Procedimiento para la selección y vinculacion de personal



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PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y VINCULACION DE PERSONAL



  1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento para la selección y vinculación de personal, procurando que este se ajuste a los conocimientos, habilidades y condiciones específicas exigidas para el puesto de trabajo y necesidades de la organización.




  1. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas con la selección y vinculación de personal.




  1. DEFINICIONES


GUARDA: Es el responsable de Prestar el Servicio de vigilancia y seguridad a través del cumplimiento de las consignas generales y particulares establecidas, obteniendo la confianza y tranquilidad que permitan conseguir la satisfacción de nuestros clientes.
Cada puesto de vigilancia requiere como mínimo un guarda de seguridad el cual debe cumplir los siguientes requisitos.


  • EDAD PARA INGRESO




  • ESTATURA MINIMA




  • SEXO




  • EDUCACIÓN




  • FORMACIÓN NIVEL DE VIGILANCIA




  • EXPERIENCIA MÍNIMA




  • EVALUACIÓN MÉDICA




  • PASADO JUDICIAL




  • CONOCIMIENTO




  • BUENA PRESENTACIÓN



NECESIDADES DE PERSONAL
De acuerdo a las necesidades de la organización el Gerente determina cuales son los requerimientos de personal para atender las actividades propias de la prestación del servicio (personal operativo) comunica esta necesidad a la jefe de personal, quien procede con el proceso de selección y vinculación de personal operativo. Las vacantes que se generen en los niveles de dirección y administración son atendidas por el Gerente desarrollando el procedimiento para la selección y contratación personal administrativo y teniendo en cuenta los perfiles del cargo.
PERFILES DE CARGO E IDENTIFICACION DE CARGOS CRITICOS
Contamos con personal capacitado y con experiencia en las diferentes actividades necesarias para asegurar un servicio confiable, cada cargo tiene definidas las responsabilidades y autoridades. Y estas son tenidas en cuenta en el momento de la selección del personal nuevo.
SELECCIÓN Y CONTRATACION DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
Se analiza la necesidad de cubrir vacantes o crear nuevos cargos en la parte directiva y/o administrativa. Para estas necesidades de vinculación se toman en cuenta las hojas de vida de aspirantes recomendados por personal de la Junta de Socios, personal activo de la empresa o personas allegadas a esta.

El Gerente se encarga de realizar la entrevista teniendo en cuenta los siguientes parámetros, entre otros:

-Perfil del cargo

-Nivel académico

-Experiencia en Cargos Similares

-Certificado Judicial

-Antecedente laboral

-Situación Socio-Familiar

El Gerente registra su visto bueno de aceptación en la hoja de vida, previo acuerdo de la parte económica, la pasa al área de personal para que notifique al aspirante e inicie los tramites de vinculación, si la respuesta es negativa, se le informa de ésta telefónicamente.
EXISTENCIA DE PERSONAL SELECCIONADO
La Gerencia informa al Jefe de Personal la necesidad de un determinado número de guardas, éste evalúa si en ese momento tiene personal disponible que ya hayan pasado por todo el proceso de selección y que en el momento de vinculación no se tenia puestos para trabajo pero quedaron en espera de un nuevo contrato con un cliente para que pudieran ingresar a la empresa, si los tiene procede con la vinculación, sino debe buscar personal aspirante para poder hacer la selección.

BUSCAR PERSONAL Y PRESELECCION


El Jefe de Personal solicita hojas de vida de aspirantes con las academias de capacitación en vigilancia y recomendados de personal que laboran en la empresa, además se reciben hojas de vida de particulares interesados en ser guardas en el despacho.
ASPIRANTES POR ACADEMIAS DE VIGILANCIA
Las academias envían hojas de vida con el perfil exigido por la empresa con los siguientes requisitos:

Tener el nivel introductorio y nivel básico de vigilancia certificado por una academia.

Tener cursado y aprobado como mínimo octavo de bachillerato

Estatura preferiblemente 1.70mts y edad mínima 18 años

Debe presentar todos los documentos en original, con el certificado del DAS al día.
ASPIRANTES RECOMENDADOS
El aspirante se presenta personalmente con una carta de recomendación de la persona que labora en la empresa.
REVISION DE SOLICITUDES RECHAZADAS
El Auxiliar de Personal recibe las hojas de vida y revisa en la base de datos que los aspirantes no hayan trabajado antes en la empresa, si ya antes habían trabajado y salieron por alguna falta en la prestación del servicio no continúan con el proceso de selección y se les informa. Si ya antes se habían presentado al proceso de selección se revisa en el APF01 “Solicitudes de empleo NO aceptadas” si se encuentra en este listado no continúan con el proceso de selección y se les informa.
ENTREVISTA JEFE DE PERSONAL
El Jefe de Personal se entrevista con el aspirante y determina si cumple con los siguientes requisitos:


  • Buena apariencia y presentación personal

  • Buena expresión oral

  • Buenos modales y conducta

Si en la entrevista se evidencia algo que afecte los aspectos antes mencionados no continúan con el proceso de selección y se le informa al solicitante, por el contrario si cumple con lo requerido como exigencia de aceptación se entrega el registro de JPF03 Solicitud de empleo.
ENTREGA DE LA HOJA DE VIDA
Después de reunir los requisitos antes mencionados, se hace entrega del registro JPF03 “HOJA DE VIDA” el cual debe diligenciar con respuestas claras y exactas, escritas de puño y letra del solicitante. Esta solicitud debe ser devuelta por el aspirante anexando los siguientes documentos:

  • Tres cartas de recomendaciones personales o laborales incluyendo la carta de quien lo recomienda en la empresa si es el caso (en original y con vigencia inferior a seis meses).

  • Certificado de estudio del último año cursado original.

  • Dos fotocopias de cada uno de los certificados de cursos de vigilancia que tenga a la fecha.

  • Dos fotocopias de todos los documentos personales en una sola hoja

Cédula

Libreta militar

Conducta militar

Certificado del DAS vigente.


El proceso de selección solo puede continuar cuando se tengan todos estos documentos y se evalúe su autenticidad, si la Jefe de Personal tiene sospechas de la originalidad de los documentos los corrobora con las fuentes y si se tienen novedades son comunicadas a la Gerencia.


  • Carta de justificación de Empleo

En el momento de la entrega de estos documentos se le da al aspirante un formato llamado Carta de Justificación de Empleo JPF04, para que escriba allí el motivo por el cual está solicitando el empleo; esto se hace con dos fines:

-Confirmar que la solicitud si haya sido diligenciada por el aspirante.

-Nos tramite sus habilidades de expresión por escrito.
DATOS DE SOLICITUD (VERIFICACION DE LA INFORMACION)
En el formato llamado DATOS SOLICITUD JPF02 en compañía del aspirante se le llenan los datos exigidos allí, esto para complementar la información.

Se escoge una de las tres referencias que el aspirante presentó, se confirma telefónicamente y se registra en el formato Estudio Recomendaciones JPF01, quedando así todo listo para llamar al aspirante a entrevista.

Si no pasa la revisión documental o la entrevista, se le devuelven al solicitante todos los documentos y se registra en el formato APF01 Solicitudes de Empleo No Aceptadas la razón de dicha devolución.
ENTREVISTA GERENCIA
Si no se identifican novedades con los documentos, el aspirante se entrevista con el Gerente, teniendo en cuenta los siguientes parámetros: antecedentes laborales, familiares, sociales, capacidad de aceptación del trabajo, agilidad mental y verbal, capacidad de convivencia social, relación con quien lo recomienda y da su concepto, si no es aceptado se le informa y se le devuelven al aspirante todos sus documentos y se registra en el formato APF01 Solicitudes de Empleo No Aceptadas la razón de dicho rechazo.

EVALUACION PSICOLOGICA


El Psicólogo se reúne con el grupo de aspirantes a guardas de seguridad con el fin de realizar prueba psicotécnica WARTEGG, prueba proyectiva de personalidad en el registro JPF16. Con los resultados de esta evaluación el Psicólogo da el diagnostico ocupacional de cada uno de los Guardas, determinando quienes cumplen con el perfil psicológico del cargo.
Teniendo en cuenta que la prueba proyectiva Wartegg tiene una calificación cualitativa se seleccionarán los aspirantes que muestren rasgos y características de personalidad adecuada para desempeñar el cargo de guarda de seguridad según el criterio del psicólogo.
Si el aspirante en los campos relacionados con la estabilidad emocional (campo 1) y normatividad (campo 8) no cumple (que salga inadecuado o shock), este no debe ingresar a prestar el servicio de vigilancia por no considerarse apto psicológicamente para este tipo de trabajo.
ENTREVISTA CON EL PSICOLOGO
Después de calificada la prueba psicotécnica WARTEGG, se realiza la entrevista con el psicólogo quien ratifica el resultado obtenido en la prueba, se identifican los aspirantes que no cumplen con las características de personalidad, a éstos se les informa que no continúan en el proceso de selección.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA ENTREVISTA CON PSICOLOGO
Referencias personales: Quien lo recomendó, conocimiento de la organización.

Composición familiar: Con quien vive, personas a cargo.

Pasado laboral: donde a trabajado, motivo del retiro o despido, motivación para el cargo. Si las razones por las que fue despedido son delitos ya sea realizados por él o estar implicado no se permite el ingreso.

Área social: actividades fin de semana, amigos, deportes y recreación.

Situación económica, ingresos de su familia

Consumo de alcohol y drogas: si se concluye que el aspirante tiene contacto o consume drogas no se permite el ingreso

De esto se deja el registro Entrevista Psicólogo CLF07


VISITA DOMICILIARIA
Si el aspirante a guarda a cumplido con características de personalidad y la entrevista con el psicólogo, se realiza una visita domiciliaria sin la presencia del aspirante en donde se corrobora la información suministrada en la entrevista e identifican la situación en:
Relación del guarda con los familiares: violencia intrafamiliar, concepto de familiares sobre el guarda,

Espacio donde vive: habitación, hacinamiento, servicios sanitarios,

Ubicación de la vivienda y muebles y decoración, que sean acordes a su situación económica
De esto se deja el registro Visita Domiciliaria CLF03
Luego del ingreso se realiza cada dos años una nueva visita domiciliaria en donde compara la información anterior con los nuevos resultados y se concluye si hay cambios relevantes que ameriten realizar una investigación para justificar incrementos patrimoniales o cualquier novedad relevante.
INDUCCION
Todos los aspirantes reciben una inducción en los siguientes aspectos:


EXPOSITOR

TEMAS

SUBGERENTE



SEGURIDAD

  • Seguridad contra drogas

  • Terrorismo

  • Artefactos explosivos

  • Manejo de armas

DIRECTOR DE OPERACIONES



CONSIGNAS PARTICULARES Y GENERALES normas de seguridad, donde y a quien reportar las novedades o actividades sospechosas e ilícitas,

PRESENTACION PERSONAL Y USO DEL UNIFORME

PRESTACION DEL SERVICIO

INSPECCION DE CONTENEDORES

ACCIDENTES DE TRABAJO

PREPARACION PARA EMERGENCIAS

SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD BASC, POLITICAS DE SEGURIDAD CONTRA LAS DROGAS Y EL TERRORISMO, CONSECUENCIAS DE SEGURIDAD, AREAS RESTRINGIDAS. TARJETAS DE IDENTIFICACION, DONDE Y A QUIEN INFORMAR SOBRE ACTIVIDADES SOSPECHOSAS.


JEFE DE PERSONAL

ADMINISTRACION DE PERSONAL

INFORMACION DE DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA VINCULACION



JEFE DE NOMINA

SALARIO

FORMA DE PAGO



DIRECTOR DE GESTION EMPRESARIAL

POLITICA ORGANIZACIONAL Y OBJETIVOS

PSICOLOGO

QUE ES UN SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL OHSAS 18001

RIESGOS PROPIOS DE LA VIGILANCIA (riesgo mecánico manejo de armas, ergonómico por posturas prolongadas, riesgo público robos, asaltos, atentados terroristas)

PAUSAS ACTIVAS EN LOS PUESTOS DE TRABAJO


EVALUACION
En la evaluación debe obtener una calificación superior o igual a 80 puntos (sobre 100) si obtiene un puntaje inferior se le pide que lo estudie nuevamente y se le vuelve a realizar la evaluación.

Solo se continúa cuando se tiene toda la información y se a aprobado la evaluación.


CAPACITACION RUTINARIA

Cada año reciben una capacitación el sistema de gestión en los aspectos mas relevantes, y que se consideran debilidades por el Subgerente, Director de Operaciones, Jefe de Psicología, Jefe de Personal, a esta actividad también se realiza evaluación de conocimientos


HAY SUFICIENTES VACANTES PARA EL NUMERO DE PERSONAS SELECCIONADAS
Si el numero de personas seleccionadas que cumplido con todos los requisitos es mayor que el numero de vacantes se vincula al numero de personas requerido y los que sobran entran a ser parte del personal seleccionado que esta listo para cuando se presente un nuevo contrato, o por retiro de guardas.
REQUISITOS PARA EL INGRESO


  • 4 Fotos 3x4 fondo azul debidamente uniformado

  • 3 Fotocopias de la cedula

  • Una fotocopia de documento donde figure su RH

  • Exámenes médicos

  • Cuenta en banco

  • Afiliación en salud, pensiones, Comfama, Administración de riesgos profesionales

INFORMACION PARA EL EXAMEN




  • Política de calidad

  • Código internacional de comunicaciones “Q”

  • Instrucciones en caso de localizar un artefacto terrorista

  • Medidas de seguridad con el armamento

  • Consignas generales

  • Programa de riesgo público

Antes de hacerse la vinculación el aspirante recibe una inducción y se le realiza una evaluación.


VINCULACION
El Jefe de Personal realiza las siguientes actividades
Evaluación del estado crediticio (En caso de ser un puesto BASC) La Jefe de Personal consulta con procrédito el estado de crédito del empleado, si no se encuentra reportado, continua el proceso de vinculación, y si encuentra alguna novedad, esta es comunicada al aspirante, quien debe solucionar o demostrar que se encuentra en proceso de solución, de lo contrario se notificará a la Gerencia quien tomará la decisión de permitir el ingreso o no del aspirante.
Evaluación de la veracidad de la información: La Auxiliar de Personal realiza una verificación de la veracidad de los documentos presentados por el aspirante con sello de “AUTENTICO”, verificado por y fecha a:
-Certificados de estudio

-Diplomas de niveles de vigilancia

-Certificados personales y/o laborales con el registro JPF01 Estudios Recomendación
La Jefe de Personal diligencia los siguientes registros:
JPF09 El contrato para que sea firmado por el aspirante y el Gerente

JPF10 Fichas de ingreso

JPF11 Carne (Documentos que porta todo el personal (Cada guarda,

Supervisor y Administrativo)



JPF12 Tarjeta de Servicios
Después de que se realice toda la actividad administrativa el vinculado esta

listo para comenzar la prestación del servicio.


PRUEBA DE PERSONALIDAD

NOMBRE ------------------------------- FECHA---------------------------------------

WARTEGG EDAD ---------- SEXO -------- GRADO DE INSTRUCCIÓN---------------------



PROFESION ---------------- LUGAR DE NACIMIENTO----------------------



























TITULOS DIBUJOS


1.--------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.--------------------------------------------------------------------------------------------------------3.--------------------------------------------------------------------------------------------------------4.--------------------------------------------------------------------------------------------------------

5.--------------------------------------------------------------------------------------------------------

6.--------------------------------------------------------------------------------------------------------

7.--------------------------------------------------------------------------------------------------------8.--------------------------------------------------------------------------------------------------------
DIBUJO QUE MAS LE GUSTO ----------------------------------------------------------------

DIBUJO QUE MENOS LE GUSTO ------------------------------------------------------------



DIBUJO QUE LE PARECIO MAS FACIL ----------------------------------------------------

DIBUJO QUE LE PARECIO MAS DIFICIL --------------------------------------------------


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