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MODULO 1

Eventos
Evento. Definiciones e ítems por considerar. Historia. Panorama actual. Tips e información. Tipos de mensajes emitidos por los eventos. ¿Cómo trabajar en eventos? Tipos de eventos. Clasificación de eventos. Característica de los eventos empresariales y sociales.. Eventos por turismo, turismo por evento.


Evento

Definición del diccionario:

Acontecimiento, suceso. Eventualidad.



Del latín:

Eventus-casual, que significa “lo que sucede imprevistamente”. “una contingencia de realización incierta”



Definición más precisa:

Es un conjunto de acciones programadas, destinadas a la concreción de uno o más objetivos (económicos, sociales, de imagen, etc.) que se materializan en distintos tipos de actividades según necesidades y fines específicos de la empresa o institución.



Historia

La creación de asociaciones y organizaciones crece de las necesidades específicas de un grupo como es el caso de la república mexicana en el siglo vii, cuando diversas culturas se reunieron con el fin de tratar asuntos probablemente gastronómicos en la ciudad de xochicalco. En este lugar se levantó un monumento histórico con el objeto de reunir a diferentes representantes de culturas de esa época.

El interés de formar organizaciones también surge en otros países como en Europa en 1560. Durante el renacimiento se tuvo el propósito de difundir los conocimientos de la época sin contar con los medios para ello, por lo que se creó la academia secretorum naturae en Nápoles.

Más tarde, en el siglo VIII se crearon asociaciones en roma, Florencia y parís, originando a fines del mismo siglo que en Londres se formara la royal society.



  1.  1644: en Westfalia se realiza la convención intergubernamental que dura 4 años.

  2.  1681: en roma se lleva a cabo un congreso de la organización médica internacional que dura 2 años.

  3.  1929: en México se realiza el evento de la asociación de agentes de boletos de ferrocarriles americanos, organizado por la asociación de hoteles y cámara de comercio americana con una cantidad aproximada de 100 asistentes.

  4.  1930-1935: en México se realizan convenciones y eventos organizados por compañías de seguros y el Rotary club internacional con una cantidad aproximada de 5000 asistentes.

  5.  1936: en estados unidos se realiza un encuentro organizado por la asociación de hoteles hexanos y americanos.

  6.  1941/1951: se suspenden los eventos por la 2da. Guerra mundial

  7.  1952-1966: en estados unidos se llevan a cabo convenciones organizadas por la industria electrónica, automotriz y agrícola.

  8.  1972: en México se realizan convenciones organizadas por el club de leones internacional con una asistencia de aproximadamente 26.000 personas.


Panorama actual

Podemos decir que el evento es uno de los recursos del futuro, veamos por qué:





  1.  Por los ingresos que genera

  2.  Por ser una fuente de trabajo para gran cantidad de personas

  3.  Por la posibilidad de negocios que se concretan

  4.  Por los contactos que se amplían

  5.  Por el costo por contacto menor al de cualquier herramienta de comunicación actual


Tipos de eventos:



  1.  Empresariales: tienen una trascendencia pública. Se orientan a obtener un rédito económico, de imagen, cultural, etc.


  1. Sociales: ámbito privado, familiar o de relaciones humanas.


Clasificacion de eventos



  1. Culturales, educativos, formativos: el objeto de estos es informar, difundir, formar, capacitar, enriquecer el intelecto de quienes participan.ej: colaciones de grado / actos académicos / homenajes y conmemoraciones / entrega de premios / descubrimiento de placas / institución de una beca o premio / vernissages / conferencias-seminarios-congresos


  1. Artísticos: su fin es el de entretener, enriquecer el espíritu de los que asisten, dando a conocer distintas culturas, épocas, creaciones y artistas.ej: espectáculos de teatro / mimo / danza / coros / presentación de libros, CD, videos / festivales / concursos de arte, danza, música, cine / conciertos


  1. Comerciales / empresariales: son los que plantean las empresas como parte de su estrategia de marketing con fines comerciales, ya sea para lanzar un producto al mercado, dar a conocer novedades de servicios a fin de aumentar sus ventas, fidelizar el cliente externo e interno o para mantener, modificar o valorizar la imagen, imponer una marca, una tendencia. Ej: desfiles de moda / inauguraciones / lanzamientos de productos / showrooms / congresos / ferias y exposiciones / jornadas / workshops / degustaciones / desayunos de trabajo / promociones / aniversarios / fiestas de fin de año / visitas a planta / viajes de incentivo


  1. Sociales: en general son de carácter festivo y trascienden a las personas que asisten al mismo. Ej.: aniversarios / bodas / bautismos / festejos / reuniones amistosas y / o familiares / graduaciones / despedidas / inauguración de una casa / country / cumpleaños


  1. Deportivos: tienen relación con el desarrollo del espíritu deportivo, con el culto del cuerpo y sus aptitudes físicas para el deporte, para incentivar la actividad y contribuir a una mejor calidad de vida y ocupación del tiempo libre y la sana competencia. Ej.: campeonatos / clínicas / concursos / olimpiadas / maratón


  1. Políticos: pueden ser de índole oficial, como por ejemplo la asunción de un funcionario o político como los que se realizan para dar a conocer la ideología de un partido o la plataforma de un político. Ej.: campañas proselitistas / concentraciones / desfiles / manifestaciones callejeras


Actos institucionales:



  1.  En eventos a los que se invita a funcionarios de gobierno o del ambito diplomático es necesario canalizar a través de sus agentes de ceremonial y protocolo los mecanismos necesarios en cuanto a programación, fechas y ubicación de concurrentes.

  2.  Si el evento prevé una serie de discursos para su inauguración, el orden de exposición de los oradores debe ser inverso, de menor a mayor jerarquía.

  3.  Es fundamental que la cantidad de publico asistente este asegurada en el mayor porcentaje posible mediante confirmación telefónica.

  4.  Aspecto distintivo en la difusión: cobertura periodística del evento que incluya notas a las autoridades asistentes.


Mega evento: mega proviene del griego que significa grande o ampliación. Se denomina así a todo evento de gran magnitud, tanto por la duración, por la programación, por la cantidad de participantes o público como por la trascendencia que pueda tener. Son ejemplos de mega eventos los mundiales deportivos, los festivales musicales y las reuniones de un mínimo de entre 3000 y 4000 personas.

¿Cuáles son los cuidados que se deben tener?

No todas las calles, ciudades, estadios o clubes están preparados para una cantidad de público mayor que el previsto para el uso normal, por lo que se deben tener en cuenta, muy especialmente.


  1.  Los accesos y salidas

  2.  Salidas de emergencia

  3.  La buena visibilidad

Muchas veces se construyen gradas, vallados, muy improvisados, si bien todo es efímero y se arman para uno o varios días, por supuesto no es algo definitivo, pero igual se deberá reforzar el cuidado en ese aspecto.



También están las personas que desean acercarse más a su ídolo o que desean adelantarse o no ven bien y saltean butacas o gradas sin prestar mayor atención, para esto es fundamental contar con el correspondiente personal de seguridad y vigilancia, siempre profesionalizados.

Problemas más frecuentes:



  1.  Personal de seguridad que se extralimita

  2.  Salidas de emergencia bloqueadas

  3.  Teléfono con candados

  4.  Gradas que se caen o se desploman o se rajan por la cantidad de peso que soportan, a veces por no estar bien colocadas o por no tener adecuados cerramientos y anclajes.

  5.  Aglomeración de personas en accesos

  6.  Mala señalización

  7.  Escasez de sanitarios o mal cuidados

  8.  Poca iluminación para las salidas de emergencia

  9.  Insuficiente señalización

  10.  Personal improvisado

  11.  Reventa de entradas

  12.  Pocos acomodadores


Sugerencias:



  1.  Solicitar los permisos correspondientes

  2.  Estructuras realizadas por profesionales

  3.  Control de las construcciones

  4.  Refuerzo de sanitarios, agua y personal de limpieza y mantenimiento.

  5.  Personal de seguridad

  6.  Prueba de equipos

  7.  Buena señalización: es ideal trabajar con colores y sectorizar:

  8.  Marcar las entradas

  9.  Señalar las puertas de acceso

  10.  Distinguir las gradas y el personal con la vestimenta o algún detalle especial, algo tan simple que evita preguntas y pérdidas de tiempo.


Conferencia: es una reunión en la que una o varias personas exponen en torno a un tema determinado. Generalmente, las conferencias tienen lugar en un recinto cerrado donde el público está sentado. El auditorio debe estar preparado para solamente escuchar, la comunicación va en un sólo sentido. La difusión previa se hace a través de las secciones específicas de los diarios o en medios especializados. Muchas son gratuitas, siempre hay un presentador que, con unas breves palabras, da el perfil del que más adelante hablará. Es necesario que el organizador de la misma conozca la duración de la disertación y las necesidades del orador de equipamiento técnico, como parlantes y micrófonos. También si requerirá retroproyector, videos o PC, para hacer más amena la charla o para visualizar mejor los demás temas propuestos.
Video conferencia: es la difusión en forma simultánea y en diversos lugares de una misma conferencia. Podremos recordar las conferencias organizadas por Osde en forma conjunta en Buenos Aires (desde donde se transmite), Córdoba y Mar del Plata. Lo mismo con cualquier otra ciudad o país. Luego se organizan las preguntas. Generalmente se fija un tiempo determinado a cada ciudad para dar la posibilidad a todos de participar.
Coloquio: a diferencia de la asamblea, es una reunión informal en la que expertos o profesionales de diversas disciplinas exponen sus conocimientos, se discute el tema propuesto y puede o no llegarse a un acuerdo. Es un intercambio de ideas de difusión pública.
Seminario: es una reunión de estudio. Sobre un tema determinado cada disertante expone en forma individual desde su área específica o desde su punto de vista. El tema propuesto se desarrolla integralmente y en profundidad. Los disertantes no necesitan estar de acuerdo ni divergir. Al finalizar puede entregarse un certificado que acredita la participación.
Simposio: del griego, “simposium”. Eran los almuerzos que realizaban los médicos para discutir una enfermedad, un diagnóstico o un tratamiento. Actualmente designa la reunión de un grupo de entre tres y seis expertos o técnicos que dominan una profesión y tratan un tema específico cuyo propósito es exponerlo con ideas o puntas de vista divergentes ante un auditorio que comparte ese interés. Cada uno de ellos exponen en forma individual, coherente y sucesivamente durante 15 a 20 minutos, a veces coordinados por un moderador.

Mesa redonda: en dinámica de grupos, esta denominación es para reuniones similares al simposio pero los exponentes tienen puntos de vista divergentes, diferentes u opuestos, lo que los lleva a debatir. Tiene una duración entre 50 a 60 minutos. Participan entre 4 y 6 personas y siempre es conducida por un coordinador, el cual hace las presentaciones de cada participante y le da 10 minutos a cada uno para su exposición. Al finalizar la misma se ofrece un espacio para preguntas.
Panel: tiene dos acepciones. Desde el punto de vista de la dinámica grupal, es la reunión en la que un grupo de hasta ocho personas conversan libremente entre sí, para dar su opinión sobre un tema determinado; no disertan sino que debaten de una manera informal, actúa siempre un orador que les va dando la palabra y marcando los tiempos durante un periodo aproximado de una hora. Al finalizar los participantes pueden sintetizar sus ideas y se ofrece un espacio al auditorio para las preguntas.
Workshop: del inglés: reunión de trabajo. El término nace de las reuniones de turismo pero se ha extendido a todo aquello que sea trabajo de taller. Es para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Puede hacerse en los salones de un hotel. Cada expositor ofrece un espacio de diálogo y de información a los profesionales del rubro. Es una reunión cerrada, por invitación.
Foro: es una reunión enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los participantes quienes posteriormente discuten o responden a temas específicos de sus ponencias con el auditorio. Generalmente tiene lugar al finalizar un simposio o mesa redonda y los integrantes deben manifestar conceptos opuestos. Cada uno habla durante unos 2 o 3 minutos. Lo mismo ocurre en un simposio, en el que todos tienen ideas divergentes. No hay disertantes que configuren un panel y el espacio físico es más amplio, es abierto, como un auditorio.
Debate: es una reunión informal que dura 50 o 60 minutos en la que un grupo de entre 10 a 20 personas intercambian ideas y suele ser guiada por un moderador o conductor. Portavoces de cada grupo expresan sus opiniones de acuerdo con sus reglas de tiempo y temas de discusión. Puede ser presenciada por el público y aún transmitida directamente por medios de difusión.

Un coordinador de festivales puede ser protagonista de muchas tareas dentro del mismo. Veamos cuáles pueden ser algunas de ellas:



- Coordinación de mesas redondas:

Es habitual que en los festivales se organicen diferentes encuentros, es por eso que creemos necesario tener algunas cuestiones en cuenta con respecto a su coordinación.



- Con respecto a las necesidades técnicas:

  1. Contar con buena luz y sonido es fundamental.

  2. La ubicación de los integrantes de la mesa debe ser privilegiada.

  3. Cada uno debe tener su vaso con agua.

  4. Si utilizan papeles deben estar en buenas condiciones. Se puede unificar la imagen ofreciéndoles carpetas donde colocarlos para el momento de la exposición.


- Con respecto al coordinador

  1. Debe tener voz clara y segura.

  2. Debe conocer los temas que se expondrán, como así también a los expositores.

  3. Debe ser buen moderador y no querer sobresalir o hablar más de lo necesario.


- Posibles desarrollos.

Si sólo serán ponencias debe saber exactamente el orden de los expositores y presentarlos.

Si la mesa redonda se abre a preguntas del público, al comienzo del encuentro se pedirá al mismo que las anote en tarjetas o papeles y que al finalizar se las entregue al coordinador o al asistente de sala que pasará a retirarlas. Luego el coordinador las ordenará de acuerdo a los temas, y se las leerá a los expositores.

Cómo organizar un debate

Si la mesa redonda se abre a debate, luego de la exposición y de haber sido planteada la consigna con claridad, el coordinador tomará nota del turno de cada participante (según vayan levantando la mano) e irá anunciándolos en orden. Este procedimiento será comentado al público al comienzo del encuentro por el coordinador. Quien sea responsable de llevar la lista no debe ser el moderador







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