado en la Planilla de Evolución, con firma en original del afiliado y del psicólogo, que agrega su sello aclaratorio. Cuidar que no haya sesiones de diferentes meses en la misma planilla;

En el momento en que corresponda, previo a la Planilla de evolución se colocará:

C.j) Planilla Conformidad 1º continuidad del afiliado, con la firma de éste y del psicólogo y su sello aclaratorio; ó

C.k) Planilla Conformidad 2º continuidad del afiliado, con la firma de éste y del psicólogo y su sello aclaratorio;


El punto C está detallado en toda la extensión de lo que lleva un tratamiento autorizado por IOMA. El prestador tendrá que presentar esa documentación dividida mes por mes, de acuerdo a las fechas de las sesiones que vaya teniendo.

No se pueden presentar sesiones parciales de un paciente de un mes. Se presentan todas las sesiones por paciente de un mes juntas.


D.

Antes de dar por concluido el llenado de la planilla excel, corroborar el armado del legajo según los puntos precedentes, ya que depende de esto la cantidad de folios a presentar. Este número de folios surge de numerar desde el original de la factura de IOMA hasta la última hoja presentada.


E.

Numerar toda la documentación arriba a la derecha.


F.

Al momento de presentar la liquidación, tiene que estar en Secretaría del Colegio un archivo excel por cada uno de los meses que se esté presentando (aún cuando haya más de un grupo afiliatorio: se entrega un mismo archivo en el que se usan las diferentes pestañas inferiores que determinan qué de qué grupo afiliatorio se trata). Puede hacerse vía mail (corroborar que haya llegado) o diskette/CD (corroborar que funcione). Estos archivos son indispensables para recibir la documentación. De no presentarse y/o de no leerse bien, no se recibirá la liquidación. Tampoco se confeccionarán en la Secretaría.

Preferentemente, y para una mejor atención a la hora de presentarse en Secretaría, solicitamos que esos archivos estén nombrados con la siguiente codificación: <> AAAA-MM (Ejemplo al presentar dos meses: ¨Pérez A 2008-03¨, ¨Pérez A 2008-04¨)
G.

Al momento de presentar la liquidación, el prestador deberá abonar el 3,5% en concepto de gasto administrativo que cobra el Colegio de Psicólogos. Se calcula sobre el importe total ($55.00 cada una) del total de prestaciones informadas. Se puede encontrar el monto en la 5º pestaña del archivo excel: ¨Resumen¨.


Opciones a la hora de hacer la presentación


a. Hacerla personalmente, siempre en el horario que se establezca para las recepciones.

b. Hacerla por un tercero, siempre en el horario que se establezca para las recepciones, con la precaución de enviarla correctamente.

c. Dejar en sobre cerrado la liquidación, bajo expresa responsabilidad del prestador. Deberá cumplir con todos los ítems descriptos precedentemente, incluyendo la documentación, el disquette y el dinero exacto correspondiente al 3,5%.

Ese sobre se abrirá posteriormente al cierre de la presentación, y el Colegio no se responsabilizará por errores u omisiones que existan en ella. El Colegio sólo entregará un cupón de recepción en el que el prestador dejará indicado expresamente al Colegio: 1) si se envía la liquidación más allá de si existen errores u omisiones; 2) en caso de encontrar alguna falta o falla, avisar al prestador que la liquidación no fue remitida y que está a disposición para la corrección y presentación del mes siguiente.



6. Manejo de Planilla excel - Liquidación Mensual

Se completa en cada pestaña los diferentes grupos afiliatorios, con los datos del prestador, el número de factura a IOMA si corresponde, el mes y el año. Se carga el tipo de sesión brindada, el número de afiliado, el lugar de atención (P: Provincia; C: Capital), el código de autorización de tratamiento (salvo en las entrevistas iniciales), y la cantidad de sesiones. Se debe tener especial cuidado en cargar las diferentes sesiones de un mismo paciente una debajo de la otra (cuando hay entrevistas iniciales y/o psicoterapia individual y/u orientación a padres). El mismo orden de pacientes que se establezca en esta planilla es el que se debe usar para adjuntar la documentación que sigue.

Es un archivo excel pre-diseñado, con sistemas de chequeo de datos. Por ejemplo, si no se ingresa el mes al que corresponden las sesiones, el Sistema del colegio no lo acepta. Es importante que al momento de presentar la documentación este archivo esté en manos del la persona que lo va a a recibir, sea vía mail, por diskette, CD, pen-drive, etc.

Esos chequeos implican: completar los casilleros de nombre y matrícula del profesional, cantidad de folios presentados, tipo y número de factura si es el caso, mes y año de sesiones, tipo de prestación, número correcto de afiliado, número de autorización si no son entrevistas iniciales. Siempre figura una llamada de ayuda para explicar qué tipo de datos se ingresa (si es texto o número, una lista de opciones, una cantidad determinada de dígitos, etc.)



7. Material a utilizar y dónde conseguirlo


Material

Características

Origen

Clave de acceso a la página de IOMA

Con el nro. de matrícula es

necesaria para entrar en la web

de IOMA


Se entrega junto con el contrato. Se puede cambiar a los 3 meses, y en caso

de extravío se pide una nueva por escrito.



Factura-Recibo por cuadruplicado

B o C, según la situación impositiva

del prestador. Original, duplicado

y triplicado para IOMA.

Cuadruplicado para el prestador






Archivo con Planilla Excel

Se completa en su totalidad antes

de imprimir



Página Colegio – Distrito

Planillas de

conformidad: Inicio –

1º y 2º continuidad


Se usan fotocopias y se completa

a mano


Pagina IOMA – pagina colegio - Distrito

Planilla de Denuncia

Se carga en la web de IOMA y luego

se imprime



Página de IOMA

Planilla de Inicio / Planilla de Evolución

Se carga en la web de IOMA y luego

se imprime



Página de IOMA

Planilla de firmas para el paciente

Se usan fotocopias y se completa

a mano


página colegio – Distrito

Tabla de autorizaciones

Se ingresa para ver la respuesta

de IOMA y luego se imprime



Página de IOMA

Se adjunta copia de cada material


factura

planilla excel

conformidad inicio

conformidad 1º

conformidad 2º

denuncia


planilla de inicio

planilla de evolución

tabla de autorizaciones

planilla de firmas



8. Posibles trabas y soluciones


Area

Situación

Posible causa

Solución momentánea / alternativa

Atención del paciente

el paciente no firmó la conformidad

 

No presentar ninguna sesión de ese paciente hasta que no esté firmada.

el paciente no firmó una sesión en la planilla de asistencia

 

No presentar ninguna sesión de ese paciente y de ese/esos mes/meses hasta que no estén todas las firmas, y las sesiones discriminadas correctamente.

Sesiones de dos meses diferentes o dos tipos diferentes en la misma planilla

 

IOMA no autorizó aún las sesiones

la planilla de inicio o de evolución no fue recibida por IOMA

elevar nuevamente la planilla de inicio o evolución como si no se hubiese hecho.

retraso de la Auditoría de IOMA en el proceso de autorización

esperar a la resolución // se puede rendir las sesiones del mes con el número provisorio y la impresión de la planilla de inicio o evolución

El paciente se atendió anteriormente con otro psicólogo prestador de IOMA

 

comunicarlo de inmediato al Distrito, para que, a través del Consejo Superior, se deshabilite la relación paciente-terapeuta anterior y pueda ingresarse la planilla de denuncia correspondiente

Area

Situación

Posible causa

Solución momentánea / alternativa

Página de IOMA

pérdida de clave

 

solicitar de inmediato y por escrito en el Distrito la nueva clave para que el Consejo Superior la genere y la envíe nuevamente por sobre.

no es correcto el número de afiliado

 

se deben ingresar los 12 dígitos seguidos, sin la barra (números, o con la letra inicial, o con la P intermedia, según el caso). Se recomienda chequear que los datos correspondan al paciente

el afiliado no está en cápita

generalmente, afiliados recientes que no figuran en el sistema de IOMA

Se deben ingresar los datos manualmente, como se indica, y adjuntar al momento de la presentación mensual (y mientras esta situación subsista) copias de: DNI, del carnet y del recibo de sueldo o del cupón de pago

IOMA no autorizó aún las sesiones

la planilla de inicio o de evolución no fue recibida por IOMA

elevar nuevamente la planilla de inicio o evolución como si no se hubiese hecho.

retraso de la Auditoría de IOMA en el proceso de autorización

esperar a la resolución // se puede rendir las sesiones del mes con el número provisorio y la impresión de la planilla de inicio o evolución

Se determinó un código de DSM-IV que no se corresponde con la descripción

muchas veces queda mal marcado en el listado de códigos

El auditor no autorizará el tratamiento si los datos son muy incongruentes, y pedirá otra planilla de evolución con la explicación correspondiente.

En la siguiente planilla de evolución se aclara la situación en el campo ¨comentarios¨.

Pagos

diferencia entre lo facturado y lo cobrado

débito de IOMA

Junto con el débito, IOMA informa la razón del mismo. Solucionado el inconveniente, y en los plazos establecidos, se refactura.

el depósito de IOMA supera los $2.000

IOMA retiene el Impuesto a los Ingresos Brutos superado ese monto.




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