Experiencia en llamados a concurso abiertos en la



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EXPERIENCIA DE CASI 10 AÑOS en CONCURSOS ABIERTOS

PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO de CATEGORIA MINIMA

EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SUR

Autora:

Lic. Irene N. Etchegoyen

Directora General de Personal

a/c Sub Dirección General Economía y Finanzas

Universidad Nacional del Sur

Bahía Blanca, Prov. Bs. As.



Tel. (0291) 459-5053

etchegoyen@uns.edu.ar


Introducción:
El presente trabajo tiene como objetivo compartir la rica experiencia que, desde la Dirección General de Personal de la UNS, se ha desarrollado en la selección de personal administrativo ingresante a la Categoría mínima, a partir de la implementación desde el año 1998.de concursos abiertos para el personal no docente.
Se indica a continuación un detalle de la nómina de inscriptos en cada año:


Año

Cantidad de inscriptos

1998

200

1999

399

2000

375

2001

675

2003

1000

2004

550

2005

276

2006

440


Desarrollo:
Tradicionalmente, siempre se han cubierto los cargos de Categoría mínima por concurso en la UNS. En el caso de personal administrativo, siempre se exigió título secundario completo, y años atrás lo habitual al momento de la evaluación era una prueba de máquina de escribir eliminatoria para quienes no lograran escribir 30 palabras por minuto, luego un cuestionario escrito y a continuación una entrevista personal. Los 3 tipos de evaluación se llevaban a cabo en un mismo día.
Luego de algunos años de congelamiento de vacantes por problemas presupuestarios, en el año 1998 se volvió a llamar a concurso abierto. Como Jurado, decidimos entonces modernizar las exigencias y, ante la numerosa inscripción de postulantes, preparar 3 instancias de evaluación, en distintas fechas, eliminatorias entre sí. Como la Resolución de llamado a concurso exigía un puntaje equivalente al 70 % para considerar aprobada la prueba de oposición, se tomó ese mismo porcentaje para considera aprobados los postulantes de cada instancia.
Para inscribirse, era necesario completar una planilla ante la Dirección de Asistencia y Legajos, dependiente de la Dirección General de Personal. Además, los postulantes entregaban un Currículum Vitae acompañado por el título, los certificados de cursos y otros antecedentes. La Dirección Asistencia y Legajos caratula un Expediente con toda esta documentación y emite un informe al Jurado con la nómina de inscriptos.
Como Jurado convinimos entonces que hubiera 3 instancias de evaluación, las que consistían fundamentalmente en:


  1. Una prueba de multiple choice en las que se evaluaban las reglamentaciones que rigen el desenvolvimiento administrativo de la UNS. El material se había puesto a disposición de los interesados en varias fotocopiadoras y consistía en:




  • Escalafón para el Personal No Docente de las Universidades Nacionales (Decreto 2213/87)

  • Régimen Jurídico Básico de la Función Pública y su reglamentación (Ley 22.140 y Decretos reglamentarios)

  • Estatuto de la UNS

  • Resumen preparado por la UNS, adaptado al uso habitual en las Universidades, del Decreto 333/86 – Normas para la elaboración, redacción y diligenciamiento de la documentación administrativa.

Se hicieron también preguntas de opinión personal, y otras relativas a la personalidad.


En posteriores concursos, se exigieron también conocimientos sobre:


  • Ley de Educación Superior

  • Ley de Administración Financiera nº 24.156

Las respuestas del multiple choice se evaluaban de la siguiente manera: 2 puntos por cada respuesta correcta, 0 puntos por las preguntas sin contestar, y – 2 puntos por cada respuesta incorrecta. Sobre el puntaje final, se calculaba el 70 % para saber quiénes pasarían a la segunda instancia de evaluación.


Se acordó que cada examen sería corregido sin conocer los datos personales del postulante. Para ello, se le asignó un número a cada cuestionario que iba siendo entregado por los interesados, y en un formulario separado se mantendría el registro de los datos personales con el número de examen asignado.
Para ello, cada examen fue entregado con una carátula donde se explicaban las condiciones de la prueba escrita, a saber:


  • Cómo completar en dicho formulario los datos personales

  • Debía entregarse al Jurado la totalidad de las hojas, firmadas y sin aclaración de firma, y dejando constancia en la última hoja sobre la cantidad de folios entregados

  • La totalidad del examen debía confeccionarse en el papel entregado por el Jurado

  • Puntaje a computar por cada pregunta

  • Fecha y modalidad en que se daría a conocer el resultado de esta instancia de evaluación

Al finalizarse la corrección, se asociaron los datos referidos a: puntaje final de la prueba, nº de postulante, y datos personales, a fin de confeccionar la nómina de aprobados que pasarían a la 2º instancia.




  1. Cuestionario escrito confeccionado en una PC: Se requería la contestación sobre temas varios que permitieran evaluar: conocimientos sobre cultura general, habilidad para la matemática, para redacción, ortografía, conocimientos administrativos, opinión sobre temas de actualidad y sobre cuestiones relativas a la Universidad, interpretación de textos, habilidad para fundamentar una opinión sobre un determinado tema, preguntas sobre cuestiones personales, habilidad para la utilización de la herramienta informática (uso del programa Word y Excel).

A cada interesado se le entregó un diskette con las preguntas y el ejercicio de Excel a desarrollar. El examen debía confeccionarse en el mismo diskette, y ser entregado además en forma impresa, firmando tanto el diskette como todas las hojas. Se les hizo entregar además todo papel usado como borrador, no permitiéndose llevar ningún elemento que pudiera usar el postulante para difundir el contenido de la prueba.




  1. Entrevista personal: Se evaluaban distintos aspectos, especialmente teniendo en cuenta que el personal seleccionado iría a cubrir vacantes en la Categoría mínima en cualquier dependencia de la Universidad.

Como se explicó antes, en cada etapa de evaluación los interesados tuvieron que aprobar con un porcentaje del 70%, incluso en la última instancia. Luego de cada etapa, se publicaba la nómina de los aprobados y que por lo tanto pasaban a la instancia siguiente. Finalmente, se confeccionó un Orden de Méritos de 11 personas, para el cual se tuvieron en cuenta en forma integral las 3 etapas de evaluación aprobadas. Cada instancia de evaluación no tuvo la misma ponderación que las otras al momento de confeccionar el puntaje final.


Con el transcurso de los años y la experiencia adquirida, fueron introduciéndose mejoras en los siguientes puntos:


  • Nombramiento de 5 miembros del Jurado en lugar de 3, dado el creciente número de inscriptos. Luego se volvió a 3 miembros debido a que era muy dificultoso aunar criterios. En esta última alternativa, se nombraban simultáneamente 3 colaboradores que actuaban en tareas de alta confianza y que el Jurado podía delegarles.




  • Nombramiento de colaboradores del Jurado, para las tareas de control de DNI y constancia de inscripción en la primera instancia de evaluación; asistencia técnica al Jurado en las distintas salas de computación donde se realizaba la segunda instancia.




  • Confección de Criterios escritos para los colaboradores del Jurado, los cuales eran dados a conocer en una reunión previa al examen. Mediante estas reglas o criterios, se determinó el comportamiento a asumir durante la prueba de oposición, tanto referido al comportamiento personal como ante las distintas situaciones que pudieran presentase por parte de los postulantes (consultas sobre el cuestionario, uso de celulares, uso de papel que no fue provisto por el Jurado, portación de mochilas, carteras, etc., actitud frente a posibles personas conocidas, etc.)




  • Los mismos criterios de comportamiento se dieron a conocer también para los veedores asignados por la Asociación gremial.




  • Los colaboradores del Jurado se nombraron por Resolución y buscando que ninguno de ellos, ni tampoco los veedores gremiales, tuvieran parentesco o amistad con alguno de los inscriptos, a fin guardar la imagen de seriedad del procedimiento. (El que se presenta a rendir no sabe que la persona que está como colaboradora desconoce el contenido del examen, pero sí puede saber que es pariente de alguien que está rindiendo).




  • Como el Expediente del concurso quedaba compuesto de varios Cuerpos y el Jurado solamente analizaba los antecedentes de las personas que pasaban a la entrevista personal, comenzó a exigirse solamente la planilla de inscripción y el título. El Currículum se requería posteriormente a los postulantes que pasaban a la última instancia.




  • A partir del año 2004, se diseñó la página web de la UNS de tal manera que la inscripción se tramitara en forma obligatoria por este medio, luego de que en el año 2003 tuviéramos 1000 inscriptos. Desde allí los interesados cargan sus datos personales que conformarán su Currículum Vitae y emiten el formulario de inscripción, el cual debe ser entregado personalmente ante la Dirección Asistencia y Legajos. Este último paso se previó para evitar falsas inscripciones. Esta modalidad de inscripción permitió:




  • Confeccionar automáticamente los listados de inscriptos que la Dirección Asistencia y Legajos entrega al Jurado

  • Todas las comunicaciones (fecha y hora del examen, asignación de aulas a cada postulante, nómina de aprobados en cada instancia, resultado final del Orden de Méritos) se realizaron únicamente por la web, evitando las consultas personales y telefónicas.

  • Confeccionar listados para el Jurado, según distintas variables (nómina de aprobados según el puntaje obtenido, ponderación de cada instancia, etc.)

  • Imprimir los CV según los datos cargados en la web, pudiendo consultarse únicamente aquellos que interesan.

  • El Expediente del llamado a concurso se simplifica porque se le agregan solamente los formularios de inscripción, y los CV de aquellos que pasan a la última instancia.

  • Sin buscarlo, resultó un filtro para aquellos postulantes que no tienen habilidad suficiente para manejarse con una página web y que, de hecho, no iban a tener posibilidades de afrontar la situación de examen. Prueba de ello es que en el año 2004 el número de inscriptos disminuyó a 650.

  • Capturar información útil acerca de la oferta laboral de Bahía Blanca, en caso de resultar interesante para algún trabajo de investigación en el futuro.


Resultados:


  1. Fueron seleccionados postulantes de alta preparación, con un definido perfil administrativo, lo que contribuyó a mejorar el nivel general y la profesionalización del plantel administrativo en la Universidad. A través de las distintas evaluaciones, se buscó que el personal seleccionado tuviera una amplia preparación, ya que todas las vacantes se cubrían con este listado, por lo tanto podían ir a cubrir cargos en cualquier dependencia de la Universidad. En general, el perfil, aunque no excluyente, de los que resultaron elegidos fue: gente entre 26 -28 años, estudiantes avanzados de carreras como Lic. Economía, Contador Público, Lic. Administración, algunos de ellos recién recibidos. La mayoría de ellos todavía permanece como personal de la UNS, algunos de ellos en Categorías del Tramo Superior, luego de haber rendido el correspondiente concurso.

  2. Vasta experiencia en la selección de personal para el personal que actuó como Jurado, una asignatura que no puede aprenderse solamente estudiando de los libros.

  3. Un sólido prestigio para la Universidad por la seriedad y transparencia en que se desarrollaron los concursos. No hubo en esos años otra institución en la ciudad que propiciara una selección de personal de tamaña envergadura.


Conclusiones:


  1. Hemos observado durante el transcurso de tantas evaluaciones, no sólo las respuestas en las entrevistas personales, sino las actitudes de compañerismo durante las pruebas de oposición, teniendo en cuenta que los interesados se encuentran en una situación de competencia entre ellos, el nivel de conflictividad que mostraron ante situaciones que creían injustas o incorrectas, la actitud ante situaciones imprevistas o adversas durante la situación e examen, etc. Es un desafío el animarse a evaluar aspectos subjetivos. Permanentemente lo hacemos, pero hay que atreverse a reconocerlo. Y poder fundamentarlo cuando sea necesario.

  2. El número de inscriptos lo impide, pero hubiera resultado mejor comenzar al revés las distintas instancias de evaluación: primero la entrevista personal, luego el examen en la PC y finalmente la prueba relativa a la reglamentación. Con la modalidad usada, pueden quedar afuera personas que no son tan excelentes para memorizar reglamentación, pero que puedan ser valiosas para la organización.

  3. Restó incorporar una entrevista con un Psicólogo que pudiera alertar al Jurado sobre rasgos de la personalidad no detectados por el Jurado. Fue propuesto a las autoridades de la Universidad, pero aún no se ha concretado.

  4. Resultaría interesante poder hacer un seguimiento por parte del Jurado acerca del desempeño de los ingresantes. También propusimos que el Jurado participara de la evaluación que se practica al personal antes de cumplir el año de antigüedad para permitir gozar de estabilidad definitiva, en forma conjunta con cada superior jerárquico. Hubiera sido muy útil para futuros concursos, poder verificar y corregir criterios.

  5. Se creyó conveniente formar un equipo permanente o, al menos, de renovación parcial, que actuara como Jurado de este tipo de concursos, dado el alto nivel de preparación y experiencia que requieren, y el alto nivel de presiones de todo tipo que se reciben durante el proceso de concurso. En tal sentido, se propuso la creación de una Dirección de Recursos Humanos, dependiente de la Dirección General de Personal.

  6. Se detectaron muy pocas situaciones de jefes que se sintieron incómodos por contar entre su personal a agentes altamente capacitados. Se cree conveniente analizar esta situación para permitir una mejor adaptación para ambas partes involucradas.


Bibliografía:


  • Alles, Martha Alicia. Elija al Mejor. Cómo entrevistar por Competencias. Ediciones Granica, 1999.

  • Alles, Mata Alicia. Empleo, el proceso de selección. Ediciones Macchi, 1998.

  • Chiavenato, Adalberto. Gestión del talento humano. Ediciones Mc Graw Hill, 2002.

  • Arias Galicia, Fernando. Administración de Recursos Humanos para el alto desempeño. Ediciones Tillas, 2000.

  • Robbins. Stephen P. Comportamiento organizacional. Conceptos, controversias y aplicaciones. Editora Prentice Hall, 2000.

  • Alles, Martha Alicia. Desempeño por competencias. Ediciones Granica, 2002.


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