Resolución n 807 de 27/02/2004


IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES



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IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Los estudios jurídicos y actuaciones de los abogados y los trámites de devolución de documentos se ajustan a los términos y especificaciones de ley con el fin de controlar la calidad del servicio público registral.


Los conceptos emitidos están de acuerdo a las normas vigentes e instrucciones de la Superintendencia de Notariado y Registro.
El reparto de los documentos objeto de registro se efectúa de forma equitativa y se lleva estricta supervisión al estudio, calificación e inscripción correspondiente para garantizar la eficiente prestación del servicio público registral.
La atención al usuario en asuntos relacionados con trámites jurídicos, se realiza dentro del horario establecido y se ajusta a las normas sobre el servicio público registral para garantizar la calidad del servicio.
La revisión y/o corrección de liquidaciones de derechos de registro efectuado por los funcionarios calificadores, cuando haya lugar, está de acuerdo a las tarifas establecidas por ley.
Las correcciones de registros efectuados por la Oficina se realizan oportunamente para dar aplicación a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
Los proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el registro de instrumentos públicos están ajustados a las normas sobre la materia, para garantizar la fe pública registral.
Las actuaciones administrativas, autos, notificaciones y edictos proferidas en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos están ceñidas a derecho para garantizar el cumplimiento de las normas sobre la materia.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Derecho Constitucional.

Derecho Notarial y Registral

Derecho Civil.

Procedimiento Civil.

Derecho Administrativo

Procedimiento Administrativo

Planeación Estratégica.

Código Disciplinario Único

Administración Pública.

Ofimática nivel básico


VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Título profesional en Derecho, Tarjeta profesional, título de postgrado en la modalidad de especialización en un área relacionada con las funciones del cargo y trece (13) meses de experiencia profesional relacionada.

I. IDENTIFICACIÓN
Nivel: Profesional

Denominación del empleo: Profesional Universitario

Código: 3020

Grado: 14

N° de empleos: Dos (2)

Dependencia: Donde se ubique el cargo

Cargo Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa


AREA DE OFICINA DE REGISTRO - OPERATIVA



II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Administrar y dar solución inmediata a las situaciones que se presenten con las herramientas tecnológicas y los sistemas de información existentes en los Centros de Cómputo para garantizar la prestación oportuna del servicio registral.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Administrar el centro de cómputo de la Oficina de Registro para su óptimo funcionamiento.
Organizar los procesos administrativos relacionados con la operación del centro de cómputo para un perfecto desarrollo de los mismos.
Establecer procedimientos para la eficiente utilización del hardware y del software para que sean utilizados de acuerdo a los procesos establecidos por la oficina.
Ejecutar las acciones pertinentes para garantizar el suministro oportuno de los insumos necesarios para la operación del centro de cómputo.
Elaborar y coordinar la ejecución del programa de mantenimiento de los equipos de sistemas de la Oficina de Registro para mantener los equipos en optimas condiciones
Prestar asistencia a las diferentes dependencias en lo referente a la utilización del sistema y el aprovechamiento de los equipos para que los usuarios del sistema puedan realizar sus labores.
Establecer y velar por el cumplimiento de los procedimientos de seguridad y control para el sistema operacional y el centro de cómputo en general para su optimo desarrollo.
Establecer procedimientos de backups y de restauración de la información para tener seguridad en la información de las Bases de Datos.
Responder por la eficiente información, entrega de documentos presentados para registro y folios de matrícula inmobiliaria a las dependencias y funcionarios correspondientes.
Coordinar las actividades propias del grupo de distribución y archivo de folios, verificar el adecuado y eficiente manejo para tener una organización adecuada y de fácil manejo.
Solicitar, recibir y enviar folios de matrícula inmobiliaria a otras Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos para atender los diferentes requerimientos de los usuarios del sistema registral..
Atender a los usuarios en los asuntos relacionados con trámites operativos.
Participar en la elaboración y actualización de estadísticas de la Oficina.
Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

El centro de cómputo de la Oficina de Registro se encuentra en óptimo funcionamiento.


Las operaciones realizadas en el centro de cómputo están en perfecto desarrollo.
Los procedimientos establecidos para la utilización del hardware y del software se ejecutan conforme a lo planeado y permiten la eficiencia de la dependencia.
El suministro de los insumos necesarios para la operación del centro de cómputo garantizan su óptimo funcionamiento.
El programa de mantenimiento de los equipos de sistemas de la Oficina de Registro están acordes a las necesidades de los mismos para mantener los equipos en optimas condiciones
La asesoría prestada a las diferentes dependencias en lo referente a la utilización del sistema y el aprovechamiento de los equipos es oportuna y cubre las dudas de los usuarios para que puedan realizar sus labores.
Los procedimientos de seguridad y control para el sistema operacional y el centro de cómputo en general están elaborados conforme a las necesidades del mismo y permiten su optimo desarrollo.
Los procedimientos de backups y de restauración de la información se desarrollan celosamente cuidando la seguridad en la información de las Bases de Datos.
Las actividades del grupo de distribución y archivo de folios están organizadas y permiten verificar el adecuado y eficiente manejo de los mismos.
El tramite a los folios de matrícula inmobiliaria está controlado para atender los diferentes requerimientos de los usuarios del sistema registral.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Estatuto registral

Proceso Administrativo

Sistema de Gestión de la Calidad

Informática nivel medio.

Herramientas tecnológicas aplicadas a los sistemas de información

Ofimática nivel básico


VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Título profesional en Ingeniería de Sistemas o de Comunicaciones, Mecatrónica, Administración de Empresas o Pública, Tarjeta o matrícula profesional, y treinta (30) meses de experiencia profesional relacionada.


ÁREA DE OFICINA DE REGISTRO - ADMINISTRATIVA


II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Elaborar y el desarrollar los procesos financieros y contables de la Oficina de Registro y sus Seccionales, así como responder por la ejecución de los recursos asignados y por los recaudos del servicio registral.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Controlar la ejecución y prestación de los servicios administrativos y financieros de la Oficina de Registro para garantizar el eficiente servicios público a los usuarios.
Elaborar el anteproyecto del presupuesto de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y remitirlo a la Superintendencia de Notariado y Registro con el fin de garantizar los recursos para la eficiente prestación del servicio.
Ejecutar mensualmente el presupuesto asignado a la Oficina de Registro de acuerdo con las actividades programadas, la normas y las directrices de la Superintendencia con el fin de optimizar los recursos y atender las necesidades de la dependencia.
Evaluar los programas y proyectos en materia de capacitación, evaluación del desempeño, bienestar social y salud ocupacional que deba adelantar el área, para el mejoramiento continuo y desarrollo del talento humano de la Oficina.
Planear y controlar la ejecución de los contratos que se celebren de acuerdo a las normas vigentes para atender las necesidades propias de la Oficina.
Controlar los procesos contables y financieros de la Oficina de Registro y de sus Seccionales, de acuerdo a las normas legales y a los reglamentos expedidos por la Superintendencia de Notariado y Registro con el fin de determinar el estado de los mismos.
Responder por el recaudo de ingresos por derechos de registro y expedición de certificados con el fin de salvaguardar los recursos de la dependencia.
Apoyar en el pago de los compromisos adquiridos de conformidad con las condiciones y términos establecidos para dar cabal cumplimiento a los mismos.
Responder por la adecuada prestación de los servicios de mantenimiento, celaduría, almacenaje y correspondencia con el fin de garantizar la funcionalidad y seguridad de los equipos.
Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el área, para mantener actualizada las situaciones administrativas de los funcionarios de la entidad de conformidad con las normas vigentes.
Adelantar los estudios para elaborar y mantener actualizados los procedimientos propios de la dependencia con el fin de optimizar el manejo de los recursos.
Informar a la Superintendencia las novedades para la nómina de los funcionarios de la Oficina de Registro y efectuar la revisión de la misma para garantizar el cumplimiento del pago oportuno de salarios y prestaciones sociales de los funcionarios de la dependencia.
Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Los servicios administrativos y financieros de la Oficina de Registro son trasparentes y de conformidad con las normas sobre la materia para garantizar el eficiente servicios público a los usuarios.


El anteproyecto del presupuesto de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos se realiza y remite a la Superintendencia de Notariado y Registro con el fin de garantizar los recursos para la eficiente prestación del servicio.
El presupuesto asignado a la Oficina de Registro se ejecuta de acuerdo con las actividades programadas, la normas y las directrices de la Superintendencia con el fin de optimizar los recursos y atender las necesidades de la dependencia.
Los programas y proyectos en materia de capacitación, evaluación del desempeño, bienestar social y salud ocupacional se adelantan para garantizar el mejoramiento continuo y desarrollo del talento humano de la Oficina.
Los procesos contables y financieros de la Oficina de Registro y de sus Seccionales son elaborados de acuerdo a las normas legales y a los reglamentos expedidos por la Superintendencia de Notariado y Registro con el fin de determinar el estado financiero de la dependencia.
La adquisición, almacenamiento y suministro de elementos necesarios para el funcionamiento eficaz de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos se realiza de conformidad con las necesidades de la misma para asegurar la prestación del servicio registral.
El recaudo de ingresos por derechos de registro y expedición de certificados se efectúa con el fin de salvaguardar los recursos de la dependencia.
El pago de los compromisos adquiridos se realiza de conformidad con las condiciones y términos establecidos para dar cabal cumplimiento a los mismos.
Los servicios de mantenimiento, celaduría, almacenaje y correspondencia se atienden oportunamente con el fin de garantizar la funcionalidad y seguridad de los equipos.
Los actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el área se realizan para mantener actualizada las situaciones administrativas de los funcionarios de la entidad de conformidad con las normas vigentes.
Los estudios para elaborar y mantener actualizados los procedimientos propios de la dependencia se elaboran oportunamente con el fin de optimizar el manejo de los recursos.
Las novedades de personal para la elaboración de la nómina de los funcionarios de la Oficina de Registro se informan a la Superintendencia y se revisa la nómina una vez llega a la dependencia para garantizar el cumplimiento del pago oportuno de salarios y prestaciones sociales.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Contratación administrativa.

Ley de presupuesto nacional.

Normas contables y financiera.

Normas sobre administración de personal.

Estatuto Registral

Ofimática nivel medio.


VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Título profesional en Administración de Empresas, Administración Pública, Economía, Contaduría o Ingeniería Industrial, tarjeta o matricula profesional y treinta (30) meses de experiencia profesional relacionada.
I. IDENTIFICACIÓN
Nivel: Profesional

Denominación del empleo: Profesional Universitario

Código: 3020

Grado: 13

N° de empleos: Doscientos cuarenta y cinco (245)

Dependencia: Donde se ubique el cargo

Cargo Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa

ÁREA DE SECRETARIA GENERAL - GESTION HUMANA
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Desarrollar los programas de carrera administrativa, capacitación, bienestar social y planta de personal para garantizar la eficiencia de la administración de personal.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Realizar los tramites necesarios para el ingreso a los cargos de carrera administrativa para garantizar la buena prestación del servicio.
Revisar que la evaluación del desempeño laboral se efectúe conforme a las normas y en los términos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil para determinar la gestión de los funcionarios de la Entidad.
Desarrollar anualmente los programas de Inducción y Reinducción de los funcionarios para garantizar la adaptación de los funcionarios a las políticas de la Superintendencia.
Ejecutar los programas de Capacitación para garantizar la eficiencia y eficacia de la administración.
Desarrollar anualmente los programas de Bienestar Social para elevar los niveles de satisfacción de los funcionarios de la Entidad.
Participar en la ejecución anual de los programas de Medicina del trabajo para identificar riesgos a los que están expuestos los funcionarios.
Desarrollar los programas anuales de Seguridad Industrial para la prevención de accidentes de trabajo.
Desarrollar los programas anuales de Higiene Industrial para la prevención de enfermedades laborales.
Ejecutar anualmente el programa de Salud Ocupacional para preservar la salud integral de los trabajadores.
Desarrollar los trámites para la conformación de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional de acuerdo con la reglamentación vigente para garantizar la ejecución del programa de salud ocupacional.
Proyectar los actos administrativos relacionados con las novedades de personal para garantizar el cumplimiento de las normas de administración de personal.
Registrar la distribución de la planta de personal e informar a la administración sobre ésta para la toma de decisiones al respecto.
Elaborar los pagos de nómina y derivados de la misma para garantizar el cumplimiento del pago de salarios y prestaciones sociales de los funcionarios de la Entidad.
Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

La selección de personal y evaluación del desempeño esta de acuerdo con las normas y términos establecidos en la Ley.


Los programas de Inducción y Reinducción responden a las necesidades y políticas de la Entidad.
Los programas de Capacitación, Bienestar Social y Salud Ocupacional responden a las necesidades institucionales y del personal de la Superintendencia.
Los actos administrativos cumplen con las normas de administración de personal.
La distribución de la planta de personal refleja las directrices de la administración.
El pago de la nómina de personal y demás prestaciones sociales es oportuno y ceñido a las normas vigentes.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Normas sobre carrera administrativa.

Plan Nacional de Capacitación, Bienestar Social y Salud Ocupacional.

Normas sobre administración de personal.

Metodología de diseño de proyectos.



Ofimática nivel básico.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Título profesional en Psicología, Derecho, Administración Pública, Administración de Empresas, Economía o Ingeniería Industrial, tarjeta o matrícula profesional y veintisiete (27) meses de experiencia profesional relacionada.


ÁREA DE PLANEACIÓN



II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Adelantar estudios estadísticos, de organización de métodos y presupuéstales, con el propósito de generar herramientas de gestión que contribuyan a optimizar las actividades institucionales.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Analizar, preparar, proponer, diseñar, elaborar y actualizar los manuales de procedimientos, funciones, formas y normas con el fin de optimizar la utilización de los recursos disponibles y la disminución de los trámites.
Diseñar, estudiar y clasificar los formatos requeridos en las distintas dependencias de la Entidad, para contribuir con la gestión institucional de manera ordenada y clara
Diseñar y aplicar indicadores de gestión que permitan establecer niveles de rendimiento y eficiencia de las distintas dependencias del Organismo y de las oficinas de registro de instrumentos públicos, con el fin de ejercer un adecuado seguimiento y control institucional.
Participar en la elaboración de controles y cronogramas de actividades propias del grupo, con el fin de desarrollar las actividades de una manera ágil y oportuna
Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la Superintendencia, para la consecución de los recursos necesarios que permitan un adecuado funcionamiento
Participar en la elaboración de los proyectos de inversión que adelantará la entidad, con el fin de optimizar los recursos asignados
Controlar y efectuar seguimiento a la ejecución del presupuesto de la Superintendencia, para generar una clara relación de lo ejecutado frente a lo planeado.
Participar en la definición de políticas a seguir en lo relacionado con el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, distribución de recursos y procedimientos de trabajo, con el fin de contribuir en el desarrollo de las funciones institucionales de manera eficiente
Diseñar e implementar formatos de control administrativo para las áreas que lo requieran, con el fin de facilitar el seguimiento de las mismas.
Diseñar y desarrollar sistemas estadísticos relacionados con los servicios de notariado y registro y velar por el control técnico y económico administrativo, para contar con mecanismos idóneos de control.
Participar en la elaboración del boletín estadístico anual de la Superintendencia de Notariado y Registro, evaluar los indicadores y aplicar correctivos en el proceso de planeación futura, con el fin de contar con una adecuada herramienta de gestión institucional.
Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES





  1. Los manuales de procedimientos, funciones, formas y normas están actualizados con el fin de optimizar la utilización de los recursos disponibles y la disminución de los trámites.




  1. Los formatos requeridos en las distintas dependencias de la Entidad están diseñados y elaborados para contribuir con la gestión institucional de manera ordenada y clara




  1. Los indicadores de gestión están diseñados y aplicados para permitir establecer niveles de rendimiento y eficiencia de las distintas dependencias del Organismo y de las oficinas de registro de instrumentos públicos, de forma tal que se ejerce un adecuado seguimiento y control institucional.




  1. Los controles y cronogramas de actividades propias del grupo están elaborados, con el fin de desarrollar las actividades de una manera ágil y oportuna




  1. El anteproyecto de presupuesto de la Superintendencia está elaborado a fin de lograr la obtención de los recursos necesarios que permitan un adecuado funcionamiento




  1. Los proyectos de inversión que adelantará la entidad están elaborados, con el fin de optimizar los recursos asignados




  1. La ejecución del presupuesto de la Superintendencia está controlada y se le efectúa seguimiento para generar una clara relación de lo ejecutado frente a lo planeado.




  1. Las políticas a seguir en lo relacionado con el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, distribución de recursos y procedimientos de trabajo están definidas con el fin de contribuir en el desarrollo de las funciones institucionales de manera eficiente




  1. Los formatos de control administrativo para las áreas que lo requieran están diseñados e implementados con el fin de facilitar el seguimiento de las mismas.




  1. Los sistemas estadísticos relacionados con los servicios de notariado y registro están diseñados para contar con mecanismos idóneos de control.




  1. El boletín estadístico anual de la Superintendencia de Notariado y Registro está elaborado y los indicadores evaluados para aplicar correctivos en el proceso de planeación futura, con el fin de contar con una adecuada herramienta de gestión institucional.



IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Procesos Administrativos

Sistema de Gestión de la Calidad

Normas Presupuéstales

Estudios Notariales y Regístrales

Estadística e Indicadores de Gestión

Planeación Estratégica

Ofimática nivel básico


VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Título profesional en Administración Pública, Administración de Empresas, Economía, Contaduría, Psicología o Ingeniería Industrial, tarjeta o matrícula profesional y veintisiete (27) meses de experiencia profesional relacionada.


AREA DE CONTROL INTERNO



II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Desarrollar actividades de seguimiento y control de la gestión que contribuyan a alcanzar las metas propuestas y el mejoramiento institucional.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Realizar comprobaciones periódicas de los registros contables y presupuéstales, elaborar los informes de evaluación y papeles de trabajo, así como auditar los estados financieros de la Entidad aplicando la normatividad vigente, para velar por el adecuado funcionamiento institucional
Realizar el seguimiento de las recomendaciones contenidas en cada uno de los informes de evaluación, para constatar su implementación
Obtener la información de la organización, procedimientos en vigencia y todo aquello que permita aportar los fundamentos para las pruebas de cumplimiento y sustantivas en la evaluación, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de control
Realizar las auditorias que le sean asignadas y rendir los informes de las mismas, con el fin de dar cumplimiento a las funciones de naturaleza del cargo.
Evaluar los procesos y funciones en las diferentes dependencias de la Entidad y Oficinas de registro para hacer las respectivas recomendaciones e implementar el control interno en cada una de ellas, con el fin de contribuir en la implementación.
Brindar asistencia y tomar los correctivos tendientes a lograr el mejoramiento de la Oficina auditada utilizando mecanismos idóneos con el fin de adelantar una buena gestión.
Colaborar en el desarrollo de los planes y programas de las actividades de auditoria en evaluación y control de las áreas, para generar directrices de desempeño de las áreas de trabajo.
Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Las auditorias de los registros contables y presupuéstales, así como de los estados financieros de la Entidad se realizan periódicamente a fin de dar cabal cumplimiento a la normatividad vigente, para velar por el adecuado funcionamiento institucional.


Las recomendaciones contenidas en cada uno de los informes de evaluación están concienzudamente controladas para constatar su implementación
La información obtenida aporta los fundamentos para las pruebas de cumplimiento y sustantivas para la evaluación.
Las auditorias asignadas se efectúan conforme al Manual de visitas y los informes de las mismas se realizan con celeridad y eficiencia, con el fin de dar cumplimiento a las funciones de naturaleza del cargo.
Los procesos y funciones en las diferentes dependencias de la Entidad y Oficinas de registro se evalúan para hacer las respectivas recomendaciones e implementar el control interno en cada una de ellas, con el fin de contribuir en la implementación.
La asistencia brindada a la Oficina auditada se realiza a profundidad y se dan los correctivos tendientes a lograr el mejoramiento utilizando mecanismos idóneos con el fin de adelantar una buena gestión.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Normas de control de gestión

Administración general

Normas Contables

Sistemas de Auditoria

Ofimática nivel medio
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Título profesional en Derecho, Administración Pública, Administración de Empresas, Economía, Contaduría, o Ingeniería Industrial, tarjeta o matrícula profesional y veintisiete (27) meses de experiencia profesional relacionada.


AREA DE SECRETARIA GENERAL



II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Apoyar técnica, jurídica y administrativamente al Secretario General, en el desarrollo de las funciones propias del área para garantizar el logro de los objetivos propuesto.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Asistir técnica, jurídica y administrativamente al Secretario General, en la elaboración de estudios e investigaciones que sean requeridas para optimizar los procesos de la dependencia.
Revisar el proceso de contratación de servicios y compras de bienes de acuerdo al Plan de Compras de la Entidad con el fin de garantizar su legalidad.
Participar en la preparación y ejecución de planes operativos y de desarrollo de la Secretaria General para garantizar el logro de los objetivos propuestos.
Preparar y revisar actos administrativos que hagan curso en esta Dependencia, hacer las observaciones e indicar las modificaciones a que hubiere lugar para garantizar la legalidad de los mismos.
Preparar los tramites pertinentes para la realización de la reuniones del Consejo Directivo de la Entidad con el fin de agilizar las mismas.
Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacionados con la Secretaría General, para atender las necesidades de los usuarios internos y externos.
Adelantar los estudios para elaborar y mantener actualizados los procesos y procedimientos propios de la dependencia con el fin de optimizar el manejo de los recursos.
Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

La asesoría técnica, jurídica y administrativa que se presta al Secretario General, en la elaboración de estudios e investigaciones que sean requeridas aseguran la optimización de los procesos de la dependencia.


La revisión del proceso de contratación de servicios y compras de bienes está de acuerdo al Plan de Compras de la Entidad y se garantiza su legalidad.
La ejecución de planes operativos y de desarrollo de la Secretaria General se efectúa conforme a lo proyectado para garantizar el logro de los objetivos propuestos.
Los actos administrativos preparados en esta Dependencia se ajustan a las normas y si es del caso se realizan las observaciones y modificaciones a que hay lugar para garantizar la legalidad de los mismos.
Los de actos administrativos, oficios y documentos expedidos por la Secretaría General están ajustados a derecho, para garantizar los derechos y atender las necesidades de los usuarios internos y externos.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Normas de control de gestión

Contratación administrativa.

Administración general

Ofimática nivel básico


VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Título profesional en Derecho, Administración Pública, Administración de Empresas, Economía, o Ingeniería Industrial, tarjeta o matrícula profesional y veintisiete (27) meses de experiencia profesional relacionada.


ÁREA DE SECRETARIA GENERAL - COMUNICACIONES



II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Desarrollar los planes y programas de divulgación y publicaciones relacionados con las actividades tanto registral como notarial, con el fin de mantener a los usuarios internos y externos actualizados en los temas misionales de la Entidad.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Desarrollar planes y programas relacionados con las actividades de divulgación, publicación y bibliotecología de la Superintendencia con el fin de mantener actualizados a los funcionarios y usuarios del servicio en materia registral y notarial.
Participar en la definición de los términos de referencia de los contratos o convenios que realice la Superintendencia en materia de servicios de edición y publicación con el fin de lograr las metas institucionales.
Apoyar el manejo de prensa de la Entidad con el propósito de garantizar la divulgación de la labor misional de la Superintendencia.
Diseñar y desarrollar las actividades de divulgación de las normas notariales y registrales para mantener actualizados en la materia a los usuarios internos y externos
Clasificar, procesar, mantener actualizado el material bibliográfico y administrar el software con el fin de optimizar el tramite de préstamo interbibliotecario y consultas de los usuarios.
Participar en la programación de chat y foros a través de la pagina web Institucional con el fin de medir la participación a los ciudadanos en temas que competen a la Entidad.
Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Los planes y programas relacionados con las actividades de divulgación, publicación y bibliotecología de la Superintendencia responden a las necesidades de la Entidad con el fin de mantener actualizados a los funcionarios y usuarios del servicio en materia registral y notarial.


Los términos de referencia de los contratos o convenios están acordes a los requerimientos de la Superintendencia, en lo que se refiere a los servicios de edición y publicación con el fin de lograr las metas de la dependencia.
Las actividades de divulgación de las normas notariales y registrales mantienen oportunamente actualizados a los usuarios internos y externos
El material bibliográfico esta actualizado y se garantiza el tramite eficiente del préstamo interbibliotecario y consultas de los usuarios.
La pagina web Institucional se utiliza como herramienta de gestión y permite medir la participación a los ciudadanos en temas que competen a la Entidad.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Metodología de diseño de proyectos.

Diagramación.

Ofimática nivel básico.

Redacción y Ortografía.


VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Título profesional en Comunicación Social, Bibliotecología, Archivística, Administración de Empresas, Periodismo o Publicidad, tarjeta o matrícula profesional y veintisiete (27) meses de experiencia profesional relacionada.


ÁREA JURIDICA



II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Apoyar en la revisión de los actos que se presentan para la firma del Superintendente a fin de que se ajusten a la Constitución, a la ley y a los reglamentos. Proyectar los conceptos e instrucciones administrativas relacionados con los servicios notarial y registral. Así como atender los procesos judiciales y administrativos adelantados en contra y por la Entidad para garantizar la defensa de sus intereses.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Participar en la elaboración de los anteproyectos de ley, decretos, resoluciones y demás actos administrativos concernientes a la Superintendencia y a los servicios de notariado y registro de instrumentos públicos para mejorar la prestación de los servicios.
Revisar los proyectos de las providencias que debe proferir el Superintendente, relacionadas con la inspección y vigilancia de los servicios de notariado y registro de instrumentos públicos a fin de garantizar el cumplimiento de las normas.
Actuar en los procesos judiciales en representación de la Superintendencia de Notariado y Registro en los cuales sea apoderado y que le sean delegados por el Superintendente y mantener actualizada la información sobre éstos para la defensa de los intereses de la Entidad.
Preparar respuestas y/o conceptos sobre consultas jurídicas y demás peticiones formuladas por las oficinas de registro de instrumentos públicos, notarios, dependencias de la Entidad, entidades nacionales y usuarios del servicios registral y notarial a fin de preservar la unidad de criterio institucional y la correcta aplicación de las normas.
Preparar proyectos de instrucciones, regulaciones e interpretaciones útiles para la mejor prestación de los servicios de notariado y registro de instrumentos públicos.
Atender el tramite de los procesos contencioso administrativos, penales y demás en los cuales haga parte la Superintendencia, así como atender el tramite de los recursos, tutelas y acciones de cumplimiento para garantizar la óptima defensa de los intereses de la Entidad.
Organizar sistemas de compilaciones legales de interés para la Superintendencia y mantenerlos actualizados para agilizar la investigación y consulta de los mismos
Atender y responder las quejas, reclamos y consultas que de manera personal y por correo electrónico presenten los ciudadanos sobre los servicios prestados por la Superintendencia a fin de implementar los correctivos necesarios para mejorar los servicios de la Entidad.
Realizar las actuaciones encaminadas al logro del cobro coactivo de las obligaciones crediticias que se adeudan a la Superintendencia por concepto de contribuciones, multas, sumas, recaudos a su favor, cualquiera que fuere su origen e instruir a las demás dependencia para la preservación de los activos de la Entidad.
Rendir informes cada vez que le sean solicitados por el jefe inmediato sobre las labores desarrolladas.
Las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato y que correspondan a la naturaleza del cargo.



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