Ley de Empleo Público, Carrera Administrativa y Gerencia Pública



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MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: ASISTENCIAL

Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Código: 407

Grado Salarial: 23

No. de Empleos a Proveer: 41

Dependencia: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN



Jefe Inmediato SECRETARIO DE EDUCACIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Coadyuvar debidamente a la gestión de la Dependencia, mediante las labores asistenciales a fin de garantizar una debida prestación del servicio.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

  1. Preparar y organizar la información que debe presentar el jefe inmediato.




  1. Recepcionar llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos.




  1. Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración y seguimiento de los proyectos.




  1. Apoyar al personal de la dependencia en la trascripción y presentación de informes.



  1. Apoyar los trámites administrativos que requiera la dependencia para el cumplimiento de su finalidad.




  1. Brindar atención y orientación a los funcionarios sobre aspectos relacionados con su dependencia.




  1. Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.




  1. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la Institución.




  1. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.




  1. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.



  1. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.




  1. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.

  2. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.




  1. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la gobernación del Chocó.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

  1. Sistemas oficce y Windows y Outlook

  2. Técnicas de Archivo

  3. Gestión pública

  4. Plan de Desarrollo

  5. Norma NTCGP 1000 /2004

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Bachiller en cualquier

modalidad Dos (2) años de experiencia relacionada con el



MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: ASISTENCIAL

Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Código: 407

Grado Salarial: 24

No. de Empleos a Proveer: 03

Dependencia: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN



Jefe Inmediato SECRETARIO DE EDUCACIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Coadyuvar debidamente a la gestión de la Dependencia, mediante las labores asistenciales a fin de garantizar una debida prestación del servicio.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES




  1. Preparar y organizar la información que debe presentar el jefe inmediato.




  1. Recepcionar llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos




  1. Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración y seguimiento de los proyectos.




  1. Apoyar al personal de la dependencia en la trascripción y presentación de informes.




  1. Apoyar los trámites administrativos que requiera la dependencia para el cumplimiento de su finalidad.




  1. Brindar atención y orientación a los funcionarios sobre aspectos relacionados con su dependencia.




  1. Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.




  1. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la Institución.




  1. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.




  1. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.




  1. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.




  1. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.

  2. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.




  1. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la gobernación del Chocó.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

  1. Sistemas oficce y Windows y Outlook

  2. Gestión pública

  3. Plan de Desarrollo

  4. Norma NTCGP 1000 /2004

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Bachiller en cualquier

modalidad Dos (2) años de experiencia relacionada con el



MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: ASISTENCIAL

Denominación del Empleo: AUXILIAR ÁREA SALUD

Código: 412

Grado Salarial: 18

No. de Empleos a Proveer: 20

Dependencia: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN



Jefe Inmediato SECRETARIO DE EDUCACIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Colaborar con la prestación de los servicios de salud en las Instituciones Educativas Adscritas a la Secretaria de Educación del Departamento del Chocó.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES




  1. Realizar la recepción, acogida, motivación y presentación de los usuarios en el programa de atención a la fármaco dependencia.




  1. Acompañar los procesos pedagógicos de los usuarios del internado y el ambulatorio.




  1. Colaborar en los procesos de ambientación educativa.




  1. Acompañar y apoyar pedagógicamente los seminarios de formación.




  1. Participar y dirigir las actividades grupales de los usuarios.




  1. Acompañar la ejecución de los contratos pedagógicos y la revisión del proyecto de vida.



  1. Diseñar e Implementar las estrategias y ayudas educativas establecidas por el equipo interdisciplinario.




  1. Elaborar el diagnóstico pedagógico drogadicción de los usuarios.




  1. Brindar asesoría individual pedagógica a los usuarios.




  1. Realizar seguimiento del proceso reeducativo del usuario.




  1. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.




  1. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.




  1. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.




  1. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.

  2. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.




  1. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la gobernación del Chocó.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

  1. Fármaco dependencia

  2. Conocimientos pedagógicos

  3. Sistemas oficce y Windows y Outlook

  4. Gestión pública

  5. Plan de Desarrollo

  6. Norma NTCGP 1000 /2004

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Bachiller en cualquier

modalidad Dos (2) años de experiencia relacionada con el




MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: ASISTENCIAL

Denominación del Empleo: SECRETARIO

Código: 440

Grado Salarial: 20

No. de Empleos a Proveer: 14

Dependencia: SECRETARIA DE EDUCACIÓN,



Jefe Inmediato SECRETARIO DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Recibir, organizar, revisar, archivar y entregar toda la documentación interna y externa de la dependencia al cual se encuentra adscrito, de forma precisa y eficiente, como también orientar a los usuarios al destino que requieran dentro del despacho todo esto acorde con las políticas, objetivos y Código de Ética de la Administración municipal.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

  1. Contestar de forma amable y respetuosa todas las llamadas relacionadas con información de la Secretaria, transfiriéndolas a los funcionarios encargados o a la dependencia requerida.




  1. Prestar un adecuado servicio al usuario, orientándolo de forma eficaz según sea su necesidad.



  1. Recibir y entregar toda la documentación interna y externa al Secretario de Despacho para su conocimiento.




  1. Realizar el respectivo asiento de toda la documentación recibida en el libro interno de control, para su correspondiente entrega a cada funcionario.




  1. Registrar todas las órdenes de pago para darle él tramite correspondiente en la dependencia a la cual se encuentra adscrito.




  1. Despachar por correo toda la correspondencia y documentación con sus respectivos sobres y planillas.




  1. Elaborar actas, oficios y demás documentos que requiera el personal de la dependencia a la que pertenece.




  1. Elaborar los pedidos de papelería y cafetería llevando el control y el inventario de estos.




  1. Mantener el archivo a su cargo actualizado y organizado, aplicando las normas generales de archivo.




  1. Colaborarle cada uno de los funcionarios de la dependencia a la que se encuentra adscrito en el envío de documentación y correo tanto externo como interno. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la corporación Municipal.



  1. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.




  1. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.




  1. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.




  1. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.




  1. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

  1. Conocimiento y experiencia en el manejo de procesador de palabras, hoja electrónica y

  2. manejo de archivo.

  3. Secretariado comercial

  4. Administración documental

  5. Técnicas de archivo

  6. Etiqueta y protocolo

  7. Gestión pública

  8. Plan de Desarrollo

  9. Norma NTCGP 1000 /2004

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Bachillerato completo en cualquier modalidad


Dos (2) años de experiencia relacionada con el

Cargo




MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: ASISTENCIAL

Denominación del Empleo: SECRETARIO

Código 440

Grado Salarial: 18

No. de Empleos a Proveer: 5

Dependencia SECRETARIA DE EDUCACIÓN



Jefe Inmediato SECRETARIO DE EDUCACIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Organizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en cuanto a los servicios que en ella se brinden, especialmente en la organización de archivos, atención al público, transcripciones y dotación de papelería y útiles para la oficina y ejecutar las actividades que le correspondan para el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la entidad.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES




  1. Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.




  1. Mantener en orden el archivo de la oficina.




  1. Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y demás documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo correcto por parte del destinatario.




  1. Atender las llamadas telefónicas y al público o funcionarios que se presentan a la oficina.




  1. Redactar la correspondencia que le indique el Secretario.




  1. Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina.




  1. Proyectar y preparar los convenios de carácter institucional.




  1. Tramitar todas las cuentas pertinentes a la dependencia.




  1. Apoyar la implementación del sistema de Control Interno dentro de su dependencia,




  1. fomentando la cultura del autocontrol y participando en los programas y eventos que coordine la unidad de control interno.




  1. Dar respuesta oportuna y veraz a los informes solicitados por el Alcalde, la Unidad de Control Interno o cualquier otro organismo de control, entre otros.




  1. Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en caso de emergencia.




  1. Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se encuentran bajo su responsabilidad.




  1. Recibir, modificar inicial y periódicamente la clave de acceso, la cual es personal e intransferible. Responder por todas y cada una de las transacciones realizadas a través de ella.




  1. Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones interpersonales que le signifiquen sus funciones tanto en las instalaciones de la Oficina como en toda la organización.




  1. Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus funciones.




  1. Apoyar al Jefe Inmediato en los análisis, estudios y reportes requeridos, igualmente servir de enlace al jefe inmediato en todas las actividades que comprometan al despacho.




  1. Mantener contacto directo con el personal de la Secretaría en aras de apoyar al Secretario en las diferentes decisiones administrativas.




  1. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la Gobernación del Chocó.




  1. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.




  1. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.




  1. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.




  1. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.




  1. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.




  1. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES




  1. Técnicas de oficina

  2. Técnicas de archivo

  3. Manejo de ordenes de servicio y contratos

  4. Sistemas Office y Windows

  5. Gestión pública

  6. Plan de Desarrollo

  7. Norma NTCGP 1000 /2004

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Bachillerato completo en cualquier modalidad


Dos (2) años de experiencia relacionada con el

Cargo




MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: ASISTENCIAL

Denominación del Empleo: AUXILIAR DE SERVICIOS GENERAL

Código: 470

Grado Salarial: 09

No. de Empleos a Proveer: 212

Dependencia: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

Jefe Inmediato SECRETARIO DE EDUCACIÓN


II. PROPOSITO PRINCIPAL

Velar por el mantenimiento y la conservación de los bienes muebles e inmuebles de la Institución

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

  1. Ejercer labores auxiliares como aseo de instalaciones, muebles y utensilios; preparación o distribución de alimentos y bebidas, en las dependencias que la administración autorice u ordene.




  1. Velar por la adecuada presentación del lugar de trabajo.




  1. Atender de manera cordial y respetuosa a los visitantes



  1. Entregar, según instrucciones del superior inmediato, los elementos o documentos que sean solicitados.




  1. Las demás que les sean asignadas por la Constitución, la ley y el Procurador General de la Nación.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Cumplir de manera eficiente con las funciones asignadas.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

Norma NTCGP 1000 /2004

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Bachiller en cualquier Séptimo (7º) grado de escolaridad.

modalidad Dos (2) años de experiencia relacionada con el


MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: ASISTENCIAL

Denominación del Empleo: AYUDANTE

Código: 472

Grado Salarial: 12

No. de Empleos a Proveer: 2

Dependencia: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN



Jefe Inmediato SECRETARIO DE EDUCACIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Velar por el mantenimiento y la conservación de los bienes muebles e inmuebles de la Institución

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

  1. Operar la maquinaria que sea necesaria para el debido desempeño de sus funciones.




  1. Hacer mantenimiento al alumbrado.




  1. Ayudar en la instalación de bienes muebles e inmuebles de la administración.



  1. Reparar todo daño que se presente en las instalaciones o equipos de la entidad y que le sean asignados por el superior jerárquico.




  1. Efectuar oportunamente los pedidos de herramientas, equipos o materiales requeridos.




  1. Responder por el uso adecuado de sus implementos de trabajo y de los materiales requeridos para su eficiente labor.




  1. Informar oportunamente sobre las anomalías que se presenten al jefe inmediato.




  1. Solicitar oportunamente la herramienta y el material requerido.




  1. Realizar los trabajos de, cerrajería, electricidad, carpintería o mampostería que le sean asignados.




  1. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la gobernación del Chocó.




  1. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.




  1. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.



  1. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.




  1. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.




  1. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.




  1. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Cumplir de manera eficiente con las funciones asignadas.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

Norma NTCGP 1000 /2004

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Bachiller en cualquier Séptimo (7º) grado de escolaridad.

modalidad Dos (2) años de experiencia relacionada con el



MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: ASISTENCIAL

Denominación del Empleo: CELADOR

Código: 477

Grado Salarial: 09

No. de Empleos a Proveer: 50

Dependencia: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN



Jefe Inmediato SECRETARIO DE EDUCACIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Velar por la seguridad de los bienes muebles e inmuebles de la Organización, puestos a su cuidado o existentes en el área asignada para sus labores, con el fin de salvaguardar los intereses de la institución y proteger la integridad física de los usuarios, estudiantes, funcionarios y visitantes que constituyen la comunidad de la Institución Educativa.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

  1. Participar con el personal de su área en la ejecución de actividades de acuerdo al programa e instrucciones establecidas por el jefe inmediato.




  1. Recibir del celador de turno anterior el reporte diario de vigilancia, constatando el estado de seguridad en que se encuentre la IE y los elementos asignados.




  1. Manejar e informar el estado en que se entregan los elementos a su cuidado firmando el reporte de entrada y salida y llenando el informe de vigilancia cada que se presente una novedad.




  1. Efectuar recorridos periódicos de inspección a los equipos y elementos dentro de los edificios o en los terrenos circundantes al área asignada para su trabajo. Incluye revisar periódicamente puertas, ventanas, rejas y demás sitios de acceso a las instalaciones; equipos eléctricos, grifos de agua y lámparas encendidas, apagando las que no son requeridas con el fin de prevenir desperdicios y emergencias.




  1. Controlar la entrada y salida de personal en general y usuarios en su área y tomar las medidas necesarias en caso de observar personas o movimientos sospechosos. Incluye la revisión de maletines, bolsos y paquetes, sin excepción alguna.




  1. Utilizar el armamento que le sea encomendado según instrucciones específicas de la jefatura de la Unidad de Seguridad, con el objeto de prevenir acciones en contra de la seguridad interna de la Institución.




  1. Permanecer en el área asignada




  1. orientar al personal que ingresa a su área o edificio, brindando información básica sobre ubicación de espacios y trámites a realizar, requeridos por los usuarios.




  1. Consultar e informar al supervisor designado, situaciones de riesgo, duda o que requieran de prevención. Incluye dar el apoyo requerido en caso de presentarse cualquier tipo de emergencia y participar en los programas de seguridad y salud ocupacional definidos por la Organización.




  1. Exigir el formato de ingreso o retiro de materiales, equipos y elementos debidamente diligenciado, para permitir la entrada o salida de elementos en el área a cargo. Incluye verificar constatar la información contenida en el formato, comparando con los equipos e informar las novedades existentes a las personas autorizadas.




  1. Atender de manera inmediata las señales de emergencia o alarma hechas por otros celadores, por el jefe inmediato o por el personal que se encuentre en el área.




  1. Permanecer en servicio hasta que sea relevado de su puesto o su jefe inmediato resuelva la situación.




  1. Mantener vigilancia y control permanente sobre los salones, auditorios y demás espacios para eventos académicos.




  1. Informar al jefe inmediato el estado, mantenimiento preventivo y correctivo requerido por el equipo y elementos puestos a su cargo.




  1. Colaborar con el jefe inmediato en la diligencia ante las autoridades competentes en caso de captura de sospechosos, robos a la institución o a los miembros de la organización o en otras situaciones que sean requeridas.




  1. Consultar y mantener disponible el registro actualizado de la información de los procesos y procedimientos a su cargo que le suministre la dependencia.




  1. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo a la naturaleza del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

  1. salvaguardar las Instalaciones y bienes de la organización.

  2. Rondas y controles realizados en las horas y sitios ya establecidos.

  3. Cumplimento de los contenidos de los oficios y circulares que reposan en la carpeta de cada puesto de vigilancia.

  4. Supervisor informado, sobre las novedades que se presenten durante el turno de vigilancia

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

Norma NTCGP 1000 /2004

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Bachiller en cualquier Séptimo (7º) grado de escolaridad.

modalidad Dos (2) años de experiencia relacionada con el
libreta militar de primera.

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: ASISTENCIAL

Denominación del Empleo: CONDUCTOR

Código: 480

Grado Salarial: 14

No. de Empleos a Proveer: 7

Dependencia: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN



Jefe Inmediato SECRETARIO DE EDUCACIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Asistir a la administración municipal mediante la prestación correcta y oportuna del servicio de transporte, manteniendo el vehículo que se le asigne en perfecto estado de orden, presentación y funcionamiento.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES




  1. Transportar al jefe donde le indiquen, en cumplimiento de sus funciones o a disposición del titular de la oficina.




  1. Atender a las solicitudes de transporte que le sean expresadas por su jefe inmediato o por quien éste delegue.




  1. Mantener el vehículo a su cargo en perfecto estado de aseo, presentación, funcionamiento y conservación.




  1. Colaborar recogiendo y/o llevando al Centro de Información la correspondencia de la oficina asignada.




  1. Informar oportunamente a la oficina encargada del mantenimiento y reparación de los vehículos, todo tipo de fallas o daños presentados en el mismo y en caso de ser necesario.




  1. realizar algún trámite ante compañías aseguradoras, deberá adjuntar toda la documentación necesaria.




  1. Llevar un registro mensual de la historia del vehículo.




  1. Informar oportunamente a la Secretaría Administrativa toda colisión o accidente de tránsito que se presente en cumplimiento de sus funciones.




  1. Solicitar oportunamente los combustibles y lubricantes necesarios.




  1. Cumplir estrictamente con las normas sobre seguridad industrial y prevención de accidentes y demás normas de tránsito.




  1. Atender a la correcta distribución de la correspondencia que se le encomiende.

  2. Mantener en regla todos los requisitos y documentos requeridos para el tránsito del vehículo como la licencia de conducción y los seguros exigidos por la Secretaría de Tránsito y Transportes.




  1. Cuidar el vehículo mientras permanece estacionado.




  1. Guardar absoluta reserva sobre los temas comentados, o que no sean de su incumbencia, dentro del vehículo.




  1. Cumplir con las disposiciones impartidas en materia de tipo administrativo o en relación a su cargo, que propendan por el bien de la administración.




  1. Comunicarse periódicamente con la oficina en caso de encontrarse fuera de la jurisdicción.




  1. Guardar el vehículo tan pronto le haya sido indicado y en el lugar asignado.




  1. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la Gobernación del Chocó.




  1. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.




  1. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.




  1. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para




  1. mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.




  1. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.




  1. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.




  1. Desempeñar las demás funciones propias de su cargo que le asigne su jefe inmediato.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

  1. Acreditar licencia de conducción de quinta (5ª) categoría o la que hacia el futuro sea la

  2. requerida para manejar vehículos pesados.

  3. Nomenclatura y direcciones

  4. Mecánica básica

  5. Sistemas Office y Windows

  6. Gestión pública

  7. Plan de Desarrollo

  8. Norma NTCGP 1000 /2004

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Séptimo (7º) grado de escolaridad


Dos (2) años de experiencia relacionada con el

cargo.




MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: ASISTENCIAL

Denominación del Empleo: CONDUCTOR MECANICO

Código: 482

Grado Salarial: 15

No. de Empleos a Proveer: 01

Dependencia: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN



Jefe Inmediato SECRETARIO DE EDUCACIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Asistir a la organización mediante la prestación correcta y oportuna del servicio de transporte, manteniendo el vehículo que se le asigne en perfecto estado de orden, presentación y funcionamiento.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

  1. Utilizar el vehículo sólo para las actividades oficiales autorizadas.




  1. Mantener el vehículo en buenas condiciones de limpieza.




  1. Informar a su Jefe inmediato sobre la situación mecánica y de ajuste del vehículo.




  1. Informar a su Jefe Inmediato sobre las sanciones que le sean aplicadas, por las autoridades de tránsito, cuando se encuentre conduciendo el vehículo de la Institución.




  1. Efectuar las rutinas de mantenimiento preventivo y correctivo que sean necesarias y mantener el vehículo en condiciones óptimas de operación.




  1. Informar inmediatamente a su Jefe inmediato, sobre cualquier siniestro que sufra el vehículo detallando por escrito todo lo relacionado con las circunstancias que rodearon el hecho haciéndolo con veracidad y claridad de manera que se ajuste a lo ocurrido.




  1. Cuando se presenten accidentes o colisiones, permanecer en el lugar del suceso, si ello es posible, hasta que las autoridades de tránsito levanten el croquis y expidan el respectivo comparendo. Proveerse de una copia de dichos documentos para los efectos de reclamación ante la Compañía de Seguros y presentarlo inmediatamente a la organización.




  1. Sujetarse estrictamente al destino de su servicio, salvo casos que por fuerza mayor ameriten algún cambio de trayectoria.




  1. Portar las herramientas necesarias para atender las emergencias en el recorrido, así como los elementos de seguridad vial requeridos.




  1. Portar y mantener, debidamente actualizada, su licencia de conducción y disponer de las autorizaciones requeridas para el desplazamiento del vehículo.




  1. Solicitar oportunamente el pago de los impuestos y tasas parafiscales en que se incurran por la movilización del vehículo.




  1. Informar con la debida anticipación sobre el vencimiento de las pólizas de seguro del vehículo y solicitar el trámite para su renovación o reexpedición.




  1. Restituir el vehículo y sus implementos, en buenas condiciones, salvo el deterioro causado por uso natural.




  1. Cumplir con las obligaciones contenidas en el Código Nacional de Tránsito Terrestre.




  1. Colaborar con los usuarios para subir o bajar materiales y equipo. Acomodar y velar por la seguridad de los bienes y personas que se transporta en el vehículo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Mantener los vehículos de la Institución en perfecto estado

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

Norma NTCGP 1000 /2004

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Bachiller en cualquier Séptimo (7º) grado de escolaridad.

modalidad Dos (2) años de experiencia relacionada con el
libreta militar de primera.




MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: ASISTENCIAL

Denominación del Empleo: OPERARIO

Código: 487

Grado Salarial: 15

No. de Empleos a Proveer: 13

Dependencia: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN



Jefe Inmediato SECRETARIO DE EDUCACIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Velar por el mantenimiento y la conservación de los bienes muebles e inmuebles de la Institución

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

  1. Realizar limpieza general en los lugares de trabajo, de lotes, vivero y demás instalaciones.




  1. Prepara los insumos dosificarlo adecuadamente que son entregados para el desempeño de sus labores




  1. Operar la maquinaria que sea necesaria para el debido desempeño de sus funciones




  1. Hacer mantenimiento al alumbrado de las Unidades Cerradas, Urbanizaciones y Unidades Deportivas, en general a la zona urbana y rural.




  1. Ayudar en la instalación de bienes muebles e inmuebles de la administración.



  1. Reparar todo daño que se presente en las instalaciones o equipos de la entidad y que le sean asignados por el superior jerárquico.




  1. Efectuar oportunamente los pedidos de herramientas, equipos o materiales requeridos.




  1. Responder por el uso adecuado de sus implementos de trabajo y de los materiales requeridos para su eficiente labor.




  1. Informar oportunamente sobre las anomalías que se presenten al jefe inmediato.




  1. Solicitar oportunamente la herramienta y el material requerido.




  1. Realizar los trabajos de jardinería, cerrajería, electricidad, carpintería o mampostería que le sean asignados.




  1. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la Institución.



  1. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.




  1. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.




  1. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.




  1. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.




  1. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.




  1. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Cumplir de manera eficiente con las funciones asignadas.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

Norma NTCGP 1000 /2004

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Bachiller en cualquier Séptimo (7º) grado de escolaridad.

modalidad Dos (2) años de experiencia relacionada con el




MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL PROFESIONAL

Denominación del Empleo PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Código: 219

Grado salarial 14

Nº. de cargos 1

Dependencia: DIVISIÓN DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

(COBERTURA)

Cargo del Jefe Inmediato: SECRETARIO DE EDUCACIÓN



II. PROPOSITO PRINCIPAL

  • Organizar, planear y coordinar el desarrollo de los procedimientos definidos para la organización de la gestión de cobertura del servicio educativo, prestando apoyo táctico para el desarrollo de las actividades relacionadas con la gestión y auditoría de matrícula.




  • Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión, seguimiento y auditoría de matrícula, teniendo en cuenta los parámetros legales y técnicos establecidos en el macroproceso de gestión de cobertura del servicio educativo

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

  1. Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la información contemplada en los formatos del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA y las características de la iniciativa a desarrollar.

  2. Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su cargo.

  3. Generar y coordinar entrega de los formatos de prematrícula o reserva de cupos para alumnos antiguos; lo anterior para asegurar la estandarización de la actividad en todos los establecimientos educativos oficiales.

  4. Consolidar la información de prematrícula o reserva de cupos para alumnos antiguos de los establecimientos educativos oficiales de su jurisdicción, con el fin de identificar los cupos disponibles o faltantes.

  5. Definir criterios de asignación de cupos oficiales y pesos para las variables de priorización, teniendo en cuenta los lineamientos y directrices definidos por el MEN y la Entidad Territorial, para la gestión de cobertura.

  6. Gestionar las solicitudes de traslado de cupos presentadas en la jurisdicción a su cargo, teniendo en cuenta los cupos disponibles identificados y los criterios de asignación y de priorización establecidos. Una vez asignado el cupo para traslado, informar el padre de familia o acudiente y a los establecimientos educativos para que se haga efectivo el trámite.

  7. Apoyar cuando se requiera, las actividades relacionadas con la inscripción de los alumnos nuevos en el establecimiento educativo, acordando con los rectores los puntos de inscripción y centros de acopio, distribución de los formatos de inscripción a los aspirantes, registro de la inscripción, consolidación y reporte de información a la SE.

  8. Consolidar, clasificar y revisar las solicitudes de traslado y los cupos faltantes reportados por los EE de la jurisdicción, para definir las estrategias a implementar. Lo anterior teniendo en cuenta los parámetros de tiempo establecidos en el cronograma de matrícula.

  9. Informar a los interesados, los resultados del proceso de traslado o transferencia de alumnos a Establecimientos Educativos, teniendo en cuenta los parámetros de tiempo establecidos en el cronograma de matrícula.

  10. Validar la información de cupos recibida antes de ser reportada a la jerarquía superior, para asegurar su consistencia y corregir posibles errores.

  11. Apoyar cuando se requiera, las actividades relacionadas con el registro de matrícula de cupos oficiales, teniendo en cuenta los parámetros técnicos y legales establecidos.

  12. Planear auditoría externa, definiendo el alcance, participantes, cronogramas y recursos involucrados. La planeación de la auditoría debe contemplar los aspectos técnicos definidos en el proceso de seguimiento a la gestión de matrícula; diseñar la lista de verificación con la cual será ejecutada la auditoría en los EE.

  13. Ejecutar la auditoría en el EE, a través del examen de evidencias objetivas, el registro de los hallazgos encontrados y la consolidación de la información en el respectivo informe de auditoría.

  14. Analizar los informes de auditoría de matrícula, para evaluar los logros y mejoras obtenidos en la gestión de los procesos de cobertura; lo anterior teniendo en cuenta el nivel de ejecución de las acciones formuladas por el EE en la auditoría anterior.

  15. Analizar el comportamiento o la tendencia histórica de la información reportada por cada EE en los informes de matrícula. Este análisis se debe realizar teniendo en cuenta los criterios y parámetros técnicos definidos en el proceso de seguimiento a la gestión de matrícula.

  16. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su área y funciones.

  17. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.

  18. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.

  19. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago generadas durante la supervisión.

  20. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización anticipada de estos.

  21. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación directa, licitación, concurso o convenios, con el fin de aportar el conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.

  22. Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Cobertura.

  23. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

  24. Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la información contemplada en los formatos del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA y las características de la iniciativa a desarrollar.

  25. Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su cargo.

  26. Revisar la normatividad, lineamientos y directrices vigentes de orden nacional y territorial referentes Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo, para identificar a los entes externos involucrados.

  27. Generar y divulgar un proyecto de acto administrativo, donde dispone las directrices, políticas, lineamientos, criterios, cronograma y responsables que rigen para la Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo

  28. Planear el desarrollo de jornadas de información, socialización y capacitación a las partes interesadas, sobre los procesos de Gestión de Cobertura del Servicio Educativo, teniendo en cuenta las necesidades de entendimiento en la población objeto, los parámetros de tiempo y las metodologías definidas en el cronograma de matrícula.

  29. Publicar y entregar los comunicados relacionados con las estrategias de acceso definidas para el servicio educativo, teniendo en cuenta los lineamientos generales para la organización de la gestión de matrícula oficial.

  30. Apoyar el desarrollo de las capacitaciones sobre lineamientos y directrices de la gestión de matrícula, suministrando a los asistentes el material diseñado como guía o soporte de la capacitación.

  31. Apoyar la aplicación de la evaluación de entendimiento realizada para determinar el grado de comprensión de los temas relacionados con las directrices y los lineamientos de la gestión de cobertura. Dicha evaluación, debe ser aplicada a los asistentes y ausentes (invitados no presentes).

  32. Convocar y capacitar en el Sistema de información de matricula, teniendo en cuenta los parámetros técnicos de la herramienta tecnológica.

  33. Realizar talleres de capacitación a los profesionales de las unidades desconcentradas y establecimientos educativos, para asegurar el entendimiento de los lineamientos relacionados con la proyección de cupos.

  34. Solicitar, recibir, consolidar y generar reportes de proyección de cupos de los establecimientos educativos pertenecientes a su jurisdicción; validar la información, asegurando el cumplimiento de los parámetros técnicos establecidos. Cuando existan inconsistencias, reportar y enviar a los profesionales de las unidades desconcentradas para que procedan a efectuar los ajustes del caso con el establecimiento educativo involucrado.

  35. Definir muestra, programar y preparar visitas de auditoría a los establecimientos educativos de su jurisdicción, para verificar la pertinencia en la solicitud de recursos y el cumplimiento de los parámetros y procedimientos establecidos para la gestión de cobertura.

  36. Analizar y evaluar la información de oferta educativa de los establecimientos educativos de su jurisdicción, teniendo en cuenta las directrices definidas para la organización y gestión de cobertura.

  37. Definir estrategias de continuidad y evaluar la viabilidad de estrategias para la generación de cupos. Analizar la viabilidad de realizar convenios o contratos con entidades prestadoras del servicio educativo, teniendo en cuenta las necesidades de oferta consolidadas.

  38. Revisar y conformar el Banco de Oferentes; calificar y seleccionar a los oferentes, teniendo en cuenta los criterios de elegibilidad y los parámetros técnicos y legales establecidos para tal efecto.

  39. Informar al municipio no certificado y al EE, sobre la estrategia de ampliación de cupos aprobada por la Secretaría de Educación; lo anterior, como base para las modificaciones requeridas en los formatos de proyección de cupos generados.

  40. Buscar y establecer acuerdos de transferencia de alumnos con los establecimientos educativos oficiales cercanos a su sitio de residencia.

  41. Analizar la viabilidad de implementar un nuevo modelo educativo, con el fin de ofrecer a los alumnos matriculados opciones y alternativas para continuar sus estudios.

  42. Registrar las novedades de los contratos de prestación de servicios educativos, con base en la información de matrícula reportada por los EE.

  43. Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de estimulación de la demanda y de retención acorde a las particularidades de la jurisdicción, asegurando el cumplimiento de los parámetros técnicos y legales establecidos para tal efecto.

  44. Analizar fuentes de cupos y recursos adicionales para continuidad.

  45. Analizar y evaluar la información de oferta educativa de los Establecimientos Educativos, para determinar el valor de los cupos faltantes y verificar crecimientos significativos en la demanda de cupos con respecto a la matrícula de años anteriores.

  46. Evaluar la viabilidad de estrategias de generación de cupos para definir alternativas que permitan satisfacer la demanda de los mismos, teniendo en cuenta los lineamientos y las metas de cobertura de la SE.

  47. Verificar el cumplimiento de los parámetros técnicos establecidos para el registro de la información relacionada con los alumnos que serán atendidos en los diferentes EE.

  48. Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de estimulación de demanda y de estrategias de retención acordes a las particularidades de la jurisdicción.

  49. Cuando aplique, actualizar el registro de las novedades de matrícula correspondiente a los contratos de prestación de servicios suscritos con entidades privadas. Lo anterior, teniendo en cuenta los parámetros técnicos e instrumentos definidos para tal efecto.

  50. Evaluar el desempeño de los contratistas de servicios educativos, para generar la carta de satisfacción que se requiere para la autorización del pago. Dicha evaluación debe considerar los parámetros de calidad y obligaciones contempladas en el contrato suscrito.

  51. Analizar y evaluar la información de oferta educativa de los Establecimientos Educativos, para determinar el valor de los cupos faltantes y verificar crecimientos significativos en la demanda de cupos con respecto a la matrícula de años anteriores.

  52. Evaluar la viabilidad de estrategias de generación de cupos para definir alternativas que permitan satisfacer la demanda de los mismos, teniendo en cuenta los lineamientos y las metas de cobertura de la SE.

  53. Verificar el cumplimiento de los parámetros técnicos establecidos para el registro de la información relacionada con los alumnos que serán atendidos en los diferentes EE.

  54. Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de estimulación de demanda y de estrategias de retención acordes a las particularidades de la jurisdicción.

  55. Cuando aplique, actualizar el registro de las novedades de matrícula correspondiente a los contratos de prestación de servicios suscritos con entidades privadas. Lo anterior, teniendo en cuenta los parámetros técnicos e instrumentos definidos para tal efecto.

  56. Evaluar el desempeño de los contratistas de servicios educativos, para generar la carta de satisfacción que se requiere para la autorización del pago. Dicha evaluación debe considerar los parámetros de calidad y obligaciones contempladas en el contrato suscrito.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

  • Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la consolidación de la proyección de cupos y la identificación de estrategias de permanencia.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

  1. Legislación y funcionamiento del sector educativo

  2. Manejo de herramientas ofimáticas, Internet y Base de Datos

  3. Conocimiento en Manejo de Indicadores y estadísticas.

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Título Profesional en Administración Pública Territorial, Ingeniería Administrativa, Ingeniería Industrial o Licenciatura en cualquier rama

Título de Postgrado en la modalidad de Especialización en Administración, Gerencia Educativa o Pedagógica, Gestión y Evaluación Curricular o Auditoria Educativa de Entidades Públicas



Dos (2) años de experiencia profesional o un (1) año de experiencia docente

Siete (7) meses de experiencia relacionada, con Planeación y Administración Pública, Administración de Programas y Proyectos Y Normatividad del Sector , Metodologías de planeación y proyectos del DNP Administración del Sector Educativo





MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL TÉCNICO

Denominación del Empleo TÉCNICO ADMINISTRATIVO

Grado Salarial 314

Código 17

N° de Cargos 1

Dependencia DIVISIÓN DE PLANEACIMIENTO ESTRATEGICO

(COBERTURA)

SECRETARIA DE EDUCACIÓN



II. PROPOSITO PRINCIPAL

Prestar apoyo operativo y asistencial para la recopilación de la información generada del desarrollo de las actividades relacionadas con acceso y permanencia en la Secretaría de Educación.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

  1. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al destinatario.

  2. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del despacho, para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

  3. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

  4. Registrar en la agenda del Secretario de Educación, los compromisos que deba cumplir.

  5. Preparar y organizar la información que debe presentar el Secretario de Educación.

  6. Asistir al Secretario de despacho, en el desarrollo de las actividades que deba realizar, para el cumplimiento misional de la Secretaría.

  7. Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del Secretario de Despacho.

  8. Solicitar oportunamente los insumos requeridos para el normal funcionamiento del despacho.

  9. Recibir llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos.

  10. Apoyar al secretario de despacho en la ubicación de archivos y documentos requeridos para el normal desempeño de las funciones.

  11. Apoyar al Secretario de despacho en la preparación y presentación de informes.

  12. Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la elaboración de estudios e investigaciones que se realicen.

  13. Prestar apoyo logístico al secretario de despacho.

  14. Aplicar los métodos, tecnologías y procedimientos que garanticen la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas propias del cargo.

  15. Mantener informado al Secretario de Despacho de todos los procesos que se desarrollen anormalmente y suministrar la información que se requiera para la toma de decisiones.

  16. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

  • Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de los procesos, procedimientos y actividades donde interviene el Jefe de la División de Planeamiento Estratégico

  • Asistir al Jefe de la División de Planeamiento Estratégico en la recepción de visitas, el manejo del archivo documental y la administración de correspondencia

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

  1. Administración Pública

  2. Normatividad del Sector Educativo

  3. Informática e Internet

  4. Manejo de Correspondencia y Administración de Archivo

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Título de Formación Técnica Profesional en Administración o aprobación de tres (3) años de educación superior en Administración, Ingeniería Industrial o Ingeniería Administrativa


Seis (6) meses de experiencia laboral relacionada, cuando se acredita el Título de Formación Técnica Profesional

Un (1) año de experiencia laboral relacionada, cuando se acreditan los tres (3) años de educación superior






MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: PROFESIONAL

Denominación del Empleo PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Código: 219

Grado salarial 04

Nº de cargos 1

Dependencia: SISTEMAS Y ESTADISTICAS

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Cargo del Jefe Inmediato: SECRETARIO DE EDUCACIÓN



II. PROPOSITO PRINCIPAL

Apoyar operativamente la recopilación de información y las actividades relacionadas con la ejecución de los procesos asociados a la Gestión Estratégica, la Gestión de Programas y Proyectos y los componentes de la plataforma tecnológica para sistematizar la información proveniente de las Instituciones Educativas.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES




  1. Recopilar información Estratégica del Sector, verificar que esté completa garantizando que sirva de insumo para el análisis posterior, y así convocar al comité operativo, para realizar el estudio del Sector Educativo, conforme a la programación realizada por el Jefe de oficina asesora de planeación.

  2. Recopilar información del boletín estadístico de la Secretaría y el diagnóstico estratégico del sector, asegurando que la información esté completa, y convocar al comité operativo para realizar el estudio de los resultados, conforme a la programación realizada por el Jefe de oficina asesora de planeación.

  3. Recopilar el boletín estadístico de la Secretaría, el diagnóstico estratégico del sector y las lecciones aprendidas de programas y proyectos, para el análisis y definición de estrategias para el sector y verificar que se tiene toda la información.

  4. Recopilar los informes sobre la ejecución de la asistencia técnica de las áreas ejecutoras, con el fin de enviarlos para su consolidación.

  5. Recopilar los informes de avance de programas y proyectos.

  6. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su área y funciones.

  7. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al destinatario.

  8. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

  9. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

  10. Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.

  11. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas relacionadas con el procesamiento de la información requerida

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

  1. Planeación estratégica de tecnología e informática

  2. Administración de Base de datos

  3. Administración de Seguridad en Tecnología

  4. Administración de hardware y software

  5. Administración de servicios de comunicaciones

  6. Conocimientos Técnicos de la plataforma e infraestructura especifica vigente

  7. Legislación laboral y educativa

  8. Liquidación de Nómina

  9. Informática e Internet

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Título Profesional en Ingeniería de Sistemas

Título de Postgrado en la modalidad de Especialización en Administración de Tecnología o Sistemas



Dos (2) años de experiencia profesional

relacionada





MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: PROFESIONAL

Denominación del Empleo PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Código: 219

Grado salarial 16

Nº de cargos 1

Cargo: JEFE DIVISIÓN TECNICO PEDAGOGICA.



Cargo del Jefe Inmediato: SECRETARIO DE EDUCACIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Coordinar las actividades de mejoramiento y evaluación educativa en los procesos de enseñanza-aprendizaje y la gestión institucional que permitan cumplir los lineamientos emitidos por el MEN, la normatividad vigente y los objetivos trazados por la SE, para alcanzar los estándares establecidos en lo referente a calidad del servicio educativo

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

  1. Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la información contemplada en los formatos del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA y las características de la iniciativa a desarrollar.

  2. Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su cargo.

  3. Preparar los planes de acción del área teniendo en cuenta los objetivos de cada uno y los programas y proyectos de la Secretaría, con la coordinación y aprobación del área de planeación, para verificar, ordenar y coordinar las acciones, proyectos y recursos que se van a desarrollar en la vigencia, y dar cumplimiento a las metas previstas en el plan que son de su competencia.

  4. Elaborar el plan de asistencia técnica del área, de acuerdo a la demanda de los establecimientos educativos así como al portafolio de servicios de la Secretaría, con el fin de llevar a cabo las acciones requeridas para el fortalecimiento de su gestión.

  5. Hacer seguimiento al acompañamiento de los establecimientos educativos para la formulación, modificación y ejecución de su PEI.

  6. Verificar la conformidad de plan de acompañamiento a los establecimientos educativos frente a la formulación, ejecución y seguimiento de los PMI

  7. Formular proyectos intersectoriales para la implementación de ejes transversales en los establecimientos educativos.

  8. Realizar la verificación de la estrategia para la articulación de los niveles educativos en los establecimientos educativos.

  9. Diseñar, ejecutar y hacer seguimiento al plan de acompañamiento en el uso de medios educativos para los establecimientos educativos, para garantizar el uso adecuado de los medios educativos en los Establecimientos Educativos.

  10. Realizar el análisis de las experiencias significativas reportadas, que contribuyen al mejoramiento de la gestión de los establecimientos educativos, para multiplicarlas en los Establecimientos Educativos.

  11. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.

  12. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de manera intencional al cliente.

  13. Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de calidad educativa.

  14. Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.

  15. Revisar los informes de auditoría, para verificar el cumplimiento de los parámetros técnicos y metodológicos establecidos y la consistencia entre los hallazgos reportados, las causas y las acciones recomendadas.

  16. Comunicar al EE la autorización para la corrección de inconsistencias detectadas a través de la modalidad de “novedad de matrícula”, teniendo en cuenta los parámetros técnicos y procedímentales definidos.

  17. Identificar casos críticos de incumplimiento en las directrices y procedimientos asociados a la gestión de cobertura del servicio educativo, para remitirlos a asuntos disciplinarios.

  18. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los funcionarios.

  19. Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan a las necesidades organizacionales e individuales del funcionario dentro del contexto laboral, los retos y cambios organizacionales, políticos y culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se viabilice en un servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.

  20. Colaborar en la elaboración del plan de formación y capacitación para que el personal de la Secretaría de Educación cuente con las competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la satisfacción en el desempeño de sus funciones.

  21. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos.

  22. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.

  23. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de manera intencional al cliente.

  24. Participar activamente en las funciones descritas en el Comité Directivo, Comité de Comunicaciones, Comité de Cobertura y Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos.

  25. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su área y funciones.

  26. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.

  27. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago generadas durante la supervisión.

  28. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización anticipada de estos.

  29. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación directa, licitación o concurso o convenios, con el fin de aportar el conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.

  30. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con el mejoramiento de los establecimientos educativos, en lo referente a gestión del PEI, planes de formación y capacitación, estrategias pedagógicas, articulación de niveles educativos, usos de medios educativos y experiencias significativas

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

  1. Legislación y funcionamiento del sector educativo

  2. Conocimiento en manejo de Indicadores y Estadísticas

  3. Manejo de herramientas ofimáticas, Internet y Bases de Datos

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Título Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Administración Pública Territorial, Ingeniería Administrativa o Licenciatura en cualquier rama
Título de Postgrado en la modalidad de Especialización en Gerencia, Planeación, Administración Educativa o Pedagógica



Tres (3) años de experiencia profesional o dos (2) años de experiencia docente

Diez y seis (16) meses de experiencia relacionada





MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

NIVEL: TECNICO

Denominación del Empleo TÉCNICO ADMINISTRATIVO

Código: 314

Grado salarial 07

Nº de cargos 1

Dependencia: DIVISIÓN TECNICO PEDAGOGICA



Cargo del Jefe Inmediato: SECRETARIO DE EDUCACIÓN

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Apoyar la promoción de los resultados de las evaluaciones como insumos para el perfeccionamiento de los planes de mejoramiento con actividades administrativas y operativas de manejo de documentos, seguimiento a los planes de asistencia técnica pedagógica.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

  1. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al destinatario.

  2. Preparar los cuadernillos de las pruebas SABER para su envío al ICFES.

  3. Preparar la logística para la aplicación de de la evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes, para garantizar el uso adecuado de los recursos.

  4. Recibir y consolidar los resultados de las autoevaluaciones institucionales, para la posterior elaboración de informes.

  5. Recibir consolidado de las evaluaciones realizadas en el proceso D01 Gestión de la evaluación educativa, para entregarlas como insumo en la generación del
    Plan de calidad educativa.

  6. Recibir las inscripciones de las instituciones de educación superior, para mantener el control de los docentes y directivos docentes incluidos en los programas de capacitación.

  7. Realizar la logística para los eventos programados relacionados con la articulación de los niveles educativos en los establecimientos educativos, para garantizar el uso adecuado de los recursos asignados para tal efecto.

  8. Realizar la logística para los eventos programados relacionados con la divulgación de experiencias significativas, con el fin de cubrir el mayor porcentaje de Establecimientos Educativos.

  9. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

  10. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.

  11. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de procesos y procedimientos asociados con Gestión de la calidad del servicio educativo en educación pre-escolar, básica y media

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

  • Normatividad del Sector Educativo

  • Conocimiento en informática e Internet

  • Conocimientos en archivística y gestión documental

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Título de Formación Tecnológica en administración o aprobación de tres (3) años de educación superior en Ingeniería Industrial, Administración o Ingeniería Administrativa.


Seis (6) meses de experiencia relacionada, cuando se acredita el Título de Formación Tecnológica

Quince (15) meses de experiencia relacionada, cuando se acredita la aprobación de tres (3) años de educación superior en Ingeniería Industrial, Administración o Ingeniería Administrativa






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