Carta de representaciones



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1. La Guía Internacional de auditoría No. 8, Evidencia de auditoría, establece (párrafo 7):
" La confiabilidad de una evidencia de auditoría está influenciada por su fuente - interna o externa, y por su naturaleza visual, documental u oral. Mientras que la confiabilidad de la evidencia de auditoría dependa de las circunstancias bajo las cuales es obtenida; las siguientes generalizaciones pueden ser útiles para evaluar la confiabilidad de la evidencia de auditoría:
-Evidencia externa (v.gr. la confirmación recibida de un tercero) es más confiable que la evidencia interna.
-La evidencia interna es más confiable cuando el control interno relacionado sea satisfactorio.
-La evidencia obtenida por el propio auditor es más confiable que la obtenida por la entidad.
-Las evidencias en formas de documentos y representaciones son más confiables que las representaciones orales."
2. El auditor efectúa varios procedimientos de auditoría diseñados para obtener suficientes y apropiadas evidencias de auditoría que le permitan expresar una opinión sobre los estados financieros tomados en conjunto. Una forma de evidencia de auditoría son las representaciones pertinentes de la administración.
3. El propósito de esta guía es proporcionar orientación en el uso de las representaciones de la administración como evidencia de auditoría, los procedimientos que el auditor debe aplicar en evaluarlas y documentarlas y las circunstancias en las cuales las representaciones deben ser obtenidas por escrito.

REPRESENTACIONES DE LA ADMINISTRACION COMO EVIDENCIA DE AUDITORIA


4. El auditor debe obtener evidencia de que la administración reconoce su responsabilidad por la presentación apropiada de los estados financieros y que la administración ha aprobado los estados financieros. El auditor puede obtener evidencia del reconocimiento por la administración de dicha responsabilidad y aprobación respecto de las actas de la junta directiva o cuerpo similar u obteniendo una representación escrita de la administración o una copia firmada de los estados financieros.
5. Durante el curso de una auditoría la administración hace muchas representaciones al auditor, solicitados o no o en contestación a solicitudes específicas. Cuando tales representaciones se relacionan con hechos de importancia en relación con los estados financieros, el auditor debe:
-Buscar evidencias que comprueben dichas representaciones, de fuentes externas o internas de la entidad,
-Evaluar si las representaciones hechas por la administración parecen razonables y uniformes con otras evidencias de auditoría obtenidas, incluyendo otras representaciones, y
-Considerar si de las personas que hacen las representaciones, puede esperarse que estén bien informadas sobre el asunto.
Si una representación por la administración es contradicha por otra evidencia, el auditor debe investigar las circunstancias y, cuando sea necesario, reconsiderar la confiabilidad de otras representaciones hechas por la administración.
6. Las representaciones hechas por la administración no pueden ser sustitutas de otra evidencia de auditoría que el auditor podría esperar encontrar. Por ejemplo, una representación por la administración como el costo original de un activo no es sustituto de la evidencia normal de tal costo que un auditor esperaría encontrar. Si el auditor es incapaz de obtener una apropiada y suficiente evidencia de auditoría que él cree debe estar disponible, ésto constituiría una limitación en el alcance de su examen aun si él tiene una representación de la administración sobre el asunto.
7. En ciertos casos, una representación por la administración puede ser la única evidencia de auditoría que puede esperarse razonablemente que esté disponible. Por ejemplo, cuando el auditor no esperaría necesariamente que otra evidencia estuviera disponible para corroborar la intención de la administración de mantener una inversión específica a largo plazo. En tales circunstancias, por cuanto el auditor obtiene confirmación escrita de la representación oral de la administración, no puede constituir una limitación en el alcance de su examen.

DOCUMENTACION DE LAS REPRESENTACIONES DE LA ADMINISTRACION


8. El auditor puede documentar en sus papeles de trabajo la evidencia de las representaciones de la administración resumiendo las discusiones orales con la administración, u obteniendo representaciones escritas de la administración. Las representaciones escritas pueden tomar la forma de:
-Una carta de representación de la administración, o
-Una carta del auditor donde se bosqueje su entendimiento de las representaciones de la administración, debidamente reconocidas y confirmadas por la administración.

REPRESENTACIONES ESCRITAS


9. La posibilidad de un mal entendido entre el auditor y la administración es reducida cuando las representaciones orales son confirmadas por la administración por escrito. Además, como se describe en el párrafo 7, las representaciones escritas de la administración deben ser obtenidas para confirmar las representaciones orales dadas al auditor en cuestiones de importancia relacionadas con los estados financieros cuando se espera que existan otras evidencias de auditoría suficientes y razonables. Los asuntos que podrían ser incluidos en una carta de la administración o en una carta confirmatoria a la administración, están contenidas en el ejemplo de una carta de representación de la administración que aparece en el apéndice.
10. Las representaciones escritas requeridas de la administración pueden estar limitadas a asuntos que son considerados, individual o colectivamente, de importancia en relación con los estados financieros. Con respecto a ciertas partidas puede ser necesario para el auditor proporcionar a la administración su entendimiento, según la importancia del asunto.

ELEMENTOS BASICOS DE UNA CARTA DE REPRESENTACION DE LA ADMINISTRACION


11. Cuando una carta de representación de la administración se requiera debe ser dirigida al auditor, contener la información requerida por él y que sea fechada y firmada adecuadamente.
12. Una carta de representación de la administración debe ser normalmente fechada con la misma fecha del dictamen del auditor sobre los estados financieros. Sin embargo, en ciertas circunstancias, con respecto a transacciones específicas, una carta de representación separada también puede ser obtenida durante el curso de la auditoría.
13. Una carta de representación de la administración debe ser firmada por los miembros de la administración, quienes tienen la responsabilidad primaria de la entidad y de sus aspectos financieros, generalmente los ejecutivos principales de la administración y financiero con base en sus mejores conocimientos y creencias. En ciertas circunstancias, el auditor puede desear obtener cartas de representación de otros miembros de la administración. Por ejemplo, él puede desear obtener una representación por escrito acerca de que estén completas las actas de la asamblea de accionistas, junta directiva e importantes comités de directores por parte de las personas encargadas de la custodia de dichas actas.

ACCION A TOMAR SI LA ADMINISTRACION REHUSA PROPORCIONAR LAS REPRESENTACIONES


14. Si la administración rehusa proporcionar las representaciones que el auditor considera necesarias, ésto constituirá una limitación en el alcance de su examen. En tales circunstancias, el auditor debe evaluar cualquier confiabilidad que él ha tomado sobre las representaciones hechas por la administración durante el curso de su examen y considerar si la negación puede tener algún efecto adicional sobre su dictamen.
15. Si la administración ha proporcionado una representación oral pero rechaza confirmarla por escrito, esto constituirá una limitación en el alcance del examen del auditor a menos que él considere que hay razones aceptadas y válidas por tal negación y que él puede confiar en la representación oral.

APENDICE


Ejemplo de una carta de representación de la administración.

La siguiente carta es para usar como una guía general en conjunto con las consideraciones establecidas en esta guía. No se pretende dar una carta estándar porque las representaciones de la administración varían de una entidad a otra, y de un año a otro.



(Fecha)
(Al auditor)
Esta carta de representación se le proporciona en relación con su auditoría de los estados financieros de la compañía ABC a 31 de diciembre de 19X1 para el propósito de expresar una opinión sobre si los estados financieros presentan razonablemente (o no "presentan razonablemente") la situación financiera y los resultados de las operaciones de acuerdo con (se indican las normas nacionales locales o las normas internacionales de auditoría). Confirmamos, a nuestro leal saber y entender, las siguientes representaciones:
1. Aceptamos nuestra responsabilidad por la presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con (indicar las normas locales aplicables o las normas internacionales de auditoría) incluyendo las revelaciones apropiadas de toda la información requerida por las regulaciones.
2. No ha habido ninguna irregularidad que involucre a la administración o a empleados quienes tengan un papel de significación en el sistema de control interno o que pudieran tener un efecto de importancia sobre los estados financieros.
3. Hemos puesto a su disposición todos los libros de contabilidad y la documentación de soporte y todas las actas de las reuniones de la asamblea de accionistas y junta directiva especialmente (las reuniones tenidas en 31 de marzo de 19X1 y 30 de septiembre de 19X1, respectivamente).
4. Los estados financieros están libres de errores de importancia y omisiones.
5. La compañía ha cumplido con todos los aspectos contractuales que pudieran tener un efecto de importancia sobre los estados financieros en el caso de no cumplimiento. No ha habido comunicaciones concernientes al incumplimiento y disposiciones legales por parte de las autoridades, con respecto a cuestiones financieras.
6. Lo siguiente ha sido adecuadamente registrado y cuando ha sido apropiado, debidamente revelado en los estados financieros:
a. Balances y transacciones con partes o entidades relacionadas
b. Pérdidas resultantes de ventas o compromisos de compra
c. Acuerdos para recomprar activos previamente vendidos
d. Activos pignorados como garantía.
7. No tenemos planes o intenciones que pudieran tener efecto de importancia sobre los valores o clasificación de los activos o pasivos reflejados en los estados financieros.
8. Hemos identificado los inventarios en exceso u obsoletos, y ningún inventario está expresado en una cantidad que exceda el valor neto realizable.
9. La compañía tiene satisfactoriamente el título de propiedad de todos los activos y no hay ninguna obligación o gravamen sobre los activos de la compañía, excepto aquellos revelados en la nota X.
10. Hemos registrado o revelado todas las obligaciones, tanto actuales como contingentes, y hemos revelado en la nota X las garantías que hemos dado a terceras partes.
11. Respecto a otros asuntos que se describen en la nota X a los estados financieros, expresamos que no ha habido eventos posteriores a la fecha de balance que requieran ajuste o revelación en los estados financieros y notas relacionadas.
12. La reclamación hecha por la compañía XYZ ha sido liquidada por la cantidad total de $XXX, que ha sido apropiadamente acumulada en los estados financieros. Ningún otro reclamo relacionado con litigios ha sido recibido o se espera recibir.
13. No hay ningún acuerdo sobre saldos de compensación formal o informal con cualquiera de nuestras cuentas de efectivo e inversiones. Excepto por lo mencionado en la nota X, no tenemos otros acuerdos sobre líneas de crédito.
14. Hemos registrado apropiadamente y revelado en los estados financieros las opciones de recompra de acciones y los acuerdos sobre acciones en reserva para opciones de garantía, conversiones y otros requerimientos.
(Funcionario ejecutivo principal)
(Funcionario financiero principal)
«Tomada del libro Contadores Públicos, Rodrigo Monsalve Tejada, publicado por el Centro Interamericano Jurídico-Financiero, Medellín 1988, páginas 750 a 755»

ANEXO II


DECLARACIONES SOBRE NORMAS DE AUDITORIA No. 19 SAS - 19

SALVAGUARDAS Y REPRESENTACIONES OBTENIDAS DE LA GERENCIA DEL CLIENTE



1. Esta declaración establece el requerimiento de que el auditor independiente obtenga ciertas representaciones de la gerencia, en forma escrita como parte de su examen hecho de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y proporciona una guía concerniente a las representaciones a obtener.

CONFIANZA EN LAS REPRESENTACIONES DE LA GERENCIA


2. Durante una revisión, la gerencia otorga muchas representaciones al auditor, tanto en forma verbal como escrita, ya sea en respuesta a solicitud específica o, a través de los estados financieros. Dichas representaciones de la gerencia son parte de la evidencia que el auditor obtiene, pero no substituyen la aplicación de aquellos procedimientos de auditoría necesarios para soportar una base razonable para su opinión sobre los estados financieros. Representaciones escritas de la gerencia normalmente confirman representaciones dadas al auditor en forma verbal, indican y documentan la continua propiedad de dichas representaciones, y reducen la posibilidad de malos entendidos concernientes a los asuntos que son sujetos de las representaciones.
3. El auditor obtiene representaciones escritas de la gerencia, relativas a su conocimiento o intención, cuando considera que son necesarias para complementar el resto de sus procedimientos de auditoría. En muchos casos, el auditor aplica procedimientos de auditoría diseñados específicamente para obtener información corroborable concerniente con asuntos que también son objeto de representaciones escritas. Por ejemplo, después de que el auditor aplica los procedimientos descritos en la Declaración sobre Normas de Auditoría No. 6 "Transacciones entre Partes Relacionadas", y aun cuando los resultados de aquellos procedimientos indiquen que transacciones con las partes relacionadas han sido reveladas apropiadamente, deberá obtener una representación escrita para documentar que la gerencia no tiene conocimiento de alguna otra transacción que deba ser revelada. En algunos casos que involucren la obtención de representaciones escritas, la información corroborable que pueda ser obtenida, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría diferentes a la indagación, es limitada. Cuando un cliente planea descontinuar una línea del negocio, por ejemplo, el auditor puede estar imposibilitado para obtener información a través de otros procedimientos para corroborar su intención o plan. Por lo cual, el auditor deberá obtener una representación escrita para documentar la intención de la gerencia. A menos que el examen del auditor revele evidencia en contrario, su confianza sobre la veracidad de la representación de la gerencia es razonable.

OBTENCION DE REPRESENTACIONES ESCRITAS


4. Las representaciones específicas escritas que obtenga el auditor dependerán de las circunstancias de la contratación y la naturaleza y bases de presentación de los estados financieros. Ellos normalmente incluirán los siguientes asuntos si son aplicables:
a)reconocimiento de la gerencia de su responsabilidad sobre los estados financieros como balance general, resultados de operación y cambios en la situación financiera, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados u otras bases contables razonables
b)disponibilidad de todos los registros financieros y su información relativa
c)disponibilidad de todas las actas de las asambleas de accionistas, administradores y comités de directores
d)ausencia de errores en los estados financieros y transacciones no registradas
e)información concerniente a las partes relacionadas y sus relativos importes por cobrar o por pagar
f)incumplimiento con aspectos de contratos que puedan afectar los estados financieros
g)información relativa a eventos subsecuentes
h)irregularidades que involucren a la gerencia o a empleados
i)escritos de oficinas gubernamentales y hacendarias que tengan referencia con falta de cumplimiento, o deficiencias en las prácticas de la información financiera proporcionada
j)planes o intenciones que puedan afectar el valor registrado o la clasificación de activos o pasivos
k)revelación apropiada de saldos compensados o de otros contratos que involucren la restricción sobre saldos de efectivo y revelación de línea de crédito o contratos similares
l)reducción del exceso de inventarios obsoletos al valor neto de realización
m)pérdidas sobre contratos de venta
n)los activos se encuentran correctamente a nombre de la compañía, gravámenes a los mismos, y activos otorgados en garantía colateral
o)contratos de recompra de activos vendidos previamente
p)pérdidas sobre contratos de compra por inventarios en exceso a los requerimientos o a precios que excedan el precio del mercado
q)violaciones o posibles violaciones de leyes o reglamentos cuyos efectos deban ser considerados para su revelación apropiada en los estados financieros o como una base para registrar una pérdida por contingencias
r)otros pasivos, y ganancias o pérdidas por contingencias que son necesarias para acumularse o revelarse, según la Declaración de Normas de Contabilidad Financiera No. 5
s)reclamaciones o litigios no aceptados que el abogado del cliente ha considerado como que están pendientes de revisión y que deberán ser revelados de acuerdo con la Declaración de Normas de Contabilidad Financiera No. 5
t)opciones de recompra de acciones de capital social, contratos o capital social reservado para opciones, garantías, conversiones u otros requerimientos.
5. Las representaciones de la gerencia deben ser limitadas a asuntos que se consideran, ya sea individual o colectivamente importantes con los estados financieros, considerando que la gerencia y el auditor han logrado un entendimiento sobre los límites de importancia acerca de este propósito. Dichas limitaciones no serán aplicables a aquellas representaciones que no se relacionan directamente con los montos incluidos en los estados financieros, por ejemplo, los casos mencionados anteriormente en los incisos (a), (b) y (c). En adición, debido al posible efecto de irregularidades sobre otros aspectos del examen del auditor, el límite de importancia podrá no ser aplicable al inciso (h) antes mencionado con respecto a la gerencia y aquel personal que tiene un papel importante dentro del sistema de control interno contable.
6. En adición a asuntos tales como los antes indicados, el auditor podrá determinar, basado en las características de su contrato, qué otros asuntos podrían ser específicamente incluidos en representaciones por escrito de la gerencia. Por ejemplo, si una compañía excluye una obligación a corto plazo del pasivo circulante, en vista de que intenta refinanciar la obligación sobre bases de pasivo a largo plazo, el auditor deberá obtener salvaguardas por escrito referentes a información no auditada del costo de reposición e información financiera interna incluida en los estados financieros auditados.
7. En ciertas circunstancias, el auditor podrá requerir otras salvaguardas por escrito de la gerencia, en adición a la evidencial consecuencia obtenida a través de otros procedimientos. Por ejemplo, aun cuando el auditor pueda estar satisfecho con el método de valuación de inventarios, él podrá requerir de la gerencia que le proporcione una salvaguarda referente a la valuación del inventario.
8. Si el auditor independiente informa sobre estados financieros consolidados, las salvaguardas por escrito obtenidas de la gerencia de la compañía matriz, deberán especificar que ellas corresponden a los estados financieros consolidados y, si esto es aplicable, que corresponden a los estados financieros separados de los de la compañía matriz.
9. Las salvaguardas por escrito deberán ser dirigidas al auditor. En vista de que el auditor está relacionado con eventos que podrían ocurrir después de la fecha de su reporte, que podrían requerir ajustes o revelaciones en los estados financieros, las salvaguardas deberán contener la fecha del informe del auditor.
Deberán ser firmadas por miembros de la gerencia de quienes el auditor crea son responsables por, y tengan el conocimiento, directo o a través de otros miembros de la organización, acerca de asuntos cubiertos por las salvaguardas. Normalmente el Director Ejecutivo y el Director Financiero deberán firmarlas.
10. En ciertas circunstancias, el auditor podrá requerir salvaguardas por escrito de otros individuos. Por ejemplo, querrá obtener salvaguardas por escrito acerca de la integridad de las actas de las juntas de accionistas, de Directores y de Comités de Directores, de la persona responsable de la guarda de tales actas. Igualmente, si el auditor independiente examina los estados financieros de una subsidiaria pero no examina los correspondientes de la Compañía matriz, querrá obtener una salvaguarda de la gerencia de la Compañía matriz, relativa a asuntos que puedan afectar a la subsidiaria, tales como transacciones entre partes relacionadas o la intención de la Compañía matriz de continuar proporcionando el soporte financiero a la subsidiaria.

LIMITACIONES EN EL ALCANCE


11. La negativa de la gerencia a proporcionar salvaguardas por escrito que el auditor considera esenciales, constituye una limitación en el alcance del examen del auditor, suficiente para impedir una opinión limpia. Además, el auditor deberá considerar los efectos de la negativa de la gerencia sobre su habilidad para confiar en otras de sus salvaguardas.
12. Si el auditor está impedido a efectuar procedimientos que considera necesarios en las circunstancias, con respecto a un asunto que es importante para los estados financieros, aun cuando él ha estado recibiendo salvaguardas de la gerencia relativas al asunto, existe una limitación en el alcance de su examen, que ocasionará una salvedad en su dictamen o una negación de su opinión.

FECHA DE VIGENCIA


13. Las declaraciones sobre normas de auditoría generalmente son efectivas desde la fecha de su emisión. Sin embargo, dado que esta declaración provee prácticas que podrían diferir en ciertas circunstancias respecto de prácticas aquí consideradas aceptables, esta declaración será efectiva para revisiones hechas de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas para períodos que terminen en, o después del 30 de septiembre de 1977.

APENDICE


Ejemplo de una carta de salvaguarda o representación

La siguiente carta es presentada para efectos de ilustración o ejemplo solamente. Las salvaguardas por escrito obtenidas deberán estar basadas en las circunstancias del compromiso, la naturaleza y bases de presentación de los estados financieros a ser examinados. El párrafo de introducción deberá especificar los estados financieros y los períodos cubiertos por el informe del auditor, por ejemplo "Balances Generales de la Compañía XYZ al 31 de diciembre de 19X1 y 19X0, y los relativos estados de resultados de operación, utilidades acumuladas y cambios en la posición financiera por los años que terminaron en esas fechas". Asimismo, salvaguardas o representaciones relacionadas con inventarios, ventas y compromisos de compra podrían no ser obtenidas si tales partidas no son importantes para la posición financiera de la Compañía y los resultados de sus operaciones o si aquellos no están registrados en los estados financieros bajo bases contables razonables diferentes a los principios de contabilidad generalmente aceptados, por ejemplo, estados financieros preparados sobre bases de efectivo. La carta ilustrativa presume que no hay revelaciones específicas requeridas por el auditor. Si tales asuntos existen, deberán ser indicados por medio de lista en la carta de salvaguarda, haciendo referencia a los registros de contabilidad o a los estados financieros o por otros similares. Por ejemplo, si un evento subsecuente a la fecha del Balance General ha sido revelado en los estados financieros, el punto 14 podría ser modificado como sigue " Excepto a lo discutido en la nota X a los estados financieros, ningún evento ha ocurrido..." Asimismo, en circunstancias similares, el punto 4 podría ser modificado como sigue:


"No tenemos planes o intenciones que puedan afectar en forma importante el valor en libros o la clasificación de activos y pasivos, excepto que ciertos valores realizables han sido excluidos de los activos circulantes basados en nuestra intención de no disponer de ellos, lo cual está asentado en las actas del 7 de diciembre de 19X1, de las Juntas del Consejo de Directores".
Ciertos términos están usados en la carta ilustrativa, por otra parte, están definidos en literaturas autorizadas, por ejemplo, irregularidades (SAS No. 16) y transacciones entre partes relacionadas (SAS No. 6). Para evitar malos entendidos respecto del significado de tales términos, el auditor puede desear proporcionar tales definiciones al cliente y requerir que el cliente incluya las definiciones en las salvaguardas por escrito.
La carta ilustrativa presume que la gerencia y el auditor han llegado a un entendimiento sobre los límites de importancia para el propósito de las salvaguardas por escrito. Sin embargo, esto podría ser notado que un límite de importancia deberían no ser aplicable para ciertas salvaguardas explicadas en el párrafo 5 de esta Declaración.

(Fecha del Informe del Auditor)


(Para el Auditor Independiente)

En relación con el examen de (identificar los estados financieros) de (nombre del cliente) al (fecha) y por el (período de examen) con el propósito de expresar una opinión si los estados financieros presentan razonablemente la posición financiera de (nombre cliente) de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados (u otras bases contables razonables), les manifestamos según nuestro leal saber y entender, que las siguientes representaciones o salvaguardas fueron hechas a ustedes durante su examen.


1. Somos responsables de la correcta presentación en los estados financieros (consolidados) de la posición financiera, resultados de operación y cambios en la posición financiera de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados (u otras bases contables razonables).
2. Hemos puesto a su disposición todos(as)
a) los registros financieros y la información relativa
b) las actas de las juntas de Accionistas, Directores y Comités de Directores o resúmenes de acciones de recientes juntas por las cuales las actas no han sido todavía preparadas
3. No han existido
a) irregularidades en que esté(n) relacionada(os) la gerencia o empleados que tienen puestos importantes dentro del sistema de control interno contable
b) irregularidades en que estén relacionados otros empleados que pudieran tener un efecto importante en los estados financieros
c) comunicaciones de agencias reguladoras relacionadas con falta de cumplimientos de, o deficiencias en, reportes financieros sobre prácticas que podrían tener un efecto importante en los estados financieros.
4. No tenemos planes o intenciones que puedan afectar en forma importante el valor en libros o las clasificaciones de los activos y los pasivos.
5. Lo siguiente ha sido correctamente registrado o desglosado en los estados financieros:
a) transacciones entre partes relacionadas y las cantidades respectivas por cobrar o por pagar, incluyendo ventas, compras, préstamos, transferencias, acuerdos de arrendamientos y garantías
b) opciones de recompra de acciones de capital o acuerdo u opciones reservadas de capital social, garantías, conversiones u otros requerimientos
c) acuerdos con instituciones financieras relacionadas con saldos compensados u otros arreglos relacionados con restricciones con saldos de caja y línea de crédito u otros arreglos similares
d) acuerdos para recompra de activos previamente vendidos
6. No existen
a) violaciones o posibles violaciones de leyes o regulaciones, cuyos efectos deberían ser considerados en las revelaciones de los estados financieros o como una base de registro de una pérdida contingente
b) otros pasivos importantes o ganancias o pérdidas contingentes, que requiera ser registrado su pasivo o revelado de acuerdo con la Declaración de Normas de Contabilidad Financiera No. 5.
7. No hay afirmaciones negativas sobre reclamaciones o avalúos que nuestros abogados no hayan reportado como probables afirmaciones y que deberían ser reveladas de acuerdo con la Declaración de Normas de Contabilidad Financiera No. 5.
8. No existen operaciones importantes que no hayan sido correctamente registradas en los libros de contabilidad fundamentales para los estados financieros.
9. Las estimaciones, cuando sean importantes, han sido hechas para reducir el exceso o los inventarios obsoletos a su valor neto estimado de realización.
10. La compañía tiene correctamente a su nombre todos los activos de su propiedad y no existen gravámenes o impedimentos sobre tales activos, ni ninguno de ellos ha sido pignorado.
11. Las estimaciones han sido hechas para absorber cualquier pérdida importante sufrida en el cumplimiento de, o de la inhabilidad para cumplir, cualquier compromiso de venta.
12. Las estimaciones han sido hechas para absorber cualquier pérdida importante sufrida como resultado de compromisos de compra de inventarios en exceso de los requerimientos normales o a precios en exceso de los que prevalecen en el mercado.
13. Hemos cumplido con todos los aspectos de los acuerdos contractuales que podrían tener un efecto importante sobre los estados financieros en el caso de no cumplirse.
14. Ningún evento ha ocurrido posterior a la fecha del Balance General que pudiera requerir ajuste a, o revelación en los estados financieros.
(Nombre del funcionario ejecutivo y su título)
(Nombre del funcionario financiero y su título)

«Tomada del libro Declaraciones sobre Normas de Auditoría, SAS 1/42, publicado por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., México, páginas 461 a 470»



ANEXO III


CARTAS DE REPRESENTACION

Es obligatoria su firma por parte del Representante Legal ?

Oficio IN/13266, junio 2 de 1980

Superintendencia de Sociedades

Me refiero a su atenta comunicación radicada el 8 de mayo del año en curso, en la cual solicita el pronunciamiento de este Despacho acerca de la "carta de representación o manifestaciones de la gerencia" con el fin de definir claramente las responsabilidades asumidas, tanto por el representante legal como por el revisor fiscal. Agrega que el modelo de carta se ha redactado de acuerdo con las características técnicas señaladas en la Declaración sobre Normas de Auditoría de Aceptación General No. 19 SAS. Indica también, que se han presentado dificultades para obtener dicha carta, en razón de que algunos representantes legales han rehusado aceptarla.
Analizada su solicitud, al igual que los elementos facilitados con la misma, me permito manifestarle:
1. Este Despacho es consciente de que la mencionada carta de representación es un procedimiento de auditoría de aceptación general, cuyo principal apoyo se encuentra en los numerales 1. y 2. del artículo 208 del Código de Comercio.
2. Por lo mismo halla conveniente su aceptación por parte de los administradores de las sociedades a quienes les sea solicitada, lo cual, dicho sea de paso, en nada disminuye la responsabilidad del revisor fiscal, al tenor de lo previsto en los artículos 211 y 292 de la misma obra.
3. No hay duda que en nuestro medio, la "carta de representación" es desconocida por numerosos revisores fiscales y por un importante sector de los representantes legales. Ninguno de los organismos profesionales se ha ocupado de divulgarla y de explicar su finalidad; tampoco las firmas profesionales.
4. No obstante lo anterior, en caso de que un representante legal se abstenga de firmarla, ello no debe dar lugar a una negación de la opinión del revisor fiscal. Cuando más, considera este Despacho, cabría una salvedad en la misma.
5. Ahora bien: analizada a fondo la carta en mención, se considera conveniente efectuar un estudio de su contenido, con el fin de eliminar aquellos aspectos que por diversas circunstancias no son aplicables en Colombia y adoptar los necesarios.
Por último, el nombre de carta de representación o manifestaciones de la gerencia, no define claramente los objetivos que con ella se persiguen, por lo cual recomendamos estudiar la posibilidad de asignarle una denominación más adecuada, que indique claramente su contenido y finalidad, como por ejemplo "carta de manifestaciones de la gerencia al revisor fiscal".
Queda en los términos anteriores absuelta la solicitud formulada en su amable petición.

«Tomado del libro Doctrinas y Conceptos Vigentes, 1972-1982, Tomo II, Superintendencia de Sociedades, páginas 240 y 241».



ANEXO IV


OFICIO 413-053410 Diciembre 2 de 1988

SUPERINTENDENCIA BANCARIA


(...)
Apreciado doctor:
En atención a la solicitud contenida en la comunicación de la referencia, este Despacho se permite manifestarle que comparte el criterio que sobre el particular expresó la Superintendencia de Sociedades, mediante oficio IN/13266, del 2 de junio de 1980.
Cordialmente,

(Fdo.)JOSE ORLANDO MONTEALEGRE

Superintendente Delegado

para Seguros y Capitalización






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